Arkiston toinen elämä

Ensimmäinen arkisto on ilmestynyt Second Lifeen. Stanfordin yliopisto esittelee virtuaalimaailmassa kokoelmiaan. Tänään paikalla olisi ollut hetken henkilökuntaakin, mutten ennättänyt sopivaan aikaan vierailemaan. Pikaisesti vilkaisemalla Stanfordin virtuaalipalvelu vaikutti sekä sisällöltään että teknisesti aika köykäiseltä. Tarjolla on asiakirjanäytteitä eri kokoelmista. Niitä saa klikkaamalla “laatikoista” esille. Asiakirjoista pääsee kokoelman tietoihin arkiston kotisivulla.

Lue kokonaan »

Tunnettuja arkistonhoitajia II

Wikipedia luonnehtii Gottfried Wilhelm Leibnizia (1646–1716) “saksalaiseksi filosofiksi, luonnontieteilijäksi, diplomaatiksi, matemaatikoksi, oikeus- ja valtiotieteilijäksi, historiantutkijaksi, kielitieteilijäksi, kirjastonhoitajaksi ja yleisneroksi”. Yleisnerona Leibniz oli myös arkistonhoitaja ja — nykytermein sanottuna — asiakirjahallinnon teoreetikko.  Työssään Braunschweigin herttuan hovineuvonantajana Leibniz kirjoitti hallinnon uudistamisesta ja arkistoista; siis teemoista, joilla oli läheinen yhteys. Hänen kirjoituksiaan ovat mm. “Arkiston hyödyllisyydestä” (Von nüzlicher [...]

Lue kokonaan »

Kaaosta arkistossa

Metsästin erässä alaviitteessä mainittua William J. Maherin tekstiä Chaos and the Nature of Archival Systems. Yllättäen löysin sen, vaikka verkko-osoite on vanhentunut. En ole aivan varma, pitäisikö kirjoituksen enää olla saatavilla, ja koska sitä ei myöskään ole julkaistu, en kerro osoitetta tässä. Maherilla on kuitenkin ajatus, jota en malta olla referoimatta sen omaperäisyyden vuoksi. Hän [...]

Lue kokonaan »

Tunnettuja arkistonhoitajia I

“Tunnettu arkistonhoitaja” tuntuu ensinäkemältä kuuluvan samaan kategoriaan kuin “nestemäinen jää” tai “pyöreä neliö”.  Kovin harvinaisia tunnetut arkistonhoitajat ovatkin. Kukaan heistäkään ei ole tainnut tulla jälkipolvien tuntemaksi nimenomaan arkistonhoitajana.
Yksi näistä harvinaisista hahmoista on runoilija Horatius (65 – 8 eKr).  Rooman valtionarkistoa, Tabulariumia, valvoi neljätoista kvestoria. Kvestorit eivät paljoakaan itse perehtyneet arkistoon (asiakirjahallinto olisi oikeampi termi), koska [...]

Lue kokonaan »

Kansalliset määräykset ja MoReq2

Uusimmassa Records Management Journalissa on tutkimus MoReq2:sta ja kansallisista vaatimuksista sähköisille asiakirjajärjestelmille (Wilhelm, P. (2009). An evaluation of MoReq2 in the context of national EDRMS standard developments in the UK and Europe. Records Management Journal, 19(2), 117-133).
Wilhelm on haastatellut eri tahoja Moreq2:n ja kansallisten standardien mahdollisista hyödyistä ja haitoista. En ryhdy tässä vetämään yhteen tuloksia, [...]

Lue kokonaan »

Keskustelun avaus sähköisestä asiakirjasta

IT-standardisoinnin 25.6.2009 päivätyssä uutiskirjeessä 6/2009 on viittaus muistioon, jolla avataan keskustelu sähköisen asiakirjan standardoinnista. Tarkoituksena on tehdä asiasta kansainvälinen aloite. Muistioon kannattaa siis perehtyä ja siitä lähettää kommentteja.
Ajatuksena on, että voitaisiin laatia XML-pohjainen standardi, joka

mahdollistaa dokumenttien vaihdon organisaatioiden kesken
sallii semanttisen informaation lisäämisen (esim. salassapidettävän osion määrittelemisen muuten julkiseen dokumenttiin)
ei estä nykyisten ohjelmistojen käyttöä
säilyttää dokumentin rakenteen, [...]

Lue kokonaan »

Tutkija arkistossa

Tutkijan kirjassa (Vastapaino 2008) on muutama arkistoihin suoraan liittyvä kirjoitus. Pirjo Markkola kirjoittaa otsikolla Lähdekritiikki – niin hiljaista ettei sitä huomaa vitsailleensa “miten vaikeaa minulla on, kun tutkin tamperelaisia työläisperheitä, vaikka missään ei ole työläisperhehistorian arkistoja. Järjestöhistoriasta löytyy järjestöjen arkistoja, sotahistoriasta sota-arkisto, hallintohistoriasta viranomaisarkistoja, mutta työläisperheiden historiaa tutkivan pitää ensin määrittää, mitkä ovat aiheen kannalta [...]

Lue kokonaan »

Julkisen vallan toiminnan todennettavuus

Kiinnittäkääpä huomiota siihen, miten merkittävä rooli esim. vaalirahajupakassa tai Destian tapauksessa on asiakirjoilla. En tiedä, missä määrin julkisuuteen tulleet dokumentit ovat osa “virallista” arkistoa, mutta sama se: asiakirjoja ne silti ovat, niin lainsäädännön kuin asiakirjahallinnonkin silmissä. Meillä ei suhtauduta valtiovaltaan ja hallintoon yhtä epäluuloisesti kuin joissakin muissa maissa, mutta  asiakirjoilla on silti täälläkin sama rooli.  [...]

Lue kokonaan »

Kommentin kommentti

Uudessa Failissa oli vastaus kritiikkiin, jota esitimme Sähke2-määräyksestä. Keskustelua voisi jatkaa, mutta vaikka tunnenkin kiusausta tarttua joihinkin ajatuksiin, lisäargumentointi tuskin johtaisi mihinkään. Hyvä, että eri näkökulmia tuodaan esille.
Vastineessa oli se painava pointti, ettei arkistolaitoksella ole toimivaltaa Sähke2:sta puuttuvilla alueilla. Näinhän se on. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että ne olisivat asiakirjahallinnan kannalta merkityksettömiä tai että [...]

Lue kokonaan »

Asiakirjahallinta ja innovaatiot

Googlen mukaan sana ”innovaatio” esiintyy netissä 169 000 kertaa.  Kolmessakymmenessä viidessä dokumentissa se on yhdessä ”arkistoalan” ja 347:ssä ”asiakirjahallinnon” kanssa. Se ei ole paljon. Kuitenkin innovaatioita tarvitaan myös asiakirjahallinnassa.
Tuottavuus kasvaa, kun samalla työpanoksella saadaan enemmän aikaan. Jos näin ei ole käynyt, se ei kuitenkaan pelasta leikkauksilta. Ns. tuottavuusohjelmat vievät resursseja sieltäkin, missä kehitystä ei ole tapahtunut.  [...]

Lue kokonaan »