Eettinen seulonta on pahasta

Uusimmassa Tieteessä tapahtuu -lehdessä (3/2012) on Eljas Orrmanin kirjoitus Asiakirjojen seulonnasta ja julkisuudesta tutkimuksen edellytyksiä säätelevinä tekijöinä. Siinä tunnetaan huolta arkistolaitoksen mahdollisuuksista vaikuttaa henkilörekisterien säilymiseen.

“Eettinen seulonta”, siis ihmisten yksityisyyttä loukkaavien tietojen hävittäminen, on uhka tieteelliselle tutkimukselle. Vaikka itsetykönään jokainen meistä voi olla sitä mieltä, ettei ainakaan minun arkaluontoisia tietojani saa säilyttää ja antaa kenellekään luettavaksi, pitkällä aikavälillä asia näyttää toiselta. Orrmanin kirjoituksessa on mielenkiintoinen yksityiskohta: Svean hovioikeudessa toteutettiin radikaalia eettistä seulontaa jo 1860-luvulla hävittämällä hovioikeuden arkistosta hyvinkin vanhoja akteja, jotka koskivat ylhäisaatelin piirissä tapahtuneita perheskandaaleja. Kuinka moni on tänään sitä mieltä, että toimittiin hyvin?

Vaarana on myös se, että tällä tavoin “suojatut” kärsivät itse. Esimerkki: sinulla on vaiva X, jota pidetään arkaluontoisena. Saat siihen hoitoa. Asiakirjat hävitetään “eettisistä syistä”. Myöhemmin paljastuu, että hoidosta oli haittaa. Miten haet korvausta, kun tapahtumasta ei ole enää todisteita?

Minulle oli uusi ajatus, että ulkomailla “ei liene aivan tavatonta, että viranomaisten asiakirjakokonaisuuksia, kuten akteja, dossiereita ja kokonaisia sarjojakin, voidaan tietoisesti ”saastuttaa” liittämällä niihin salassa pidettäviä asiakirjoja tai tietoja, jotta aineistojen salassapitoa voitaisiin lykätä yli lainsäädännön edellyttämän salassapitoajan pitkälle tulevaisuuteen”. Opin myös, että Max Engman kirjoitti liiallisen asiakirjajulkisuuden vaaroista Nya Argusissa jo v. 1981: asiakirjoja voidaan jättää laatimatta, jotta ne eivät tulisi julkisiksi.

Lehdessä oli myös kirjaesittelyni Blouinin ja Rosenbergin kirjasta “Processing the past”. Siitäkin on ollut tässä blogissa.

Kaiken kaikkiaan ala sai tässä numerossa poikkeuksellisen paljon julkisuutta. Jussi Nuorteva on kirjoittanut lehdessä aikaisemmin tutkimuksen tiedonhallinnasta.

Amerikkalainen näkemys säilytysaikojen suunnitteluun

Montaña, J. (2010). How to develop a retention schedule. Overland Park, Kansas, ARMA. ISBN 978-1-931786-76-8. 180 s.

ARMA on julkaissut John Montañan kirjoittaman oppaan säilytysaikojen suunnitteluun. Sen kohdeyleisö on ensisijaisesti amerikkalainen, mutta opasta voi lukea myös täällä, pienellä varauksella. Kyse on käytännönläheisestä teoksesta, jossa käydään läpi erilaisia AMSinkin laatimisessa vastaantulevia seikkoja.

Montaña kertoo, miksi säilytysaikasuunnitelmia tarvitaan ja mitä niiden laadinnassa on otettava huomioon. Suunnitelmalla on kolme tehtävää. Se ensiksikin kertoo, millaisten aineistojen säilyttämiseen tai hävittämiseen organisaatio on sitoutunut ja millä perustein. Toiseksi se on organisaation toimintaa ohjaava ohje. Kolmanneksi suunnitelma osoittaa, että organisaatio ottaa huomioon sille lainsäädännön asettamat velvollisuudet.

Suunnitelmien rakennetta käsitellään monessa kohtaa: kuinka yksityiskohtaisia niiden tulisi olla? Miten sarjat olisi koottava ja nimettävä? Montañan mielestä tämä on osin sidoksissa organisaation kokoon. Isossa organisaatiossa, jossa on paljon tehtäviä, suunnitelmatkin ovat väistämättä isoja ja kompleksisia. Montaña pitää paria sataa asiakirjakategoriaa enimmäismääränä: tätä suurempia suunnitelmia ihmiset eivät enää osaa soveltaa, ainakaan oikein. Käytettävyys kärsii, jos hierarkiatasoja on paria, kolmea tasoa enempää.

Oppaan amerikkalaisuus haittaa lukijaa ehkä yllättävänkin vähän. Kysymykset ovat samanlaisia kaikkialla. Silti kirjan oppeja joutuu Suomessa soveltamaan. Tehtävien, toimenpiteiden ja prosessien kuvaamisesta Montañalla ei ole juuri sanottavaa. Lähestymistapojen eroa täällä ja Amerikassa ei voi olla huomaamatta.

Ennen kaikkea tämä näkyy suunnitelmien laatimisessa. Montañalle ”tehtäväpohjaisuus” tarkoittaa sitä, että asiakirjatyypit on suunnitelmassa ryhmitelty sen mukaan, millaista tietoa niissä on ja missä tehtävissä asiakirjoja tarvitaan. Suunnitelman laatimista Montaña ei näe tehtäväpohjaisena. Suomessa AMSin tekeminen aloitetaan analysoimalla tehtäviä ja prosesseja ja periaatteessa vasta lopuksi katsotaan syntyviä asiakirjoja. Montañan ohje on sen sijaan aloittaa selvittämällä, millaisia asiakirjoja organisaatiossa on. Lähestymistapa on siis suomalaiseen verrattuna hyvin aineistokeskeinen. Asiakirjat voidaan selvittää Montañan mukaan tapahtua inventoimalla niitä, organisaatiossa tehdyillä kyselyillä tai haastattelemalla ihmisiä. Jokaisella vaihtoehdolla on omat puolensa.

Oppaan asiat ovat enimmäkseen tuttuja kokeneemmille ammattilaisille. Sitä voi erityisesti suositella uusille tulokkaille, joille säilytysaikasuunnittelu on uusi asia. Muillekin kirjassa on koottuna yhteen säilytysaikasuunnitteluun liittyviä knoppeja. Sähköisistä järjestelmistä on oma luku, samoin siitä, millaista on säilytysaikasuunnittelu kansainvälisesti toimivassa organisaatiossa.

Kokonaisuutena teos johdattaa havainnollisesti säilytysaikasuunnittelun kysymyksiin ja karikoihin. Voi vain ihmetellä, miksi kukaan ei ole Suomessa kirjoittanut vastaavaa teosta.

(Julk. Faili 3/2011, s. 28–29)

Arvonmääritys ja tie Nikeaan

Ex-valtionarkistonhoitaja Veikko Litzen mainitsee kirjassaan Tie Nikeaan, miten hän otti aikanaan osaa kansainväliseen kirjallisuus- ja taidearkistokomitean työhön. Läntisille edustajille tuotti vaikeuksia se, miten yksityisten taiteilijoiden ja vaikuttajien jäämistön arvo oli määriteltävä. Siihen ei pystytty antamaan yksiselitteisiä perusteita. Sosialistisilla mailla ei ollut tätä ongelmaa. Edustaja idästä ihmetteli läntisten kollegoiden hämmennystä: “Me säilytämme vain ne yksityisten taiteilijoiden ja kirjailijoiden arkistot, jotka valaisevat sosialismin rakentamista”. Litzen jatkaa tästä toteamalla, että niin kauan kun länsimaisen kulttuurin piirissä uskottiin kuljettavan kohti Jumalan valtakuntaa ja tulevan maailman autuutta, täällä meneteltiin pitkälti samalla tavalla. Puolentoistatuhannen vuoden ajan varhaiskristillisyyteen liittyviä tiedonlähteitä säilytettiin ja tulkittiin tästä näkökulmasta.

Jälkiviisautta

Hämeenlinnan maakunta-arkiston uuden rakennuksen avajaisissa sivuttiin juhla- ja käytäväpuheissa suurta ongelmaa: viranomaisissa siirtoa arkistolaitokseen odottaa 162 hyllykilometriä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on huima määrä, katsoi sitä miten vain. Tällä hetkellä koko laitoksessa (siis Kansallisarkistossa—mukaan luettuna entinen Sota-arkisto sekä valtioneuvoston arkisto—ja seitsemässä maakunta-arkistossa) on “vain” 153 hyllykilometriä arkistoja. HMAn uudet tilatkin mukaan lukien vapaata säilytystilaa on ainoastaan 77 hyllykilometrille.

Mitä siis tehdä sille 85 hyllykilometrille, jolle ei ole missään sijaa? Vaihtoehtoina on esitetty uusien säilytystilojen rakentaminen tai siirrettävien asiakirjojen digitointi ja alkuperäisten dokumenttien hävittäminen. Ensimmäinen vaihtoehto tuntuu mahdottomalta: arkistolaitos laajentuisi valtionhallinnon muuten supistuessa. Jälkimmäisessä on omat riskinsä ja ongelmansa. Eikä sekään ole halpa.

On kolmaskin vaihtoehto: seulontapäätöksien uudelleen arviointi. Se ei poistaisi ongelmaa, mutta pienentäisi sen skaalaa. Pysyvästi ja määräajan säilytettävien asiakirjojen välillä ei ole absoluuttista rajaa. On varmasti asiakirjoja, jotka ovat “selvästi” pysyvästi säilytettäviä. Aivan yhtä varmasti on asiakirjoja, jotka voidaan heittää roskiin kenenkään niitä kaipaamatta. Välissä on suuri harmaa alue, jossa raja on liukuva. Arviointiryhmä varmasti säästäisi valtion rahoja palkkansa verran, oli säilytysratkaisu mikä tahansa.

Vanhojen seulontapäätösten uudelleen tarkasteleminen tuntuisi kahdesta syystä järkevältä, vaikka siirrettävien asiakirjojen määrä olisi ongelmattoman pieni. Ensiksikin meillä tehdään ennakkoseulontaa, ts. asiakirjojen kohtalo määrätään suunnitelmissa ennen kuin asiakirjat ovat olemassa. Siirrettävien aineistojen tarkastelu voisi tuottaa yllätyksiä: asiakirjoja, joita on paljon enemmän kuin päätöstä tehtäessä arvattiin; asiakirjoja, jotka eivät ehkä sittenkään ole pysyvästi säilyttämisen arvoisia todellisen käytön valossa.

Toinen peruste seulontapäätösten uudelleen arvioinnille on yhteiskunnan muutos. Ehkä nykyisin valikoisimme toisenlaisia asiakirjoja säilytettäväksi kuin pari vuosikymmentä sitten? Korjaavilla toimilla on tietysti rajansa: jo hävitettyjä asiakirjoja ei saada koskaan takaisin.

Toivottavasti seulontapäätöksissä on dokumentoitu ratkaisujen syyt niin hyvin, että niiden kriittinen uudelleen tarkastelu on mahdollista.

Kaaosta arkistossa

Metsästin erässä alaviitteessä mainittua William J. Maherin tekstiä Chaos and the Nature of Archival Systems. Yllättäen löysin sen, vaikka verkko-osoite on vanhentunut. En ole aivan varma, pitäisikö kirjoituksen enää olla saatavilla, ja koska sitä ei myöskään ole julkaistu, en kerro osoitetta tässä. Maherilla on kuitenkin ajatus, jota en malta olla referoimatta sen omaperäisyyden vuoksi. Hän nimittäin esittää, että asiakirjajärjestelmät olisivat parhaiten ymmärrettävissä kaaosteorian avulla.

Maherin mukaan kaoottisille ja kompleksisille systeemeille on tunnusomaista, ettei niitä voida kuvata yksityiskohtaisesti. Siitä ei olisi edes mitään hyötyä, tärkeämpää on tunnistaa järjestelmän luonne, suunta ja rajat (vrt. arkistojen kuvailu). Klassiset arkistokirjoittajat ovat korostaneet arkiston “orgaanista” luonnetta, sen kompleksisuutta ja rekursiivisuutta sekä sitä, että arkisto on enemmän kuin asiakirjojen summa.  Kokonaisuuden ja osien keskinäisten yhteyksien korostaminen yksittäisten osien sijasta on aivan kaaosmallin mukaista.

Toisen merkin kaaosteorian merkityksestä Maher näkee Frank Bolesin ja Julia Youngin yrityksessä mallintaa arvonmääritystä jakamalla siihen vaikuttavat tekijät 58 eri osaan. Vaikka toisin toivottiin, tätä kautta ei saatu käyttökelpoista työkalua arvonmääritykseen. Ynnäämällä tekijöitä yhteen ei pystytty ennustamaan asiakirjojen pysyvää tai lyhytaikaista arvoa.

Tämä oli  Maherin mielestä ennustettavissa, koska sekä dokumentointi että päätöksenteko on pohjimmiltaan epälineaarista. Kuten kompleksisten luonnonilmiöiden ollessa kyseessä, prosessista ei tule ennustettavampaa sillä, että mittauksia tarkennetaan ja muuttujia lisätään yhtälöön.

Jos kaaosluonnetta ei ymmärretä

. . . we are likely to develop overly complex tools that ultimately will collapse of their own weight as they become ever more artificially structured, ever less functional, and ever farther from the dynamical and chaotic nature of human activity, documentation, and information needs.

Kaikilta osin Maherin argumentointi ei minusta toimi. Ehkä tämä on vain hupaisa analogia. Silti moni varmasti näkee arkistossa kaaosta, ainakin hieman.

Asiakirjojen häviämisestä ja hävittämisestä

Agricolan keskustelupalstalla ja tämän blogin kommenteissa on virinnyt keskustelua historian lähteiden katoamisesta.  Tässä kommenttini.

Olisi mielenkiintoista tietää, mikä on tilanne Suomessa. Niin olisi. Tutkimusta ei ole, joten kuka voisi antaa varman vastauksen? Kuulopuheiden perusteella eri organisaatioiden asiakirjakulttuurien välillä on suuria eroja, mutten usko tilanteen olevan täällä missään niin huono kuin mitä Eduard Mark kuvaa. Näin siitä  syystä, että meillä asiakirjojen saaminen hallintaan ja talteen ei ole perustunut konekirjoittajiin vaan kirjaamiskulttuuriin, joka edelleen on hallinnossa vahva. Se ei tarkoita, etteikö täälläkin olisi tilanne muuttunut, mutta asiakirjahallinnon  “perusinfra”  ei ole samalla tavalla täysin kadonnut.

Asiakirjoja häviää tai hävitetään jatkuvasti. Totta kai hävitetään. Jos ei hävitettäisi, voitaisiin joka vuosi rakentaa yksi maakunta-arkisto (vast.) lisää julkishallinnon sen vuoden aikana tuottamille kymmenille hyllykilometreille asiakirjoja. Olennainen kysymys on, kuka hävittää ja millä perustein?

Asiakirjojen hävittäminen ja säilyttäminen on julkishallinnossa täysin suunnitelmallista toimintaa, jonka tuloksena tutkijoita varten säilytetään Suomessa 15—20 % asiakirjoista. Luulen, että tutkijat eivät ole tätä täysin sisäistäneet. Asiakirjojen säilymistä/hävittämistä pidetään ilmeisesti joko sattumanvaraisen luonnonvalinnan tai tarkoitushakuisen pimittämisen seurauksena. Se ei ole kumpaakaan, mutta joku kuitenkin tekee tutkijoiden puolesta valintaa koko ajan.

Dokumentoinnin osalta on menty valtavasti eteenpäin.  Vastaisin, “ehkä joiltain osin”. Digitaalisen informaation pitkäaikaissäilytyksen ongelmia ei kuitenkaan ole ratkaistu ja mahdollisesti puuttuvia asiakirja-aineistoja ei mitenkään voida korvata. Hallinto on esimerkiksi täynnä erilaisia tietokantoja, mutta niiden säilyttämiseen ei oikein ole keinoja.

On olemassa vaara, että tulevaisuuden tutkijoille säilyy päinvastoin liikaakin aineistoa. Kahden edellisen kohdan perusteella ja nimenomaan asiakirja-aineiston osalta sanon, “enpä usko”. Asiakirja-aineisto vaatii monimutkaisia järjestelmiä ja metatietomalleja. Suurempi ongelma on saada näihin järjestelmiin aineistoa systemaattisen elinkaaren hallinnan ja metatietojen piiriin.

“Asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat…”

Kuten arkistolaitoksen sähköpostilistalla kerrotaan, laitoksen seulontapolitiikka ja -strategia on vahvistettu. Tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat

• viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta tai
• Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Eikö tämä olekin tärkeä tavoite? Yhteiskunnalliseen merkitykseensä nähden se herättää omituisen vähän mielenkiintoa. Ehkäpä julkistetut linjaukset avaavat asiaa tutkijoille ja tavallisille kansalaisille. Valittujen keinojen kannalta erityisesti seulontastrategian liite “arkistolaitoksessa sovellettavia seulontaperiaatteita ja -kriteereitä” on tärkeä.

Tietolähteiden kaksikkoterä

Oula Silvennoisen väitöskirja Suomen ja Saksan sodanaikaisesta on saanut paljon huomiota. Onnittelut, hieno suoritus! En ole tutkimusta lukenut, mutta viimeksi viikonlopun Helsingin Sanomissa oli aiheesta pitkä juttu. Se löytyy myös lehden verkkoversiosta nimellä Vanha kuitti valotti Suomen ja Saksan sodanaikaista yhteistyötä.

Arkistonäkökulmasta silmään tökkää se, että jos oltaisiin julkaistun materiaalin ja sen varassa, mitä jälkeenpäin on suostuttu muistamaan, tärkeä osa menneestä olisi nähtävästi hävinnyt jälkiä jättämättä. Ilman arkistoja meillä ei olisi siitä mitään tietoa.

En silti tiedä, kuinka paljon tässä arkistot voivat ottaa kunniaa itselleen. Ratkaisevaa tutkimukselle oli “pikkuinen, viaton kuitti [jossa] kerrottiin, että suomalaistulkki on luovuttanut puolustusvoimille sen omaisuutta lopetettuaan palveluksensa yksikössä nimeltään Einsatzkommando der Sicherheitspolizei“. Kovin paljon vastaavia todisteita ei ilmeisesti ole, koska eräs toinen paljastava asiakirja oli saanut reunahuomautuksen “turhaa panna paperille tällaista!”.

Niinpä arkistoistakin löytyy osin tietoja vain siksi, että tapahtumista jää jälkiä myös yllättäviin asiakirjoihin. Lisäksi kaikki asiakirjat sotavuosilta on pääsääntöisesti tähän saakka säästetty. Tuskin esimerkiksi tositteita tavaroiden luovuttamisesta olisi pidetty “tutkimukselle arvokkaina asiakirjoina”, jos joku olisi takavuosina alkanut niitä määritellä.

Jälkimmäinen ajatus on huolestuttava. Viranomaisilla on käsitys siitä, mitkä ovat “tärkeitä asiakirjoja” ja mistä asioista sellaisia on parempi olla laatimatta. Arkistoillakin on käsitys tärkeistä ja säilyttämisen arvoisista aineistoista. Kun käsitykset osuvat sopivasti yhteen, siinä on oikea seulonnan kaksikkoterä.

Vähentääkö internet arkistojen merkitystä?

Viime vuoden lopulla tein joitain blogimerkintöjä sähköisten arkistojen yksipuolisuudesta verrattuna paperiarkistoihin. Tutkimusta ei liene, joten opponoin itseäni: mitä välii? Oletetaanpa, että itse viranomaistoiminta tulee joka suhteessa riittävästi dokumentoitua sähköisten asiakirjojen kautta. Tarvitaanko muuta? Pitäisikö arkistojen tehdä muutakin?

Aikaisemmin vastaus olisi ehdottomasti ollut ”kyllä”: arkistoilla on rooli, joka menee tämän yli. Nyt vastaus on edelleen myönteinen, muttei samalla tavoin selvä. Se johtuu internetistä.

Jos yksinkertaistetaan, kirjastot pitävät huolta julkaistusta materiaalista ja arkistot muusta. Julkaistun materiaalin alue on internetin myötä radikaalisti laajentunut. Erilaiset harrastuspiirit, vähemmistöt, yhdistykset yms. pitävät yllä nettisivuja. Pöytälaatikkoon jääneet ajatukset julkaistaan vuodatuksina blogeissa. Mitä erilaisimmat ihmisten kokemukset ja kiinnostuksen alueet näkyvät keskustelupalstoilla. On siis yhä enemmän aikaisemmin yksityisiksi jääneitä asioita ja ilmiöitä, joista kirjastojen säilyttäessä internetsivuja saa tietoa ilman arkistojakin.

Tämä varmasti näkyy ennen pitkää arkistojen tutkimuskäytössä, mutta on vaikea arvioida, kuinka suuresta muutoksesta on kysymys. Pitäisikö siitä seurata muutoksia arvonmääritykseen ja seulontastrategioihin? Suuret ajatukset ovat ajalta ennen internetiä eikä uudelleenarviointeja ole tehty.