Tehtävä, prosessi, toiminto, toimenpide

Yritän kirjoittaa suomeksi, mutta miten tehdä se, kun toisiinsa läheisesti liittyvät ja osin viittaavatkin dokumentit puhuvat samasta asiasta näin:

1. dokumentti:

• Tehtävät muodostavat tehtäväkokonaisuuksia
• Toimenpide voi koostua useasta tehtävästä
• Toimenpiteen nimeke kuvastaa prosessin kulkua
• Toimenpide voi koostua useammasta tapahtumasta
• On asiaryhmityksiä

2. dokumentti

• Tiedolla on käsittelyprosessi
• Toimenpiteet syntyvät käsittelyprosessin vaiheen tuloksena
• Tehtävillä on käsittelyvaiheita
• Tehtävät ovat osa hierarkkista tehtäväluokitusta

3. dokumentti

• Prosessi on joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja
• Tehtävä tai osatehtävä tarkoittaa käsittelyvaihetta
• Toiminnoksi kutsutaan joukkoa tehtäviä
• Prosessi voi jakautua osaprosesseihin

Onko oikein kohdella kaikkia tasapuolisesti?

Jos asunnoton ja historian professori saavat arkistossa saman kohtelun, onko se oikein? Gudmund Valderhaugin mukaan ei. Niin ICAn kuin suomalaisetkin ammattieettiset ohjeet kannustavat tasapuoliseen palveluun, mutta ihmisillä on erilaiset edellytykset ymmärtää ja käyttää arkistoaineistoja. Usein ne, jotka eniten tarvitsevat asiakirjoja tuekseen, tarvitsevat myös eniten arkistonhoitajan apua.

Valderhaug arvelee, että yksilön oikeuksien puolustaminen tulee olemaan tällä vuosisadalla yksi arkistojen perustehtävistä. Tähän johtopäätökseen hänet on vienyt kehitys Norjassa.  1970- ja 80-luvuilla arkistojen käyttäjät tavallisesti joko tekivät akateemista tutkimusta, sukututkimusta tai selvittivät omistusoikeuksia. Nyt merkittävä osa kyselyistä tulee henkilöitä, jotka haluavat korvauksia tai muun tunnustuksen siitä, että yhteiskunnan heille takaamia oikeuksia on loukattu.

Arkistoilla on tässä tärkeä rooli – tai ainakin niillä voi olla tärkeä rooli. Tätä roolia ei ole, jos arkistonhoitajan työnkuvaksi ajatellaan toimiminen puhtaasti tutkijan apulaisena, neutraalina välikätenä, “joka on olemassa vain tehdäkseen toisten työn mahdolliseksi”, (kuten Sir Hilary Jenkinson sen ilmaisi).  Se on kuitenkin Valderhaugin mielestä vanhentunut ajatus, vaikka eettiset säännöt edelleen rakentuvat epäsuorasti sille.

Esimerkiksi arkistojen roolista Valderhaug nostaa norjalaisten sotalapsien historian. “Sotalapsilla” Valderhaug tarkoittaa saksalaisten sotilaiden ja norjalaisten naisten sotavuosina syntyneitä lapsia, joiden kohtalo oli sodanjälkeisessä Norjassa ankea. Vuonna 1998 käynnistetty tutkimusprojekti totesi, että lapsia oli kohdeltu väärin ja heidän perusoikeuksiaan oli laiminlyöty. Pääministeri pyysi tätä julkisesti anteeksi uudenvuoden puheessa v. 2000. Korvauksien saaminen sidottiin siihen, miten hyvin henkilöt pystyivät dokumentoimaan koulussa ja viranomaisten edessä kokemansa syrjinnän ja vainon.

Mutta tästä on ymmärrettävästi hyvin vaikea löytää tietoa. Usein asiakirjoja ei ole alunperinkään tehty tai ne eivät ole säilyneet. Miten arkistonhoitajan pitäisi siis toimia? Muodollisesti korrekti tapa on johdattaa kysyjä sopivalle arkistoluettelolle ja pyytää häntä yksilöimään haluamansa asiakirjat. Jos tämä onnistuu, kaikki on hyvin. Jos se ei onnistu, tapaus on joka tapauksessa loppuun käsitelty.

Suuremman vaivan tie on tarjota extra-palvelua: kuunnella kärsivällisesti, mitä henkilöllä on kerrottavana vaiheistaan ja kerätä tästä jokainen tiedonmurunen; pohtia, millaisia tietoja kullakin viranomaisella oli tapana merkitä asiakirjoihin, mitkä asiakirjat ovat ehkä säilyneet  ja mistä saattaisi löytyä tapahtumista todisteita; kääntää jokainen mahdollinen kivi ja lopuksi selittää asiakkaalle, miksi arkistolähteissä on silti aukkoja.

Henkilön hyvitys vääryyksistä on siis, ainakin osin, arkistonhoitajan osaamisen ja paneutumisen varassa.  Bergenissä kaupunginarkisto auttoi sotalapsia kampanjassa, joka sai kaupunginjohdon tunnustamaan vastuun väärinkäytöksistä alueen lastenkodissa. Sama tapahtui muissa kaupungeissa myöhemmin.  Valderhaug myöntää, ettei voi tietysti tietää, mitä olisi tapahtunut ilman arkistolähteitä, mutta “tulos olisi voinut olla toinen”. Arkisto voi olla yhteiskunnallinen voimatekijä.

PS. Kuva on Hämeenlinnan maakunta-arkiston uuden rakennuksesta, jonka avajaisia vietettiin tänään. Valderhaug oli matkalukemisena. Ulkoseinän “graafinen graniitti” on ansaitusti saanut huomiota. Näyttävä rakennus, muutenkin kuin ulkoa.

Koulutus katkolla monissa Ruotsin yliopistoissa?

Tässä blogissakin mainittu raportti arkistotieteellisen koulutuksen puutteista Ruotsissa on johtanut siihen, että tutkinto-oikeus arkistotieteessä on useissa yliopistoissa uudelleen arvioitavana. Yliopistojen on annettava Högskoleverketille ensi vuoden toukokuuhun mennessä selvitys toimista, johon ne ovat ryhtyneet. Ilmeisesti koulutuksen lakkaaminen on periaatteessa mahdollista, jos Högskoleverket ei vakuutu toimenpiteistä.

Asiakirjahallinnan vaikuttavuus

JISC Infonet tekee Englannissa kehitystyötä, jossa etsitään keinoja mitata asiakirjahallinnan vaikuttavuutta. Toistaiseksi valmiina on kirjallisuuskatsaus A common framework for measuring the impact of records management. An assessment of the current evidence base demonstrating the benefits of investing in the improvement of records management – a selective literature review.  Mikä kiinnostavinta, tulossa on myös työkaluja, jolla organisaatio voi mitata parannustoimista seuraavia tuloksia ja asiakirjahallinnan kypsyyttä organisaatiossa. Ensimmäisen niistä pitäisi olla käytettävissä muutaman kuukauden kuluttua.

Digi-Man tulee ja pelastaa

DigitalPreservationEurope julkaisee YouTubessa digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen liittyviä animaatioita ja muuta materiaalia. Tässä näyte:

Tutkijan näkökulma

“Arkistot ovat hyödyllisiä, koska ne antavat mahdollisuuden kuulla niitä, jotka on aikaisemmin marginalisoitu historiallisessa tutkimuksessa.” “Arkisto liittyy läheisesti lakiin, valtioon ja sen valtaan.” “Arkisto on läheisessä yhteydessä moderniin kansallisvaltioon ja monopoliin, joka sillä on lakiin ja lain rikkomiseen.”  “Arkistot, kirjastot ja museot auttavat tallentamaan ja luomaan moderneja ‘kuvitteellisia yhteisöjä’ . . . arkistot konstruoivat kertomuksia kansallisuudesta.”

Kun lukee arkistoista laadullisen tutkimuksen näkökulmasta, törmää tällaisiin ajatuksiin. Turha sanoakaan, että näkökulma on täysin toinen kuin esimerkiksi ISO-standardeissa, joissa asiakirjat ovat vain autenttisia ja luotettavia todisteita, joita säilytetään juridisiin tarkoituksiin tai todisteena toiminnasta. Tutkijoiden ja arkistoammattilaisten tuominen yhteen voisi tuottaa hedelmällisiä törmäyksiä, kuten taannoisessa SKS:n ja SLS:n tilaisuudessa. Lisää samanlaista!

Demo arkistosta Second Lifessa

Kuten aikaisemmin kerroin, Stanfordin yliopisto esittelee asiakirjakokoelmiaan Second Lifessa. Nyt tästä on myös YouTubessa demo:

Ensimmäinen järjestelmä on saanut MoReq2 -sertifioinnin

DLM-Forumin uutiset kertovat, että ensimmäinen järjestelmä on läpäissyt MoReq2-sertifiointiprosessin. Kyseessä on itävaltalaisen Fabasoftin tuote. Samalla ilmoitettiin, että DLM-Forumin kotisivu on vaihtanut uuteen osoitteeseen. Seuraava members only -kokous on Ruotsin Härnosandissa, marraskuussa.

Arkistot 2.0

Adrianessa on Joy Palmerin kirjoitus Archives 2.0: If We Build It, Will They Come? “Arkistot 2.0″ on Palmerin mukaan enemmän mielentila kuin tekniikkaa. Kyse on kyllä Web 2.0 teknologioiden yhdistämisestä luetteloihin ja hakemistoihin ja informaation jakelusta eri kanavia pitkin, mutta ennen kaikkea se on uudenlaista asennoitumista, jossa keskeisiä ovat avoimuus, yhteistyö ja jakaminen.  Arkistot 2.0 on luetteloinnin ja arkistojen käytön demokratisointia: käyttäjien hyväksymistä tasa-arvoisiksi tiedontuottajiksi arkistoammattilaisten kanssa.

Esimerkkinä Arkistot 2.0:sta Palmer mainitsee Polar Bear Expedition Digital Collections -sivuston, jolla rekisteröityneet käyttäjät voivat kommentoida ja täydentää kokoelman ja arkistoyksiköiden kuvailutietoja.  Sivustossa on myös “käyttäjät, jotka katsoivat tätä, klikkasivat myös…” -linkkejä. Suomalaisia sivusto saattaa kiinnostaa muutenkin, koska se sisältää materiaalia amerikkalaisten osallistumisesta Venäjän sisällissotaan 1918–1919 Arkangelin alueella.  Toinen esimerkki on brittien kansallisarkiston Wiki Your Archives.

Palmer näkee Arkistot 2.0  -muutoksessa ainakin kaksi vaikeutta. Ensiksikin se vaatii arkistoauktoriteettin ja käyttäjien välisen kuilun ylittämistä, mikä edellyttää arkistoilta asennemuutosta ja riskinottoa. Sopivalla markkinoinnilla käyttäjät kyllä tulevat mukaan palvelun ollessa valmis, jos kynnys osallistumiseen on riittävän matala, palvelu on helppokäyttöinen ja käyttäjä kokee osallistumisen mielekkääksi. Toinen ongelma on, miten perinteinen arkistojen kuvailu ja luettelointi on yhdistettävissä tähän uudenlaiseen vuorovaikutukseen.

Humanistit eivät ole helppo kohde tietotekniikalle

Humanisteilla on huono maine tietotekniikan käyttäjinä. He eivät tunne uusia palveluja, pelkäävät uutta teknologiaa, eivät tiedä mitä haluavat ja vastustavat kehitystä. Claire Warwick Lontoon yliopistosta (University College of London) totesi Memornetin kesäkoulussa Tampereella, ettei tämä pidä paikkaansa.  Humanistit hyödyntävät hyvinkin epäintuitiivisia ja vaikeakäyttöisiä välineitä, jos ne vain tuntuvat heistä luotettavilta ja tärkeiltä.

Claire Warwick

Samalla on Warwickin mukaan totta, että humanistien tarpeita on vaikea tyydyttää. Humanistit käyttävät hyvin vanhojakin lähteitä, joten pelkästään nettiportaali uusimpiin e-julkaisuihin viideltä viimeiseltä vuodelta ei riitä. Koska tutkijoita palkitaan omaperäisyydestä, joukkopaine samanlaisten välineiden käyttämiseen puuttuu. Teknologiaa ei hyödynnetä sen itsensä vuoksi. Warwickin totesi tutkijoiden etsivän uusia näkökulmia, mikä sopii huonosti tietokoneiden binäärimaailmaan. Tietoteknisesti kuvattuna valokuva joko esittää jotain tai ei esitä, mutta humanisteja kiinnostaa kuvan mahdollinen uusi tulkinta,  ei tällainen valmis kategorisointi.

Warwick puhui myös digitaalisten lähteiden käytöstä. Tietotekniikka tukee hyvin “täsmälukemista” (ergative reading), jossa etsitään tai kerätään tietoja. Siitä on vähemmän iloa “kompleksisessa” (complex) lukemisessa; lukemisessa huvin vuoksi; lukemisessa, jossa tekstit ovat vaikeatulkintaisia ja täynnä metaforia; lukemisessa, joka kestää kauan ja ulottuu pitkälle ajanjaksolle. Ei ole helppo suunnitella digitaalisia ympäristöjä tällaista lukemista varten.

Warwick piti lukemista mielenkiintoisena tutkimuskohteena, jota on tarkasteltu tiedonhankintaa ja -käyttöä vähemmän. Lukemiseen liittyy paljon myös tunneaspekteja, mikä näkyy tavassa, jolla tutkijat kuvaavat lukemista ja lukemistilannetta nautintona tai ilona. Vaikka alkuperäisten dokumenttien käsittely voi jo sinänsä olla tutkijoille suuri kokemus, heidän suhteensa erilaisiin tietolähteisiin on monimutkaisempi kuin “alkuperäinen hyvä, digikopio paha”.

Memornetin kesäkoulussa puhuttiin myös eri muistitieteiden yhteyksistä ja käytiin läpi jatko-opiskelijoiden tutkimussuunnitelmia. Museologiassa on vahvasti suuntauduttu sen tutkimukseen, miten kulttuuriperintö tulee esimerkiksi museoammattilaisten valikoimaksi ja tulkitsemaksi. Tämä oli mielenkiintoista havaita, koska se poikkeaa hallitsevasta arkistoparadigmasta, jossa menneisyydestä säilyy “autenttisia”, “eheitä” ja “luotettavia” asiakirjoja ilman arkistoammattilaisen vaikutusta.