Arkistoista historianopiskelijoille työpaikka?

Alan osaamistarpeet ovat tulleet tällä viikolla kahta kautta vastaan. Ensiksikin AAYn jäsenillassa Uunisaaressa puhuttiin aiheesta. Lisäksi Agricolan keskustelupalstalla on keskusteltu historianopiskelijoiden sijoittumisesta työelämään. Lainaus:

“Yliopistot tietysti yrittävät saada maisterinsa mahdutettua akateemiseen työelämään tilastoja mustaamasta. Yksi harvoista historiajohteisista aloista, jolla työmarkkinat ovat vetäneet hyvin, on ollut arkistoala. Ennen arkistoalan korkeakoulututkinnon voi suorittaa vain kansallisarkistossa, eikä arkistoalan ammattilaisia valmistunut liikaa. Nyt yliopistot ovat huomanneet tämän valopilkun, ja kas, kolmessa-neljässä yliopistossa on alkanut tai alkamassa arkistoalan opetusta.”

Arkistokoulutus on tosiaan kokemassa yliopistoissa pientä buumia historiantutkimuksen kylkiäisenä. Siitä ei ole pahaa sanottavaa: historia on monille ammattilaisille päivittäinen työsarka ja antaa muillekin hyödyllistä perspektiiviä.

Historiantutkimuksen merkitys on kuitenkin vähenemässä. Kun arkistolaitoksen siirtosykli tihenee, viranomaisille ei enää jää vanhempaa asiakirja-aineistoa. Historiantutkimukseen ja sen tarpeisiin painottuva osaaminen ei ole tähänkään asti ollut käypää valuuttaa päätearkistojen ulkopuolella. Vielä vähemmän se on sitä sen jälkeen. Käytännön työtehtävät asiakirjahallinnossa vaativat yleensä ja enimmäkseen toisenlaista osaamista kuin mitä historiantutkijalla on. Tämän vuoksi informaatiotutkimuksen laitos on vahvasti mukana Jyväskylän yliopiston arkistonhallinnan maisteriohjelmassa. AAYn jäsenillassa nouseviksi vaatimuksiksi nostettiin prosessinkuvausmenetelmien, laatutyön, projektityön ja johtamisen osaaminen.

Vaikka arkistokoulutus historianlaitoksilla tuottaa ammattilaisia, pelkään, ettei se vie kovin paljon alan tutkimusta eteenpäin. Toki asiakirjahallintaakin voidaan tutkia historiantutkimuksen menetelmin ja tällaistakin tutkimusta on tehty liian vähän. Alan keskeiset kysymykset ovat kuitenkin sellaisia, ettei historiantutkimus anna niihin vastaamiseen metodologisia valmiuksia.

Sähköinen asiakirjahallinta on silti saattanut viedä liikaa huomiota siitä, että myös historia ja perinteiset asiakirjat kuuluvat jatkossakin arkistojen toimintakenttään. Olen rivien väleistä keskusteluissa ollut lukevinani, että ns. depå-puoli tuntee joskus itsensä ja ongelmansa unohdetuksi. AAYn jäsenillassakin esitettiin ajatus, että eräät perinteiset arkistotaidot olisivat auringonlaskun osaamista, jonka merkitys vähenee koko ajan.

Siinä saattaa olla joiltain osin perää. Kuitenkin esim. arkistojen järjestämistä tehdään jatkossakin paljon kaikissa niissä arkistoissa, jotka eivät ota vastaan viranomaisten sähköisiä aineistoja. Lisäksi kuvailun tarve ei katoa sähköisten aineistojen myötä. Se, että tällaisista aineistoista voidaan tehdä hakuja yksittäisen asiakirjan tasolle saakka, ei tee asiakirjoista tai ne tuottaneesta organisaatiosta entistä ymmärrettävämpiä. Pikemminkin, aineistojen tullessa internetissä käytettäviksi kuvailuja tarvitaan entistä enemmän, koska käyttäjäkunta on nykyistä heterogeenisempaa ja asiantuntemattomampaa.

Tätä kautta saattaa tulla eteen suomalaisten kuvailu- ja luettelointisääntöjen päivittäminen. ICAn nykykuvailusäännöissä on erotettu asiakirjoihin eri tavoin liittyvien toimijoiden (ISAAR(CPF)), aineistojen (ISAD(G)) ja asiakirjat luoneiden tehtävien (ISDF) kuvailut toisistaan. Tämä vaikuttaisi hyvältä lähestymistavalta, kun organisaatiot ovat erillisiä, mutta järjestelmät yhteisiä, ja prosessitkin kulkevat yli organisaatiorajojen.

Lisäys 4.9.2008: kommentteja on myös Agricolan keskustelupalstalla.

Asiakirjahallinnan uusinta uutta: MoReq2

Sähköisten asiakirjajärjestelmien eurooppalaisesta vaatimus- ja metatietomäärittelystä, MoReqista, ilmestyi alkuvuodesta uusi versio, MoReq2. Se löytyy verkosta osoitteesta www.moreq2.eu. MoReq2:n vastaanotto on ristiriitainen. Toisaalta se on parasta maailmassa, toisaalta sitä ei haluta käyttää.

Kakkosversion myötä MoReq on saanut lisää sisältöä. MoReq2:ssa on moninkertainen määrä vaatimuksia ykkösversioon nähden. Sivumääräkin on huima: 236 sivua ja liitteen 9 metatietomäärittelyssä vielä 90 sivua lisää!

Siitä huolimatta MoReq2 on vaatimattomasti alaotsikoitu “päivitykseksi ja laajennukseksi”. Sitä se onkin sikäli, että MoReq2 on suoraa jatkoa ykköselle. Esim. tietomalli on olennaisin osin entinen eivätkä perusperiaatteet ole muutenkaan muuttuneet. Uusia vaatimuksia on tullut erityisesti liittyen asiakirjajärjestelmien integroitiin muihin tietojärjestelmiin.

Samalla MoReq2 on myös enemmän kuin vain paranneltu painos vanhasta. Jo olemassa olleet MoReqin osat on möyhitty perinpohjaisesti, joten vanhalla MoReqilla lienee  arvoa vain historiantutkimukselle. Järjestelmien toimittajat voivat hakea  tulevaisuudessa tuotteilleen yhteiseurooppalaista sertifikaattia siitä, että ne ovat MoReq2 yhteensopivia. Tämän vuoksi uusi MoReq on jaettu moduleihin: kaikkien järjestelmien ei tarvitse täyttää kaikkia vaatimuksia. Jokainen vaatimus on käyty läpi määritellen, missä määrin vaatimus on testattavissa. Tarvittaessa vaatimuksia on kirjoitettu uudelleen niin, että testaaminen on mahdollista.

Asiakirjahallinnan uusimmat ISO-standardit ja muu kansainvälinen kehitys on otettu MoReq2:ssa huomioon. Tämä näkyy erityisen selvästi metatietomallissa, jossa elementit on nyt nimetty käyttäen  ISO 23081:aa pohjana. Metatieto-osio oli vanhassa MoReqissa jotenkin köykäinen. Nyt se on sisällöltään paljon painavampi. Myös metatiedoissa on huomioitu asiakirjajärjestelmien integrointi sähköpostiin.

Modulaarisuuteen liittyy myös ajatus ns. nollaluvusta. Kansallisesti MoReq2:teen voidaan lisätä johdanto, jossa ohjeistetaan MoReqin tulkintaa ja esitetään vain paikallisessa erityisympäristössä pätevät vaatimukset. Tätä kautta MoReq2:ssa toivottavasti yhdistyy mahdollisimman laaja yhteensopivuus paikallisten erityispiirteiden huomiointiin.

Parasta maailmassa, muttei kelpaa kenellekään?

Kansainvälisesti MoReq2 edustaa sähköisen asiakirjahallinnon huippua. Se on laajin, täsmällisin ja ajantasaisin tarjolla oleva määrittely. Siksi MoReq2 on herättänyt kiinnostusta myös Euroopan ulkopuolella.

Silti voi kysyä, haluaako MoReq2:ta kukaan. DLM-Forumin huhtikuun kokouksessa Sloveniassa brittiläinen markkina-analyytikko Rory Stanton piti asiasta karun puheenvuoron. Hänen mielestään MoReq2 on loistava, mutta nykyisellään vailla tulevaisuutta.

MoReq2:sta puhuttiin DLM:n kokouksessa Ljubljanassa, Sloveniassa

Toisin kuin monet muut nykystandardit, MoReq2 on valmisteltu julkisuudelta piilossa, konsulttien johdolla, DLM-Forumin puitteissa toimivien kansallisten arkistolaitosten voimin kysymättä mitään järjestelmien käyttäjiltä tai niitä toimittavilta. Siksi Stantonin mukaan tuloksena on jotain useimmille asiakkaille liian järeää. “Miksi olisi ostettava Rolls Royce, jos haluaa vain kuljettaa vihanneksia torille?”, kysyi Stanton.

Vastaavasti toimittajien ei kannata tehdä satsausta MoReq2-yhteensopivien järjestelmien kehittämiseen, koska siitä koituva hyöty on epävarma. Stanton jyrisi, että EU-komission rahoituksella (!) laadittu MoReq2 tulisi yleistyessään tappamaan kaiken eurooppalaisen ohjelmistotuotannon, koska vain Microsoftilla, Sunilla ja IBM:llä on varaa rakentaa MoReq2-yhteensopivia järjestelmiä ja maksaa niiden testauksesta ja sertifioinnista.

Stantonia voi epäillä retorisesta liioittelusta. Hän itsekin sanoi pyrkivänsä kärjekkyydellään keskustelun aikaansaamiseen. Jotain perää Stantonin kritiikissä ilmeisesti on. Kevytversiota MoReqista on tiettävästi kaivattu muissakin DLM:n kokouksissa.

Paikalla olevat toimittajien edustajat esittivät Stauntonin kanssa samansuuntaisia mielipiteitä. Esimerkiksi kysyttiin, miksi tarvitaan MoReqin kaksisataa sivua vaatimuksia, kun ICAn tuore määrittely “Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments” tulee toimeen 80 sivulla? MoReq2:n pääarkkitehti, Marc Fresco esitti vastakysymyksen: miksi ICA tarvitsee 80 sivua, kun kaikki on johdettavissa siitä, mitä on hyvä asiakirjahallinto? Tämän ISO 15481 kertoo vain 16 sivulla.

Miten me Suomessa?

MoReq2:n vastaanotto on siis vielä auki. Siitä voi tulla standardi, jota sovelletaan nollaluvuilla täydennettynä kaikkialla Europan yhteisössä, mutta (kenties todennäköisemmin) näin ei ehkä tule käymään.

Suomessa on pitkään kehitetty SÄHKEttä ja SÄHKE-yhteensopivia järjestelmiä. Tätä investointia ei voida hylätä, vaikka MoReq2:sta tulisikin eurooppalaista valtavirtaa.

Suomalaiset resurssit ovat kuitenkin pienet eikä pitkällä tähtäimellä ole järkevää tehdä  uudelleen työtä, joka on Euroopan tasolla tehty. Olisi järkevää hiljalleen pyrkiä lähentämään suomalaista ja kansainvälistä toimintaympäristöä. Silloin muualla tehdystä työstä saataisiin täällä helpoimmin maksimaalinen hyöty. Lisäksi suomalaista tietotaitoa voitaisiin paremmin viedä muualle.

(Julk. otsikolla “Mistä MoReq2 on tehty”, Faili 2/2008, s. 20–21)

Vaikuttavaa työskentelyä

Suomalaista asiakirjahallinnan tehtäväpohjaista analyysiä ja käynnissä olevaa TOJ-kehitystyötä on esitelty kansainväliselle yhteisölle äskettäin ja kertoman mukaan kollegat olivat vaikuttuneita. “Teillä ollaan todella pitkällä. Sääli, ettei kukaan tiedä siitä”, oli yksi kommentti.

On pienten maiden ongelma, että kielimuurin suojissa voidaan puuhata kaikenlaista sen saamatta huomiota. Saksalaisessa metadataselvityksessä huomasin asiakirjojen kohdalla viittauksen standardiin nimeltä “EDIAKT”.  Täytyi heti ryhtyä selvittämään, mikä ihme se on.  EDIAKT ja EDIAKT II paljastuivat itävaltalaiseksi määrittelyksi, jonka avulla asiakirjat, asiat ja prosessit liikkuvat viranomaisten ja kansalaisten välillä. Pakettiin kuuluu myös open source -ohjelmisto, jonka avulla kuka tahansa voi avata EDIAKT-viestin ja käsitellä sisältöä käytössään olevilla ohjelmistotyökaluilla (esim. Word tai Acrobat Reader). Vastaavat ratkaisut lienevät kiinnostavia täälläkin.

Tehtävien kuvailuun standardi

Postilaatikkoon tupsahti viesti ICAn tehtävien kuvailustandardin valmistumisesta. Standardin nimi on International Standard for Describing Functions, lyhyemmin ISDF.

Tulee olemaan mielenkiintoista nähdä, miten standardi sopii suomalaisiin ajatuksiin ja käytäntöihin. Selvästi on yhä vähemmän alueita, joilla täällä ollaan oikeasti omaperäisiä. Samalla yhä harvemmassa ovat tapaukset, joilloin Suomessa kannattaa toimia muusta maailmasta riippumatta. Voi kysyä, oliko hyvä ajatus ryhtyä 1990-luvun alussa laatimaan omia arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjä, kun niiden ylläpitoon ja kehittämiseen ei ole tämän jälkeen ollut voimia? ISAD(G):n 2. versio, ISAAR(CPF), ISIAH ja nyt ISDF ovat ilmestyneet ilman, että kukaan olisi jaksanut miettiä omien sääntöjen täydentämistä tai uudistamista ne huomioonottaen. Jos sen sijaan oltaisiin alunperin valittu itsestäänselväksi tavoitteeksi kansainvälinen yhteensopivuus, ICAn työ olisi koko ajan satanut laariin. No, jälkikäteen on helppo olla viisas. Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjä työstettäessä internet-vallankumous ja sen mukanaan tuoma kansainvälistyminen oli vasta tulevaisuuden hämärä lupaus.

Ohjelmistotoimittajat ymmällä

Nyt on sitten tämäkin nähty: ohjelmistotoimittajat ovat uusi-seelantilaisen ComputerWorldin mukaan menossa sekaisin, koska sähköisille asiakirjajärjestelmille on liikaa standardeja. Ei se toisaalta olisi ihme. Reilu kymmenen vuotta sitten ei ollut ainuttakaan. Sitten tuli Dod 5015.2–STD (1997) ja kaikki alkoi. Nyt melkein joka kansakunnalla pitää olla oma ja kansainväliset päälle. ComputerWorldin juttuun on saatu aihe siitä, että joku vuosi sitten ICAn piirissä huomattiin, että standardeja on liikaa. Asia päätettiin korjata tekemällä yksi lisää, tällä kertaa uusi-seelantilaisten johdolla. Haastateltu Stephen Clarke tarjoaa tulosta eurooppalaisille noudatettavaksi, koska MoReq2 on liian “määräilevä”. Jutusta ei selviä, miten ICAn laatima standardi olisi muita parempi. On siinä ainakin uusi kirjainyhdistelmä: ERKS – Electronic Record Keeping System.

MoReq2 on julkaistu

MoReq2 on tullut eilen julkiseksi. Määrittelyt löytyvät sivulta www.moreq2.eu.

Standardikieltä

ISOn Asiakirjojen metatieto -standardin 23081-2:n käännöstyöryhmä kokoontui maanantaina puimaan lausuntokierroksella olleesta versiosta saatua palautetta. Kakkososan kieliasua pidettiin ensimmäistä osaa onnistuneempana, mutta sekin sai kritiikkiä ja parannusehdotuksia. Tätä pyritään ottamaan huomioon, mutta sillä on rajansa. Kun kaikki tekevät käännöstyötä oman työn ohessa, tekstiä ei voi rajattomiin parannella, ei edes silloin kun se olisi tarpeen. Asiaan vaikuttaa myös tekstin luonne: kyseessä on standardin käännös. Standardit (kielestä riippumatta) muodostavat keskinäisessä suhteessa olevien tekstien verkoston, jossa toiset standardit määrittävät toisissa käytettyjä termejä ja niiden merkitystä. Lisäksi käännöksen johdonmukaisuus yritetään viedä huippuunsa, joten tulos on eräänlaista translitteroitua kieltä; tiettyä alkutekstin termiä vastaa aina sama suomenkielinen termi, vaikka kuinka mieli tekisi varioida ilmaisua lauseyhteyden mukaan. Se väistämättä kankeuttaa sanontaa, mutta “kyseessä on standardi eikä novelli”, kuten eräs standardien ammattilainen sanoo.

Luo kerran, käytä monta kertaa

Monashin yliopiston Clever Recordkeeping Metadata Research Project päättyi viime vuoden joulukuussa. Projektin sloganina oli näppärästi “Create Once, Use Many Times”. Projektissa tutkittiin sitä, miten yhteen tarkoitukseen luotua metatietoa voitaisiin käyttää myös toisaalla. Metatietoa syntyy erilaisissa järjestelmissä ja jokainen niistä kerää ja tallentaa samoja metatietoja uudelleen. Jos eri järjestelmien välille luodaan yhteyksiä, se tehdään koodaamalla automatiikka ja elementtien vastaavuudet itse sovelluksiin. Tämä ei ole miltään kannalta katsottuna tehokas, järkevä, joustava ja pitkällä tähtäimellä hyvä tapa toimia. Niinpä projektissa pyrittiin luomaan järjestelmien välille välittäjäpalvelu (broker), joka pystyisi kääntämään metatietoja skeemasta toiseen tai kertomaan palveluja tarvitseville järjestelmille, miten eri skeemojen elementit vastaavat toisiaan (ks. kuva alla).

Käytännön sovellus voisi olla esimerkiksi, että välittäjä tulkkaisi soveltuvin osin sähköisen asioinnin metatiedot asianhallintajärjestelmälle, asianhallintajärjestelmän metatiedot sähköiselle arkistolle ja sähköisen arkiston metatiedot päätearkiston kuvailu- ja luettelointijärjestelmälle. Kun välittäjäpalvelun tuntemia metatietomäärittelyjä ja niiden vastaavuuksia voidaan koko ajan täydentää ja ylläpitää irrallaan sovelluksista, tulos on mahdollisimman tehokas, joustava ja tarkoituksenmukainen.

Kokonaisuutena haaste ei ole aivan vähäinen, kun eri tehtäväalueiden skeemat ovat vain osittain päällekkäisiä, ne kehittyvät koko ajan ja niistä tulee eri versioita. Projektin lopputulos oli, että joiltain osin tavoitteeseen on mahdollista päästä jo nyt, mutta tiellä on vielä monia esteitä. Teknologia on toistaiseksi puutteellista, mutta joidenkin vuosien kuluttua se ei enää aseta rajoituksia. Tulevaisuuteen pitäisi alkaa valmistautua nyt, jotta siitä voidaan aikanaan asiakirjahallinnassa korjata hyöty. Asiakirjahallinnan nykyiset metatietomäärittelyt eivät ole tarkoitukseen riittäviä: ne on tarkoitettu enemmän ihmisten kuin koneiden luettaviksi. Skeemat eivät ole riittävän abstrakteja, samalla kun niissä on epämääräisiä käsitteitä.

Professori Gilliland totesi Suomen vierailullaan, että kun kirjastomaailmassa ollaan siirrytty kohti niukempia metatietoja, asiakirjahallinnassa metatietojen määrä on vain kasvanut.  Metatietojen käsittely ja tuottaminen on alue, joilla tehokkuutta sähköisessä asiakirjahallinnassa voidaan parantaa. Suomessa on lähinnä puhuttu siitä, miten metatiedot saadaan AMSista.  Kaikkia metatietoja ei kuitenkaan voida saada AMSista ja välittäjäpalvelu olisi joustava tapa käyttää AMSin metatietoja muissa tietojärjestelmissä — jotain mitä täälläkin on kaivattu.

MADRAS

Maailmalla on tiedetty kertoa InterPARES2:n tekevän metatietoskeemoista tietokantaa. Nyt se on käytettävissä netissä, tosin beta-merkinnällä varustettuna. MADRAS, eli “Metadata and Archival Description Registry and Analysis System” löytyy täältä. Tietokannassa ovat esim. Dublin Core, ISAD(G), EAD ja METS (joskin kaikkia ei ole vielä analysoitu). Mukana on siis kaikenlaisia — ja myös muihin kuin asiakirjoihin käytettyjä — määrittelyjä; niin metatietoskeemoja kuin kuvailustandardeja. Äkkiseltään MADRAS vaikuttaa sekä käytännön toimijoiden että tutkimuksen kannalta käyttökelpoiselta vertailuvälineeltä. Kukahan veisi järjestelmään suomalaiset määrittelyt?

Standardien julkistaminen

Asiakirjahallinnan standardien julkistamistilaisuus (ks. merkintä 17.8.2007) oli niin suosittu, että monet eivät mahtuneet siihen mukaan. Siksi tilaisuus järjestetään uudelleen tiistaina 9. lokakuuta 2007 klo 13.00 – 15.30. Paikkana on Helsingin Messukeskus, Messuaukio 1, 00520 Helsinki, tila 206 (sisäänkäynti Hotelli Holiday Innin ovesta). Tilaisuudessa on kahvitarjoilu klo 14.00.  Ilmoittautumiset viimeistään tiistaina 2.10.2007 sähköpostitse Kati Heiskaselle (osoite: etunimi.sukunimi@sfs.fi).

Ensimmäisestä tilaisuudesta jäi se mielikuva, että erityisesti yrityksissä työskentelevät pitivät standardeja tervetulleina. Se on luonnollista, koska lainsäädännöstä yritysten asiakirjahallinto saa vähän toiminnalleen tukea julkishallintoon verrattuna.