Julkisen vallan toiminnan todennettavuus

Kiinnittäkääpä huomiota siihen, miten merkittävä rooli esim. vaalirahajupakassa tai Destian tapauksessa on asiakirjoilla. En tiedä, missä määrin julkisuuteen tulleet dokumentit ovat osa “virallista” arkistoa, mutta sama se: asiakirjoja ne silti ovat, niin lainsäädännön kuin asiakirjahallinnonkin silmissä. Meillä ei suhtauduta valtiovaltaan ja hallintoon yhtä epäluuloisesti kuin joissakin muissa maissa, mutta  asiakirjoilla on silti täälläkin sama rooli.  Toiminnan todennettavuus, accountability, on tarpeen, jotta julkisen vallan käyttäjiä voidaan valvoa ja tarvittaessa heidät saattaa vastuuseen.

Arvonmäärityksen näkökulmasta kutkuttavat nuo tilaisuuksien vieraslistat, joita lehdistö innolla syynää. Minkähänlainen säilytysaika niille on määritetty?

Kommentin kommentti

Uudessa Failissa oli vastaus kritiikkiin, jota esitimme Sähke2-määräyksestä. Keskustelua voisi jatkaa, mutta vaikka tunnenkin kiusausta tarttua joihinkin ajatuksiin, lisäargumentointi tuskin johtaisi mihinkään. Hyvä, että eri näkökulmia tuodaan esille.

Vastineessa oli se painava pointti, ettei arkistolaitoksella ole toimivaltaa Sähke2:sta puuttuvilla alueilla. Näinhän se on. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että ne olisivat asiakirjahallinnan kannalta merkityksettömiä tai että viranomaisilla ei olisi myös niihin kohdistuvia tarpeita. Joten jos arkistolaitos ei pysty näitä alueita määräämään/ohjeistamaan, kuka sen tekee? Pitäisikö arkistolaitoksen määräysvaltaa laajentaa?

Asiakirjahallinta ja innovaatiot

Googlen mukaan sana ”innovaatio” esiintyy netissä 169 000 kertaa.  Kolmessakymmenessä viidessä dokumentissa se on yhdessä ”arkistoalan” ja 347:ssä ”asiakirjahallinnon” kanssa. Se ei ole paljon. Kuitenkin innovaatioita tarvitaan myös asiakirjahallinnassa.

Tuottavuus kasvaa, kun samalla työpanoksella saadaan enemmän aikaan. Jos näin ei ole käynyt, se ei kuitenkaan pelasta leikkauksilta. Ns. tuottavuusohjelmat vievät resursseja sieltäkin, missä kehitystä ei ole tapahtunut.  Jos asiakirjahallinnassa ei tapahdu innovointia, resurssien leikkauksesta on seurauksena palvelutason lasku tai jäljellejäävien työntekijöiden uupuminen. Lisäksi asiakirjahallinta on osa hallinnon perustoimintaa. Mitä sujuvammin asiakirjojen pyörittäminen käy, sitä tehokkaampaa on hallinnon toiminta. Myös tähän vaaditaan innovaatioita.

Mistä innovaatioita sitten saataisiin lisää? Yksi vaihtoehto ovat yliopistot. 1960-luvulle saakka yliopistojen tehtäväksi nähtiin kansallisen identiteetin ja kulttuurin vaaliminen. Tämän jälkeen tavoitteeksi tuli sosiaalinen relevanssi: auttaminen hyvinvointivaltion luomisessa, demokratian vahvistamisessa ja systemaattisessa yhteiskuntasuunnittelussa. 1980-luvulla huomio siirtyi teknologian kehittämiseen ja teollisuuden tarpeisiin. Tämä laajentui 1990-luvulla innovaatiopolitiikaksi, jossa päämääränä on taloudellisen kasvun ja kansallisen kilpailukyvyn ylläpitäminen.

Silti tutkimusten mukaan yliopistot eivät synnytä kovin paljon innovaatioita, verrattuna yksityissektoriin. Se ei loppujen lopuksi ole kovin yllättävää.  Jos innovaatio ymmärretään Wikipedian määritelmän mukaisesti ”tavallisimmin uutuustuotteeksi . . . uudeksi ideaksi, käytännöksi tai esineeksi”, yliopiston tehtävä ei ole selvästikään innovaatioiden tuottaminen.  Nykyisen yliopistolain se on ”edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa”.

Tutkimus, opetus ja kasvatus—se on jotain muuta kuin innovaatioiden luominen, mikä kuulostaa enemmän tuotekehitykseltä. Tutkimuksen kannalta mielenkiintoiset kysymyksenasettelut eivät useinkaan ole innovointia. Se että jokin ilmiö, meidän tapauksessamme asiakirjat ja niihin liittyvät käytännöt, opitaan tuntemaan paremmin, ei välttämättä suoraan johda uusien ratkaisujen kehittämiseen.

Yliopistojen mahdollisuuksiin innovoida vaikuttaa myös se, että asiakirjahallinnan alueella on resursseja kovin vähän. Asiakirjahallinnan parissa painiskelee Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksella vain kaksi henkeä lähes kuudestakymmenestä (joista kaikki eivät tosin ole tutkijoita tai opettajia). Se merkitsee sitä, että suuri osa tutkimuksista on graduja. Graduissa ei voi realistisesti odottaa innovointia. Tekijät ovat yleensä vasta uransa alussa, sekä asiakirjahallinnan ammattilaisina että tutkijoina.

Yhteiskuntatieteet menestyvät kilpailussa ulkopuolisesta rahoituksesta humanistisia tieteitä paremmin, joskin huonommin kuin luonnontieteet ja tekniikka. Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitos lienee tässä joukossa kärjessä. Meillä on tutkimuksessa vahva tekninen sivujuonne, vaikka muunkinlaistakin tutkimusta tehdään paljon. Esim. Tekes-projekteja varten tulisi vain löytää halukkaita yrityspartnereita.

Alan yritykset ovatkin seuraava mahdollinen innovaatioiden lähde. En uskalla arvioida niiden kykyä innovoida, koska tunnen tätä aluetta niin huonosti. Innovointi osana tuotekehitystä merkitsee kuitenkin riskinottoa: panostusta johonkin, mikä ei ehkä loppujen lopuksi osoittaudukaan menestykseksi. Uskoisin, että monessa alalle ratkaisuja tuottavassa yrityksessä asiakirjahallinnan ns. substanssiosaaminen on melko vähäistä. Silloin on vaikea tunnistaa ongelmia ja mahdollisuuksia. Yhteisillä Tekes-projekteilla tutkimustahojen kanssa voitaisiin vähentää omia kustannuksia ja saada testattua tietoa tuotekehityksen pohjaksi.

Myös asiakirjahallinnan ammattilaisten pitää etsiä innovaatioita. Ainakin heidän tulisi osoittaa kohtia, joissa niitä tarvittaisiin. Kukaan ei voi tuntea ongelmakohtia ja pullonkauloja paremmin. Mutta miten saada ideat esille? Miten löytää todelliset tarpeet?

Meidän pitäisikin miettiä, millaisin mekanismein voitaisiin parhaiten tunnistaa ne alueet, joissa tutkimus, tuotekehitys, innovointi ja muut tarpeet kohtaavat.  Pitäisikö tätä varten olla keskustelufoorumi? Eräänlainen kansallinen DLM-Forum, jossa mukana olisivat tutkijat, asiakirjahallinnan ammattilaiset, käyttäjät ja järjestelmätoimittajat? Siellä voitaisiin heitellä ideoita ja kysymyksiä sekä panna kehityshankkeita vireille.

(Julk. Faili 2/2009, s. 23)

Korhoselle muita töitä

Perjantain Hesarissa kirjoitettiin näin:  “Vanhanen ei voi Korhosta erottaa, mutta poliitikassa puheenjohtajan osoittama suora epäluottamus johtaisi käytännössä puoluesihteerin lähtöön. Vanhanen voisi osoittaa puoluesihteerin tehtäväksi vaikka arkistonhoidon, jos haluaisi.”

Toivottavasti ei halua. Sanon tämän vakavasti. Maallikon päästämisestä mellastamaan arkistoon tulee usein ikävää jälkeää. Menee vielä imagon lisäksi muisti puolueelta tärviölle.

Yliopiston henkilökuntalehdessä eläköityvä professori ilmaisi aikeensa ryhtyä eläkkeellä ensitöikseen “perkaamaan” laitoksen arkistoa. Kauhea ajatus, mutta luotan siihen, että hallinto estää moisen laittomuuden.

Arkistoon on joskus pantu ihmisiä töihin ajatellen, että siellä saa mokailla rauhassa ja mitään osaamista ei vaadita. Informaation valikoiminen ja pitäminen käytettävissä ajasta ja paikasta toiseen ei kuitenkaan ole aivan yksinkertainen taito. Periaatteet eivät ehkä ole kovin vaikeita, mutta soveltaminen vaatii ns. arkistoälyä. Lisäksi asiakirjoihin liittyy enemmän juridiikkaa ja yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturvaa kuin ensisilmäyksellä näyttää.

Lyhyesti

Kanadan yhdistetyn Kansalliskirjaston ja Kansallisarkiston johtaja  Ian Wilson on jäämässä  eläkkeelle. Siitä on tehty kahdeksan minuutin video. Hymistelyn keskeltä löytää ajatuksia arkistojen tehtävästä sekä kirjastojen ja arkistojen suhteesta. Mukana on Terry Cookin lyhyt haastattelu. Hauska nähdä mies luonnossa, kun tekstejä on tullut luettua ja jokunen sähköpostiviestikin vaihdettu.

Toinen uutisoitu asia ovat sähköisen säilyttämisen vaikeudet. NARAlla on ollut vaikeuksia ottaa Bushin kauden asiakirjat vastaan  Obaman kaudelta säilytettävien aineistojen määrä vielä moninkertaistuu.

Moitteita arkistoinnillekin

Otsikolla Julkiset it-hankkeet saivat moiteryöpyn Tietoviikko kertoo seuraavaa:

“Puutteita ei ollut ainoastaan Valviran sopimuksissa, niiden kustannuksissa ja hankintatavoissa, sillä tarkastuksen yhteydessä myös sopimusten arkistointi todettiin puutteelliseksi. Kaikkia hankintoja koskevia asiakirjoja ei löytynyt arkistosta, vaikka Valviran arkistonmuodostussuunnitelman mukaan tarjouspyyntö, tarjous ja hankintapäätös on säilytettävä 10 vuoden ajan. Valvira on käyttänyt asianhallintajärjestelmän kehittämiseen ja arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan kaikkiaan yli 75 000 euroa vuodesta 2005 lähtien.”

Olisiko ensimmäinen kerta, kun Tietoviikossa mainitaan arkistonmuodostussuunnitelmat?

Organisaatio ekologisena yhteisönä

Poimin tähän yhden asian Northumbrian yliopiston uusimmasta records management -podcastista, jossa keskusteltiin Web2.0:n vaikutuksesta asiakirjahallintoon: internetissä syntyy uusia ja käyttäjille yhä paremmin sopivia tapoja jakaa ja käyttää informaatiota (hakukoneet, wikit, pikaviestimet, blogit, mikroblogit jne.), koska internet on iso ja avoin yhteisö. Organisaatioissa ei tapahdu samaa kehitystä, koska ne ovat yhteisöinä pieniä ja haluavat suojella itseään ulkopuolisilta. Ongelma: miten organisaatiot silloin pystyvät vastaamaan tähän kilpailuun? Asiakirjahallinnolle on keskeistä, että informaatio säilyy jollain tavoin organisaation sisällä, “hallinnassa”.

Aalto tulee

Valmistautukaa uuteen Aaltoon. En tarkoita yliopistoa vaan Googlen Wavea, jonka ensimmäistä, vielä keskeneräistä, versiota on juuri esitelty. Wave lupaa mullistaa tavan jolla verkossa viestitään. Suosittelen lukemaan artikkelin Tietoviikosta tai, vielä parempaa, katsomaan videon konferenssista (sekin on artikkelissa), koska demo kertoo enemmän kuin paraskaan kuvaus. Demo on puolentoista tunnin mittainen, mutta ensimmäiset 30 minuuttiakin kertovat paljon. Wave on yhdistelmä sähköpostia, pikaviestintää, bloggausta, kuvien jakamista, dokumentinkäsittelyä jne. Se on “sähköposti, jos se keksittäisiin tänään”.

Google lupaa ällistyttää ja tekee sen. Sähköposti ja pikaviestintä ovat tähän verrattuna antiikkisia. Asiakirjahallinnan kannalta tulos on… vähintäänkin mielenkiintoinen.

Käytännon miehet

Keynesin sanotaan todenneen, että itsensä kaikesta teoretisoinnista vapaaksi luulevat käytännön miehet ovat yleensä jonkin epäpätevän taloustieteilijän orjia. Tämä on tullut arkistokirjallisuutta lukiessa usein mieleen. Ero on vain siinä, etteivät teoreetikot (toivottavasti) ole epäpäteviä. Meilläkin lähestymistapojen kuvitellaan olevan pragmaattisia ja teoretisointia vieroksutaan. Silti esimerkiksi sähköisen asiakirjahallinnon suomalaiset ratkaisut rakentuvat de facto kontinuumiajattelulle ja lähinnä australialaiselle arkistoteorialle (muitakin mahdollisia juuria voitaisiin osoittaa). Pragmaattisella tasolla pysytteleminen ajattelussa rajoittaa näkökenttää. En ymmärrä, miksi halutaan olla kivenhakkaajia, kun voitaisiin keskustella rakentuvasta katedraalista.

Kiihkeä viikko

Tämä on ollut kiihkeä viikko: IASSIST konferenssi Tampere-talossa, professoreiden Nordenstreng ja Sipilä harrastunnelmaiset, intensiivisesti seuratut jäähyväisluennot lähes täpötäydessä yliopiston juhlasalissa, sekä laitoksen tutkimusiltapäivä, jossa kaikki tutkijat — ja meitä on monta! — esittelivät tämänhetkiset projektinsa toisille. Stimuloivia hetkiä, jolloin tuntee itsensä etuoikeutetuksi ja ylpeäksi voidessaan olla tällaisessa työssä, tällaisessa yhteisössä.

Kun en työskentele tietoarkistossa, IASSISTissa antoisimpia olivat koko konferenssin yhteiset sessiot, joissa vedettiin yhteen tämän hetkistä tilannetta.  Tällaisia ei liikaa arkistokonferensseissa kuule, mutta syykin on selvä: tietoarkistot ovat eroistaan huolimatta kuitenkin melko homogeeninen joukko. Sen sijaan esim. ICAn kokouksissa erot perinteisen ja sähköisen sekä kehittyvien ja kehittyneiden maiden arkistoinnin välillä ovat liian suuret, jotta tämänhetkiset tarpeet, uhat ja mahdollisuudet voitaisiin koota yhteen.

Puhumassa Dr. Adam Farquhar (The British Library)

FSD:lle kiitokset hienosti hoidetusta konferenssista!