Asiakirjahallinnan vaikuttavuus

JISC Infonet tekee Englannissa kehitystyötä, jossa etsitään keinoja mitata asiakirjahallinnan vaikuttavuutta. Toistaiseksi valmiina on kirjallisuuskatsaus A common framework for measuring the impact of records management. An assessment of the current evidence base demonstrating the benefits of investing in the improvement of records management – a selective literature review.  Mikä kiinnostavinta, tulossa on myös työkaluja, jolla [...]

Lue kokonaan »

Joko teillä on dokumenttistrategia?

Tässä statistiikkaa, jolla tavataan markkinoida alaa ja hätkähdyttää kuulijoita:

Dokumentit vaativat toimistotyöntekijän ajasta jopa 60 % ja aiheuttavat jopa 45 % työvoimakuluista.
80 % dokumenteista ei koskaan käytetä, 50 % on duplikaatteja ja 60 % vanhentuneita.
Jokaista yrityksen lopulliseen dokumenttiin käyttämää dollaria kohden kuluu 10 dollaria dokumentin tuottamisprosessin hallinnointiin.

Luvut ovat Kevin Crainen kirjasta Designing a document strategy (2000). [...]

Lue kokonaan »

Hyvä Suomi!

Australialainen Karen Anderson on nyt Mittuniversitetissä arkistotieteen professorina. Hän kirjoittaa Arkiv, Samhälle och Forskning -lehdessä (2008:2) otsikolla “Recordkeeping Metadata and Work Process Analysis” ISOn TC46 työryhmän kokouksesta Tukholmassa, jossa mm. Jaana Kilkki oli esitellyt suomalaista AMSia. Anderson referoi esitystä ja toteaa lopuksi, että seulonta perustuu AMSiin [eikä asiakirjojen läpikäymiseen]. Sitten hän lisää
“Pidin tätä erityisen mielenkiintoisena, [...]

Lue kokonaan »

Jännitteitä asiakirjahallinnassa

Northumbrian yliopiston ACerm-projektin joitain tuloksia on esitelty toisaalla blogosfäärissä.  Se on aina mukavaa, kun joku pureskelee asioita valmiiksi. Minunkaan ei tarvitse kuin kääntää tulos suomeksi.
ACermissä painiskellaan iäisyyskysymyksen parissa: miksi asiakirjahallinto on huonosti arvostettua ja resurssoitua ja se jopa välillä kokonaan puuttuu, samalla kun kukaan ei kyseenalaista kiinteistö- tai tietohallinnon tarpeellisuutta. Asiakirjahallinnon pitäisi olla yhtä itsestään [...]

Lue kokonaan »

Prosessitietoutta jokamiehelle

Törmäsin dokumenttiin nimeltä Personalized Process Knowledge for Every Employee. Se on itse asiassa mainos, joka kauppaa organisaation prosessien hallintaan ja prosesseista tiedottamiseen tarkoitettua tuotetta. Idea on, että organisaation eri ryhmät tarvitsevat erilaista tietoa prosesseista: johtajat yleiskuvan, suunnittelijat yksityiskohtaista faktaa, työntekijät heidän kannaltaan olennaisen nopeasti omaksuttavassa muodossa. Järjestelmästä näkyy, miten prosessi etenee, mitä kunkin työntekijän pitäisi [...]

Lue kokonaan »

Näkemys organisaatioista

Risto Harisalon uusi kirja Organisaatioteoriat on hyvää luettavaa myös asiakirjahallinnan tutkijalle. Näin siksi, että niin meillä kuin muualla asiakirjahallinto rakentuu tietylle organisaationäkemykselle. Organisaatiota tarkastellaan työnjaollisena järjestelmänä, jota tuetaan ja ylläpidetään yleisillä säännöillä, persoonattomilla käytännöillä ja välttämättömillä prosesseilla. Organisaatiota ei katsota esimerkiksi siinä toimivien ihmisten yhteistyön, keskinäisen riippuvuuden ja kanssakäymisen järjestelmäksi. Tämän mukaisesti asiakirjahallinto on viritetty [...]

Lue kokonaan »

Bush ja sähköposti

En ole huomannut suomalaisissa lehdissä mainintaa, että Bushin hallinto on vaikeuksissa sähköpostinsa arkistoinnin vuoksi. Presidential Records Act vaatii, että Valkoisen talon toimintaa ja päätöksentekoa kuvaavat sähköpostit luovutetaan kunkin kauden lopuksi NARAn haltuun. Jo Clintonilla oli hankaluuksia, järjestelmä mm. hukkasi viestit, joissa lähettäjän nimi alkoi D-kirjaimella. Syy paljastui tekniseksi viaksi ja Clintonilta jäi toimiva Bushin hallinnoille [...]

Lue kokonaan »

Asiakkaita, partnereita vai hallintoalamaisia

Arkiston ongelmat on meillä perinteisesti ratkaistu antamalla määräyksiä. Onkohan aina riittävästi samalla mietitty, onko määrätty toimintatapa organisaatioiden kannalta järkevin, tehokkain tai helpoin? Se kun ei ole ensisijaista kansallisen kulttuuriperinnön kannalta.
Epäily saa tukea arkistolaitoksen 2010 strategiasta. Strategiassa mainitaan asiakirjoja tuottavien viranomaisten toivomukset vain puhuttaessa ohjaus-, neuvonta- ja koulutustoiminnan suuntaamisesta. Strategiassa ei anneta ymmärtää, että viranomaisilla olisi [...]

Lue kokonaan »

Keppiä vai porkkanaa

Onko asiakirjahallinnon palveltava ensisijaisesti organisaatiota? Erään vastauksen mukaan ei: suomalaisessa julkishallinnossa asiakirjahallinnon päätehtävä on huolehtia, että organisaatio täyttää arkistolliset vaatimukset. Organisaation palveleminen tulee vasta hyvänä kakkosena.
Jos näin on, ajatus on minusta – eräänlaisesta kannatettavuudestaan huolimatta – väärä. Asiakirjahallinnon tehtävä on ensisijaisesti palvella organisaatiota ja auttaa sitä samalla täyttämään sen toimintaan kohdistuvat vaatimukset. Näihin kuuluvat myös [...]

Lue kokonaan »