En harmikseni päässyt Kansallisarkiston seminaariin digitaalisista aineistoista historiantutkimuksessa. Jyrki Ilvan yhteenveto tilaisuudesta löytyy kuitenkin Digitaalinen kirjasto -blogista. Vuoropuhelu käyttäjien kanssa tuntuu tässäkin tapauksessa olleen se tilaisuuden ehkä antoisin osa. Historiantutkijoiden ajatukset ovat mielenkiintoisia, mutta eivät aivan yllättäviä. Historiantutkijoiden tiedonhankinnasta on myös tutkimusta.

Arkistoammattilaiset näyttävät olevan tutkijoille usein tärkeämpi tietolähde kuin mitä he ehkä itse tulevat ajatelleeksi.

Tutkijoiden tiedonhankintaa tutkitaan, mutta joku voisi tehdä opinnäytteen siitä, mistä arkistoammattilaisten tietämys on peräisin. Olen ollut työssä arkistossa, jonka ns. vanhan kaartin aineistojen tuntemus oli suorastaan legendaarista. Se oli hankittu kovalla työllä, tekemällä 1960- ja 1970-luvuilla tuhansia selvityksiä arkistoista erilaisiin eläke- ja muihin tarkoituksiin. Sen jälkeen työhön tulleilla ei yksinkertaisesti voi olla samaa tuntumaa asiakirjoihin, koska näitä selvityksiä ei enää yhteiskunnassa tarvita. Kuitenkin nuoremmillekin muodostuu hiljalleen tietämystä asiakirjoista. Olisi mielenkiintoista tietää, miten osaaminen välittyy ja mistä se muodostuu: mikä on esimerkiksi arkistohakemistojen, kirjallisuuden, työyhteisössä toisilta opitun ja itse tehdyn järjestämistyön merkitys?

Northumbrian yliopiston AC+erm-projektista (Accelerating Positive Change in Electronic records Management)  kertovassa tiedotteessa oli viittaus siihen, että resurssit löytyvät myös Sqworlistä. Minulle uusi palvelu. Aika näppärä!

Digimiehen seikkailuissa on ilmestynyt uusi jakso:

Äskettäin ilmestyi Ilkka Mäkisen toimittama Suomen yleisten kirjastojen historia. Ensi vuonna on tulossa Suomen museoiden historiikki. Eikö jotain vielä puutukin? Suomen arkistojen ja asiakirjahallinnon kehityksestä ei ole kokonaisesitystä. Arkistolaitoksen historiasta autonomian ajalla on yksi teos, mutta muuten arkistohistoriassa on suuria aukkoja. Suomalaisen asiakirjahallinnon kehitystä ei esimerkiksi ole kovin paljon selvitetty. Asiakirjahallintoa on toki ollut jossain muodossa vuosisatoja, vaikka itse termi tuli käyttöön vasta 1980-luvulla.

Tuntuu ehkä yllättävältä, että historiantutkimuksen puute vaivaa alaa, joka yleisesti mielletään (ja osin väärin) nimenomaan historiantutkimuksen palvelijaksi ja jolla työskentelevät ovat perinteisesti opiskelleet yliopistossa historiaa. Se ei ole pelkästään suomalainen ilmiö.

Jon Steward etsii showssaan Grateful Deadille arkistonhoitajaa. Suosittelen yhden kommentoijan ohjetta: ei pidä ottaa liian vakavasti.

Tämä viikko on kulunut Kansainvälisen arkistotieteellisen instituutin (IIAS) konferenssissa Italian Triestessä. Päällisin puolin IIAS:n kokoukset eivät eroa vaikkapa pohjoismaisista arkistopäivistä. Yksi ero kuitenkin on: puhujat ovat valtaosin instituutin jäseniä. Instituutti täytti tänä vuonna 25 vuotta. Niinpä monet instituutin jäsenistä tuntevat toisensa jo vuosikymmenten takaa. Illallispöydässä kävi monikielinen puheensorina, kun englantia, saksaa, italiaa, ranskaa ja slaavilaisia kieliä puhuttiin ristiin.

Kuvassa on instituutin pitkäaikaisia jäseniä ja konferenssin puhujia. Vasemmassa reunassa ottaa kuvaa prof. Mihail Vasiljevitsh Larin (Venäjä, ВНИИДАД). Hänen vieressään istuvat Andrei Rybakou (Valkovenäjä,
БелНИИДАД), Jozef Hanus (Slovakia, uusi valtionarkistonhoitaja), Robert Nahuet (Kanadan kansalliskirjasto ja -arkisto) sekä Marie-Claude Delmas (Ranskan kansallisarkisto). Takarivissä Rybakoun ja Hanusin välissä näkyy Magdalena Marosz Krakovan kaupunginarkistosta. Magdalena kertoi tehneensä takavuosina näyttely-yhteistyötä Helsingin kaupunginarkiston kanssa.

Tarkoitus on kirjoittaa Failiin sisällöistä vakavammin ja enemmän, joten tässä vain hiven arkistotriviaa: Valkovenäjällä on kolme kansallisarkistoa, koska “kansallisarkiston” nimellä kulkevassa laitoksessa voidaan maksaa parempaa palkkaa.

Arkistoyhdistyksen perinteisen marraskuun seminaarin aiheena oli tänä vuonna muistitieto. Mielenkiintoisia esitelmiä, mutta kuulijoita ehkä vähemmän kuin jonain muina vuosina. Yksi syy voi olla se, ettei meillä mielletä organisaatioiden arkistonhoitajien tehtäväksi dokumentoida tapahtumia keräämällä muistitietoa, kuten joissain muissa maissa.

Vuoden arkistoteko myönnettiin Berndt von Frenckellille (kuvassa vas.) ja Päivi Hovi-Wasastjernalle (äär. oik.) Frenckellin kirjapainon arkiston pelastamisesta ja luovuttamisesta Elinkeinoelämän keskusarkistoon. Kunniamaininnan sai arkiston eläkkeelle jäänyt johtaja Matti Lakio elämäntyöstään. Lämpimät onnittelut kaikille!

Kanavassa (6/2009) Kimmo Rentola kirjoittaa:

“Monista keskeisistä asioista suojelupoliisin arkistossa näkyy vain vähän riitettä. – - Papereiden puute ei merkitse sitä, etteikö suojelupoliisissa olisi oltu asioista selvillä ja jopa kirjattu niitä. Kaikki paperit eivät vain koskaan päätyneet arkistoon, mitä vastavakoilun pitkäaikainen päällikkö Arvi Koli valitti viraston käyttöön laatimissaan muistelmissa. Eläkkeelle lähtiessä omaa operatiivista jäämistöä oli tapana hävittää. Parhaat jäämistöt arkistoon on saatu niiltä, jotka eivät ehtineet putsata työpöytäänsä ja kaappejaan, vaan kuolivat äkillisesti työnsä ääreen, kuten Alpo Neuvonen 1986.”

Aikaisemmin virkamiehet toimivat viranomaisen asiakirjojen kanssa miten lystäsivät, toivottavasti eivät enää. Kaarlo Wirilander kertoo matrikkelissaan, että 1800-luvun armeijan papereita tuhosivat ennen kaikkea sotilaat itse:

“Militäärinen arkistopieteetin vajavaisuus runteli sangen tuhoavasti ja täysin umpimähkäisesti [asiakirja]sarjoja – - Tämä autonomian ajan asiakirjamakulointi perustui yhä jatkuneeseen vanhaan katsomustapaan – - että virkapaperit olivat kuten virat ja virkatulotkin virkamiesten henkilökohtaista yksityisomaisuutta. Paperilla oli jo vanhastaan ollut kovaa kysyntää ampumatarvikepajoissa, joten kannatti siis hyvinkin kaupata patruunaverstaaseen ‘kansallisen sotaväen’ historiaa.”

Tutkijalle koko organisaation nopea loppu voi olla eduksi. Erään historian professorin mukaan paras arkisto jää, jos organisaatio katoaa niin vikkelään ettei se ehdi papereitaan hävittää ja seuraajakin on niihin vailla mielenkiintoa.

Tällainen on Suomessa Kenraalikuvernöörinkanslian arkisto. 15. maaliskuuta 1917 kenraalikuvernööri Seyn lähetti Pietariin viestin, jossa hän kertoi kaiken olevan maassa rauhallista. Seuraavana päivänä hänet saatettiin itse vangittuna Pietarin junaan vartijan huutaessa “guljai sabak” (kävele, koira!). Arkisto unohtui Kansallisarkiston holviin, koska tsaarinvalta oli ollutta ja mennyttä. Se ei edes kärsinyt vallanvaihdossa mitenkään, vaikka muuten venäläisiä asiakirjoja kärrättiin paperitehtaisiin ja ajettiin maakuoppiin.

Samassa Kanavan numerossa on toinenkin arkistoja sivuava kirjoitus. Timo Vihavainen kirjoittaa, että kulttuurin jatkuva kehitys edellyttää “jokaiselta sukupolvelta ensin vanhan kulttuuriperinnön omaksumista,  mikä tapahtuu vain elämän mittaisella työllä”. Historian osalta edellytykset tälle ovat heikkenemässä, kun venäjää ja ruotsia ei enää osata.

Pomo tulee ovellesi ja sanoo pirun olevan irti. Ulkopuoliset ovat pääsemässä hajulle asioista, joiden ei tulisi olla olemassa. Sinun on heti hävitettävä asiakirjat, muuten asiasta koituu pomolle ja organisaatiolle paljon harmia. — Mitä teet?

Ongelma on eettinen, jos lainsäädäntö ei estä asiakirjojen hävittämistä. Asiakirjahallinnan ammattilaisella on tässä tilanteessa suuri rooli. Hänen tehtävänsä on edistää sitä, että asiakirjoja voidaan käyttää vastuiden ja toiminnan todentamiseen. Voidaan väittää, että asiakirja-ammattilainen on samassa asemassa kuin tilintarkastaja, oikeusistuin tai oikeusasiamies. Osallistuminen asiakirjojen hävittämiseen tällä tavoin olisi siis ehdottomasti väärin.

Eettisesti oikea toiminta ei kuitenkaan ole aina helpoin tie. Chris Hurley kirjoittaa teoksessa “Archives – Recordkeeping in Society”, että asiakirja-ammattilaisen tuskin voi odottaa asettuvan poikkiteloin oman yhteiskunnallisen, poliittisen, sosiaalisen ja organisatorisen ympäristönsä kanssa, jos ei ole tuotu julki ammatillisia periaatteita, joihin hän voi vedota.

Oikein toimiminen vaatii huomattavaa moraalista rohkeutta, jos vaakalaudalla ovat työura, toimeentulo ja sosiaaliset suhteet. Siksi kyse ei pitäisi ollakaan yksilön hullunrohkeudesta järjestelmää vastaan, vaan niin vahvoista yhteisesti sovituista pelisäännöistä, että ne ylittävät yksittäisen tapauksen rajat. Toisin sanoen esimerkkitilanteessa pomolle voi sanoa ”ei”, jos on yleisesti tiedossa, että alan ammattilainen ei suostuessaan toimisi eettisesti, ja lisäksi ammattikunta on edustajansa tukena konfliktitilanteessa.

Onko meillä Suomessa ammattikuntana tällaista eettistä selkänojaa? En ole siitä varma.  Arkistopäivillä v. 2006 julkistettiin arkisto- ja asiakirjahallinnon eettiset ohjeet, mutta ne lienevät saatavilla vain arkistolaitoksen julkaisemassa oppikirjassa ja siksi aika vaikeasti löydettävissä. En ole myöskään huomannut, että etiikasta puhuttaisiin. Suomalaiset ammattilaiset eivät varmaan hyväksy epäeettistä toimintaa sen enempää kuin muutkaan, mutta ammattiin ei ilmeisesti heidän mielestään sisälly erityistä eettistä aspektia.

Sen sijaan meillä kyllä puhutaan lakien noudattamisesta. Kuten jokainen tietää, mikä on lainmukaista, ei aina ole moraalisesti oikein. On myös ammatillisesti arveluttavaa korostaa pelkästään lakia ja unohtaa moraali. Professiota ei ole olemassa ilman etiikkaa. Lakimiestä ei arvosteta siksi, että hän tuntee pykälät: häntä arvostetaan, koska hän käyttää tietojaan palvellakseen yhteistä hyvää; oikeuden toteutumista.

Asiakirjahallinnon ammattilaisenkin täytyy tuntea oman alueensa lainsäädäntö erittäin hyvin, mutta ilman eettistä aspektia se näyttää mekaaniselta soveltamiselta. Sille, mikä nähdään asiakirjahallinnan päämääräksi, voidaan antaa erilaisia muotoiluja: demokraattisen valvonnan toteutuminen, oikeuksien turvaaminen, vapaa tiedonkulku, tutkimuksen edistäminen, kulttuuriperinnän vaaliminen, yhteisön muistin rakentuminen, yksilön identiteetti jne.  Näistä yksi tai useampi voidaan valita asiakirjahallinnan edistämäksi yhteiseksi hyväksi, mutta tärkeintä on, olemmeko me ammattikuntana tavoitteisiin sitoutuneita, ja jos olemme, miten tuomme sitoutumisen esille.

Luulen, että monet alalla eivät ymmärrä eettisten sääntöjen merkitystä. Säännöillä luodaan yksimielisyyttä oikeista toimintatavoista. Ei ole itsestään selvää, että meillä on sama käsitys siitä, mikä on oikea toimintatapa. Erilaisia näkemyksiä siitä voi olla olemassa. Ehkä esimerkkitilanteessa pitäisikin asettaa organisaation etu etusijalle? Eettiset säännöt auttavat ratkaisemaan tällaisia ongelmia.

Samalla säännöt ovat myös julistus ulkopuoliselle maailmalle; ne kertovat, mitä asiakirjahallinnan ammattilaisilta voi odottaa, mihin ammattikunta pyrkii. Ne muodostavat sopimuksen ammattikunnan ja yhteiskunnan välillä. Yksittäisen ammattilaisen toiminnalle ne ovat selkänoja ja lupaus tuesta.

Ammattietiikan kehittyminen on tärkeä osa profession rakentumista. Asiakirjahallinnan ammattilaiset kaipaavat suurempaa yhteiskunnallista arvostusta. Sitä voi saada, jos yhteiskunta voi luottaa siihen, että ammattikunnalla on korkeatasoista osaamista, jota se käyttää yhteiseksi hyväksi. Ensimmäinen askel tällä tiellä on se, että itse nähdään rooli sen mukaisena, korostetaan sitä ja toimitaan vastaavasti.

Vaihtoehtona on se, ettei tehdä mitään.  Muualta on ikäviä esimerkkejä asiakirjoihin liittyvistä skandaaleista. Lähes kymmenen vuotta sitten eräs sveitsiläispankki jäi kiinni sellaisten asiakirjojen tuhoamisesta, jotka liittyivät juutalaisten sota-aikana pankkiin tallettamaan omaisuuteen. Asiakirjahallinnan kannalta oli erityisen kiusallista, että asian teki julkiseksi yövartija, ei arkistonhoitaja.

Australiasta on lisää esimerkkejä siitä, miten käy, kun etiikkaan ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota. Takavuosina siellä oli parikin asiakirjaskandaalia. Toisessa hävitettiin poliittisesti kiusallisia asiakirjoja — arkistonhoitajan suostumuksella. Asiakirjat olisivat ilmeisesti paljastaneet valtion huostaanottamiin lapsiin kohdistuneita väärinkäytöksiä. Arkistonhoitaja nähtävästi toimi väärin, mutta ammattiyhteisö otti asiaa kantaa asiaan vasta pitkän ajan kuluttua, silloinkin vastentahtoisesti ja epäyhtenäisenä. Tämä tuskin loi ulospäin kuvaa ammattikunnasta, jolla on selkeät eettiset pelisäännöt ja halu valvoa niiden noudattamista.

Chris Hurley oli itse osapuolena toisessa tapauksessa, jossa hänet vaiennettiin viranomaisten hävitettäessä luvatta asiakirjoja. Hurleyn mukaan molemmat ovat esimerkkejä ammattiyhteisön epäonnistumisesta. Molemmissa ammattiyhteisö petti heti alkuun ammattilaiset, kun se ei ollut määritellyt hyväksyttävää toimintatapaa. Hurley on huolissaan paitsi sääntöjen puutteesta, myös puuttuvista valvontamekanismeista.

Olematta liian pessimistinen voi ennustaa, että meilläkin tulee vielä ilmi skandaaleja, jossa asiakirjoja on hävitetty epäeettisin perustein. Jos tällöin ammattilaiset ovat olleet hiljaa, tai peräti osallistuneet prosessiin, olemme aliarvostuksemme ansainneet.

(Julk. Faili 3/2009, s. 18–19)