Kuvailun kehittäminen

Tyhmät käyttäjät byrokraattisissa koneissa

Fiorella Foscarini on uusimmassa Records Management Journalissa kirjoittanut lisää tehtäväpohjaisesta luokitusta koskevasta tutkimuksestaan. Siitä on ollut jo puhetta, mutta palaan vielä pariin asiaan.

Foscarini toteaa olevan epäselvää, mitä “tehtäväpohjaisuudella” tarkoitetaan. Tehtäväpohjaisuus voi tarkoittaa myös aiheen mukaisuutta, jossa “tehtävä on aihe”. Oma kokemukseni vahvistaa tämän. Eräänä aloin nimittäin kaivata tutkintotilastoja. Mietiskelin, mistä löytäisin ne yliopiston AMSissa. (Tämä oli luonnollisesti ns. academic exercise, koska tätä kautta en koskaan oikeasti etsisi mitään.) Arvasin oikein: tutkintotilastot löytyivät AMSIssa “opetuksen” pääluokasta. Kuitenkaan tilastot eivät synny opetettaessa. Niiden oikeampi tehtäväluokka olisi siis jotain toiminnan seurantaan tai talouteen liittyvää. AMSin “opetus” on itse asiassa temaattinen kokonaisuus. Siihen on koottu asiakirjoja, joiden sisältö liittyy jollain tavoin opetukseen tehtävänä. Luultavasti tämä ei ole harvinaista.

Myös toinen Foscarinin havainto tuntuu tutulta. Hän sanoo havainneensa, että tehtävän ja prosessin hahmottaminen riippuu näkökulmasta. Lisäksi alemmilla hierarkiatasoilla tehtävät nähdään eri tavoin, koska ihmiset eivät miellä sitä suurta kokonaisuutta, jota heidän työnsä palvelee. Konkreettinen esimerkki: postilaatikkooni on viuhunut viestejä, joissa puhutaan resurssien saamisesta INFIMin tutkinto-ohjelman englanninkieliseen opetukseen. Henkilökohtaisesti katson tätä melko alhaalta: minusta kyse on opetuksen järjestämisesta oppaineessa. Ylemmältä tasolta katsoen kyse voisi olla opetuksen uudistamisesta, yliopiston kansainvälistymisstrategian toteuttamisesta yksikössä tai – kenties – opetus- ja kulttuuriministeriön asettamien tavoitteiden viemisestä läpi koko yliopistossa. Mikä näistä tasoista on tarkastelukulma, joka pitäisi valita?

Tämä vain muistutukseksi. Kun käyttäjät eivät löydä luokituksesta sitä “oikeaa” tehtäväluokkaa, se ei välttämättä johdu tyhmyydestä tai laiskuudesta.

Kuten aikaisemminkin taisin sanoa, Foscarini on hyvin kriittinen insinöörimentaliteetille, joka asiakirjahallinnossa vallitsee. Organisaatiot nähdään koneina, joiden prosesseja asiakirjahallinto analysoi. Kuitenkin organisaatiot “ovat kaikkea muuta kuin rationaalisia järjestelmiä” ja organisaatiokulttuurilla näyttää olevan suuri merkitys sille, mikä toimii ja mikä ei. Tähän pitäisi kiinnittää huomiota. Se kuitenkin vaatisi tarvittavan osaamisen pohtimista uudelleen, koska viisaus ei olekaan prosessikaavioissa.

Mikä jäsennys, kenen jäsennys?

Tutkimusseminaarissa sivuttiin ns. tilapäisistä organisaatioista esitettyjä teorioita. Tällaisia organisaatioita ovat esimerkiksi työryhmät ja projektit. Niiden toimintaa ja tehtäviä voidaan jäsentää eri tavoin. Olisiko arvonmäärityksen tulos aina sama riippumatta jäsennyksestä?

Tehtäväpohjaisuus ei ole täydellinen ratkaisu

Seuraava kirjoitus on julkaistu Failissa 2/2011 (s. 30-31):

Asiakirjahallinnossa ei tunnu tehtäväpohjaisuuden lisäksi olevan muita vaihtoehtoja tiedon organisoinnissa. Niin voimallisesti sitä on Suomessa ajettu läpi. Yhtä vankasti viime vuosina on uskottu yhteisiin luokituksiin. Viimeksi Elkan blogissa kaivattiin sellaista kaikille yrityksille.

Kansainvälisessä tutkimuskirjallisuudessa tehtäväpohjaisuus ei ole aivan yhtä hyvässä huudossa kuin se on ammattikirjallisuudessa, niin meillä kuin muualla. Tehtäväpohjaisuuden edut kyllä tunnustetaan. Erityisesti asiakirjahallinnon kannalta tehtäväpohjaisuus on hyvä vaihtoehto. Samalla tehtäväpohjaisissa luokituksissa nähdään ongelmia, varsinkin käyttäjien näkökulmasta. Niinpä usko tehtäväpohjaisuuteen kaikenkattavana prinsiippinä, jota tulisi täydellisesti soveltaa kaikissa tilanteissa, on vähäisempi kuin meillä. Meilläkin puhtaasta tehtäväpohjaisuudesta poiketaan uskoakseni enemmän käytännössä kuin mitä pelkästään oppikirjoja ja ohjeita lukemalla uskoisi.

Fiorella Foscarinin väitöskirja (2009) Function-based records classification systems. An exploratory study of records management practices in central banks  on esimerkki tästä skeptisemmästä tutkimuskirjallisuudesta. Foscarini tutki Kanadassa keskuspankkien tehtäväpohjaisia luokituksia ja niiden käyttöä. Tulokset ovat vähintäänkin mielenkiintoista luettavaa. Vaikka Suomen ja Kanadan asiakirjahallinnan välille ei voi vetää yhtäsuuruusmerkkejä, niiden pitäisi antaa ajattelemisen aihetta myös täällä.

Kompromissit ja ohjeistus turhauttavat ammattilaisia

Foscarini ensiksikin totesi, että organisaatioiden toimintakulttuuri vaikutti suuresti siihen, mitä tehtävillä ja tehtäväpohjaisuudella oikein ymmärrettiin. Jopa samassa organisaatiossa yksilöiden ja ammatti- yms. ryhmien käsitykset olivat erilaisia.  Luokituksen tarkoitus nähtiin eri tavoin eri paikoissa. Joissain luokitusta katsottiin vain tiedonhaun näkökulmasta. Tällöin tehtäväpohjaisuutta oli vaikea perustella eikä luokituksesta saatu kaikkia hyötyjä irti.

Sellaiset tekijät kuin käyttörajoitusten painottaminen ja organisaation toimintaympäristö näkyivät luokituksissa. Esimerkiksi yhdessä pankeissa tutkimusosasto oli yksi keskeisistä toimijoista. Niinpä sillä ”täytyi” olla päätasolla oma tehtäväluokkansa, vaikka muuten tehtävä olisi kuulunut hierarkiassa alemmalle tasolle.

Samaan aikaan asiakirjahallinnan kirjallisuus lähti kuitenkin siitä, että ainoastaan puhdas tehtäväpohjaisuus on oikea tapa edetä. Niinpä haastatellut asiakirja-ammattilaiset olivat turhautuneita. Heidän oli oikeasti työssään tehtävä organisaatiokohtaisia kompromisseja, joita ei kuitenkaan olisi saanut olla olemassa.

Lisäksi ammattilaisia turhautti riittämätön ohjeistus. Tehtäväpohjaisuus ideana on selkeä, mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Sitä ei missään selostettu. Tehtäväpohjaisen luokituksen tekeminen, soveltaminen ja ylläpitäminen tuntuivat enemmän taiteelta kuin selkeältä käytännön metodologialta, toteaa Foscarini.

Organisaatioiden välillä oli selviä eroja myös siinä, missä määrin toimintaympäristö oli asiakirjahallinnolle suotuisa. Yhdessä valta oli keskittynyt ylimmälle johdolle ja toimintaa valvottiin tarkasti poikkeamien välttämiseksi. Tässä organisaatiossa tehtäväpohjainen lähestyminen ja muut ajatukset istuivat toimintaan muita paremmin.

”Funktionaalinen analyysi” puuttui

Useimmissa tutkituista organisaatioista oli epäselvää, mitä luokituksen eri tasot (toiminto, tehtävä, toimenpide jne.) oikein tarkoittivat. Toiminnan analyysi oli todellisuudessa tekemättä. Tehtäväpohjaiseen lähestymistapaan ei missään sisältynyt sen todellisuuden systemaattista analyysiä, jota luokituksen oli tarkoitus kuvata.

Foscarini oletti, että osa organisaatioiden toiminnasta olisi vaikeasti sovitettavissa jäykkiin luokitushierarkioihin. Tämä hypoteesi ei saanut vahvistusta. Sen sijaan kävi ilmi, että haastatellut kyllä ajattelivat organisaatioidensa toiminnan enimmäkseen koostuvan samanlaisina toistuvista prosesseista. Lähempi tarkastelu kuitenkin paljasti, että heidän mielessään olivat lähinnä hallinnolliset prosessit ja rutiiniprosessit, aivan kuin organisaation toiminnassa ei olisikaan muuta.

Useimmat luokitusjärjestelmistä oli laadittu insinöörimäisesti: todellisuuden sijasta keskeinen huomio oli itse luokitusjärjestelmässä. Luokituksen laatijoilla ei ollut aikaa tarkastella epätäydellistä reaalimaailmaa eri näkökulmista, koska heidän keskeinen tavoitteensa oli optimoida luokitus ideaalimallina ja pitää tehtävät puhtaina muista asioista, joihin niitä ei saanut sotkea, vaikka todellisuudessa tällaista sekaantumista tapahtui koko ajan.

Käyttäjät eivät ymmärrä tehtäväpohjaisuutta

Tutkimuksessa löytyi muuallakin havaittuja seikkoja: käyttäjät eivät aina ymmärrä luokituksen termejä, vaikka ne asiakirjahallinnon ammattilaiselle tai luokituksen laatineelle konsultille ovat selviä. Asiakirjahallinto katsoo toimintaa ylätasolta ja hahmottaa sitä suurten tehtävien kautta. Käyttäjät sen sijaan tuntevat vain oman prosessinsa He eivät ole ehkä koskaan ole pohtineet sitä laajempaa kuviota, johon työ liittyy. Heidän kannaltaan luokituksen antama kokonaiskuva toiminnasta tai prosessista on merkityksetön, koska se ei ole se, mitä he työssään tarvitsivat ja luokitukselta kaipasivat.  

Ideaalimallit ja todellisuus

Foscarini arvostelee sekä kanadalaista BASCSia että australialaista DIRKSiä menetelminä siitä, että ne huomioivat luokituksen ja asiakirjahallinnon suunnittelussa vain sellaisen toiminnan, joka toistuu ja koostuu rutiininomaisista toisiaan seuraavista vaiheista. Miten tältä pohjalta voi dokumentoida sitä, mikä on toiminnassa kiinnostavinta; ainutlaatuista, luovaa ja ensi kertaa tapahtuvaa? – Voi kysyä, ovatko meillä asiat paremmin?

Fiorella Foscarini suosittelee lopuksi, että tehtäväpohjaisuutta täydennettäisiin muilla näkökulmilla keskustellen käyttäjien kanssa. Asiakirjahallinnon ammattilaisella on tässä neuvottelussa se etu, että hän näkee kokonaisuuden ja pystyy harkitsemaan, miten tehtäväpohjaista perusluokitusta olisi muokattava jotta saada käyttäjien ja toiminnan kannalta paras hyöty.