Arkisto

Archive for heinäkuu 2009

Arkiston toinen elämä

perjantai 31.7.2009 Jätä kommentti

Ensimmäinen arkisto on ilmestynyt Second Lifeen. Stanfordin yliopisto esittelee virtuaalimaailmassa kokoelmiaan. Tänään paikalla olisi ollut hetken henkilökuntaakin, mutten ennättänyt sopivaan aikaan vierailemaan. Pikaisesti vilkaisemalla Stanfordin virtuaalipalvelu vaikutti sekä sisällöltään että teknisesti aika köykäiseltä. Tarjolla on asiakirjanäytteitä eri kokoelmista. Niitä saa klikkaamalla ”laatikoista” esille. Asiakirjoista pääsee kokoelman tietoihin arkiston kotisivulla.

Stanford2_001

Kategoria(t):Ajankohtaista

Tunnettuja arkistonhoitajia II

sunnuntai 26.7.2009 Jätä kommentti

Wikipedia luonnehtii Gottfried Wilhelm Leibnizia (1646–1716) ”saksalaiseksi filosofiksi, luonnontieteilijäksi, diplomaatiksi, matemaatikoksi, oikeus- ja valtiotieteilijäksi, historiantutkijaksi, kielitieteilijäksi, kirjastonhoitajaksi ja yleisneroksi”. Yleisnerona Leibniz oli myös arkistonhoitaja ja — nykytermein sanottuna — asiakirjahallinnon teoreetikko.  Työssään Braunschweigin herttuan hovineuvonantajana Leibniz kirjoitti hallinnon uudistamisesta ja arkistoista; siis teemoista, joilla oli läheinen yhteys. Hänen kirjoituksiaan ovat mm. ”Arkiston hyödyllisyydestä” (Von nüzlicher Einrichtung eines Archivi), ”Ehdotus hallinnon organisoimiseksi” (Entwurf gewisser Staatstafeln) ja ”Kirjaamon perustamisesta” (Von der Bestellung eines Registratur-Amtes”). Leibnizin määritelmä arkistosta ei tunnu tänäänkään kovin oudolta: ”Arkisto on paikka, jonne hallinnolle tärkeät dokumentit kokonaisuudessaan talletetaan, jotta niitä voidaan käyttää tarvittaessa tietoja sekä luotettavana todisteena oikeudessa.”

Kategoria(t):Arkistohistoria

Kaaosta arkistossa

keskiviikko 22.7.2009 Jätä kommentti

Metsästin erässä alaviitteessä mainittua William J. Maherin tekstiä Chaos and the Nature of Archival Systems. Yllättäen löysin sen, vaikka verkko-osoite on vanhentunut. En ole aivan varma, pitäisikö kirjoituksen enää olla saatavilla, ja koska sitä ei myöskään ole julkaistu, en kerro osoitetta tässä. Maherilla on kuitenkin ajatus, jota en malta olla referoimatta sen omaperäisyyden vuoksi. Hän nimittäin esittää, että asiakirjajärjestelmät olisivat parhaiten ymmärrettävissä kaaosteorian avulla.

Maherin mukaan kaoottisille ja kompleksisille systeemeille on tunnusomaista, ettei niitä voida kuvata yksityiskohtaisesti. Siitä ei olisi edes mitään hyötyä, tärkeämpää on tunnistaa järjestelmän luonne, suunta ja rajat (vrt. arkistojen kuvailu). Klassiset arkistokirjoittajat ovat korostaneet arkiston ”orgaanista” luonnetta, sen kompleksisuutta ja rekursiivisuutta sekä sitä, että arkisto on enemmän kuin asiakirjojen summa.  Kokonaisuuden ja osien keskinäisten yhteyksien korostaminen yksittäisten osien sijasta on aivan kaaosmallin mukaista.

Toisen merkin kaaosteorian merkityksestä Maher näkee Frank Bolesin ja Julia Youngin yrityksessä mallintaa arvonmääritystä jakamalla siihen vaikuttavat tekijät 58 eri osaan. Vaikka toisin toivottiin, tätä kautta ei saatu käyttökelpoista työkalua arvonmääritykseen. Ynnäämällä tekijöitä yhteen ei pystytty ennustamaan asiakirjojen pysyvää tai lyhytaikaista arvoa.

Tämä oli  Maherin mielestä ennustettavissa, koska sekä dokumentointi että päätöksenteko on pohjimmiltaan epälineaarista. Kuten kompleksisten luonnonilmiöiden ollessa kyseessä, prosessista ei tule ennustettavampaa sillä, että mittauksia tarkennetaan ja muuttujia lisätään yhtälöön.

Jos kaaosluonnetta ei ymmärretä

. . . we are likely to develop overly complex tools that ultimately will collapse of their own weight as they become ever more artificially structured, ever less functional, and ever farther from the dynamical and chaotic nature of human activity, documentation, and information needs.

Kaikilta osin Maherin argumentointi ei minusta toimi. Ehkä tämä on vain hupaisa analogia. Silti moni varmasti näkee arkistossa kaaosta, ainakin hieman.

Kategoria(t):Arvonmääritys

Tunnettuja arkistonhoitajia I

lauantai 18.7.2009 Jätä kommentti

”Tunnettu arkistonhoitaja” tuntuu ensinäkemältä kuuluvan samaan kategoriaan kuin ”nestemäinen jää” tai ”pyöreä neliö”.  Kovin harvinaisia tunnetut arkistonhoitajat ovatkin. Kukaan heistäkään ei ole tainnut tulla jälkipolvien tuntemaksi nimenomaan arkistonhoitajana.

Yksi näistä harvinaisista hahmoista on runoilija Horatius (65 – 8 eKr).  Rooman valtionarkistoa, Tabulariumia, valvoi neljätoista kvestoria. Kvestorit eivät paljoakaan itse perehtyneet arkistoon (asiakirjahallinto olisi oikeampi termi), koska he olivat valtiollisen uransa alkumetreillä ja virassa vain vuoden. Niinpä he luottivat avustajiinsa, joita kutsuttiin tittelillä scriba questorius. Horatius oli yksi heistä. Scriba questorius oli arvostettu tehtävä, joka oli varattu Rooman kansalaiselle. Palkka maksettiin valtion varoista. Rutiinitehtävistä huolehtivat muut. Yksi näistä apulaisista oli librarius, joka kopioi asiakirjoja.

Kategoria(t):Arkistohistoria

Kansalliset määräykset ja MoReq2

perjantai 17.7.2009 Jätä kommentti

Uusimmassa Records Management Journalissa on tutkimus MoReq2:sta ja kansallisista vaatimuksista sähköisille asiakirjajärjestelmille (Wilhelm, P. (2009). An evaluation of MoReq2 in the context of national EDRMS standard developments in the UK and Europe. Records Management Journal, 19(2), 117-133).

Wilhelm on haastatellut eri tahoja Moreq2:n ja kansallisten standardien mahdollisista hyödyistä ja haitoista. En ryhdy tässä vetämään yhteen tuloksia, koska se ei ole mahdollista. Eri kysymyksiä on paljon ja käsitykset menevät ristiin rastiin. Hyvin mielenkiintoista luettavaa.

Artikkelissa on myös katsaus tilanteeseen eri maissa. Itä-Euroopassa MoReq2 on otettu innokkaammin vastaan kuin lännessä (näin taisi olla myös ykkösversion laita). Venäjänkielelle on tehty käännös. Kiinnostusta on myös vielä idempänä, Koreassa ja Singaporessa. Samoin Kanadassa ja etelä-Amerikassa.

Euroopassa edetään vaihtelevia polkuja. Saksa ja Hollanti eivät haastattelujen perusteella ole lähdössä MoReq2:n tielle. Italiassa ja Ranskassa kaavaillaan nollaluvun tekemistä, Ranskassa kuitenkin vain yksityissektoria varten.  Nollaluku on tarkoitettu MoReq2:n sovittamiseen kansalliseen toimintaympäristöön. Norjassa ei tehdä nollalukua, koska kansallinen NOARK-5 on aivan oma määritys, ei pelkkä käännös MoReq2:sta. Se on kuitenkin laadittu yhteensopivaksi MoReq2:n kanssa. Norjassa voidaan siis käyttää MoReq2-sertifioitua järjestelmää, joka lisäksi täyttää kansalliset erikoisvaatimukset.

Brittien The National Archivesilla on ollut oma määrittely (TNA), jonka ensimmäinen versio ilmestyi 1999 ja uusittu versio 2002. Järjestelmien testaus TNA2002:n mukaan päättyi vuoden 2005 lopussa ja järjestelmien käyttöaika on mennyt umpeen elokuussa 2008. Järjestelmien hyväksymisprosessista on kerrottu, että sitä teki kolme työntekijää kokopäiväisesti. Yhden järjestelmän hyväksyminen vei kymmeniä työpäiviä. Hyväksymisprosessista ei voitu vaatia sen todellisia kustannuksia vastaavaa maksua, koska haluttiin kannustaa myös pieniä toimittajia ja pitää ohjelmistomarkkinat vireinä.

Tällä hetkellä The National Archives viittaa MoReq2:teen antamatta sille kuitenkaan virallista asemaa. TNA ja MoReq2 ovat hyvin lähellä toisiaan: MoReq2:ta voi suorastaan pitää TNA2002:n edelleen kehitettynä versiona.

Kategoria(t):Sähköiset

Keskustelun avaus sähköisestä asiakirjasta

maanantai 13.7.2009 Jätä kommentti

IT-standardisoinnin 25.6.2009 päivätyssä uutiskirjeessä 6/2009 on viittaus muistioon, jolla avataan keskustelu sähköisen asiakirjan standardoinnista. Tarkoituksena on tehdä asiasta kansainvälinen aloite. Muistioon kannattaa siis perehtyä ja siitä lähettää kommentteja.

Ajatuksena on, että voitaisiin laatia XML-pohjainen standardi, joka

  • mahdollistaa dokumenttien vaihdon organisaatioiden kesken
  • sallii semanttisen informaation lisäämisen (esim. salassapidettävän osion määrittelemisen muuten julkiseen dokumenttiin)
  • ei estä nykyisten ohjelmistojen käyttöä
  • säilyttää dokumentin rakenteen, muttei sen täyttä ulkoasua, makroja yms.
  • on hyödynnettävissä myös arkistoinnissa (archiving) ja pitkäaikaissäilytyksessä.

Idea on hyvä ja kannatettava. Minusta muistiossa ei kuitenkaan riittävästi huomioida kaikkia asiaan liittyviä kysymyksiä. Jos asiakirja ymmärretään kontekstin, sisällön ja rakenteen muodostamaksi kokonaisuudeksi, tarvitaan muutakin kuin dokumentin sisältävä tiedosto ja jotkin sitä kuvaavat metatiedot. Yksittäisen dokumentin lisäksi tarvitaan tietoa kontekstista: toimijoista, tehtävästä, prosessista, liittyvistä asiakirjoista jne. Käyttöoikeuksien hallinnan ohella tarvitaan myös muita elinkaaren hallinnan elementtejä (esim. hävittäminen). Tarve taata asiakirjan eheys, autenttisuus ja luotettavuus on myös huomioitava. Ulkoasunkin säilyttäminen voi olla joskus tarpeen.

Jos ryhdytään tekemään kansainvälistä standardia, törmätään erilaisiin kansallisiin ja kansainvälisiin käytäntöihin. Ehkäpä näitä ongelmia voitaisiin kiertää esimerkiksi sallimalla arkistoidussa dokumentissa mahdollisuus viitata dokumentin ulkopuoliseen kontekstin kuvaukseen, jonka sisältöä standardissa ei määritellä ja joka voisi olla eri tapauksissa erilainen. Rajanveto sen välillä, mikä on osa dokumenttia ja mikä sen ulkopuolista, voi olla haasteellista. Kansainväliset asiakirjahallinnon metatietostandardit on joka tapauksessa työssä otettava huomioon, muuten ei voi olla kyse sähköistä asiakirjaa määrittävästä kansainvälisestä standardista.

Kategoria(t):Ajankohtaista, Sähköiset

Tutkija arkistossa

lauantai 11.7.2009 1 kommentti

Tutkijan kirjassa (Vastapaino 2008) on muutama arkistoihin suoraan liittyvä kirjoitus. Pirjo Markkola kirjoittaa otsikolla Lähdekritiikki – niin hiljaista ettei sitä huomaa vitsailleensa ”miten vaikeaa minulla on, kun tutkin tamperelaisia työläisperheitä, vaikka missään ei ole työläisperhehistorian arkistoja. Järjestöhistoriasta löytyy järjestöjen arkistoja, sotahistoriasta sota-arkisto, hallintohistoriasta viranomaisarkistoja, mutta työläisperheiden historiaa tutkivan pitää ensin määrittää, mitkä ovat aiheen kannalta relevantteja aineistoja”. Tämä on provenienssipohjaisen tiedonhaun heikkous. Osin siihen voinee vastata parantamalla arkistonmuodostajien kuvailua.

Elsi Hyttinen kuvaa kirjoituksessaan Tutkija arkistossa eli kävikö Elvira Willman koskaan Pariisissa? miten hän etsi arkistosta vastausta turhaan tähän yksinkertaiseen kysymykseen:

”Arkistoissa ei ole tietoa, vain dokumentteja . . .Viranomaisarkistoista löytyy vain yksittäisiä vastauksia, kyllä tai ei. Niiden merkityksen, niistä koostuvan tarinan, tutkija joutuu rakentamaan itse, siihen tietoon nojautuen, jonka hän on muista lähteistä kerännyt. Tähän sisältyy paradoksi: aina lopullista vastausta ei edes löydy – ja vaikka löytyisikin, se ei välttämättä todista yhtä tarinaa toisia oikeammaksi . . . mennyt pakenee käsistäni jatkuvasti, jättäen jälkeensä vain vihjeitä, jotka sopivat useamman kuin yhden kertomuksen raaka-aineeksi.”

Ilmankos ”arkisto on kirjallisuudentutkijalle sekä kiehtova että raivostuttava paikka”.

Kategoria(t):Tiedonhaku
Seuraa

Get every new post delivered to your Inbox.

Liity 119 muun seuraajan joukkoon