Ei ollut tuo kollega kuullutkaan ammattietiikasta…

Arkistolaitoksen eAMS-malli on tehty järjestelmiä ja arkistolaitosta varten, minkä vuoksi siinä ei ole mukana tavallisen käyttäjän näkökulma?

Sitten kun niitä listan perusteella tilasi niin osa materiaalista olikin Turun maakunta-arkistossa. Vaikkei minulle annetussa paperiluettelossa ollut siitä mitään jälkeä. Ja vaikka 2/3 samaan maanmittaustoimitukseen liittyvistä asiakirjoista oli Jyväskylässä. Tällaista on maallikon vaikea ymmärtää.

Mielestäni tässä pitäisi ajattelutapaa laajentaa. Ennen kaikkea siinä omassa työyhteisössä puhua käyttäjille heidän omilla termeillään. Jo pelkästään tiedon hallinta on käsitteenä helpompi ymmärtää kuin asiakirjahallinto. Ja sitäpaitsi, jotkut käyttäjät saattavat ajatella, ettei asiakirjahallinnolle kuulu kuin se asianhallintajärjestelmä ja siellä syntyvät asiakirjat, mutta näinhän ei todellakaan ole.

Vastaukseni: ei varmastikaan. Tosin en tunne koko valtakunnan tämänhetkistä opetusta, mutta painotuksissa olisi tarkistamisen varaa.

Uskon niin, että moni asiakirjahallinnon ammattilainen kamppailee jatkuvasti saadakseen talteen omassa organisaatiossaan levynkulmilla ja mitä erilaisimmissa tietojärjestelmissä olevat tiedot – tietojärjestelmissä, jossa varmasti syntyy asiakirjallista ja hyvin oleellista toimintaa kuvaavaa tietoa, mutta jossa ei synny esim. riittäviä metatietoja. Työyhteisöissä juuri tähän päivittäiseen tiedonhallintaan käyttäjät huutavat asiakirjahallinnolta ratkaisuja.

Pointtina on se, että aiemmin ajateltiin asiakirjoja syntyvän vain asiakirja/asianhallintajärjestelmissä, jotka vihdoin oli määritelty alan termistön ja vaatimusten mukaan. No, ehkä joku uskalsi tässä yhteydessä mainita sähköpostitkin. Asiakirjoja kun syntyy ihan kaikkialla, vaikka missä tietojärjestelmässä, niin kokonaisuus on levähtänyt käsiin.

1. puppugeneraattorit eli prosessoijat ja tulostajat, joihin ei mene mitään sisään,

2. mustat aukot eli inputit ja prosessoijat, jotka eivät tulosta mitään

sekä

3. terminaattorit.

Digitaalinen säilyttäminen on tiedossani olevien tutkimusten mukaan yllättävän kallista (verrattuna erityisesti mikrofilmin, mutta myös paperin, pitämiseen hyllyllä), mutta miten se vertautuisi pitkällä aikavälillä uusien arkistorakennusten rakentamiseen? Ja olisihan asiakirjojen käytettävyys potentiaalisesti ihan toista: siis hintansa väärtiä?

Hävittää kaikki ja siirtyä digitaaliseen säilyttämiseen olisi rohkea veto, kun ei ole pitkäaikaissäilytysjärjestelmää ja kokemuksia siitä.

Säästyisi hyllytilaa ja lisäksi dokumentit olisi helppo sijoittaa vaikka kaikkien saataville.

Vihdoin ja viimein läntisessä naapurimaassamme reagoidaan koulutuksen onnettomaan tilaan! Ongelma ei ole vain asiakirjahallinnan ja arkistoinnin vaan aivan kaikkien alojen. Rekrytointi Ruotsissa on niiiiin karmaisevan vaikeaa kun hakijat eivät tunne edes peruskäsitteitä ja tietokoneen käyttökin on haasteellista. Sitten kehutaan ja paperilla väitetään, että valmistuneita ollaan milloin Tukholmasta, Uppsalasta tai Mittu-hässäkästä. Täytyy sanoa, että näin rekrytoijana itku ei usein ole kaukana…;)

Joten aina on paikka enemmän tai vähemmän Ruotsissa auki -tätä rekrykaaosta on jatkunut nyt lähes kaksi vuotta.
Maan tapana on myös lasketella luikuria koulutuksen ja CV:n osalta, onpahan ollut hakijoita, joita ei ole koskaan oppilaitoksissa nähtykään tai suositteleva esimies henkilöstä kuullutkaan! Etsi siinä sitten asiantuntevaa, koulutettua ja ammattiataitoista arkistonhoitajaa!