Arkisto

Archive for heinäkuu 2009

Arkiston toinen elämä

perjantai 31.7.2009 Jätä kommentti

Ensimmäinen arkisto on ilmestynyt Second Lifeen. Stanfordin yliopisto esittelee virtuaalimaailmassa kokoelmiaan. Tänään paikalla olisi ollut hetken henkilökuntaakin, mutten ennättänyt sopivaan aikaan vierailemaan. Pikaisesti vilkaisemalla Stanfordin virtuaalipalvelu vaikutti sekä sisällöltään että teknisesti aika köykäiseltä. Tarjolla on asiakirjanäytteitä eri kokoelmista. Niitä saa klikkaamalla ”laatikoista” esille. Asiakirjoista pääsee kokoelman tietoihin arkiston kotisivulla.

Stanford2_001

Kategoria(t):Ajankohtaista

Tunnettuja arkistonhoitajia II

sunnuntai 26.7.2009 Jätä kommentti

Wikipedia luonnehtii Gottfried Wilhelm Leibnizia (1646–1716) ”saksalaiseksi filosofiksi, luonnontieteilijäksi, diplomaatiksi, matemaatikoksi, oikeus- ja valtiotieteilijäksi, historiantutkijaksi, kielitieteilijäksi, kirjastonhoitajaksi ja yleisneroksi”. Yleisnerona Leibniz oli myös arkistonhoitaja ja — nykytermein sanottuna — asiakirjahallinnon teoreetikko.  Työssään Braunschweigin herttuan hovineuvonantajana Leibniz kirjoitti hallinnon uudistamisesta ja arkistoista; siis teemoista, joilla oli läheinen yhteys. Hänen kirjoituksiaan ovat mm. ”Arkiston hyödyllisyydestä” (Von nüzlicher Einrichtung eines Archivi), ”Ehdotus hallinnon organisoimiseksi” (Entwurf gewisser Staatstafeln) ja ”Kirjaamon perustamisesta” (Von der Bestellung eines Registratur-Amtes”). Leibnizin määritelmä arkistosta ei tunnu tänäänkään kovin oudolta: ”Arkisto on paikka, jonne hallinnolle tärkeät dokumentit kokonaisuudessaan talletetaan, jotta niitä voidaan käyttää tarvittaessa tietoja sekä luotettavana todisteena oikeudessa.”

Kategoria(t):Arkistohistoria

Kaaosta arkistossa

keskiviikko 22.7.2009 Jätä kommentti

Metsästin erässä alaviitteessä mainittua William J. Maherin tekstiä Chaos and the Nature of Archival Systems. Yllättäen löysin sen, vaikka verkko-osoite on vanhentunut. En ole aivan varma, pitäisikö kirjoituksen enää olla saatavilla, ja koska sitä ei myöskään ole julkaistu, en kerro osoitetta tässä. Maherilla on kuitenkin ajatus, jota en malta olla referoimatta sen omaperäisyyden vuoksi. Hän nimittäin esittää, että asiakirjajärjestelmät olisivat parhaiten ymmärrettävissä kaaosteorian avulla.

Maherin mukaan kaoottisille ja kompleksisille systeemeille on tunnusomaista, ettei niitä voida kuvata yksityiskohtaisesti. Siitä ei olisi edes mitään hyötyä, tärkeämpää on tunnistaa järjestelmän luonne, suunta ja rajat (vrt. arkistojen kuvailu). Klassiset arkistokirjoittajat ovat korostaneet arkiston ”orgaanista” luonnetta, sen kompleksisuutta ja rekursiivisuutta sekä sitä, että arkisto on enemmän kuin asiakirjojen summa.  Kokonaisuuden ja osien keskinäisten yhteyksien korostaminen yksittäisten osien sijasta on aivan kaaosmallin mukaista.

Toisen merkin kaaosteorian merkityksestä Maher näkee Frank Bolesin ja Julia Youngin yrityksessä mallintaa arvonmääritystä jakamalla siihen vaikuttavat tekijät 58 eri osaan. Vaikka toisin toivottiin, tätä kautta ei saatu käyttökelpoista työkalua arvonmääritykseen. Ynnäämällä tekijöitä yhteen ei pystytty ennustamaan asiakirjojen pysyvää tai lyhytaikaista arvoa.

Tämä oli  Maherin mielestä ennustettavissa, koska sekä dokumentointi että päätöksenteko on pohjimmiltaan epälineaarista. Kuten kompleksisten luonnonilmiöiden ollessa kyseessä, prosessista ei tule ennustettavampaa sillä, että mittauksia tarkennetaan ja muuttujia lisätään yhtälöön.

Jos kaaosluonnetta ei ymmärretä

. . . we are likely to develop overly complex tools that ultimately will collapse of their own weight as they become ever more artificially structured, ever less functional, and ever farther from the dynamical and chaotic nature of human activity, documentation, and information needs.

Kaikilta osin Maherin argumentointi ei minusta toimi. Ehkä tämä on vain hupaisa analogia. Silti moni varmasti näkee arkistossa kaaosta, ainakin hieman.

Kategoria(t):Arvonmääritys

Tunnettuja arkistonhoitajia I

lauantai 18.7.2009 Jätä kommentti

”Tunnettu arkistonhoitaja” tuntuu ensinäkemältä kuuluvan samaan kategoriaan kuin ”nestemäinen jää” tai ”pyöreä neliö”.  Kovin harvinaisia tunnetut arkistonhoitajat ovatkin. Kukaan heistäkään ei ole tainnut tulla jälkipolvien tuntemaksi nimenomaan arkistonhoitajana.

Yksi näistä harvinaisista hahmoista on runoilija Horatius (65 – 8 eKr).  Rooman valtionarkistoa, Tabulariumia, valvoi neljätoista kvestoria. Kvestorit eivät paljoakaan itse perehtyneet arkistoon (asiakirjahallinto olisi oikeampi termi), koska he olivat valtiollisen uransa alkumetreillä ja virassa vain vuoden. Niinpä he luottivat avustajiinsa, joita kutsuttiin tittelillä scriba questorius. Horatius oli yksi heistä. Scriba questorius oli arvostettu tehtävä, joka oli varattu Rooman kansalaiselle. Palkka maksettiin valtion varoista. Rutiinitehtävistä huolehtivat muut. Yksi näistä apulaisista oli librarius, joka kopioi asiakirjoja.

Kategoria(t):Arkistohistoria

Kansalliset määräykset ja MoReq2

perjantai 17.7.2009 Jätä kommentti

Uusimmassa Records Management Journalissa on tutkimus MoReq2:sta ja kansallisista vaatimuksista sähköisille asiakirjajärjestelmille (Wilhelm, P. (2009). An evaluation of MoReq2 in the context of national EDRMS standard developments in the UK and Europe. Records Management Journal, 19(2), 117-133).

Wilhelm on haastatellut eri tahoja Moreq2:n ja kansallisten standardien mahdollisista hyödyistä ja haitoista. En ryhdy tässä vetämään yhteen tuloksia, koska se ei ole mahdollista. Eri kysymyksiä on paljon ja käsitykset menevät ristiin rastiin. Hyvin mielenkiintoista luettavaa.

Artikkelissa on myös katsaus tilanteeseen eri maissa. Itä-Euroopassa MoReq2 on otettu innokkaammin vastaan kuin lännessä (näin taisi olla myös ykkösversion laita). Venäjänkielelle on tehty käännös. Kiinnostusta on myös vielä idempänä, Koreassa ja Singaporessa. Samoin Kanadassa ja etelä-Amerikassa.

Euroopassa edetään vaihtelevia polkuja. Saksa ja Hollanti eivät haastattelujen perusteella ole lähdössä MoReq2:n tielle. Italiassa ja Ranskassa kaavaillaan nollaluvun tekemistä, Ranskassa kuitenkin vain yksityissektoria varten.  Nollaluku on tarkoitettu MoReq2:n sovittamiseen kansalliseen toimintaympäristöön. Norjassa ei tehdä nollalukua, koska kansallinen NOARK-5 on aivan oma määritys, ei pelkkä käännös MoReq2:sta. Se on kuitenkin laadittu yhteensopivaksi MoReq2:n kanssa. Norjassa voidaan siis käyttää MoReq2-sertifioitua järjestelmää, joka lisäksi täyttää kansalliset erikoisvaatimukset.

Brittien The National Archivesilla on ollut oma määrittely (TNA), jonka ensimmäinen versio ilmestyi 1999 ja uusittu versio 2002. Järjestelmien testaus TNA2002:n mukaan päättyi vuoden 2005 lopussa ja järjestelmien käyttöaika on mennyt umpeen elokuussa 2008. Järjestelmien hyväksymisprosessista on kerrottu, että sitä teki kolme työntekijää kokopäiväisesti. Yhden järjestelmän hyväksyminen vei kymmeniä työpäiviä. Hyväksymisprosessista ei voitu vaatia sen todellisia kustannuksia vastaavaa maksua, koska haluttiin kannustaa myös pieniä toimittajia ja pitää ohjelmistomarkkinat vireinä.

Tällä hetkellä The National Archives viittaa MoReq2:teen antamatta sille kuitenkaan virallista asemaa. TNA ja MoReq2 ovat hyvin lähellä toisiaan: MoReq2:ta voi suorastaan pitää TNA2002:n edelleen kehitettynä versiona.

Kategoria(t):Sähköiset

Keskustelun avaus sähköisestä asiakirjasta

maanantai 13.7.2009 Jätä kommentti

IT-standardisoinnin 25.6.2009 päivätyssä uutiskirjeessä 6/2009 on viittaus muistioon, jolla avataan keskustelu sähköisen asiakirjan standardoinnista. Tarkoituksena on tehdä asiasta kansainvälinen aloite. Muistioon kannattaa siis perehtyä ja siitä lähettää kommentteja.

Ajatuksena on, että voitaisiin laatia XML-pohjainen standardi, joka

  • mahdollistaa dokumenttien vaihdon organisaatioiden kesken
  • sallii semanttisen informaation lisäämisen (esim. salassapidettävän osion määrittelemisen muuten julkiseen dokumenttiin)
  • ei estä nykyisten ohjelmistojen käyttöä
  • säilyttää dokumentin rakenteen, muttei sen täyttä ulkoasua, makroja yms.
  • on hyödynnettävissä myös arkistoinnissa (archiving) ja pitkäaikaissäilytyksessä.

Idea on hyvä ja kannatettava. Minusta muistiossa ei kuitenkaan riittävästi huomioida kaikkia asiaan liittyviä kysymyksiä. Jos asiakirja ymmärretään kontekstin, sisällön ja rakenteen muodostamaksi kokonaisuudeksi, tarvitaan muutakin kuin dokumentin sisältävä tiedosto ja jotkin sitä kuvaavat metatiedot. Yksittäisen dokumentin lisäksi tarvitaan tietoa kontekstista: toimijoista, tehtävästä, prosessista, liittyvistä asiakirjoista jne. Käyttöoikeuksien hallinnan ohella tarvitaan myös muita elinkaaren hallinnan elementtejä (esim. hävittäminen). Tarve taata asiakirjan eheys, autenttisuus ja luotettavuus on myös huomioitava. Ulkoasunkin säilyttäminen voi olla joskus tarpeen.

Jos ryhdytään tekemään kansainvälistä standardia, törmätään erilaisiin kansallisiin ja kansainvälisiin käytäntöihin. Ehkäpä näitä ongelmia voitaisiin kiertää esimerkiksi sallimalla arkistoidussa dokumentissa mahdollisuus viitata dokumentin ulkopuoliseen kontekstin kuvaukseen, jonka sisältöä standardissa ei määritellä ja joka voisi olla eri tapauksissa erilainen. Rajanveto sen välillä, mikä on osa dokumenttia ja mikä sen ulkopuolista, voi olla haasteellista. Kansainväliset asiakirjahallinnon metatietostandardit on joka tapauksessa työssä otettava huomioon, muuten ei voi olla kyse sähköistä asiakirjaa määrittävästä kansainvälisestä standardista.

Kategoria(t):Ajankohtaista, Sähköiset

Tutkija arkistossa

lauantai 11.7.2009 1 kommentti

Tutkijan kirjassa (Vastapaino 2008) on muutama arkistoihin suoraan liittyvä kirjoitus. Pirjo Markkola kirjoittaa otsikolla Lähdekritiikki – niin hiljaista ettei sitä huomaa vitsailleensa ”miten vaikeaa minulla on, kun tutkin tamperelaisia työläisperheitä, vaikka missään ei ole työläisperhehistorian arkistoja. Järjestöhistoriasta löytyy järjestöjen arkistoja, sotahistoriasta sota-arkisto, hallintohistoriasta viranomaisarkistoja, mutta työläisperheiden historiaa tutkivan pitää ensin määrittää, mitkä ovat aiheen kannalta relevantteja aineistoja”. Tämä on provenienssipohjaisen tiedonhaun heikkous. Osin siihen voinee vastata parantamalla arkistonmuodostajien kuvailua.

Elsi Hyttinen kuvaa kirjoituksessaan Tutkija arkistossa eli kävikö Elvira Willman koskaan Pariisissa? miten hän etsi arkistosta vastausta turhaan tähän yksinkertaiseen kysymykseen:

”Arkistoissa ei ole tietoa, vain dokumentteja . . .Viranomaisarkistoista löytyy vain yksittäisiä vastauksia, kyllä tai ei. Niiden merkityksen, niistä koostuvan tarinan, tutkija joutuu rakentamaan itse, siihen tietoon nojautuen, jonka hän on muista lähteistä kerännyt. Tähän sisältyy paradoksi: aina lopullista vastausta ei edes löydy – ja vaikka löytyisikin, se ei välttämättä todista yhtä tarinaa toisia oikeammaksi . . . mennyt pakenee käsistäni jatkuvasti, jättäen jälkeensä vain vihjeitä, jotka sopivat useamman kuin yhden kertomuksen raaka-aineeksi.”

Ilmankos ”arkisto on kirjallisuudentutkijalle sekä kiehtova että raivostuttava paikka”.

Kategoria(t):Tiedonhaku

Julkisen vallan toiminnan todennettavuus

keskiviikko 8.7.2009 Jätä kommentti

Kiinnittäkääpä huomiota siihen, miten merkittävä rooli esim. vaalirahajupakassa tai Destian tapauksessa on asiakirjoilla. En tiedä, missä määrin julkisuuteen tulleet dokumentit ovat osa ”virallista” arkistoa, mutta sama se: asiakirjoja ne silti ovat, niin lainsäädännön kuin asiakirjahallinnonkin silmissä. Meillä ei suhtauduta valtiovaltaan ja hallintoon yhtä epäluuloisesti kuin joissakin muissa maissa, mutta  asiakirjoilla on silti täälläkin sama rooli.  Toiminnan todennettavuus, accountability, on tarpeen, jotta julkisen vallan käyttäjiä voidaan valvoa ja tarvittaessa heidät saattaa vastuuseen.

Arvonmäärityksen näkökulmasta kutkuttavat nuo tilaisuuksien vieraslistat, joita lehdistö innolla syynää. Minkähänlainen säilytysaika niille on määritetty?

Kategoria(t):Sekalaista

Kommentin kommentti

keskiviikko 8.7.2009 Jätä kommentti

Uudessa Failissa oli vastaus kritiikkiin, jota esitimme Sähke2-määräyksestä. Keskustelua voisi jatkaa, mutta vaikka tunnenkin kiusausta tarttua joihinkin ajatuksiin, lisäargumentointi tuskin johtaisi mihinkään. Hyvä, että eri näkökulmia tuodaan esille.

Vastineessa oli se painava pointti, ettei arkistolaitoksella ole toimivaltaa Sähke2:sta puuttuvilla alueilla. Näinhän se on. Se ei kuitenkaan tarkoita sitä, että ne olisivat asiakirjahallinnan kannalta merkityksettömiä tai että viranomaisilla ei olisi myös niihin kohdistuvia tarpeita. Joten jos arkistolaitos ei pysty näitä alueita määräämään/ohjeistamaan, kuka sen tekee? Pitäisikö arkistolaitoksen määräysvaltaa laajentaa?

Kategoria(t):Sekalaista

Asiakirjahallinta ja innovaatiot

keskiviikko 8.7.2009 Jätä kommentti

Googlen mukaan sana ”innovaatio” esiintyy netissä 169 000 kertaa.  Kolmessakymmenessä viidessä dokumentissa se on yhdessä ”arkistoalan” ja 347:ssä ”asiakirjahallinnon” kanssa. Se ei ole paljon. Kuitenkin innovaatioita tarvitaan myös asiakirjahallinnassa.

Tuottavuus kasvaa, kun samalla työpanoksella saadaan enemmän aikaan. Jos näin ei ole käynyt, se ei kuitenkaan pelasta leikkauksilta. Ns. tuottavuusohjelmat vievät resursseja sieltäkin, missä kehitystä ei ole tapahtunut.  Jos asiakirjahallinnassa ei tapahdu innovointia, resurssien leikkauksesta on seurauksena palvelutason lasku tai jäljellejäävien työntekijöiden uupuminen. Lisäksi asiakirjahallinta on osa hallinnon perustoimintaa. Mitä sujuvammin asiakirjojen pyörittäminen käy, sitä tehokkaampaa on hallinnon toiminta. Myös tähän vaaditaan innovaatioita.

Mistä innovaatioita sitten saataisiin lisää? Yksi vaihtoehto ovat yliopistot. 1960-luvulle saakka yliopistojen tehtäväksi nähtiin kansallisen identiteetin ja kulttuurin vaaliminen. Tämän jälkeen tavoitteeksi tuli sosiaalinen relevanssi: auttaminen hyvinvointivaltion luomisessa, demokratian vahvistamisessa ja systemaattisessa yhteiskuntasuunnittelussa. 1980-luvulla huomio siirtyi teknologian kehittämiseen ja teollisuuden tarpeisiin. Tämä laajentui 1990-luvulla innovaatiopolitiikaksi, jossa päämääränä on taloudellisen kasvun ja kansallisen kilpailukyvyn ylläpitäminen.

Silti tutkimusten mukaan yliopistot eivät synnytä kovin paljon innovaatioita, verrattuna yksityissektoriin. Se ei loppujen lopuksi ole kovin yllättävää.  Jos innovaatio ymmärretään Wikipedian määritelmän mukaisesti ”tavallisimmin uutuustuotteeksi . . . uudeksi ideaksi, käytännöksi tai esineeksi”, yliopiston tehtävä ei ole selvästikään innovaatioiden tuottaminen.  Nykyisen yliopistolain se on ”edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa”.

Tutkimus, opetus ja kasvatus—se on jotain muuta kuin innovaatioiden luominen, mikä kuulostaa enemmän tuotekehitykseltä. Tutkimuksen kannalta mielenkiintoiset kysymyksenasettelut eivät useinkaan ole innovointia. Se että jokin ilmiö, meidän tapauksessamme asiakirjat ja niihin liittyvät käytännöt, opitaan tuntemaan paremmin, ei välttämättä suoraan johda uusien ratkaisujen kehittämiseen.

Yliopistojen mahdollisuuksiin innovoida vaikuttaa myös se, että asiakirjahallinnan alueella on resursseja kovin vähän. Asiakirjahallinnan parissa painiskelee Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksella vain kaksi henkeä lähes kuudestakymmenestä (joista kaikki eivät tosin ole tutkijoita tai opettajia). Se merkitsee sitä, että suuri osa tutkimuksista on graduja. Graduissa ei voi realistisesti odottaa innovointia. Tekijät ovat yleensä vasta uransa alussa, sekä asiakirjahallinnan ammattilaisina että tutkijoina.

Yhteiskuntatieteet menestyvät kilpailussa ulkopuolisesta rahoituksesta humanistisia tieteitä paremmin, joskin huonommin kuin luonnontieteet ja tekniikka. Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitos lienee tässä joukossa kärjessä. Meillä on tutkimuksessa vahva tekninen sivujuonne, vaikka muunkinlaistakin tutkimusta tehdään paljon. Esim. Tekes-projekteja varten tulisi vain löytää halukkaita yrityspartnereita.

Alan yritykset ovatkin seuraava mahdollinen innovaatioiden lähde. En uskalla arvioida niiden kykyä innovoida, koska tunnen tätä aluetta niin huonosti. Innovointi osana tuotekehitystä merkitsee kuitenkin riskinottoa: panostusta johonkin, mikä ei ehkä loppujen lopuksi osoittaudukaan menestykseksi. Uskoisin, että monessa alalle ratkaisuja tuottavassa yrityksessä asiakirjahallinnan ns. substanssiosaaminen on melko vähäistä. Silloin on vaikea tunnistaa ongelmia ja mahdollisuuksia. Yhteisillä Tekes-projekteilla tutkimustahojen kanssa voitaisiin vähentää omia kustannuksia ja saada testattua tietoa tuotekehityksen pohjaksi.

Myös asiakirjahallinnan ammattilaisten pitää etsiä innovaatioita. Ainakin heidän tulisi osoittaa kohtia, joissa niitä tarvittaisiin. Kukaan ei voi tuntea ongelmakohtia ja pullonkauloja paremmin. Mutta miten saada ideat esille? Miten löytää todelliset tarpeet?

Meidän pitäisikin miettiä, millaisin mekanismein voitaisiin parhaiten tunnistaa ne alueet, joissa tutkimus, tuotekehitys, innovointi ja muut tarpeet kohtaavat.  Pitäisikö tätä varten olla keskustelufoorumi? Eräänlainen kansallinen DLM-Forum, jossa mukana olisivat tutkijat, asiakirjahallinnan ammattilaiset, käyttäjät ja järjestelmätoimittajat? Siellä voitaisiin heitellä ideoita ja kysymyksiä sekä panna kehityshankkeita vireille.

(Julk. Faili 2/2009, s. 23)

Kategoria(t):Sekalaista, Tutkimus
Seuraa

Get every new post delivered to your Inbox.

Liity 99 muun seuraajan joukkoon