Tiedonhallinnan diktaattorin päiväuni

Tiedonhallintalautakunnan säilytysaikoja pohtiva jaosto aloitti työnsä syyskuussa. Aloituspalaveria ja -webinaaria on juuri pidetty. Tehtävä on monimutkainen, ja jos se ei ole monimutkainen, toiveet ovat haastavia.

Vanha tapa ohjata arvonmääritystä on… vanha. Säilytysaikojen etsiminen pdf-tiedostoista ei ole nykypäivää. Suositukset ja päätökset eivät ole helposti käytettävissä. Ne ovat usein vanhentuneita. Terminologia elää ja lainsäädäntö muuttuu. Säilytysajat on yleensä määritelty asiakirjatyypeittäin ja arkistonmuodostajittain. Tarvittaisiin kokonaisvaltaisempaa ja ajantasaisempaa tiedonhallintaa, joka kohdistuu asiakirjatyyppien sijasta tietosisältöihin, ei rajaudu tiedonhallintayksiköihin vaan tarkastelee säilyttämistä tehtäväalueittain ja on sovellettavissa myös yhteisiin tietojärjestelmiin.

Tavoitteena pitäisi olla tietopalvelu

• josta saa tiedon säilytysajasta, olipa se suositus, Kansallisarkiston tekemä päätös, tai laista tuleva määräys
• jonka on luettavissa myös koneellisesti, että prosesseja voidaan automatisoida
• joka on sidottu eksplisiittisesti perusteisiinsa, niin että esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa vanhentuneet kohdat ovat helposti löydettävissä ja päivitettävissä
• jota pidetään keskitetysti yllä.

Kuntaliiton tietokanta säilytysajoista on askel oikeaan suuntaan. Mutta muuten tavoitteesta ollaan kaukana.

Minusta tavoite konelukuisuudesta on tärkeä. Mallinnus ontologiaksi ei ole yksinkertainen tehtävä. Jos oikeasti pyritään ohjeistamaan tai määräämään tiedon säilyttämisestä konkreettisen toiminnan tasolla on myös toimintaympäristö on huomioitava. Muuten tarvitaan aina ihminen lukemaan tekstiä ja kääntämään sitä toiminnaksi, ”mitä tämä merkitsee meille”. Lisäksi toimintayksiköllä on aina oltava mahdollisuus muuttaa säilytyssääntöä, jos siihen ei ole juridista tai vastaavaa estettä. Poikkeuksia on varmasti enemmän kuin pystyy kuvittelemaan.

Tulkinnanvaraisuutta jää myös aina. Ideaalimaailmassani meillä olisi yksi tiedonhallintavirasto, joka sekä ylläpitäisi keskitettyä tietämyskantaa, että auktoritatiivisesti tulkitsisi sen sisältöä ja ohjaisi soveltamista eri tilanteissa. Mutta sen sijaan meillä on kaksi palasta; tiedonhallintayksikköjen säilyttäminen ja Kansallisarkiston ”arkistointi”. Näiden kahden hitsaaminen yhteen toimivaksi ja tehokkaaksi kokonaisuudeksi on auki.

Itseäni askarruttaa eniten, miten Kansallisarkisto saa jatkossa riittävät tiedot viranomaisten tietoaineistoista niin, että se voi toteuttaa omaa tehtäväänsä. On esitetty, että tiedonhallintalautakunnan tekemät suositukset olisivat myös seulontaesityksiä Kansallisarkistolle ja että lautakunnan jaosto hyödyntäisi arvioinnissaan Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikka-asiakirjoja. Tämä saattaa olla toimiva lähestymistapa.

Ongelmallista on, että minun ymmärtääkseni se ei ole tiedonhallintalautakunnan mandaatin mukaista. Julkaistuun suositukseen tuskin voidaan sisällyttää arvioita aineistojen arkistointitarpeesta, kun valta niistä päättämiseen lienee jatkossakin muualla. Jos niin tehtäisiin, se herättäisi hämmennystä.

Lähes 400 sivua tekstiä arkistoalasta Suomessa

Eljas Orrmanin arkistoalan kirjoitukset kokoava De archivis. Arkistoista – om arkiv – on archives on nyt saatavilla yliopiston TamPubissa. Kirjassa on Suomen arkistoalasta lähes neljäsataa sivua tekstiä neljältä vuosikymmeneltä kolmella kielellä. Suurin osa kirjoituksista käsittelee arvonmääritystä, arkistohistoriaa tai juridiikaa, mutta muitakin aiheita on mukana. Toivottavasti tekstit tulevat tätä kautta yleiseen käyttöön ainakin yliopistoissa, joissa alan tutkielmia ja tutkimuksia tehdään. Toivottavasti ruotsinkielinen osuus löytää lukijansa myös muissa pohjoismaissa.

Nörtähtäville kerrottakoon, että kirja on tehty LaTexilla An­dré Mieden ja Ivo Pletikosićin classicthesis-pohjalle. Se osoittautui hyväksi valinnaksi. LaTex on välineenä joustava. Kaikki vastaantulleet tekniset ongelmat saatiin helpohkosti ratkaisua. Classicthesis tuottaa hyvännäköisen tuloksen. Kyse on periaatteessa väitöskirjapohjasta, jossa on kiinnitetty typografiseen kauneuteen erityistä huomiota. Minusta teos on elegantin ja sivistyneen oloinen, vaikka itse sen toimittajana näin sanonkin. Miede pyytää pohjan käyttäjiä lähettämään hänelle postikortin, joten sellainen lähtee nyt matkaan Tampereelta.

 

Palapelin palat

Ensiksi tunnustus. Kaikista ammatillisista osa-alueista olen vähiten urallani ollut tekemisissä arvonmäärityksen kanssa. Yliopistossakin olen jättänyt aiheen toisille. Nyt kun Tampereen yliopistossa ei enää ole muita asiakirjahallinnan opettajia, siihen on ollut pakko syventyä. Samalla olen pohtinut kollegan toteamusta. Hän sanoi kerran, ettei työssä mieti arvonmäärityksen ”teorioita”. Tämä jäi vaivaamaan. Itse uskon, ettei mikään ole hyvää teoriaa käytännöllisempää. Miksi teoriat eivät siis palvele työtä?

Ainakaan kriteereistä ei ole pulaa. Voi heti luetella lukuisia tekijöitä, jotka pitäisi ottaa arvonmäärityksessä huomioon: tehtävä, laatija, hierarkkinen asema, yhteiskunnallinen vaikuttavuus, ajankohta, tietosisältö, juridiikka, ainutlaatuisuus, oma tarve, myöhempi tutkimuskäyttö. Näistä voi aloittaa. Jos lista ei tunnu riittävältä, lisää löytyy. Aineistoja voidaan arvottaa tärkeiksi monin eri tavoin, eikä ole selvää, miten ja mistä näkökulmasta ratkaisu pitäisi tehdä. Tässä on yksi selitys. Tilanne on sama kuin eettisten ongelmien ratkaisussa. Jos on vain yksi sääntö, joka kertoo miten pitäisi toimia, se ei riitä kaikissa tilanteissa. Jos taas on useampia sääntöjä, ne ovat välillä ristiriidassa.

Toinen ongelma on se, että arvonmäärityksen kriteerit ovat suuria ja abstrakteja, mutta arvotamme pientä ja konkreettista. Mitä enemmän arvonmääritystä voi tehdä linnunsilmäperspektiivistä, sitä paremmin yleiset ajatukset toimivat. Useimmilla ei ole kuitenkaan varaa tuollaiseen ylellisyyteen: säilytysratkaisuja tehdään matalalla ja konkreettisella tasolla, jopa paperi kerrallaan. ”Hallinnon ja kansalaisen vuorovaikutus” kuulostaa säilytyskriteerinä hienolta, mutta tarkoittaako se jokaisen dokumentin säilyttämistä, jossa kansalainen on ollut viestinnän osapuolena?

Kolmas ongelmakohta tulee tietämyksemme suppeudesta. Arvonmääritystä olisi tehtävä mahdollisimman objektiivisesti ja rationaalisesti. Siksi tavoitteen olisi oltava selkeä ja toimenpiteiden perusteltuja suhteessa siihen. Arvonmäärityskirjallisuus kuvailee malleja, joissa sellainen toiminta on mahdollista. Tarkasteltavan tiedon arvo määritetään niissä suhteessa muuhun tietoon ja arvonmääritykselle asetettuun tavoitteeseen.  Kuitenkin, jotta oikean arvion tekeminen olisi mahdollista, sen olisi perustuttava täydelliseen, tai ainakin riittävään, tietämykseen.

Voi kysyä, miten usein näin oikeasti on? Eikö pikemminkin ole niin, että yritämme pimeässä hapuillen käsikopelolla erottaa merkittävän ja vähemmän merkittävän toisistaan? On selvä, että tulevan tutkimuskäytön ennakointi vaatii ennustajan lahjoja, joita kenelläkään ei ole. Mutta minusta on yhtä selvä, että emme tunne täydellisesti myöskään nykyhetkeä ja menneisyyttä. Jos esimerkiksi arvonmäärityksen tehtäväksi nähdään jättää suomalaisen ”yhteiskunnan kokonaiskuva” arkistoihin, niin kuka osaa sanoa, millainen tämän kuvan pitäisi olla? Mistä sen pitäisi muodostua? Onko tämä tarkastelemani tieto siinä tarpeen? Yhtä tärkeää olisi ymmärtää, kuinka paljon käsillä oleva ratkaisu vaikuttaa kokonaiskuvaan. Ehkä tämä tieto on loppujen lopuksi merkityksetöntä tai säilyy jossain muualla.

Toimiminen ilman tällaista tietämystä on kuin hävittäisimme ammattikuntana yhdessä paloja miljoonan palan palapelistä yrittäen pitää alkuperäisen kuvan edelleen tunnistettavissa. Kukaan ei kuitenkaan tiedä, miltä kuva kokonaisuutena näyttää tai mitä muita paloja on tallessa. Jokaisella on kädessä vain se oma pieni pala, jota tuijotetaan miettien sen merkitystä.

(Julk. Faili 2/2018, s. 41.)

Luvatonta hävittämistä

Unredacted-sivusto kertoo, että Yhdysvaltain Kansallisarkisto NARA on alkanut julkaista kuukausittain luetteloa asiakirjojen lainvastaisesta tuhoamisesta ja muusta luvattomasta toiminnasta. Listalla on tapauksia, joissa on hävitetty asiakirjoja luvatta, mutta myös sellaisia, joissa on käytetty – muun muassa Ympäristövirastossa – kryptattuja pikaviestimiä toiminnan piilottamiseksi ja asiakirjahallinnon vaatimusten kiertämiseksi. Liittovaltion virastoilla on velvollisuus raportoida tällaisista tapauksista NARAlle. Meilläkään ei pitäisi liikaa luottaa viranomaisten toimintaan ja harkintaan.

 

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja II

Käsitteistön lisäksi asiakirjahallintaa koskettaa hyvin läheisesti arvonmääritys. Sen tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamista pohtinut työryhmä laittaisi uusiksi. Nyt järjestelmä toimii niin, että viranomaisten arkistonmuodostussuunnitelma Kansallisarkistolle toimii seulontaesityksenä, jonka perusteella Kansallisarkisto valikoi itselleen tulevat aineistot hyläten tai hyväksyen viranomaisen tekemät ehdotukset ja mahdollisesti lisäten niihin aineistoja, joiden säilyttämistä Kansallisarkistossa viranomainen ei ole itse pitänyt tarpeellisena.

Työryhmä ehdottaa, että tietojen säilyttämisen kriteerit määriteltäisiin laissa. Tiedonhallintayksiköt tunnistaisivat näiden kriteerien perusteella mahdollisesti pysyvästi säilytettävät aineistot ja tekisivät niiden täyttyessä esityksen Kansallisarkistolle aineiston säilyttämisestä Kansallisarkiston sähköisessä järjestelmässä. Kansallisarkisto tekisi puolestaan lakiin viitaten päätöksen aineiston vastaanottamisesta. Kansallisarkiston tehtävänä olisi varmistaa, ettei samaa tietoaineistoa ”arkistoida” useita kertoja. (s. 142-143.)

Raportissa todetaan, että ”Kansallisarkistolle pitää… turvata sen tehtävien hoitavien varmistamiseksi riittävät mahdollisuudet vaikuttaa siihen, mitä tietoja siirretään arkistoitavaksi viranomaisen tietoaineistoista” (s. 141). Vaikuttaa kuitenkin siltä, että nämä mahdollisuudet olisivat rajalliset:

1) Kansallisarkisto ainoastaan reagoisi viranomaisten tekemiin esityksiin eikä sillä ilmeisesti olisi mahdollisuutta omaehtoisesti puuttua viranomaisten säilyttämiseen.

2) Kansallisarkisto ei enää saisi tietoja viranomaisten tietoaineistoista muuten kuin sille siirrettäväksi esitettävien aineistojen osalta, joten valikointi kävisi tämänkin vuoksi mahdottomaksi.

Jos viranomainen ei tekisi esityksiä lain kriteerien täyttyessä, lakia rikottaisiin, mutta riittäisikö tämä siihen, että tutkimuksen tarpeet ja aineistojen kulttuurihistoriallinen merkitys otettaisiin riittävästi huomioon? Viranomaisen päätehtävät ovat loppujen lopuksi muualla.  Laissa arvonmäärityksen perusteet on pakostakin määriteltävä hyvin yleisesti ja epämääräisesti, joten tulkinnan varaa tulee olemaan runsaasti. Rajanveto kansallisesti merkittävän ja muun aineiston välille jää viranomaiselle itselleen, joten luultavasti raja vedettäisiin herkästi niin, ettei erityistoimiin tarvitse ryhtyä.

Kulttuurihistoriallista ja tutkimuksellista intressiä edustaisi organisaatioissa ”arkistovastaava”, jonka tehtäväksi määritellään

…ensi vaiheessa osallistua tietoaineistojen säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittelyyn sekä huolehtia siitä, että laissa säädettyjen kriteerien täyttyessä Kansallisarkistolta pyydetään kriteerit täyttävän aineiston osalta arkistointipäätös, ellei Kansallisarkisto ole tehnyt aiemmin jo vastaavaa aineistoa koskevaa päätöstä (s. 142).

Arkistovastaavalle ei anneta tätä vahvempaa mandaattia eikä tältä myöskään edellytetä koulutusta. Tällä hetkellä alan ammattilaiset viranomaisissa voivat vedota Kansallisarkiston tekemiin päätöksiin, mutta viranomaisen kannalta ikävien päätösten läpiviemiseen arkistovastaavalla ei olisi samaa tukea.

Suuri käytännön merkitys on minusta sillä, että työryhmän linjauksissa ei mainita nykyisiä arkistonmuodostus-, tiedonohjaus- tai niitä vastaavia suunnitelmia. Jää epäselväksi, vaadittaisiinko niitä ollenkaan jatkossa. Suunnitelmien katoaminen olisi alalle erittäin suuri taka-askel. Sekä toimintamallit että koulutus ovat rakentuneet niiden pohjalle ja on vaarassa, että ala jäisi yhtä äkkiä tyhjän päälle ilman käytännön työkaluja, samalla kun suunnitelmien hyväksi ja tietojärjestelmiin tehty työ valuisi hukkaan.

Lyhyesti sanoen työryhmäraportin toimintamallissa ratkaisuvalta kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttämisestä siirtyisi ensi kädessä viranomaisille. Mallissa ei näytä olevan tahoa, joka pystyisi koordinoimaan eri ”tiedonhallintayksiköiden” tekemiä ratkaisuja tai tekemään niitä suuremmalla tasolla tasolla arvonmäärityksen strategia- tai kehitystyötä.

Pidän työryhmän esityksiä näillä perusteilla epäonnistuneina. Työryhmäraportista ei  käy edes ilmi, miksi muutokset nykykäytäntöön olisivat edes tarpeen ja mitä parannusta niillä saavutettaisiin.

Vetoa ja työntöä digitaaliseksi

Digitaalisen tiedon kesäkoulussa todettiin, että digitoitu sanomalehti ei ole sama kuin paperinen sanomalehti. Tämä on ilmiselvä asia, samalla kun se ei kuitenkaan ole sitä. Ero on tärkeä, koska Kansallisarkisto aikoo digitoida valtaosan viranomaisilla siirtoa arkistolaitokseen odottavista 80 hyllykilometristä paperia ja hävittää alkuperäiset. Mitä tämä transformaatio merkitsee? Tarkoittaako se muuta kuin että digitaaliset ihmistieteet saavat ennen pitkää tolkuttoman massan dataa käsiteltäväkseen? Mitä tässä pitäisi ymmärtää?

Toinen kysymys on, mitä osviittaa digihumanismi antaa aineiston valikointiin. Kaikkea paperilla olevaa ei ole tarkoitus digitoida. Alkuperäisten paperiaineistojen hävittäminen hirvittänee monia arkistoalan traditionalisteja. Silloin valinnan kriteeriksi tullee, milloin alkuperäisellä dokumentilla on sellaista ”erityisarvoa” että sen säilyttäminen paperisena on edelleenkin tarpeen. Digihumanismin näkökulmasta voisi päinvastoin kysyä, millaisten aineistojen digitointi on todennäköisesti hyödyllisintä. Digitaalisuuteen on siis sekä ”työntöä” (aineistolla ei ole erityistä arvoa paperisena) että ”vetoa” (aineistolla on erityistä arvoa digitaalisena).

Jos tältä pohjalta voisi tunnistaa tai kehittää aineistolle kriteereitä, niitä pitäisi hyödyntää valikointiprosessissa. Paneeli ei heti tunnistanut sellaisia, tutkimuksen mahdollisuuksia ja tarpeita on vaikea ennakoida. En itse ole vakuuttunut siitä, etteikö tästä näkökulmasta voitaisi kehittää jotain, tosin yrittämättä arvottaa tietosisältöjä. Metatietojen lisäämisen tärkeyttä digitointiprosessissa korostettiin.

Keskustelu tiedon omistajuudesta jatkuu

Tiedon omistajuuteen liittyvät kysymykset ovat herättäneet mielenkiintoa ja keskustelu aiheesta on käynnistynyt. Toivottavasti saisimme näihin keskusteluihin mukaan eri ammattilaisten näkökulmia ja kertomuksia arkipäivän kokemuksista, jotta voisimme löytää ratkaisuja niihin käytännön haasteisiin, jotka tällä hetkellä estävät toiminnan läpinäkyvyyttä ja tiedon avoimuutta. Toivon, että keskustelu yhä jatkuu.

Alla tänään julkaistu mielipidekirjoitus Sanomalehti Keskisuomalaisessa, joka löytyy osoitteesta: http://www.ksml.fi/mielipide/mielipidekirjoitus/Viranomainen-vastaa-asiakirjatiedoista/756198.

—

Julkaistu: Sanomalehti Keskisuomalainen, Mielipidekirjoitus 12.04.2016 03:00

Viranomainen vastaa asiakirjatiedoista

Mielipidekirjoituksessa ”Julkisen ja yksityisen törmäys” (KSML 22.3.) Matti Vesa Volanen nosti keskusteltavaksi, mitä tapahtuu demokraattiselle, avoimuudelle ja läpinäkyvyydelle silloin, kun julkinen ja yksityinen tai julkinen ja kolmas sektori rakentavat yhteistä toiminnallista rajapintaa.

Volasen mukaan ”Jos joku on kuvitellut, että julkinen byrokratia on ensisijainen ongelmamme, erehtyy. Se on avointa ja läpinäkyvää – ja on siten korjattavissa. Yksityinen byrokratia on moninkertaista ja salaista. Sen virheet korjaa markkinaoikeus – jälkikäteen, jos ehtii.”

Keskisuomalaisen pääkirjoitus ”Julkisuusperiaate tuotava uusiin sote-yhtiöihin” (KSML 9.4.) jatkaa tätä samaa teemaa. Se tarkastelee niitä avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen liittyviä haasteita, joita seuraa kun viranomainen hankkii palveluja joko yhtiöittämällä omia julkisia palveluntuotantojaan tai hankkii ne yksityiseltä sektorilta.

Pääkirjoituksen mukaan ”myöskään poliitikot eivät pysty ilman julkisuusperiaatetta seuraamaan julkisten yhtiöiden toimintaa kyllin tarkoin. Yhtiöityksen jälkeen esimerkiksi johdon palkat helposti pompsahtavat uusille tasoille ja toimintaan tulee uudenlaisia kulueriä. (..) Jos julkisuusvelvoitetta ei ole, se voi myös luoda edellytyksiä korruptiolle.”

”Julkisia palveluja tuottavien yhtiöiden päätöksenteon, toiminnan ja kulurakenteen pitää olla julkisesti seurattavissa. Vain näin turvataan yhteiskunnan intressi eli kulukuri, päätöksenteon avoimuus ja toki myös hyvät palvelut”, kirjoitus vaatii ja peräänkuuluttaa julkisuusperiaatteen ulottamista julkisten palvelujen yrityksiin. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Kysymys on tiedon – ennen kaikkea asiakirjallisen tiedon omistajuudesta. Kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa palveluja viranomaisen lukuun, tässä toiminnossa syntyvät asiakirjalliset tiedot, niiden formaatista tai esitystavasta riippumatta, ovat aina viranomaisen omaisuutta.

Viranomainen on arkistonmuodostajana näistä tiedoista viime kädessä vastuussa. Olen kuullut kuitenkin usein sanottavan, että palvelusopimuksia laadittaessa tiedon omistajuuteen liittyvät kysymykset ohitetaan kun on niin paljon muuta tärkeämpää. Miksi? Mitä tapahtuu ja mitkä ovat seuraukset, jos jokin keskeinen tieto puuttuu viranomaiselta?

Asiakirjallisen tiedon omistajuus ja vastuut sekä tietojen säilyttämiseen liittyvät käytänteet (esim. säilytysaika, tallennusformaatti) tulee määritellä selkeästi palvelusopimuksissa, ja sopimusten noudattamista tulee myös valvoa. Laadukas asiakirjahallinta, joka huomioi myös riskienhallinnan näkökulman, on yksi keino toteuttaa läpinäkyvää ja avointa hallintoa.

Se edellyttää sen ymmärtämistä ja hyväksymistä, että asiakirjahallinnalla on yhä oma tärkeä asemansa ja paikkansa tässä digitaalisessa yhteiskunnassa – vaikka niin monet haluaisivat jo korvata käsitteen jotenkin trendikkäämmin.

Tuija Kautto, yliopisto-opettaja, asiakirjahallinta

Informaatiotieteiden yksikkö

Tampereen yliopisto

Jako kahteen

Arkistolaitoksen kerrotaan tekevän muutosta arvonmäärityksessä. Sähköiset aineistot määrätään pysyvään säilytykseen tehtäväluokittain, joko kaikki säilytetään tai sitten ei mitään. Olin tänään tilaisuudessa, jossa puhuttiin muun muassa tästä seuraavista käytännön vaikeuksista. Itse jäin miettimään, mitä tämä vaikuttaa  ammattilaisten rooliin organisaatioissa ja arkistolaitoksen suhteeseen viranomaisiin.

Oma ajatukseni on, että asiakirjahallinta näyttää olevan jakaantumassa yhä selvemmin kahteen ammattikuntaan, kuten anglosaksisissa maissa. Toki asiakirjahallinnolla ja päätearkistotoiminnalla on jatkossakin paljon yhteistä, mutta aika olennainen linkki elinkaaren päiden välille on syntynyt arkistonmuodostussuunnitelmien kautta.

Asiakirjahallinta on Suomessa pyörinyt suunnitelmien ympärillä. AMSien laatimiseen yksityiskohtaisella tasolla on käytetty suunnattomasti aikaa ja vaivaa. AMSien avulla arkistolaitos on tunnistanut aineistot, jotka tulisi säilyttää pysyvästi. Nyt tämä perustehtävä, pysyvästi säilytettävän aineiston määrittäminen, menettää merkitystään. Tuntuisi siltä, että pelkästään sp-aineistojen valikointiin riittää paljon ylimalkaisempikin kuvaus organisaation tehtävistä ja aineistoista kuin mitä nykyiset suunnitelmat ovat.

Mitä silloin jää AMSista jäljelle? Kuinka tarkkoja suunnitelmia tarvitaan ja mitä tarkoitusta varten? Mitä varten AMSin laativa ammattikunta on olemassa? Vaikka pysyvästi säilytettävän aineiston valikointi on ollut arkistolaitoksen näkökulmasta se tärkein tehtävä, AMSeja on ainakin periaatteessa, ja varmaan myös oikeasti, käytetty moniin tarkoituksiin. Olennaista on minusta, että riippumatta näistä tarkoituksista AMSien kautta on syntynyt elinkaaren päitä yhdistävä käytäntö. Sekä päätearkisto että asiakirjahallinto ovat käyttäneet samaa välinettä ja molemmilla on ollut intressi saada siitä mahdollisimman toimiva. Arkistolaitos on ohjeistanut AMSien laatimista ja kehittänyt niiden sisältöä. Onko sillä siihen mielenkiintoa jatkossa, jos suunnitelmat ovat vähemmän tärkeitä sen päätehtävän, kulttuuriperinnön vaalimisen, kannalta?

Arkistonmuodostussuunnitelmat voivat toki elää ilman arkistolaitostakin, esimerkiksi tiedonohjaussuunnitelmien nimellä. Mutta jos niiltä häviää kulttuurihistoriallinen funktio samalla on minusta kadotettu jotain suomalaisten asiakirja-ammattilaisten yhteydestä. Ehkä se on illuusio jo nyt. Kollega totesi keskustelussa, että ”historialla ei enää ole hallinnossa ystäviä”. Elinkaaren hallinta organisaatioissa tarkoittaa yhä lyhyempää elinkaaren pätkää. Asiakirjahallinto ja päätearkistot etääntyvät toisistaan.

On suuren arvonmäärityskeskustelun aika

Mikkelissä näytään juhlitun maakunta-arkiston kahdeksaakymmentä vuotta. Onnittelut virkeälle vanhukselle! Sekä Olli Alm että Jessica Parland-von Essen ovat blogeissaan kiitettävästi jatkaneet juhlaseminaarissa esille noussutta keskustelun aihetta, hallinnon asiakirjojen arvoa suhteessa muuhun aineistoon ja erityisesti sosiaaliseen mediaan yhteiskunnan dokumentoijana. Itse en kuitenkaan kommentoi tätä. Sen sijaan haluaisin kiinnittää huomion siihen, mitä arvoa on sillä, että tällaista keskustelua käydään sosiaalisessa mediassa.

Meillä ei mielestäni ole koskaan riittävästi kiinnitetty huomiota asiakirjahallinnan työn tekemiseen näkyväksi. Perinteisesti arkistoammattilainen on ajatellut, ettei hän oikeastaan ”tee” mitään, ja jos tekeekin, niin se tapahtuu niin neutraalisti ja puolueettomasti, ettei sillä ole merkitystä. Arkistolaitoksen toiminta-ajatus ”yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa” on tästä oiva esimerkki: arkistonhoitaja vain säilyttää tiedon, eikä olennaista katoa. Puolueettomuuden mielikuvaa on vaalittu piilottamalla työ ja tehdyt ratkaisut. Ikävä seuraus tästä on, ettei kukaan ulkopuolinen tiedä alasta mitään.

Jos kuitenkin puolueettomuus oikeasti on mahdotonta, mitä voi tehdä? Ainoa vaihtoehto on kertoa, mitä tehdään ja miksi. ”Transparency is new objectivity”. Jos ei oikeasti pysty tekemään täysin neutraaleja ja arvovapaita ratkaisuja, niin silloin ratkaisut on perusteltava ja tehtävä näkyviksi. Vain sitä kautta ne voidaan arvioida ja niihin voidaan – kenties – luottaa.

Tässä sosiaalinen media on oiva väline. Asiakirjahallinnan ammattilaisten pitäisi enemmän blogata työstään. Kertoa miten aineistoa hankitaan, miten sitä valikoidaan, miten kuvaillaan, mitä yllätyksiä työssä tulee vastaan. Meillä ei vielä osata käyttää sosiaalista mediaa tällä tavalla. Esimerkiksi arvonmäärityksestä kirjoitetaan vain hyvin yleisesti, yleisten periaatteiden tasolla, jos lainkaan.  Olisi minusta erittäin arvokasta, jos joku arvonmääritystä tekevä kertoisi konkreettisten aineistojen avulla, millaisia ratkaisuja on tehty ja miten niihin on päädytty. Se tekisi alaa tunnetuksi uudella tavalla ja antaisi myös kollegoille mahdollisuuden osallistua keskusteluun.

On nimittäin aika nurinkurista, että vaikka arvonmääritystä on pidetty ammattikunnan yhtenä tärkeimmistä tehtävistä, siitä keskusteluun ei ole ainuttakaan kansallista foorumia. Ei ole mitään paikkaa, jossa alan ammattilaiset voisivat taittaa tästä peistä — paitsi sosiaalinen media.

 

Mitä yliopistoarkistojen pitäisi säilyttää

Professori Klinge ottaa päiväkirjassaan kantaa siihen, mitä yliopistoarkistojen pitäisi säilyttää:

Meillä ja muuallakin ylioppilaiden tekemillä luentomuistiinpanoilla on ymmärretty olevan arvoa Porthanin kohdalla, jonka Koottujen teosten suurin osa koostuu niistä. Myöhemmistäkin sekä luennoitsijoiden että kuulijoiden luentomuistiinpanoista on ollut tärkeää hyötyä. Juha Manninen on sen osoittanut J. J. Tengströmin valtiofilosofisen ajattelun kohdalla. Mutta olisi varmaankin nykyistä systemaattisemmin pyrittävä kokoamaan ja säilyttämään tämäntyyppistä aineistoa. Aikanaan olin sitä mieltä, että juuri tällaisen materiaalin kokoaminen olisi Yliopiston arkiston tärkeintä tehtävää, samoin kuin professorien ja dosenttien ulkomaansuhteiden ja -kirjeenvaihdon kokoaminen. En päässyt vaikuttamaan asiaan, kollegani Blomstedt ja Tommila ohjasivat arkistohankkeen kokonaan vain hallinnollisen aineiston suuntaan. Mikä yliopistossa lienee tärkeää, hallintoko vai opetus ja sen heijastama tutkimus? (Klinge, Matti: Tuhoutuuko Rooma? Päiväkirjastani 2012-2013, s. 102).