En ole huomannut suomalaisissa lehdissä mainintaa, että Bushin hallinto on vaikeuksissa sähköpostinsa arkistoinnin vuoksi. Presidential Records Act vaatii, että Valkoisen talon toimintaa ja päätöksentekoa kuvaavat sähköpostit luovutetaan kunkin kauden lopuksi NARAn haltuun. Jo Clintonilla oli hankaluuksia, järjestelmä mm. hukkasi viestit, joissa lähettäjän nimi alkoi D-kirjaimella. Syy paljastui tekniseksi viaksi ja Clintonilta jäi toimiva Bushin hallinnoille toimiva automaattinen arkistointijärjestelmä. (Tekniikasta kiinnostuneille kerrottakoon, että se oli Lotus Notus.)
Syystä, jota kukaan ei ole pystynyt kertomaan, Bushin hallinto luopui järjestelmästä syyskuussa 2002. Sen tilalle otettiin toinen (Microsoftin) ja siirryttiin käytäntöön, jota kuvataan termillä “journaling”. Tämä tarkoitti sitä, että arkistoitavat viestit tallennettiin erikseen käsin palvelimille. Lisäksi vuoteen 2005 saakka virkailijoilla oli mahdollisuus poistaa ja editoida järjestelmän viestejä. Ilmeisesti arkistot ovat nyt pitkältä ajalta kovin vajaita. Bushin hallinto on vuoroin myöntänyt tämän, vuoroin syyttänyt itseään väärien tietojen antamisesta. NARA ei ole päässyt asiassa yhteistyöhön Valkoisen talon kanssa. Republikaaneilla on tässä perinteitä: oikeusjuttu Armstrong v. Executive Office of the President sai aikanaan Reaganin kauden jälkeen paljon julkisuutta arkistopiireissä.
Jos sivuutetaan Bushin hallinnon kompurointi—mitä on tietysti ilo seurata—mielenkiintoista tässä on sähköpostin käsittely. Arkistoidun postin sorkkimismahdollisuutta lukuunottamatta, Bushin systeemi on sama kuin täällä yleensä. Työntekijän edellytetään valikoivan säilyttämisen arvoiset viestit ja panevan ne talteen. Jätän kommentoinnin J. Timothy Sprehelle, joka on Federal Computer Weekin kolumnisti:
“Valtaosa viranomaisista säilyttää viestit järjestelmissä 120 tai 180 päivää. Siihen mennessä työntekijöiden on täytynyt joko tulostaa asiakirjat tai tallentaa ne asiakirjajärjestelmään. Tekevätkö he niin? Varmasti eivät. Monet viranomaiset eivät kouluta työntekijöitään erottamaan arvokkaita viestejä muista. Yhtä tietämääni poikkeusta lukuunottamatta laadunvalvonta puuttuu: ei varmisteta, että viestejä kohdellaan asiakirjoina, ja tehdä työntekijöille selväksi, että toimintaa seurataan. — Työntekijät tietävät, ettei asiakirjahallinto ole heidän hommansa. Se on asiakirja-ammattilaisten asia. Luottamus siihen, että jokainen lajittelee postinsa ajanmukaisesti on mielestäni valtava virhe. Työntekijät eivät sitä tee.”
Sprehe tekee lisäksi mielestäni oikean huomion: sähköpostin käsittely on automatisoitavissa. Suurin osa asiakirjoista on ennakoitavia: tietyn sisältöiset, tiettyä aihetta käsittelevät, tietyn henkilön lähettämät viestit ovat asiakirjoja. Sen päättelemiseen ei tarvita ydinfyysikon papereita.
Tottahan toki sähköpostin käsittely on automatisoitavissa ja ovathan ne asiakirjoja. Ongelman aiheuttavat viestit, joissa virkamiehet käsittelevät sekä työtehtäviinsä liittyviä asioita että yksityisasioita. Kun yhteistyökumppanit ovat ystäviä tai vanhoja työtovereita, sellaista sattuu usein. Ihmiset käyttävät sähköpostia usein puhelimen korvikkeena, ja puhelinkeskustelun small talk on siirtynyt viesteihin. Niinpä arkistoon päätyy tietoja esimerkiksi virkamiesten ja heidän yhteistyökumppaneidensa lasten sairauksista ja opintomenestyksestä. Työnantaja voi tietysti laatia tiukkojakin sähköpostiohjeita ja vaatia omia työntekijöitään noudattamaan niitä.
Sähköisten palveluiden ja sähköpostiosoitteiden yhteyteen verkkopalveluihin pitäisi kai laittaa tiedote siitä, että viestit ovat asiakirjoja ja että niitä arkistoidaan. Jokaisen virkamiehen näyttöön pitäisi aina viestin kirjoittamisen alkaessa ilmestyä muistutus siitä, että virkapostissa ei saa viestittää yksityisasioita. Silloin kukaan ei pääsisi sanomaan, että “ei tiennyt”.