Arkisto

Archive for tammikuu 2008

Asiakirja — ei syntynyt vaan luotu

torstai 31.1.2008 Jätä kommentti

Tänään oli tilaisuus, jossa puhuttiin asiakirjahallinnasta. Kuten usein, yleisöstä kysyttiin, ”mikä on asiakirja?”. Lokimerkinnöistä näen, että hakukoneilta kysytään samaa ja kysyjä päätyy joskus tähän blogiin. Yritän siis antaa käytännönläheisen vastauksen, josta alan kirjallisuus ja standardit ovat samaa mieltä.

Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjat ovat sellaista tehtävien hoidossa vastaanotettua tai luotua tietoa, jonka osalta on varmistettu, että sitä voidaan ymmärtää myös alkuperäisen toimintakontekstin ulkopuolella ja käyttää todisteena toiminnasta. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että dataan on lisätty metatietoa, joka kertoo sen kontekstista (kuka oli tekemässä mitä, milloin, mihin asiaan ja muihin asiakirjoihin liittyen), ja säilytys hoidetaan järjestelmässä, joka huolehtii tietojen autenttisuudesta, eheydestä ja luotettavuudesta.

Asiakirjahallinnon tehtävänä on määritellä, mitä tietoa on kohdeltavana asiakirjana. Ratkaisuun vaikuttavat lainsäädäntö, toiminnan tarpeet, puuttuvista asiakirjoista koituvat riskit ja yhteisön odotukset.

Viimeinen kysymys ei aina ole yksinkertainen. Jos ajatellaan, mitä lainsäädäntö määrittelee asiakirjaksi, mikä on organisaation oman toiminnan kannalta tarpeen säilyttää asiakirjana, mikä on teknisesti mahdollista sopivien järjestelmien ja määrittelyjen ansiosta, ja mitä tietoa suuri yleisö ja tutkijat mahdollisesti odottavat saavansa, ei aina päädytä samanlaisiin rajauksiin sen suhteen, ”mikä on asiakirja”.

Kategoria(t):Käsitteet

Keskitettyä tiedonohjausta

maanantai 28.1.2008 Jätä kommentti

Olen lukenut kommentoitavana olevaa arkistolaitoksen tiedonohjausjärjestelmän (TOJ:n) kuvausta ja pidän määriteltyä osaa positiivisena. TOJ on eräänlainen AMS-stereoideilla: eAMS mallinnettuna erilliseksi järjestelmäksi, joka viestii ohjattavien järjestelmien kanssa rajapinnan kautta. Tämä on hyvä idea.

Sen sijaan minulla on edelleen suuria varauksia sen suhteen, mihin määrittelyssä viitataan, mutta mikä ei vielä kuulu sen piiriin; kansalliseen AMSiin. Varaukset eivät kohdistu niinkään ajatukseen kuin siihen tapaan, jolla se ilmeisesti aiotaan toteuttaa: paikalliset TOJt hakevat tietoja keskitetystä järjestelmästä, jossa on kaikille yhteinen tehtäväluokitus ja josta saaduista metatietoarvoista ne voivat tarvittaessa poiketa.

Tässä on paljon mietityttäviä kohtia. Ensiksikin se tuntuu olevan vastoin aikaisempaa viisautta. Kun ennen suositeltiin, ettei AMSia kopioida mekaanisesti virastosta toiseen, nyt nimenomaan rakennettaisiin järjestelmä palvelemaan sitä. Kun tavallisesti asiakirjoja arvioidaan tietosisällön ja viranomaisen tehtävien näkökulmasta, metatiedot kaavaillussa järjestelmässä tulisivat yhteisestä tehtäväluokituksesta samalla tavalla kaikille, riippumatta siitä, mitkä asiakirjat ovat kyseessä, kuka tehtävää hoitaa ja mikä on niiden merkitys organisaatiolle. Universaalien ja kaikkia palvelevien luokitusten tekeminen ei ole helppoa edes silloin, kun luokituksella on vain yksi tehtävä, tiedonhaku. AMSin luokituksella niitä on samanaikaisesti monta.

En haluaisi olla se henkilö, jonka tehtävänä olisi rukata kansallista AMSia tietämättä ja näkemättä, mihin asiakirjoihin muutos vaikuttaa. Tämä tehtävä olisi arkistolaitoksella, joka, paitsi päivittäisi kansallista AMSia, myös ylläpitäisi käyttöoikeuksien hallintaan tarvittavia käyttäjäryhmiä, ja lisäksi hyväksyisi vanhaan tapaan organisaatioiden AMSit! Ettei vaan yritettäisi liian isoa palaa? Näin kävi 1980-luvulla, jolloin arkistolaitos yritti päättää kaikkien asiakirjojen säilytysajoista. Totta on, että nyt olisi päätettävää vähemmän, koska kaikilla viranomaisilla olisi sama tehtäväluokitus, mutta TOJissa on paljon muutakin kuin säilytysajat. Järjestely olisi pakostakin kankea ja vaikeuttaisi AMSien pitämistä ajan tasalla.

En pysty löytämään ajatellusta toteutuksesta hyviä puolia — riskejä ja sudenkuoppia sitäkin enemmän. Tiedonhaulla universaalia luokitusta ei voi puolustaa. Kuka nykyisenä internet-aikana hakee luokitusten avulla mitään? Koko maailma on täynnä strukturoimatonta ja huonosti kuvailtua tietoa. Semanttisen webin tekniikat on tarkoitettu selviämään tästä, eivätkä ns. tyhmät Googlen kaltaiset hakukoneetkaan kovin huonoja ole. Tässähän olisi lisäksi kyse born digital-aineistosta, jonka sisältöön voidaan monesti tehdä suoraankin hakuja.

Semanttisesta webistä päästäänkin siihen, millainen ”kansallisen TOJ:n” mielestäni pitäisi olla. Näkyvissä oleva hahmotelma – universaali luokitusjärjestelmä, jota pidetään yhden viranomaisen toimesta yllä, ja josta valuu hierarkkisesti alaspäin oikeita metatietoarvoja – ei kuulosta nykypäivältä. Kaiken muun lisäksi sen käyttötarkoitukset olisivat rajattuja. Päinvastoin, tuloksen pitäisi olla joustava, salliva, hajautettu ja monipuolisesti hyödynnettävissä.

TOJ

Itselleni tulee mieleen jotain ylläesitetyn kaltaista. Kansallinen TOJ olisi kansallinen ontologiatietokanta, jossa olisi kuvattu eri tahoilla identifioidut tehtävät, prosessit ja asiakirjat: kaikki TOJ:ta käyttävät tuottaisivat kuvauksia tietokantaan: mikä tahansa missä tahansa tehty voisi hyödyttää kaikkia muita. Kun arkistolaitos hyväksyisi suunnitelmia, TOJ:n tiedot täydentyisivät hyväksymistiedoilla. Kuka tahansa voisi etsiä TOJsta itselleen sopivia määrittelyjä, tai luoda sinne uusia, jos sopivia ei ole.

Tälle pohjalle voitaisiin rakentaa aivan uudenlaisia, osin tai kokonaan automatisoituja palveluja. Arkistonmuodostussuunnitelmiin sisältyvä tietämys olisi ”älykkäiden” järjestelmien hyödynnettävissä mihin tahansa tarkoitukseen (tosin järjestelmät ovat oikeastaan yhtä tyhmiä kuin ennenkin, vain koodaus älykästä). Esimerkiksi voidaan visioida järjestelmä, joka ehdottaa arkistonhoitajalle sopivia kuvauksia hänen antaessaan joitain perustietoja tehtävästä, viranomaisesta ja asiakirjoista, tai joka kertoo kansalaiselle, ketkä hoitavat tehtävää ja mitä asiakirjoja on tarjolla. Ehkäpä tällä voitaisiin rationalisoida myös arkistolaitoksen toimintaa: järjestelmä voisi esim. vertailla samantasoisten viranomaisten samassa tehtävässä luomia asiakirjoja ja laatia niiden pohjalta yhteenvetoja siitä, miten säilytysajat tai käyttöoikeudet on määritelty.

Tällä ratkaisulla ei nähdäkseni olisi mitään yllätodetuista huonoista puolista, mutta kaikki sen hyvät puolet. Saataisiin aivan uudenlaisia kehitysmahdollisuuksia. Lisäksi myös arkistomaailma tulisi sisäänajetuksi ontologioihin, jotka ovat muille muistiorganisaatioille jo arkipäivää (ks. edellinen blogimerkintä). Omat haasteensa tässäkin projektissa on, mutta elämänhän pitääkin olla mielenkiintoista eikä helppoa, kuten muistaakseni prof. Mustonen on sanonut.

Kategoria(t):Ontologiat, Sähköiset

Paikat ja toimijat

perjantai 25.1.2008 Jätä kommentti

Tänään oli FinnONTOn tulosten julkistamistilaisuus. Suomen ajallisen paikkaontologian (SAPOn) demo sai suun loksahtamaan auki: niin helppoa oli kohdistaa — Googlen tarjoamalla karttapohjalla — hakuja tietyllä alueella oleviin paikannimiin tai hahmottaa, miten erilaiset aluejaot ovat vuosien kuluessa muuttuneet. Tällaisille apuvälineelle on vielä paljon käyttöä. Arkistot voisivat myös tuottaa lisää paikkojen kuvailutietoa järjestelmään, joka on toistaiseksi täydellinen vain kuntajaon osalta v. 1865-2008.

SAPO on helposti liitettävissä erilaisiin palveluihin. Demossa yhdellä klikkauksella pääsi alueen digitoituun karttaan tai listaan kunnan alueella tuotetuista esineistä. Arkistoihin linkkiä ei ollut. Kukahan yhdistäisi SAPOn arkistojen hakutietojärjestelmiin?

Toivottavasti arkistoyhdistys järjestää syysseminaarissaan esittelyn SAPOsta, että se tulee kaikille tutuksi. Samalla voisi esitellä myös toimijaontologia TOIMOa, joka vaikuttaa sekin käyttökelpoiselta. Molemmat ovat arkistojen kannalta paljon hyödyllisempiä kuin lähinnä sisällönkuvailuun tarkoitetut ontologiat, joista aikaisemmin on kerrottu.

Kategoria(t):Ontologiat

Sadan vuoden tallennus

torstai 24.1.2008 Jätä kommentti

Pertti Hämäläinen kirjoittaa uusimmassa Tietokone-lehdessä tallennusalan standardointijärjestö SNIAn tekemästä 100 Year Archive -selvityksestä. Hämäläinen on poikkeuksellisen hyvin perehtynyt aiheeseen; hän sanoo, että ”arkistojen tärkeimpiä tehtäviä on perinteisesti ollut asiakirjojen hävittäminen”, mikä on luullakseni jotain muuta kuin mitä useimmat luulevat.

Itse SNIAn raporttikin vaikuttaa mielenkiintoiselta, vaikken olekaan siinä pitkällä. Ensiksikin pitkäaikaissäilytys ei olekaan sellainen pienen piirin ongelma, miltä se usein täällä tuntuu. Toiseksi migraatio (jolle Suomen arkistolaitoksenkin vielä paperilla oleva pitkäaikaissäilytyssäilytysjärjestelmä rakentuu) on raportin mukaan kestämätön ratkaisu aineistomäärien, kustannusten ja prosessin kompleksisuuden kasvaessa (ks. Thibodeaun kalvo). Mitä neuvoksi? Tässä on nähtävissä jonkinlainen ilmastonmuutokseen verrattava muistiorganisaatioiden ongelma: vaikeuksia näyttää olevan tulossa, jotain tarttis tehdä, ei aivan tiedetä mitä, vanhaankaan ei voida palata.

Kategoria(t):Sähköiset

TOJ-määrittelyt kommentoitavana

keskiviikko 23.1.2008 Jätä kommentti

Arkistolaitos on laittanut ”tiedonohjausjärjestelmän” (lue ”eAMS”) vaatimusmäärittelyt verkkoon kommentoitavaksi. Julkisuuteen tähän saakka tulleet tiedot ovat olleet melko epämääräisiä. Aikaa kommentointiin ei ole kovin paljon: niitä voi lähettää kuun loppuun saakka. Testaus alkaa nyt keväällä. Kovin suuria muutoksia kommenttien perusteella tuskin ehditään tehdä.

Kategoria(t):Sähköiset

Yhdistämässä dokumentin- ja asiakirjanhallintaa?

tiistai 22.1.2008 Jätä kommentti

Kiireessä on jäänyt mainostamatta AIIM:n raporttia Revised Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems. Se ei ole mukaansa tempaavaa luettavaa, mutta hyödyllinen niille, jotka suunnittelevat dokumentinhallinnan ja asiakirjahallinnan yhdistämistä samaan järjestelmään. Raportti selventää sitä, mikä on dokumentinhallinta- ja asiakirjajärjestelmille yhteistä ja missä on eroja. Tosin heti alkuun todetaan, että dokumentinhallinta vaatimuksineen on asiakirjahallintaa epämääräisempi alue.

1320648

Kategoria(t):Sähköiset

Keskustelu ja ideointi

lauantai 12.1.2008 Jätä kommentti

Alan suurimpia ongelmia on julkisen keskustelun puute. Kuvaavaa on, että kun arkistolaitoksen postituslistalla jokin aika sitten käytiin mielipiteen vaihtoa (montakohan vuotta edellisestä kerrasta on?), yksi keskustelijoista pyysi muutaman viestin jälkeen anteeksi ”häiriköintiään” ja vaipui hiljaisuuteen. On kuin jossain historiassa olisi edelleen vaikuttava traumaattinen kokemus, jossa suunsa avanneet on voimallisesti vaiennettu. En tiedä, mikä se voisi olla, tuskin kukaan muukaan. Ehkä kyse on ”häkki, banaani, apinat, kylmä vesi” -tarinan muunnelmasta. Lopputulos on joka tapauksessa, ettei julkista keskustelua käydä. Olen positiivisesti otettu kansalliskirjastolaisten Digitaalinen kirjasto -blogista. Vastaavanlaista on arkistomaailmassa vaikea kuvitella, ikävä kyllä. Yksityisesti ihmisillä on kyllä näkemyksiä ja mielipiteitä.

Minusta tämä on vaarallinen tilanne. On varmasti seikkoja, joista olisi tarpeen puhua. On suuria hankkeita ja visioita, joiden ei pitäisi mennä eteenpäin muuten kuin ammattikunnan perinpohjaisesti ruotimana, niin että niiden vahvuudet ja heikkoudet tulevat selviksi. On pienempiä epäkohtia ja asioita, joiden tulisi tulla yleisemmin huomatuksi. On hyviä ajatuksia, jotka voitaisiin toteuttaa. Nyt mitään tästä ei tapahdu. Onko meillä yksinkertaisesti varaa siihen, että valtaosa on hiljaa? Eikö se ole suunnatonta resurssien, kokemuksen ja älyn haaskausta? Pienestä ammattikunnasta pitäisi saada paljon irti.

Ilman keskustelua ideointi ja innostuskin jäävät vähäiseksi. Kuinka ollakaan, Helsingin Kauppakorkeakoulun innovaatiojohtamisen professori Liisa Välikangas kirjoittaa tänään Hesarin vieraskynässä:

Ideamarkkinat toimivat anna ja ota -periaatteella. Jos haluaa muiden innostuvan ideastaan, on se heitettävä heidän armoilleen. Keskusteluun osallistuvilla on eri intressit, ja ideat jalostuvat keskustelussa näiden intressien pohjalta. – – Toteutuneet ideat ovat monien ihmisten aikaan saamia tilkkutäkkejä, joissa ideoiden palaset yhdistyvät usein yllättävin, jopa nerokkain tavoin.

Kategoria(t):Ammattilaiset
Seuraa

Get every new post delivered to your Inbox.

Liity 114 muun seuraajan joukkoon