Keskustelun avaus sähköisestä asiakirjasta

IT-standardisoinnin 25.6.2009 päivätyssä uutiskirjeessä 6/2009 on viittaus muistioon, jolla avataan keskustelu sähköisen asiakirjan standardoinnista. Tarkoituksena on tehdä asiasta kansainvälinen aloite. Muistioon kannattaa siis perehtyä ja siitä lähettää kommentteja.

Ajatuksena on, että voitaisiin laatia XML-pohjainen standardi, joka

• mahdollistaa dokumenttien vaihdon organisaatioiden kesken
• sallii semanttisen informaation lisäämisen (esim. salassapidettävän osion määrittelemisen muuten julkiseen dokumenttiin)
• ei estä nykyisten ohjelmistojen käyttöä
• säilyttää dokumentin rakenteen, muttei sen täyttä ulkoasua, makroja yms.
• on hyödynnettävissä myös arkistoinnissa (archiving) ja pitkäaikaissäilytyksessä.

Idea on hyvä ja kannatettava. Minusta muistiossa ei kuitenkaan riittävästi huomioida kaikkia asiaan liittyviä kysymyksiä. Jos asiakirja ymmärretään kontekstin, sisällön ja rakenteen muodostamaksi kokonaisuudeksi, tarvitaan muutakin kuin dokumentin sisältävä tiedosto ja jotkin sitä kuvaavat metatiedot. Yksittäisen dokumentin lisäksi tarvitaan tietoa kontekstista: toimijoista, tehtävästä, prosessista, liittyvistä asiakirjoista jne. Käyttöoikeuksien hallinnan ohella tarvitaan myös muita elinkaaren hallinnan elementtejä (esim. hävittäminen). Tarve taata asiakirjan eheys, autenttisuus ja luotettavuus on myös huomioitava. Ulkoasunkin säilyttäminen voi olla joskus tarpeen.

Jos ryhdytään tekemään kansainvälistä standardia, törmätään erilaisiin kansallisiin ja kansainvälisiin käytäntöihin. Ehkäpä näitä ongelmia voitaisiin kiertää esimerkiksi sallimalla arkistoidussa dokumentissa mahdollisuus viitata dokumentin ulkopuoliseen kontekstin kuvaukseen, jonka sisältöä standardissa ei määritellä ja joka voisi olla eri tapauksissa erilainen. Rajanveto sen välillä, mikä on osa dokumenttia ja mikä sen ulkopuolista, voi olla haasteellista. Kansainväliset asiakirjahallinnon metatietostandardit on joka tapauksessa työssä otettava huomioon, muuten ei voi olla kyse sähköistä asiakirjaa määrittävästä kansainvälisestä standardista.