Oppineesta asiantuntijaksi

Eilen oli Kansallisarkistossa hyvä keskustelu alan koulutuksesta. Kaikki olivat yhtä miltä siitä, mikä mättää: opetusjärjestelmä on pirstonainen, tutkimuksesta, oppimateriaalista ja muodollisesti pätevistä yliopisto-opettajista on pulaa. Myös suomalainen “käytäntö edellä puuhun” -syndrooma tuotiin arkistolaitoksen taholta esille. Ylemmän opetuksen siirtyminen arkistolaitokselta yliopistoille (yhä uusia historian laitoksia on liittymässä kouluttajien ketjuun) vaatii enemmän kuin mitä tällä hetkellä on tarjolla. Tilanne ei korjaannu hyvällä tahdolla ja toteamalla epäkohdat. Siihen vaikuttavat esimerkiksi yliopistojen rahoitusmallit.

Suuri kysymys on, mistä saadaan alalle kirjallisuutta. Perinteinen “arkistotieteellinen” julkaisukanava, Arkistoyhdistyksen Arkisto, lienee tosiasiallisesti kuollut pois, vaikka uusi numero on ollut pitkään tekeillä.

Tähän on minusta kaksi syytä. Ensinnäkin painopisteen siirtyminen yliopistoihin näkyy. Viimeiset kaksi numeroa (vuosilta 2004 ja 2005) olivat jo käytännössä akateemisen maailman tuottamia. Tiedemaailman julkaisuksi Arkistosta ei kuitenkaan ole, ainakaan ilman että sen julkaisuprosessi uudistetaan vastaamaan tieteellisen julkaisemisen kriteereitä. Lisäksi akateemisia alan tutkijoita on kovin vähän. En liioittele, jos sanon, että muutamaa epäillään.

Samaan aikaan perinteinen “arkistotiede” on kuollut pois. Vuoden 2002 numeroon saakka yleensä vähintään kaksi kolmannesta Arkiston kirjoituksista tuli päätearkistojen virkamiehiltä, lähinnä arkistolaitoksesta ja Sota-arkistosta. Viimeisen kymmenen vuoden aikana näitä artkkeleita ei ole enää syntynyt. Jotain on tapahtunut.

Oma tulkintani on, että se on merkki ammatillisen eetoksen lopullisesta vieraantumisesta 1800-luvun arkistomiehestä. Tämä perinteinen arkistomies oli ennen kaikkea “oppinut”. Oppineen rooliin kuului tutkia, kirjoittaa ja julkaista. Arkisto-sarjan 1. osan aloittava Kauko Pirisen Savon vanhin verollepanomaakirja. Lähdekriittinen selvitys on malliesimerkki siitä, mitä tämä perinteisimmässä mielessä merkitsi. Se, että arkistoyhdistys ylipäänsä alkoi julkaista sarjaa v. 1983 on osoitus siitä, että oppineen ihanne kajasteli mielissä. Pohdiskelu ja kirjoittaminen olivat meriittejä, varsinkin arkistolaitoksessa uraa tekeville.

Tänään ihanne on toinen. Alan ammattilaiset ovat nyt “asiantuntijoita”. Asiantuntijat eivät julkaise, ainakaan siten kuin oppineet. Arkistotieteellinen kirjoittaminen ei taida enää olla ansio. Arkisto-sarja on samalla tullut tarpeettomaksi. Se on sääli. Akateeminen tutkimus tarvitsisi virikkeikseen ja kasvualustakseen asiantuntijoiden pohdiskeluja. Onko liian myöhäistä herättää arkistotieteellistä ammattilaista unestaan?

Tässä voi vain katsoa arkistolaitosta. Suurimpana ja mahtavimpana se määrää alan sävelen. Jos arkistolaitos viestisi omalle väelleen ja ulospäin, että tällaista julkaisemista pidetään tärkeänä ja sitä arvostetaan esimerkiksi virantäytöissä, kirjoituksia saattaisi tulla. Potentiaalia on, koska koulutustaso alalla on nyt aivan toinen kuin Arkisto-sarjan alkaessa.

Aika on päivittää

Verkkokurssilla kysyttiin teosta, joka olisi hyvä hankkia kirjahyllyyn. Suomenkielisten julkaisujen osalla suositus on helppo antaa, koska vaihtoehtoja on tasan yksi: Jari Lybeckin ja kumppaneiden oppikirja arkistolaitoksen sivulla.

Tosin sitä ei saa kirjahyllyyn. Opus ei ole ilmestynyt painettuna, koska sen piti päivittyä ajoittain. Käytössä on kuitenkin edelleen 1.0 -versio vuodelta 2006. Puoli vuosikymmentä on kulunut, nyt se olisi kiireesti uudistettava. Kirjassa ei ole mitään Sähke2:sta (2008). Ensimmäinen Sähkekin (2005) on melko suppeasti käsitelty. MoReq, joka on uudistunut kaksi kertaa kirjan ilmestymisen jälkeen, kuitataan ohimennen yhdellä lauseella.

En kuvittele, että koko asiakirjahallinnan maailma on sähköistynyt—useimmissa organisaatioissa elettänee hybridivaihetta—mutta sähköisen asiakirjahallinnan rooli on jatkuvasti lisääntynyt. Oppimateriaalin pitäisi olla ajantasalla. Arkistolaitoksen kouluttajat ovat uskoakseni hyvin selvillä Sähke2:n soveltamisesta käytännössä. Organisaatioissa on myös kokemusta. Olisi syytä tehdä sitä näkyväksi, varsinkin kun koulutus on yhä enemmän eriytymässä arkistolaitoksesta.

Oppikirjan seuraavan version voisi minusta toteuttaa Wikinä, jolloin sen ylläpito olisi helpompaa. Ehkä siinä voitaisiin tehdä yhteistyötä kouluttajien kesken? Minusta ei olisi hassumpaa, jos myös toimijat “kentällä” tuottaisivat siihen sisältöä.

Siitä ja sen eriytymättömyydestä

Koulutuksen epäselvyyksistä ei ole pitkä matka työelämän  vastaaviin. Vaikka valitin, ettei koulutuksessa ole selkeää tasoajattelua, voisi ajatella joidenkin yliopistollisten koulutusohjelmien opastavan vain asiantuntija- ja johtotehtäviin.

Muistan kuitenkin ammattiyhdistyksen yhteisen palaverin museoväen kanssa kymmenkunta vuotta sitten. Muistikuvani mukaan museoalalla tehtävähierarkia oli selvä: jotain asioita akateemisesti koulututetut eivät yksinkertaisesti tehneet. Sitä varten oli muu väki. Arkistomaailmassa taas vastaavaa eroa ei ollut. Akateemiset tekivät samaa kuin muutkin, ja jos eivät tehneet, syy oli vain aikapulassa.

Jos työpaikalla asiakirjahallinnan ammattilaisia on vain  muutama, vaikea siinä on työnkuvia edes eriyttää.

Tästä kuitenkin päästään takaisin koulutusjärjestelmään. Onko mahdollista päästä koulutusjärjestelmässä tasoajatteluun, jos reaalimaailmassa tasoja ei yleensä ole? Vai onko niitä sittenkin? Tässä olisi taas gradun tai isomman tutkimuksen paikka jollekulle.

Koulutuksessa on koordinoidun yhteistyön aika

Arkistolaitoksen ylempi arkistotutkinto on katoamassa historiaan. Tämä selkiyttää koulutuspalettia, koska ylempi koulutus on jatkossa vain yliopistojen ja korkeakoulujen vastuulla. Ylempi koulutus on jatkossakin väistämättä heterogeenista. Kukin yliopisto järjestää opetuksensa parhaaksi katsomallaan tavalla.

Alan koulutusjärjestelmässä on silti pahoja kupruja. Se näkyy selvemmin nyt, kun ylempää arkistotutkintoa ei ole. Kouluttajia on paljon, mutta tarjonta ei muodosta kokonaisuutta. Montakin ongelmaa pistää silmään:

1. Koulutusjärjestelmä tarjoaa vain harvoja selkeitä väyliä opiskelijan etenemiselle. Tähän asti sellainen on ollut arkistolaitoksella. Nyt se putki on poikki. Missä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon suorittanut voi jatkaa opiskelua?
2. Koulutusten sijoittuminen eri tasoille ja alueille on epäselvää. Eri tehtävissä tarvitaan erilaista koulutusta. Alalla on eritasoisia tehtäviä, erilaisia toimintaympäristöjä ja painopistealueita. Mikään koulutus ei anna hyviä valmiuksia kaikkiin tehtäviin, kaikilla tasoilla, kaikissa toimintaympäristöissä.
3. Alempi koulutus on yleensä tarkoitettu ammatissa jo toimiville. Mistä saa peruskoulutuksen alasta kiinnostunut, joilla ei vielä ole paikkaa työelämässä?

Meillä asiakirjahallinnan kurssit ovat nykyisin maisteriopinnoissa. Yliopisto on teoria- ja tutkimuspainotteinen laitos, minkä vuoksi opetus on aina ristiriidassa käytännön työn tarpeiden kanssa. Tämä on erityisen selvää, jos alaan erikoistunut alempi koulutusaste ja näkemys erilaisista tehtävätasoista puuttuvat koulutusjärjestelmästä. Silloin maisteriopinnoissa täytyy kattaa enemmän kuin siihen luontevasti kuuluu.

Ihannetilanteessa eri toimijoiden koulutukset muodostaisivat kokonaisuuden, jossa opiskelijalle olisi tarjolla kumuloituva opintopolku perusteista aina tutkijakoulutukseen saakka. Siihen pääseminen edellyttäisi kuitenkin eri toimijoiden välistä keskustelua. Tarvittaisiin yhteinen näkemys siitä, millaisiin ammatteihin alalla koulutetaan, millaisilla tavoitteilla kullakin opetustasolla toimitaan, ja millä muodollisilla ja muilla edellytyksillä ylempi taso voi rakentaa alemmalla annetulle pohjalle. Jos yliopistoihin tultaisiin aikaisempaa enemmän syventämään jo muualla hankittuja tietoja, alan ylimmät oppilaitokset voisivat enemmän myös profiloitua eri alueille: yksi esimerkiksi painottaa opetustaan tietohallintoon ja organisaatioiden toimintaan, toinen päätearkistoihin ja humanistiseen tutkimukseen, kolmas muistiorganisaatioiden yhteistyöhön, neljäs tietotekniikkaan.

Miten tähän voitaisiin päästä? Onko eri osapuolilla siihen edes halua?

Kuka määrää opetuksesta?

Kuulin väitettävän, että arkistolaitoksella on merkittävä rooli yliopistojen koulutussisällöissä. Ajatus on omituinen, koska se on yliopiston hengen ja aseman vastainen. Yliopistot varjelevat tarkasti oikeuttaan itse päättää opetuksesta. Yliopistolaki määrää tehtäväksi “edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa”. Tähän ulkopuolinen, opetussisältöjä saneleva toimija ei yksinkertaisesti sovi. Kukapa voisi yliopistoa paremmin sanoa, mitä on esimerkiksi “tutkimukseen perustuva ylin opetus”?

Tarkemmin ajatellen ajatus on silti tosi. Historian laitoksilla on koulutusta, jonka tavoitteena on antaa opiskelijoille arkistolaitoksen ylempää arkistotutkintoa vastaava pätevyys. Erään kuvauksessa jopa suoraan todetaan: “opintokokonaisuuden rakenne ja sisältö määräytyvät Arkistolaitoksen vaatimusten mukaan, joten opinnoissa ei voi tehdä minkäänlaisia poikkeuksia tutkintovaatimuksista”.

Opiskelijoiden kannalta on tietysti hyvä, että alan hyvin pirstaleisessa koulutusjärjestelmässä on jotain vastaavuuksia olemassa.Tämän vuoksi kannatin sitä,  että arkistonhallinnan maisteriohjelman todettiin sisältävän ylemmän arkistotutkinnon sisällöt.

Samalla ulkopuolisten mittojen mukaan räätälöity opetus on signaali siitä, että alan koulutus nähdään sivuseikaksi: ammatilliseksi pätevöitymiseksi, joka ei ole opetuksessa keskeistä. En usko, että kukaan professori sallisi sanelua omassa oppiaineessaan ja tutkimusalueellaan.

Olen ihmetellyt, miksi arkistolaitos ei ole luopunut ylemmästä arkistotutkinnosta, vaikka asia on vuodesta toiseen laitoksen ja ministeriön välisissä tulossopimuksissa. Onko kyse epäluottamuksesta yliopistoja kohtaan — nämä eivät itse pysty arvioimaan antamaansa opetusta — vai valtapelistä? Ylemmällä arkistotutkinnolla arkistolaitos vaikuttaa yliopistojen opetukseen.

Onko tämä vaikutus loppujen lopuksi hyväksi? Se, että opetussisällöt “saadaan ulkoa” pitää alan yliopistoissa marginaalisena. Jos kaikkien yliopistojen pitäisi itse suunnitella alan opetus, ne joutuisivat aidosti satsaamaan siihen. Samalla alan ylemmän koulutukselle saaneille tulisi yliopistoissa kysyntää.

Härnosandissa Ruotsin parasta arkistokoulutusta

Mittuniversitetet on avannut Härnosandissa uuden keskuksen Centrum för digital informationsförvaltning. Ruotsin radion haastattelema valtionarkistonhoitaja Björn Jordell toteaa Mittuniversitetin antavan alan huippukoulutusta maassa. Arvio tuntuu täältä katsoen todelta. Ainakin Mittuniversitetista tulee tutkimusta, toisin kuin muualta. Koulutuspaikkoja on Ruotsissa Jordellin mielestä liikaa.

Härnösandin tienoolle on keskittynyt paljon arkisto-osaamista. Koulutussektorin ulkopuolella arkistot työllistävät 300 henkeä, kertoo uutinen.

Suuren savolaisen ehdoilla

Liikearkistoyhdistyksen 50-vuotisjuhlissa torstaina Tanja Rasila Ylestä totesi netin  olevan “suuri savolainen”, vastuu on aina vastaanottajalla.  Se on minusta laittamattomasti sanottu. Hänen esityksensä sopi mainiosti täydentämään omaani, joka käsitteli mm. Web 2.0:n haasteita. Mikä osoittaa sen konkreettisemmin kuin kahden pääjohtajan, Reino Paasilinnan ja Mikael Jungnerin, arkistojen vertailu? Paasilinnalle muodostui vielä perinteinen yksityisarkisto, mutta Jungner hoiti yhteiskuntasuhteita sähköisesti sosiaalisessa mediassa, jossa hän puffasi Ylen ohjelmia ja keskusteli ihmisten kanssa. Jos halutaan hahmottaa pääjohtajan toimintaa, tämäkin pitäisi saada talteen. Kysymys kuuluu, miten?

Positiivista tässä on, etten voi katsoa laitoksen koulutusta tuntematta suurta tyydytystä: informaatioalat yhdistettynä interaktiiviseen mediaan, ensi vuoden alusta samassa tieteenalayksikössä tietojenkäsittelytieteen kanssa—eikö tämä ole juuri sitä, mitä tohtori määräisi? Tulevilla ammattilaisilla on hyvä pohja uuden vuosituhannen haasteisiin.

Viittasin seminaarissa Googlen tutkimusjohtajan visioon tammikuun Nature-lehdessä maailmasta vuonna 2020. Vaikka jotkin kohdat kuulostavat ns. ufo-hommilta, visio on syytä ottaa vakavasti, kun sen takana ovat Googlen resurssit ja osoitettu innovointikyky. Google on myös ottamassa askeleita tähän suuntaan, esimerkiksi ostamalla MetaWebin.

Millä tavoin asiakirjahallinta varautuu tähän semanttisen webin maailmaan? Eipä juuri mitenkään. Kunnioittavasti esitänkin alan uudeksi tunnuslauseeksi <sarkasmi>tämän päivän aineistot, huomista varten, eilisen menetelmin</sarkasmi>.

Arkistossa suhisee

Koulutusta käsittelevässä raportissa vuodelta 1996 on lause “arkistonhoitotutkinto – - on ollut käytännönläheinen virastojen arkistonhoitajien ammattitutkinto, johon viime vuosina on lisätty myös asiakirjahallinnon opetusta”. Minusta merkillepantavia ovat sanat “viime vuosina”: alan tosiasiallisesti tähän astiseen perustutkintoon olisi siis melko äskeittäin tullut asiakirjahallinnon piirteitä.

Failissa Juho Rännäli kysyi, onko meillä asiakirjahallintoa siinä mielessä kuin sillä muualla ymmärretään. Tämä voisi olla selitys ja vastaus: ei ole, ainakaan vielä. Englannissakin asiakirjahallinto näyttää professiona eriytyneen arkistotoimesta aivan äskettäin. Ei olisi ihmeellistä, jos meillä olisi kehitys samansuuntainen. Tyypilliseen suomalaiseen tapaan, kehitys, sikäli kun sitä on ja sikäli kun se on kehitystä, tapahtuu vaivihkaa ja ilman ammatillista reflektointia. En olisi siitä huolissani. Päätearkistosektorilta tuleva ohjeistus ja lainsäädännöllinen tuki on joka tapauksessa asiakirjahallinnossa tarpeen ja asiakirjahallinnon tehtäviin kuuluu huomioida myös arkistotoimen tarpeet.

Sekä Englannissa että Australiassa keskustellaan tietääkseni Records Management Societyjen nimen muuttamisesta Information and Records Management Societyksi. Ei ole selvää, meneekö muutos läpi. Se on kuitenkin merkki siitä, miten halutaan profiloitua. Meillä ei voi ajatella samaa, kun alalla on pelkästään arkistoyhdistyksiä.

Arkistopäivillä tuli ilmi monta sellaista seikkaa, josta voitaisiin keskustella. Päätoimittaja Palonen nostelee niitä esiin Failissa. Ensiksikin se, että “arkistopäivät” ovat itse asiassa julkishallinnon arkistopäivät. Kumpi muutetaan jatkossa: päivien sisältö vai nimi?

Toinen on ValtIT:n ja arkistolaitoksen kurssien kohtaaminen. O-P Rissasen ja Nuortevan näkemykset arkistolaitoksen roolista olivat jokseenkin erilaiset. Yksityisesti kuulin myös kolmannen näkemyksen, sekin oli perusteltu.

Arkistopäivien yhdessä sessiossa oli puhuttu siitä, että arkistonmuodostussuunnitelmat ja todellisuus eivät kohtaa: suunnitelmissa hävitettävää säilytetään ja säilytettävää hävitetään. En ollut läsnä, mutta eikö tästä pitäisi puhua? Ilmiön laajuus ja syyt pitäisi selvittää. Tässä olisi tutkimuksen paikka. Katson toiveikkaana uuteen sukupolveen: he ovat sen tekevä.

Kymmenen teesiä koulutuksesta

Arkistopäivillä Jyväskylässä vedimme viikko sitten session otsikolla “Kymmenen teesiä koulutuksesta”. Paikallaolijoille, joita oli viitisenkymmentä, esitettiin kymmenen kärjistettyä ja ehdotonta väitettä. Jokaisen jälkeen äänestettiin nostamalla vihreä tai punainen paperilappu. Lopuksi esitettiin argumentit väitteen puolesta ja sitä vastaan. Ajatus oli tehdä sessiosta interaktiivinen ja keskusteleva. Tässä onnistuttiin minusta hyvin. Mielipiteiden vaihto oli välillä hyvinkin vilkasta.

Minusta oli hyvin mielenkiintoista luotailla ammattikunnan näkemyksiä. Tulokset yllättivät välillä. Omat kommenttini  seuraavassa:

1. Lait ja normit ovat keskeisin opetussisältö. Eri mieltä. Avainsana on “keskeisin”: toki laki on tunnettava ja sitä noudatettava, mutta profession ydin on sellaista osaamista, joka on riippumatonta lakien ja normien sisällöstä ja siirrettävissä eri juridisista yms. toimintaympäristöistä toiseen.

2. Ammattilaisen ei tarvitse ymmärtää, miten tietojärjestelmät toimivat. Eri mieltä. Sähköisessä ympäristössä on vain dataa tietojärjestelmissä. Jos ei ymmärrä niitä, on luovuttanut  toimialueellaan vallan jonnekin muualle. Voidaan tietysti keskustella siitä, mitä “ymmärtäminen” tarkoittaa ja kuinka syvällistä sen pitäisi olla.

3. Historian ja sen tutkimusmenetelmien tuntemus on olennainen osa ammattilaisen osaamista. Eri mieltä. Minusta kyse ei ole asiakirjahallinnan ammatillisesta osaamisesta, vaikka historiantuntemus on toki monissa tehtävissä tarpeen. Asiakirjahallinnan taidot on yhdistettävä toimintaympäristön substanssiin, päätearkistoissa se tarkoittaa historiatiedettä.

4. Ammattilaisen on ymmärrettävä, miten käyttäjät ja heidän vaatimuksensa muuttuvat. Totta minusta. Tästä vallitsi laaja yksimielisyys. Jälkikäteen ajatellen olisi pitänyt provosoivemmin väittää “ammattilaiset tietävät, mitä käyttäjät vaativat ja tarvitsevat”. Se nimittäin ei tutkimusten mukaan juuri pidä paikkaansa.

5. Perinteisiä järjestämis-, luettelointi- ja kuvailutaitoja ei tarvita tulevaisuudessa. Enemmistö oli valmis allekirjoittamaan tämän. Minusta jotain kuvailun tapaista tarvitaan aina, pelkkä sähköinen aineisto alkuperäisine metatietoineen ei tule riittämään. Makuasia, kutsutaanko tätä “perinteiseksi kuvailuksi” vai ei. Perinteiset taidot eivät näytä sikälikään katoavan kovin nopeasti, että yksityishenkilöt, yhdistykset yms. tuottavat edelleen paperiarkistoja (jos jotain). Tämä herkästi unohtuu, kun tietokoneet ovat kaikkialla arkipäivää ja sähköisestä arkistoinnista puhutaan niin paljon.

6. Toimintaprosessien kuvaaminen ja tietojärjestelmien suunnittelu ovat keskeistä osaamista. Tämä hyväksyttiin, suuremmalla enemmistöllä kuin olisin olettanut.

7. Provenienssiperiaate riittää työn teoreettiseksi pohjaksi. Tämä taas hylättiin, yllättävän yksimielisesti.

8. Puhtaat asiakirjahallinnan ammattilaiset häviävät organisaatioista ja tilalle tulevat moniosaajat. Ilmeisesti kaikkein hankalin väite, jonka kohdalla ei päästy tulokseen. Itsekään en tiedä, mitä ajatella. Kuvittelin äänestystuloksen auttavan kannan muodostamisessa, mutta puolesta, vastaan ja tyhjää äänestäneitä oli yhtä paljon. (Jälkeenpäin yksityisarkistosektorilta protestoitiin: työ on niin likaista, ettei “puhtaita” ammattilaisia ole koskaan ollut.)

9. Osaamistarpeet ovat eriytyneet eikä Suomessa ole yhtä asiakirjahallinnan ammattikuntaa. Tämäkin oli vaikea teesi. Minusta käytännön työtehtävät ovat vaatimuksiltaan ja sisällöiltään hyvin erilaisia, vaikka yhteinen ydin on olemassa. Sähköistäminen on polarisoinut ammattikenttää.  Ehkä koulutusjärjestelmän pitäisi heijastaa tätä kirjoa selkeämmin.

10. Koulutusjärjestelmän tehtävä on tuottaa osaamiseltaan samanlaisia ammattilaisia kuin aikaisemmin. Tämä on minusta koulutusjärjestelmän peruskysymys: onko sen replikoitava ammattikuntaa vai tuotettava alalle osaamiseltaan uudenlaisia taitajia. Jonkinlaista muutosta varmaan aina tarvitaan. Teesi hylättiin hämmästyttävän yksimielisesti.

Miten koulutamme

Arkistopäivien koulutussessiossa sivuttiin paljon taitoja, jotka eivät varsinaisesti ole osa professiota, mutta joita työelämässä kuitenkin usein vaaditaan.

Yksi näistä taidoista on käyttäjien kouluttaminen. Tauolla ehdotettiin , että joskus voitaisiin puhua siitä, miten asiakirjahallintaa koulutetaan. Tämä ei olisi huono aihe seminaarille. Varsinkin, kun nyt luen kehittävän työntutkimuksen oppikirjasta: “Opettamalla suoritus siten, että sen pohjaksi muodostetaan korkealaatuinen ja sisäinen malli voidaan oleellisesti kohottaa työsuorituksen laatua, vähentää virheitä ja vähentää suorituksen kuormittavuutta”.