Olen vuosien mittaan kerännyt kirjallisuudesta asiakirjahallintaan ainakin jollain tavoin liittyviä ajatelmia. Nyt alkoi tuntua siltä, että kaipa sen voisi julkistaa. Laitoin kokoelman omaksi sivukseen blogiin. Keräystyö edelleen jatkuu
”Kansallisen AMSin” visiona on julkishallinnon sähköisten arkistomuodostussuunnitelmien yhdenmukaistaminen; ihanteena on tehtäväluokitusten, prosessikuvausten, syntyvien asiakirjojen tietojen, metatietojen ja käsittelysääntöjen saaminen kaikille organisaatioille yhteisestä AMSista. Ei ole selvää, kuinka pitkälle voidaan päästä. Ensiksi pyritään kuntien, terveydenhuollon ja kirkon AMSeihin. Seuraavaksi vuorossa ovat valtionhallinnon hallinnonalakohtaiset arkistonmuodostussuunnitelmat.
Hanke on vasta alussa. Sille voi toivoa menestystä, koska onnistumisesta koituisi etuja. Menestys riippuu siitä, miten oikeita nämä oletukset ovat:
1. Arkistonmuodostussuunnitelmaa käyttävillä eri organisaatioilla ei ole uniikkeja tehtäviä, prosesseja ja asiakirjoja.
Mitä enemmän muista eroavia tehtäviä, prosesseja ja asiakirjoja yksittäisessä organisaatiossa on sitä, sitä vähemmän se voi hyötyä organisaatioiden yhteisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Kääntäen, mitä enemmän organisaatiot eroavat toisistaan, sen monimutkaisempi yhteisestä suunnitelmasta tulee, koska AMSin on katettava kaikkien organisaatioiden kaikki toiminnassa syntyvät tietovarannot.
2. Organisaatiot hoitavat samaa tehtävää samanlaisella prosessilla ja samanlaisin asiakirjoin.
Jos prosessit ja asiakirjat ovat samaa tehtävää hoitavissa eri organisaatioissa samanlaisia, yhteisen arkistonmuodostussuunnitelman käyttöönotto lienee sopimusasia. Yhdenmukaisuus voi osin olla näennäistä. Joka organisaatiossa toistuva prosessi voi olla erilainen eri konteksteissa. Esimerkiksi henkilön rekrytointiprosessi voi vaihdella sen mukaan, mihin tehtävään ja missä organisaatiossa rekrytointi tapahtuu (esim. työsuhteinen, virkamies, professori, sotilas).
Asiakirjojen on oltava myös sisällöltään yhdenmukaisia. Jos eri organisaatiossa sama asiakirjatyyppi eroaa tietosisällöltään toisista, yhteinen AMS johtaa arvonmäärityksen epäonnistumiseen. Samalla tavoin yhteinen AMS tuottaa vääriä metatietoja joillekin asiakirjoille, jos samassa asiakirjatyypissä voi (organisaation mukaan vaihdellen) olla sekä ei-julkisia että vain julkisia tietoja.
3. Erot samaa tehtävää hoitavien organisaatioiden prosessien ja asiakirjojen välillä ovat merkityksettömiä ja ne voidaan helposti poistaa.
Organisaatiot luultavasti jäsentävät toimintaansa ja aineistojaan hieman eri tavoin ja eri termein. Suurempi este on, jos organisaatioiden välillä osoittautuu olevan niiden todellisiin tarpeisiin perustuvia eroja. Esimerkiksi suuren ja pienen organisaation on ehkä tehokasta hoitaa samaa tehtävää eri prosessilla ja erilaisin asiakirjoin.
4. Yhteisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta koituvat hyödyt ovat kuluja ja mahdollisia haittoja suuremmat.
Yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma tarkoittaa yhtenäistä hallintoa: yhteisiä tehtäviä, yhteneviä prosesseja ja asiakirjoja. Mielestäni AMS voi olla korkeintaan rajoitetusti väline hallinnon yhtenäistämiseen. Suhde on päinvastainen; yhteinen AMS edellyttää yhtenäistä hallintoa. Jos AMS on yhtenäinen, mutta hallinto ei, AMS ei toimi. Jos suunnitelmat yhtenäistetään odottaen hallinnon seuraavan perässä, otetaan asiakirjahallinnan omien tehtävien kannalta riski.
Kovin suuria panostuksia ei kannata tehdä arkistonhoitajan vaivojen säästämiseksi. Hyödyt tulevat siitä, missä määrin eAMS(it) saadaan palvelemaan muita seikkoja, kuten organisaatiorajat ylittäviä prosesseja, valtion tietoarkkitehtuurin yhdentymistä ja sähköistä asiointia.
5. Syntyvä yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma on toimiva kokonaisuus.
Vähäinen tutkimustieto viittaa siihen, että tehtäväluokitukset ovat muista kuin ammattilaisista vaikeita käyttää. Tehtäväluokitukset tuntuvat sitä helpommilta, mitä enemmän organisaation työntekijät ovat voineet niihin vaikuttaa. Arkistonmuodostussuunnitelmalta edellytetään myös joustavaa reagointia organisaation toiminnan muutoksiin. Näiden seikkojen yhdistäminen hyvin laajaan yhteiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan ja sen vaatimaan keskitettyyn ylläpitoon ei liene helppoa.
Tutkimuksen puutetta ja merkitystä kuvaa, ettei näistä kysymyksistä ole juurikaan tieteellistä tutkimustietoa. Siksi toivoisi jonkun jatko-opintoja suunnittelevan kiinnostuvan niistä. Esimerkiksi tehtäväluokituksiin liittyvät tutkimukset on tehty periaatteiltaan toisenlaisista luokituksista. Siksi tulosten pätevyyttä Suomessa ei ole osoitettu.
Ks. myös Keskitettyä tiedonohjausta [28.1.2008]
Uusin Records Management Journal sisältää Chris Milnen artikkelin tehtäväpohjaisen luokitusjärjestelmän eduista. Milne on dosenttina Abertay Dundeen yliopistossa, joka on uudistamassa internet- ja intranet-sivustojaan. Aluksi projektissa pidettiin selvänä, että kirjastoammattilaiset kulkevat portaalin sisältörakenteiden suunnittelussa etunenässä. Mutta kun osoittautui, ettei aiheperustaisesti tarkasteltaessa navigoitavan, hierarkkisen ja loogisen rakenteen löytäminen laajalle joukolle erilaisia aineistoja, palveluja ja resursseja olisi helppoa, päädyttiin lopuksi hyödyntämään asiakirjahallinnon tehtäväluokitusta. Onkohan Suomessa kokeiltu AMS-luokituksen hyödyntämistä muualla kuin asiakirjahallinnossa: miten ja millaisin tuloksin?
Tehtäväpohjaisen luokituksen etuna Milne pitää myös sitä, että se tuo esille tietojen merkityksen toiminnalle. Esimerkkinä hänellä on määräaikainen työsopimus: on havainnollisempaa että se löytyy kohdasta ”rekrytointi” kuin otsikon ”työaikalainsäädäntö” alta. Samalla käy ilmi, mitä tietoaineistoja mihinkin tehtävään liittyy ja siinä tulisi käyttää, mikä edistää organisaation oppimista.
Viimeisimmät kommentit