Näin meillä…

Alan ammatillisten seminaarien vakio-ohjelmaan kuuluu käytännön tapausten esittely, “näin-meillä-nysvätään-hilavitkutinta”. Näistä esityksistä voi oppia, sanotaan. Mutta kun kaikki organisaatiot ja toimintakontekstit ovat erilaisia, kuultua voi harvoin suoraan soveltaa suoraan. Jotta esityksestä olisi hyötyä, siitä täytyy suodattaa epäolennainen pois. Jäljelle on jätettävä se osuus, jota voi käyttää myös omassa organisaatiossa. Tästä ei ole pitkä matka kysymykseen, millaiset seikat ovat sellaisia, missä rajoissa, minkä vuoksi? Siitä taas ei  ole kuin lyhyt askel “teoreettiseen” ajatteluun. Siksi hämmästelen, miten vaikeaa tätä askelta on usein ottaa. Hyvissä esityksissä se on jo tehty kuulijan puolesta.

Kuohitut arkistot

Francis X. Blouin Jr ja William G. Rosenberg kirjoittavat (kirjassa  “Processing the Past”), että valtionarkistot ovat virastoja ja sellaisina niiden täytyy säilyttää ja puolustaa valitsevia arvoja, ideologioita ja etuja. Entisenä valtionarkiston virkamiehenä jokin tässä ajatuksessa ensin tökkää, mutta tarkemmin ajatellen ei voi olla eri mieltä. Sitä ei vain ole helppo heti nähdä, koska suomalaisen yhteiskunnan arvot sopivat niin hyvin yhteen omien arvojen kanssa. Myötävirtaan uidessa virta jää helposti huomaamatta. Jos ajatusleikkinä kuvitellaan nykyjohdon tilalle suvaitsematon, muukalaisvihamielinen, epätasa-arvoinen ja vähemmistöjä sortava hallitus, joka haluaa arkistojen käyttöpolitiikan ja kuvan menneisyydestä lain voimalla heijastavan näkemyksiään, ei liene epäselvää, mitä nykyisen Kansallisarkiston henkilökunnan pitäisi virkamiehinä tehdä.

Kuvaa tapahtuneesta pyritään hallitsemaan joko rajoittamalla pääsyä tietoihin tai, päinvastoin, luomalla kokoelmia varmistamaan että asiat ymmärretään ”oikein”. Yhdysvaltojen presidentit ovat tehneet tämän kerta kerran jälkeen selväksi. Jokainen presidentillinen kirjasto on tarkoittu tekemään presidentistä historian suurmiehen. Chester Arthur poltti papereita Valkoisen talon roskapöntössä. Clinton teki puhtaan poliittisen virkanimityksen valitessaan John Carlinin arkistolaitoksen johtoon (vastoin historioitsijoiden ja arkistonhoitajien kantaa). George H. W. Bush yritti väittää, että kaikki sähköpostit ovat henkilökohtaista omaisuutta. Dick Chaneyn mielestä hänellä oli oikeus määritellä, mitä kuuluu viranomaisen asiakirjoihin.

Suomesta ja pohjoismaistakaan ei tule mieleen vastaavaa. Miksi? Selityksiä ehkä on monta. Niistä huolestuttavin on se, ettei arkistoilla ole täällä väliä. Niiden hallinnasta ei tarvitse käydä taistelua, koska asiakirjajulkisuus pitää huolen sisältöjen köyhyydestä. Lukekaa, mitä haluatte, ette kuitenkaan löydä mitään mielenkiintoista. Kuten eräs professori minulle totesi – en tiedä, kuinka vakavissaan – perussääntö on, ettei mitään tärkeää kirjoiteta asiakirjoihin.

Julkisten asiakirjojen köyhyys on Ruotsissa pantu merkille. Minusta olisi naivia väittää, ettei asiakirjajulkisuudella olisi merkitystä. Tietysti jokainen dokumentti laaditaan ajatellen jotain lukijakuntaa, tietoisesti tai tiedostamatta. Kuten Blouin ja Rosenberg toteavat, arkistoilla ei ole mahdollisuutta vaikuttaa siihen, mitä asiakirjoihin loppujen lopuksi dokumentoituu. Se riippuu laajemmasta asiakirjakulttuurista, joka taas on altis muutoksille. Nixon nauhoitti keskustelunsa Valkoisessa talossa ja hävisi taistelun nauhojen yksityisyydestä. Sen jälkeen kukaan presidentti ei ole enää tehnyt samaa virhettä. George W. Bush jopa kokonaan kieltäytyi käyttämästä sähköpostia presidenttikautenaan. Kun oikeus päätti senaattori Packwoodin yksityisten päiväkirjojen olevan viranomaisasiakirjoja, se käytännössä lopetti senaattoreiden päiväkirjojen pidon. Ehkä meilläkin presidenttien arkistoista löytyisi samaa näkökulmaa, juuri siksi että niissä on myös yksityisluontoinen aineisto mukana. Onkohan presidenttien arkistoista jo tehty graduja?

Blouinin ja Rosenbergin kirja on kerrassaan erinomainen, koska siinä käsitellään mm. historiantutkimuksen muuttunutta epistemologiaa ja samalla sitä, miten arkistonhoitajat ja historiantutkijat ovat (osin) yhteisiltä juuriltaan ajautuneet eri teille. Perinteinen ajatus oli, että jokin yksittäinen asiakirja on historiallisesti merkittävä, koska se kertoo tärkeästä tapahtumasta. Mutta entä, jos tutkijat kiistävät yksittäisten merkittävien instituutioiden, henkilöiden ja tapahtumien olemassaolon? Jos he haluavat nähdä tapahtumien “ohi”, katsoa  instituutioihin osana niiden sosiaalista kontekstia, tai nähdä kehitystä, joka tapahtuu hitaasti asiakirjojen avaaman ikkunan ulkopuolella. Mikä on  arkiston vastaus tähän? Onko sillä vastausta? Toisaalta, kuten Blouin ja Rosenberg toteavat, arkistotkaan eivät ole aikoihin vaivanneet itseään “historiallisella merkittävyydellä” tai historiantutkimuksen kiinnostuksen kohteilla. Ei ihme, jos arkistot ja historiantutkijat eivät enää ymmärrä toisiaan.

Erasmuksen kesäkouluun

ARCHDIS-kesäkouluun voi taas hakea paikkoja. Viimevuotiset opiskelijat ovat raportoineet kokemuksistaan Failissa.

—————————————

The Archives and Records Challenges in the Digital Information Society (ARCHIDIS) ERASMUS Intensive Program

ERASMUS-rahoitteisessa ARCHIDIS-ohjelmassa tarkastellaan digitaalisen tietoyhteiskunnan organisaatioiden ja sosiaalisen muistin tuottamista, talteenottamista, hallintaa ja säilyttämistä. ARCHIDIS-ohjelma käynnistyi vuonna 2011 Saksan Marburgissa järjestetyllä kesäkoululla, johon osallistui kolme informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median pääaineopiskelijaa Tampereen yliopistosta. Kesäkouluun osallistuu opiskelijoita ja opettajia kaikkiaan seitsemästä maasta ympäri Eurooppaa. Tampereen yliopisto on saanut rahoituksen kolmeen kesäkoulupaikkaan.

ARCHIDIS-ohjelman toinen kesäkoulu järjestetään Härnosandissa Ruotsissa 30.7.–10.8.2012. Kesäkoulun teemana on Appraisal and Social Memory. Kesäkoulun tavoitteita ja erityisalueita ovat:

-laaja kansainvälinen näkemys asiakirjojen arvonmäärityksestä
-teorian integrointi arvonmäärityskäytäntöihin
-vertailevan analyysimetodin hallinta
-sähköisten aineistojen arvonmäärityshaasteet
-sosiaalisen muistin tunnistaminen demokraattisessa Euroopassa
-arvonmäärityksen ongelmat erityisprojekteissa

Kesäkoulu on tarkoitettu informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median pääaineopiskelijoille, jotka ovat opinnoissaan suuntautuneet tieto- ja asiakirjahallintoon. Kesäkouluun voivat hakea maisteri- tai tohtoritutkinnon opiskelijat tai vaihtoehtoisesti myös aineopintojen loppuvaiheessa olevat opiskelijat. Hakijoilta edellytetään hyvää englannin kielen taitoa ja perehtyneisyyttä asiakirjahallintoon. ERASMUS-rahoitus kattaa opiskelijoiden matkat, päivärahat ja majoituksen.

Kesäkoulun työskentelykieli on englanti. Oppimisympäristönä toimivat moodle-, wiki- ja verkkoympäristöt. Osallistumisesta kesäkouluun saa 5 opintopisteen opintosuorituksen. Kesäkoululla voi korvata ITIMS35 Asiakirjatiedon arvonmääritys ja säilyttäminen  -kurssin.

Kesäkoulun työskentelymuotoja ovat:

-ennakkolukemisto ja -tehtävät
-luento-, seminaari- ja pienryhmätyöskentely
-verkkokeskustelut
-seminaariesitysten vertaisarviointi
-lopputyön laatiminen
-arkistovierailut

Vapaamuotoiset hakemukset pyydetään toimittamaan 30.1.2012 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen marjo.valtonen@uta.fi.

Lisätietoja kesäkoulusta ja ARCHIDIS-ohjelmasta saa Marjo Rita Valtoselta, marjo.valtonen@uta.fi, puh. (03) 3551 6957.

Tutkijakoulupaikkoja jaossa

Memornet ei saanut tutkijakoulupaikkojaan syksyllä täyteen: uusi haku on nyt käynnissä.

Omenat ja appelsiinit

Takavuosina tietokonelehdessä vertailtiin Novellin ja Microsoftin kilpailevia tuotteita keskenään. Novellin tuote oli jo käytössä. Microsoftilta oli vain paperi, jossa kuvattiin ohjelmistoa, joka olisi saatavilla muutaman vuoden päästä. Vertailun lopputulos oli ”Microsoftilla on parempi”. Ymmärrettävästi Novellin edustaja oli hieman hapan.

Samanlainen olo tulee, kun yrittää vertailla Sähke2:ta ja MoReq2010:aa. Tunnen lukkarinrakkautta MoReq2010:aa kohtaan, koska se on määrityksistä selkeämpi, täsmällisempi, kattavampi ja joustavampi.  Idea luokitusjärjestelmän ja ”koosteiden” (aggregation) erottamisesta on suorastaan nerokas. Luokitusjärjestelmän voi valita vapaasti, se voi olla esimerkiksi suomalaisille tuttu hierarkkinen tehtäväluokitus, mutta myös jotain muuta. Se, millaisia koosteita eri tasoilla aineisto muodostaa, on luokituksesta erillinen asia. Jos ymmärtää koosteen voivan olla myös tietokanta, wiki tai projektin tuottama sähköinen aineisto, on helppo nähdä millaisia näkymiä tämä avaa asiakirjahallinnalle. Koosteet voidaan säilyttää kokonaisuuksina ja *silti* yhdistää halutulla tarkkuudella luokitukseen ja elinkaaren hallintaan.

Tähän verrattuna Sähke2:n kuningasidea, kaikkien toimintaprosessien kuvaaminen ja metatietojen täydentäminen ja muuttaminen prosessikuvausten kautta, tuntuu joustamattomalta ja virhealttiilta. Vain toimintaprosessikohtaisesti jäsennetyt aineistot voidaan ylipäänsä sovittaa Sähke2-maailmaan. Lisäksi kuvausten tekeminen ja ylläpitäminen on suuri työ. Tähänkään saakka AMSit eivät ole pysyneet ajan tasalla, nyt niiden pitäisi olla ajantasaisia paljon suuremmalla tarkkuudella. Eikö ole niin, että kuvausten ollessa virheellisiä tai vanhentuneita järjestelmää joko ei voi käyttää tai se tuottaa asiakirjoille systemaattisesti vääriä metatietoja?  En osaa sanoa, onko tämä relevantti näkökohta. Olen kaukana käytännön tekemisestä. Dokumentoituja havaintoja reaalimaailmasta ei ole päätelmien pohjaksi tarjolla.

Oli niin tai näin, Sähke2:lla on kuitenkin kiistaton etu: se on todellisuutta, sitä oikeasti käytetään. MoReq2010 vaikuttaa paperilla hyvältä, mutta pelkällä määrityksellä ei tee mitään. Edellinen versio, MoReq2 (2008), oli fiasko, koska järjestelmätoimittajat eivät lopulta toteuttaneet sen mukaisia järjestelmiä. Nähtäväksi jää, onnistuuko MoReq2010 paremmin.

Teemmekö oikeita asioita

Välillä mieleen tulee kysymys, pohditaanko alalla riittävästi oikeita asioita. Esimerkiksi elinkaaren hallinta on kyllä ammattillista ydintä, mutta se tuskin saa organisaatioita panostamaan asiakirjahallintaan. “Hei, ne osaavat noin näppärästi erottaa säilytysajoiltaan erilaiset asiakirjat toisistaan! Annetaan niille lisää rahaa!” Minusta asiakirjahallinnan kehitysprojektien heikkous on siinä, että ne ovat niin puhtaasti asiakirjahallinnan kehitysprojekteja. Ammattilaisten työ ja tavoitteet toivottavasti edistyvät, mutta anti arkistonmuodostajalle ja muulle yhteiskunnalle jää vaatimattomaksi, epäsuoraksi tai epäselväksi. Lisäksi kehitysprojektit eivät minusta istu yhteiskunnan valtavirtaan. Tähän valtavirtaan kuuluisi esimerkiksi kansalaisten osallistumismahdollisuuksien lisääminen tai sellaisen infrastruktuurin luominen, jolla asiakirjahallinnan piirissä olevat aineistot tulisivat osaksi semanttista verkkoa ja yhteiskunnan avointa tietoa.

Se kalliimpi on kultaa

Nyt kun arkistoissa on sähköisiä tilausjärjestelmiä, niissä toivottavasti ymmärretään tilausjärjestelmien keräämän datan arvo. Käyttötiedot ovat vielä kultaakin arvokkaampia rakennettaessa uusia palveluja ja tehtäessä tutkimusta. Käyttäjien itse toiminnassaan tuottama tieto on korvaamatonta, kun arvioidaan informaation relevanssia. Tähän perustuu esimerkiksi Googlen menestys ja tieteellisten julkaisujenkin ranking: paljon käytetty tai viitattu tieto on käyttäjille vähän käytettyä/viitattua arvokkaampaa. Parhaassa tapauksessa arkistojen datan keruuseen voisi yhdistyä käyttäjien profilointi ja tieto aineistojen käyttöjärjestyksestä. “Tätä arkistoa käyttäneet tutkijat ovat yleensä tilanneet asiakirjoja ensin sarjasta X, sitten sarjasta Y”. “Sukututkijoiden eniten käyttämät aineistot tässä arkistossa ovat…”. Mikä parasta, tämä informaatio kerääntyy itsestään ajan myötä. Sen sisältö, talteenotto ja hyödyntäminen pitää kuitenkin suunnitella. Tilastotietoja pitää anonymisoida ja ehkä kumuloida sopivalle kuvailutasolle. Monien arkistoaineistojen käyttö on niin vähäistä, että vasta pitkän ajan kuluttua dataa on niin paljon, että se on merkityksellistä. Myös tämä pitää ottaa huomioon.

Lupa unohtaa

Olen monesti tuntenut sääliä julkisuuden henkilöitä kohtaan. Kaikki lehtien sivulle päätynyt säilyy lehtien sähköisessä arkistoissa iäti. Arkiston avulla henkilön menneisyys pystytään milloin tahansa palauttamaan lukijoiden mieleen. Episodit, jotka olisivat muuten unohtuneet, toistuvat lehtijutuissa niin usein, että epäilen toimittajien rutiininomaisesti tarkastavan arkiston uutta juttua kirjoittaessaan. Ehkä tekniikka jopa tekee tarkastuksen automaattisesti.

Theo Thomassen piipahti Memornetin seminaarissa puhumassa yksityisarkistojen merkityksestä. Se, mitä ihminen muistaa ja mitä hän haluaa itsestään muistettavan, on osa tämän identiteettiä, itsestä rakennettua kertomusta. Thomassen muistutti, että lupa unohtaa on myös lupa muuttua ja kehittyä. Internetin ansiosta meistä jokaisesta on vaarassa tulla oman elämänsä wahlroos tai valjakkala, jota aikaisemmat mielipiteet, virheet ja poikki menneet ihmisuhteet seuraavat iäti. Ei voi enää unohtaa vanhaa ja aloittaa uudestaan puhtaalta pöydältä, koska netti muistaa. Se on aika kauhistuttava ajatus.

Thomassenin mielestä oikeus hallita elämänsä muistamista on jokaisella. Osa yleisöstä oli sitä mieltä, että yhteisölläkin olisi tähän sanottavaa silloin, kun kyse on kulttuuriomaisuudesta. Muistin täydellistä hallintaa pidettiin myös mahdottomana. Tästä olisi voinut tulla keskustelua, mutta valitettavasti siihen ei nyt ollut mahdollisuutta.

Toinen Thomassenin mieleen kytemään jäänyt ajatus koski yksityisarkistojen merkitystä ihmisille. Yksi syy aineistojen säilyttämiseen on symbolinen: niiden avulla osoitetaan mitä itse ollaan ja mitä pidetään tärkeänä. Kellastunut dokumentti piirongin laatikossa on muisto rakkaasta edesmenneestä. Valokuva-albumi täynnä perhekuvia kertoo, että lähipiiri on rakas. Tämä funktio ei vaadi aineistojen käyttämistä. Valokuvat ovat tärkeitä, vaikka niitä ei oikeasti koskaan katsota.

Epäilen, että tässä on jotain olennaista muuttunut. On vaikea kuvitella, että isoisän bittistreamillä olisi tulevaisuudessa symboliarvoa. Tästäkin olisi ollut mukava kuulla Theon mielipiteitä, mutta hän ennätti vain sanoa yhden lauseen ennen kiitämistään taksilla lentokentälle.

Käyttöliittymä, joka ei toimi

Oikea julkaisufoorumi

Tieteellisiä julkaisuja ollaan panemassa arvojärjestykseen. Jatkossa ei ilmeisesti riitä, että julkaisee, tai edes, että julkaisee kansainvälisesti. Myös lehden pitää olla oikea, jotta yksikkö ja yliopisto saavat suorituksesta maksimaalisen taloudellisen hyödyn. Kun nyt netissä olevasta alustavasta julkaisulistasta poimii asiakirjahallinnan erikoisjulkaisut, niiden ranking-lista näyttää seuraavalta (ykkönen on huonoin, kolmonen paras).

American archivist*	0360-9081	1
Archivar*	0003-9500	1
Archivaria*	0318-6954	1
Archives and Manuscripts*	0157-6895	1
Archives and Museum Informatics	1389-0166	1
Journal of Archival Organization	1533-2748	1
Journal of the Society of Archivists*	0037-9816	2
Records Management Journal	0956-5698	1

Vanhat, ammatillisiin yhdistyksiin sidoksissa olevat foorumit (merkitty tässä tähdellä) näyttävät pitävän edelleen pintansa. Ne ovat ainakin pääseet listalle. Ne eivät kuitenkaan ole rankkauksessa korkealla, lukuun ottamatta brittien lehteä, joka on jostain syystä pantu kakkosluokkaan. Akateemisemmat foorumit eivät pärjää yhtään paremmin. Tutkimuksen lippulaiva, Springerin Archival Science, puuttuu kokonaan. Sen sijaan listalla on Archives and Museum Informatics, joka ei enää ilmesty. Sekin on rankattu alas. Bibliografisissa tiedoissa Archival Science on sen seuraaja.

Lista ei vielä ole lopullinen, joten ehkä muutoksia tulee. Kovin vähissä näyttävät kuitenkin olevan ne omat foorumit, joihin voi edes harkita kirjoittavansa. Ykkösluokan lehtien käyttö ei liene jatkossakaan täysin pannassa, mutta henki on se, että riman pitää olla korkeammalla. Mutta, jos tämän mukaan mennään, niin brittiyleisö saa jatkossa <sarkasmi>kovasti kaipaamaansa</sarkasmi> tietoa suomalaisesta asiakirjahallinnasta.