Asiakirja — ei syntynyt vaan luotu

Tänään oli tilaisuus, jossa puhuttiin asiakirjahallinnasta. Kuten usein, yleisöstä kysyttiin, “mikä on asiakirja?”. Lokimerkinnöistä näen, että hakukoneilta kysytään samaa ja kysyjä päätyy joskus tähän blogiin. Yritän siis antaa käytännönläheisen vastauksen, josta alan kirjallisuus ja standardit ovat samaa mieltä.
Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjat ovat sellaista tehtävien hoidossa vastaanotettua tai luotua tietoa, jonka osalta on varmistettu, että sitä voidaan [...]

Lue kokonaan »

Keskitettyä tiedonohjausta

Olen lukenut kommentoitavana olevaa arkistolaitoksen tiedonohjausjärjestelmän (TOJ:n) kuvausta ja pidän määriteltyä osaa positiivisena. TOJ on eräänlainen AMS-stereoideilla: eAMS mallinnettuna erilliseksi järjestelmäksi, joka viestii ohjattavien järjestelmien kanssa rajapinnan kautta. Tämä on hyvä idea.
Sen sijaan minulla on edelleen suuria varauksia sen suhteen, mihin määrittelyssä viitataan, mutta mikä ei vielä kuulu sen piiriin; kansalliseen AMSiin. Varaukset eivät kohdistu [...]

Lue kokonaan »

Paikat ja toimijat

Tänään oli FinnONTOn tulosten julkistamistilaisuus. Suomen ajallisen paikkaontologian (SAPOn) demo sai suun loksahtamaan auki: niin helppoa oli kohdistaa — Googlen tarjoamalla karttapohjalla — hakuja tietyllä alueella oleviin paikannimiin tai hahmottaa, miten erilaiset aluejaot ovat vuosien kuluessa muuttuneet. Tällaisille apuvälineelle on vielä paljon käyttöä. Arkistot voisivat myös tuottaa lisää paikkojen kuvailutietoa järjestelmään, joka on toistaiseksi täydellinen [...]

Lue kokonaan »

Sadan vuoden tallennus

Pertti Hämäläinen kirjoittaa uusimmassa Tietokone-lehdessä tallennusalan standardointijärjestö SNIAn tekemästä 100 Year Archive -selvityksestä. Hämäläinen on poikkeuksellisen hyvin perehtynyt aiheeseen; hän sanoo, että “arkistojen tärkeimpiä tehtäviä on perinteisesti ollut asiakirjojen hävittäminen”, mikä on luullakseni jotain muuta kuin mitä useimmat luulevat.
Itse SNIAn raporttikin vaikuttaa mielenkiintoiselta, vaikken olekaan siinä pitkällä. Ensiksikin pitkäaikaissäilytys ei olekaan sellainen pienen piirin ongelma, [...]

Lue kokonaan »

TOJ-määrittelyt kommentoitavana

Arkistolaitos on laittanut “tiedonohjausjärjestelmän” (lue “eAMS”) vaatimusmäärittelyt verkkoon kommentoitavaksi. Julkisuuteen tähän saakka tulleet tiedot ovat olleet melko epämääräisiä. Aikaa kommentointiin ei ole kovin paljon: niitä voi lähettää kuun loppuun saakka. Testaus alkaa nyt keväällä. Kovin suuria muutoksia kommenttien perusteella tuskin ehditään tehdä.

Lue kokonaan »

Yhdistämässä dokumentin- ja asiakirjanhallintaa?

Kiireessä on jäänyt mainostamatta AIIM:n raporttia Revised Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems. Se ei ole mukaansa tempaavaa luettavaa, mutta hyödyllinen niille, jotka suunnittelevat dokumentinhallinnan ja asiakirjahallinnan yhdistämistä samaan järjestelmään. Raportti selventää sitä, mikä on dokumentinhallinta- ja asiakirjajärjestelmille yhteistä ja missä on eroja. Tosin heti alkuun todetaan, että [...]

Lue kokonaan »

Keskustelu ja ideointi

Alan suurimpia ongelmia on julkisen keskustelun puute. Kuvaavaa on, että kun arkistolaitoksen postituslistalla jokin aika sitten käytiin mielipiteen vaihtoa (montakohan vuotta edellisestä kerrasta on?), yksi keskustelijoista pyysi muutaman viestin jälkeen anteeksi “häiriköintiään” ja vaipui hiljaisuuteen. On kuin jossain historiassa olisi edelleen vaikuttava traumaattinen kokemus, jossa suunsa avanneet on voimallisesti vaiennettu. En tiedä, mikä se [...]

Lue kokonaan »

Vähentääkö internet arkistojen merkitystä?

Viime vuoden lopulla tein joitain blogimerkintöjä sähköisten arkistojen yksipuolisuudesta verrattuna paperiarkistoihin. Tutkimusta ei liene, joten opponoin itseäni: mitä välii? Oletetaanpa, että itse viranomaistoiminta tulee joka suhteessa riittävästi dokumentoitua sähköisten asiakirjojen kautta. Tarvitaanko muuta? Pitäisikö arkistojen tehdä muutakin?
Aikaisemmin vastaus olisi ehdottomasti ollut ”kyllä”: arkistoilla on rooli, joka menee tämän yli. Nyt vastaus on edelleen myönteinen, muttei [...]

Lue kokonaan »