Pomo tulee ovellesi ja sanoo pirun olevan irti. Ulkopuoliset ovat pääsemässä hajulle asioista, joiden ei tulisi olla olemassa. Sinun on heti hävitettävä asiakirjat, muuten asiasta koituu pomolle ja organisaatiolle paljon harmia. — Mitä teet?
Ongelma on eettinen, jos lainsäädäntö ei estä asiakirjojen hävittämistä. Asiakirjahallinnan ammattilaisella on tässä tilanteessa suuri rooli. Hänen tehtävänsä on edistää sitä, että asiakirjoja voidaan käyttää vastuiden ja toiminnan todentamiseen. Voidaan väittää, että asiakirja-ammattilainen on samassa asemassa kuin tilintarkastaja, oikeusistuin tai oikeusasiamies. Osallistuminen asiakirjojen hävittämiseen tällä tavoin olisi siis ehdottomasti väärin.
Eettisesti oikea toiminta ei kuitenkaan ole aina helpoin tie. Chris Hurley kirjoittaa teoksessa “Archives – Recordkeeping in Society”, että asiakirja-ammattilaisen tuskin voi odottaa asettuvan poikkiteloin oman yhteiskunnallisen, poliittisen, sosiaalisen ja organisatorisen ympäristönsä kanssa, jos ei ole tuotu julki ammatillisia periaatteita, joihin hän voi vedota.
Oikein toimiminen vaatii huomattavaa moraalista rohkeutta, jos vaakalaudalla ovat työura, toimeentulo ja sosiaaliset suhteet. Siksi kyse ei pitäisi ollakaan yksilön hullunrohkeudesta järjestelmää vastaan, vaan niin vahvoista yhteisesti sovituista pelisäännöistä, että ne ylittävät yksittäisen tapauksen rajat. Toisin sanoen esimerkkitilanteessa pomolle voi sanoa ”ei”, jos on yleisesti tiedossa, että alan ammattilainen ei suostuessaan toimisi eettisesti, ja lisäksi ammattikunta on edustajansa tukena konfliktitilanteessa.
Onko meillä Suomessa ammattikuntana tällaista eettistä selkänojaa? En ole siitä varma. Arkistopäivillä v. 2006 julkistettiin arkisto- ja asiakirjahallinnon eettiset ohjeet, mutta ne lienevät saatavilla vain arkistolaitoksen julkaisemassa oppikirjassa ja siksi aika vaikeasti löydettävissä. En ole myöskään huomannut, että etiikasta puhuttaisiin. Suomalaiset ammattilaiset eivät varmaan hyväksy epäeettistä toimintaa sen enempää kuin muutkaan, mutta ammattiin ei ilmeisesti heidän mielestään sisälly erityistä eettistä aspektia.
Sen sijaan meillä kyllä puhutaan lakien noudattamisesta. Kuten jokainen tietää, mikä on lainmukaista, ei aina ole moraalisesti oikein. On myös ammatillisesti arveluttavaa korostaa pelkästään lakia ja unohtaa moraali. Professiota ei ole olemassa ilman etiikkaa. Lakimiestä ei arvosteta siksi, että hän tuntee pykälät: häntä arvostetaan, koska hän käyttää tietojaan palvellakseen yhteistä hyvää; oikeuden toteutumista.
Asiakirjahallinnon ammattilaisenkin täytyy tuntea oman alueensa lainsäädäntö erittäin hyvin, mutta ilman eettistä aspektia se näyttää mekaaniselta soveltamiselta. Sille, mikä nähdään asiakirjahallinnan päämääräksi, voidaan antaa erilaisia muotoiluja: demokraattisen valvonnan toteutuminen, oikeuksien turvaaminen, vapaa tiedonkulku, tutkimuksen edistäminen, kulttuuriperinnän vaaliminen, yhteisön muistin rakentuminen, yksilön identiteetti jne. Näistä yksi tai useampi voidaan valita asiakirjahallinnan edistämäksi yhteiseksi hyväksi, mutta tärkeintä on, olemmeko me ammattikuntana tavoitteisiin sitoutuneita, ja jos olemme, miten tuomme sitoutumisen esille.
Luulen, että monet alalla eivät ymmärrä eettisten sääntöjen merkitystä. Säännöillä luodaan yksimielisyyttä oikeista toimintatavoista. Ei ole itsestään selvää, että meillä on sama käsitys siitä, mikä on oikea toimintatapa. Erilaisia näkemyksiä siitä voi olla olemassa. Ehkä esimerkkitilanteessa pitäisikin asettaa organisaation etu etusijalle? Eettiset säännöt auttavat ratkaisemaan tällaisia ongelmia.
Samalla säännöt ovat myös julistus ulkopuoliselle maailmalle; ne kertovat, mitä asiakirjahallinnan ammattilaisilta voi odottaa, mihin ammattikunta pyrkii. Ne muodostavat sopimuksen ammattikunnan ja yhteiskunnan välillä. Yksittäisen ammattilaisen toiminnalle ne ovat selkänoja ja lupaus tuesta.
Ammattietiikan kehittyminen on tärkeä osa profession rakentumista. Asiakirjahallinnan ammattilaiset kaipaavat suurempaa yhteiskunnallista arvostusta. Sitä voi saada, jos yhteiskunta voi luottaa siihen, että ammattikunnalla on korkeatasoista osaamista, jota se käyttää yhteiseksi hyväksi. Ensimmäinen askel tällä tiellä on se, että itse nähdään rooli sen mukaisena, korostetaan sitä ja toimitaan vastaavasti.
Vaihtoehtona on se, ettei tehdä mitään. Muualta on ikäviä esimerkkejä asiakirjoihin liittyvistä skandaaleista. Lähes kymmenen vuotta sitten eräs sveitsiläispankki jäi kiinni sellaisten asiakirjojen tuhoamisesta, jotka liittyivät juutalaisten sota-aikana pankkiin tallettamaan omaisuuteen. Asiakirjahallinnan kannalta oli erityisen kiusallista, että asian teki julkiseksi yövartija, ei arkistonhoitaja.
Australiasta on lisää esimerkkejä siitä, miten käy, kun etiikkaan ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota. Takavuosina siellä oli parikin asiakirjaskandaalia. Toisessa hävitettiin poliittisesti kiusallisia asiakirjoja — arkistonhoitajan suostumuksella. Asiakirjat olisivat ilmeisesti paljastaneet valtion huostaanottamiin lapsiin kohdistuneita väärinkäytöksiä. Arkistonhoitaja nähtävästi toimi väärin, mutta ammattiyhteisö otti asiaa kantaa asiaan vasta pitkän ajan kuluttua, silloinkin vastentahtoisesti ja epäyhtenäisenä. Tämä tuskin loi ulospäin kuvaa ammattikunnasta, jolla on selkeät eettiset pelisäännöt ja halu valvoa niiden noudattamista.
Chris Hurley oli itse osapuolena toisessa tapauksessa, jossa hänet vaiennettiin viranomaisten hävitettäessä luvatta asiakirjoja. Hurleyn mukaan molemmat ovat esimerkkejä ammattiyhteisön epäonnistumisesta. Molemmissa ammattiyhteisö petti heti alkuun ammattilaiset, kun se ei ollut määritellyt hyväksyttävää toimintatapaa. Hurley on huolissaan paitsi sääntöjen puutteesta, myös puuttuvista valvontamekanismeista.
Olematta liian pessimistinen voi ennustaa, että meilläkin tulee vielä ilmi skandaaleja, jossa asiakirjoja on hävitetty epäeettisin perustein. Jos tällöin ammattilaiset ovat olleet hiljaa, tai peräti osallistuneet prosessiin, olemme aliarvostuksemme ansainneet.
(Julk. Faili 3/2009, s. 18–19)
