Legalistisen insinöörin syndrooma

Luin kirjaa tutkivasta kehittämisestä, mutta se tyssäsi alkuunsa vaikeisiin kysymyksiin. Mistä asiakirjahallinnon ammattilaisten asiantuntemus koostuu? Mikä on se maailma, jossa he toimivat? Kolme vaihtoehtoa:

1. Asiakirjahallinto tunnistaa asiakirjahallintaan kohdistuvat vaatimukset ja ohjaa asiakirjahallintaa ohjaamalla ja määrittelemällä organisaation toimintaa ja järjestelmiä (objektiivinen maailma).
2. Asiakirjahallinta syntyy eri toimijoiden vuorovaikutuksesta ja merkitysneuvotteluista (sosiaalisesti konstruoitu maailma).
3. Asiakirjahallinta on yksittäisten käyttäjien toimintaa: ratkaisevaa on, mitä he tietävät ja pitävät tärkeänä (yksilöllisesti konstruoitu maailma).

Väittäisin, että meillä ollaan taipuvaisia ajattelemaan ykkösvaihtoehdon mukaan. Siinä asiakirjahallinnan asiantuntemus on insinöörimäistä faktojen tunnistamista ja kääntämistä konkreettisiksi järjestelmävaatimuksiksi ja toiminnan ohjeiksi. Asiantuntemus on esimerkiksi sitä, että tietää, mitä aineistoa pitää käsitellä henkilötietolainsäädännön mukaan.

Tämä on kapea ja vahingollinen näkemys. Ensiksikin todellisuutta voitaisiin—ja sitä pitäisi joskus—katsoa kakkos- tai kolmosvaihtoehdon mukaan. Lisäksi vaadittu asiantuntemus latistuu tavattomasti. Verratkaa tähän:

Schon argues that professionals, such as teachers, nurses, and social workers, practice in the ‘swampy lowlands’ where the ‘messy but crucially important problems’ exist. In these swampy lowlands, practicing professionals work with the uncertainty, uniqueness and confilicting values, what Schon termed ‘indeterminate zones of practice’”.

Meillä ei ole tunnu olevan tätä aluetta, jolla asiantuntija tarpoo epävarmuuden suossa luovien eri tulkintojen, intressien ja toimintavaihtoehtojen välillä. Vaikka aineistot ovat uniikkeja, järjestelmät monimutkaisia, toiminta ja organisaatiot erilaisia ja käyttäjäryhmät moninaisia, asiakirjahallinta onkin yllättäen suoraviivaista toimintaa: lakien, Sähke-määritysten ja vastaavien vaatimusten toimeenpanoa. Muualla, paitsi asiakirjahallinnassa, asiantuntija kohtaa kontekstiin sidottuja, ainutkertaisia ja monitulkintaisia ilmiöitä. Asiantuntemus on sitä, että hän löytää silti ratkaisuja.

Olen miettinyt, mistä tämä johtuu. Ehkä vika on minussa: olen arkistolaitoksen kasvatti ja sitä kautta sisäistänyt ajattelun, jossa asiakirjahallinnan maailma rakennetaan lailla ja määräyksillä. Nehän ovat arkistolaitoksen keskeisiä työkaluja. Tai ehkä sama syndrooma vaivaa koko alaa, koska se on arkistolaitoksen kouluttama ja perustaa toimintansa arkistolaitoksen ohjeisiin ja kirjallisuuteen. Graduntekijätkin osoittavat merkkejä tämän ajattelun sisäistämisestä. En ihan varauksetta osaa siitä iloita. Tavallaan se osoittaa koulutusjärjestelmän toimivan, mutta avarammat näkymät olisivat toivottavia.

Sama legalistisen insinöörin syndrooma ilmeni viime syksynä arkistoyhdistyksen seminaarissa. En ollut paikalla, mutta siellä ilmeisesti käytiin keskustelua vähemmistöjen näkymisestä arkistoissa; esimerkiksi siitä, pitäisikö sukupuolisen suuntautumisen näkyä arkistojen kuvailussa. Suuntautuneisuus on arkaluontoinen henkilötieto, joten rajoituksia on.

Yleisökeskustelun lopputulema oli “lakia pitää noudattaa”. No, totta Mooses, pitää! Ei tässä siitä ole kysymys. Kyse on siitä, että jos menneisyys tämän ansiosta vaikuttaa homovapaalta vyöhykkeeltä, arkistoammattilaisilla on asiasta erityinen vastuu. Kyse on tyypillisestä asiantuntijaroolien ongelmasta, jossa on vaihtoehtoisia arvoja, kuten tutkimuksen vapaus ja yksityisyyden suoja. Minkälaista ratkaisua haluaisimme? Pitäisikö lakia muuttaa? Olisiko tyydyttävää kompromissia? Tämän kuittaaminen “me teemme niinkuin käsketään” -mentaliteetilla ei ole asiantuntijalta kunniakasta käytöstä.

Jaana Kilkki sivusi keskustelua YouTubessa, nähdäkseni tässä hengessä. Erinomainen esitelmä Jaanalta, suosittelen opiskelijoita katsomaan. Joutuvat kuitenkin paneutumaan siihen vielä, ennustan.

Uutisia historiasta

Kävin Humanikassa nappaamassa kopiot artikkeleista, joihin Orrmanin artikkelissa oli viite. Yllättäen lehdissä (Historisk Tidskrift för Finland 1/1976 ja 2/1988) oli enemmänkin arkistoasiaa, vieläpä lähteiden kera.

Harvinaista nähdä vilaus siitä, mistä ajatuksia ja vaikutteita tuolloin otettiin. Vielä 1970-luvulla alalla ei ollut julkaisusarjaa. Tosin arkistolaitoksen ja Liikearkistoyhdistysten lehdet olivat jo olemassa. (“Yleisarkistojen tiedotuksia” alkoi ilmestyä 1970-luvun puolivälissä. Liikearkistoyhdistyksen lehti v. 1964. Jälkimmäisen on sanottu olleen ilmestyessään “ulkoasultaan vaatimaton ja pienikokonen”.)

Vahvistun joka tapauksessa uskossani muutokseen, joka on vuosikymmenten kuluessa tapahtunut. Melko ammatillisen keskustelun käyminen historiatieteen julkaisussa katsottiin 1970- ja vielä 1980-luvullakin luontevaksi.

Erityisen hätkähdyttävää oli todeta Arkisto-sarjan 2. osan tulleen esitellyksi HTF:ssä. Kirjoittajana on tosin Max Engman, joka kuuluu niihin historioitsijoihin, joilla on menneisyys arkistossa, mutta silti. Sitä oltiin noin läheisiä tuolloin!

Eettinen seulonta on pahasta

Uusimmassa Tieteessä tapahtuu -lehdessä (3/2012) on Eljas Orrmanin kirjoitus Asiakirjojen seulonnasta ja julkisuudesta tutkimuksen edellytyksiä säätelevinä tekijöinä. Siinä tunnetaan huolta arkistolaitoksen mahdollisuuksista vaikuttaa henkilörekisterien säilymiseen.

“Eettinen seulonta”, siis ihmisten yksityisyyttä loukkaavien tietojen hävittäminen, on uhka tieteelliselle tutkimukselle. Vaikka itsetykönään jokainen meistä voi olla sitä mieltä, ettei ainakaan minun arkaluontoisia tietojani saa säilyttää ja antaa kenellekään luettavaksi, pitkällä aikavälillä asia näyttää toiselta. Orrmanin kirjoituksessa on mielenkiintoinen yksityiskohta: Svean hovioikeudessa toteutettiin radikaalia eettistä seulontaa jo 1860-luvulla hävittämällä hovioikeuden arkistosta hyvinkin vanhoja akteja, jotka koskivat ylhäisaatelin piirissä tapahtuneita perheskandaaleja. Kuinka moni on tänään sitä mieltä, että toimittiin hyvin?

Vaarana on myös se, että tällä tavoin “suojatut” kärsivät itse. Esimerkki: sinulla on vaiva X, jota pidetään arkaluontoisena. Saat siihen hoitoa. Asiakirjat hävitetään “eettisistä syistä”. Myöhemmin paljastuu, että hoidosta oli haittaa. Miten haet korvausta, kun tapahtumasta ei ole enää todisteita?

Minulle oli uusi ajatus, että ulkomailla “ei liene aivan tavatonta, että viranomaisten asiakirjakokonaisuuksia, kuten akteja, dossiereita ja kokonaisia sarjojakin, voidaan tietoisesti ”saastuttaa” liittämällä niihin salassa pidettäviä asiakirjoja tai tietoja, jotta aineistojen salassapitoa voitaisiin lykätä yli lainsäädännön edellyttämän salassapitoajan pitkälle tulevaisuuteen”. Opin myös, että Max Engman kirjoitti liiallisen asiakirjajulkisuuden vaaroista Nya Argusissa jo v. 1981: asiakirjoja voidaan jättää laatimatta, jotta ne eivät tulisi julkisiksi.

Lehdessä oli myös kirjaesittelyni Blouinin ja Rosenbergin kirjasta “Processing the past”. Siitäkin on ollut tässä blogissa.

Kaiken kaikkiaan ala sai tässä numerossa poikkeuksellisen paljon julkisuutta. Jussi Nuorteva on kirjoittanut lehdessä aikaisemmin tutkimuksen tiedonhallinnasta.

Parviälykästä sorsastamista

Teksasilainen sukututkimuksen harrastaja on koonnut Google Docsiin linkkejä otsikolla “Crowdsourced Transcription Tools”. Kyse on talkoistetun kuvailun välineistä ja projekteista. (Crowdsourcingilla on monta käännöstä.) Linkkien kautta pääsee esimerkiksi lisäilemään tageja Harold “Doc” Edgertonin 1920- ja 1930-luvun laboratoriopäiväkirjoihin MITissä tai kirjoittamaan puhtaaksi ravintoloiden menuja New York Public Libraryn kokoelmassa.

Oppineesta asiantuntijaksi

Eilen oli Kansallisarkistossa hyvä keskustelu alan koulutuksesta. Kaikki olivat yhtä miltä siitä, mikä mättää: opetusjärjestelmä on pirstonainen, tutkimuksesta, oppimateriaalista ja muodollisesti pätevistä yliopisto-opettajista on pulaa. Myös suomalainen “käytäntö edellä puuhun” -syndrooma tuotiin arkistolaitoksen taholta esille. Ylemmän opetuksen siirtyminen arkistolaitokselta yliopistoille (yhä uusia historian laitoksia on liittymässä kouluttajien ketjuun) vaatii enemmän kuin mitä tällä hetkellä on tarjolla. Tilanne ei korjaannu hyvällä tahdolla ja toteamalla epäkohdat. Siihen vaikuttavat esimerkiksi yliopistojen rahoitusmallit.

Suuri kysymys on, mistä saadaan alalle kirjallisuutta. Perinteinen “arkistotieteellinen” julkaisukanava, Arkistoyhdistyksen Arkisto, lienee tosiasiallisesti kuollut pois, vaikka uusi numero on ollut pitkään tekeillä.

Tähän on minusta kaksi syytä. Ensinnäkin painopisteen siirtyminen yliopistoihin näkyy. Viimeiset kaksi numeroa (vuosilta 2004 ja 2005) olivat jo käytännössä akateemisen maailman tuottamia. Tiedemaailman julkaisuksi Arkistosta ei kuitenkaan ole, ainakaan ilman että sen julkaisuprosessi uudistetaan vastaamaan tieteellisen julkaisemisen kriteereitä. Lisäksi akateemisia alan tutkijoita on kovin vähän. En liioittele, jos sanon, että muutamaa epäillään.

Samaan aikaan perinteinen “arkistotiede” on kuollut pois. Vuoden 2002 numeroon saakka yleensä vähintään kaksi kolmannesta Arkiston kirjoituksista tuli päätearkistojen virkamiehiltä, lähinnä arkistolaitoksesta ja Sota-arkistosta. Viimeisen kymmenen vuoden aikana näitä artkkeleita ei ole enää syntynyt. Jotain on tapahtunut.

Oma tulkintani on, että se on merkki ammatillisen eetoksen lopullisesta vieraantumisesta 1800-luvun arkistomiehestä. Tämä perinteinen arkistomies oli ennen kaikkea “oppinut”. Oppineen rooliin kuului tutkia, kirjoittaa ja julkaista. Arkisto-sarjan 1. osan aloittava Kauko Pirisen Savon vanhin verollepanomaakirja. Lähdekriittinen selvitys on malliesimerkki siitä, mitä tämä perinteisimmässä mielessä merkitsi. Se, että arkistoyhdistys ylipäänsä alkoi julkaista sarjaa v. 1983 on osoitus siitä, että oppineen ihanne kajasteli mielissä. Pohdiskelu ja kirjoittaminen olivat meriittejä, varsinkin arkistolaitoksessa uraa tekeville.

Tänään ihanne on toinen. Alan ammattilaiset ovat nyt “asiantuntijoita”. Asiantuntijat eivät julkaise, ainakaan siten kuin oppineet. Arkistotieteellinen kirjoittaminen ei taida enää olla ansio. Arkisto-sarja on samalla tullut tarpeettomaksi. Se on sääli. Akateeminen tutkimus tarvitsisi virikkeikseen ja kasvualustakseen asiantuntijoiden pohdiskeluja. Onko liian myöhäistä herättää arkistotieteellistä ammattilaista unestaan?

Tässä voi vain katsoa arkistolaitosta. Suurimpana ja mahtavimpana se määrää alan sävelen. Jos arkistolaitos viestisi omalle väelleen ja ulospäin, että tällaista julkaisemista pidetään tärkeänä ja sitä arvostetaan esimerkiksi virantäytöissä, kirjoituksia saattaisi tulla. Potentiaalia on, koska koulutustaso alalla on nyt aivan toinen kuin Arkisto-sarjan alkaessa.

Kriittinen yleisö

Netistä löytyy nykyisin arkistojen palvelujen kriittisiä käyttäjiä, kuten Kaisa Kyläkoski ja Jessica von Parland-Essen. Se on minusta hyvä asia. Aina kritiikki ei ole sellaista, että se voitaisiin ottaa arkistossa huomioon (tämä on yleinen huomio – ei kommentti johonkin seikkaan), mutta ainakin oikeisiin asioihin osataan kiinnittää huomiota, kun palautetta on ensin saatu.

Arkistolaitoksen verkkopalveluiden kehittämisessä tuntuu nyt olevan oikeaa meininkiä. Kehitystä tapahtuu. Lukemani kommentit talon sisältä ja ulkopuolelta ovat enimmäkseen myönteisiä. Mikä tärkeää, vaikuttaa siltä, että palautetta pyritään ottamaan huomioon. Ensimmäinen reaktio ei ole todistaa kritiikin olevan aiheetonta. Tämä on tosin vain vaikutelmani, kaukaa.

Jos saa toivoa

Vanhoja ammattilehtiä lukiessa tulee monta ajatusta mieleen. Usein kaipaisi lukijalle esitettävää argumenttia, jota tarkasteltaisiin eri näkökulmista. Artikkeleissa on kyllä argumentteja, mutta faktoiksi naamioituna: ajatuksia ei perustella, niiden tueksi ei esitetä todisteita, mahdollisia vastaväitteitä ei käsitellä. Jokin yksinkertaisesti vain on hyvää (tai huonoa) tai sitten jotain on tapahtumassa. Lukijaa ei suostutella hyväksymään tätä. Häntä vain informoidaan.

Toinen merkillepantava seikka on jatkuvuuden puute. Asioita katoaa välillä näkyvistä. Työryhmä perustetaan, mutta sen työstä ei koskaan kerrota. Hyvä idea esitetään, mutta siitäkään ei kuulu kohta mitään.

Ajattelun puolivillaisuus ei ole tavatonta. Esimerkiksi yhdessä kirjoituksessa korostetaan ensin yhden asian olevan lähtökohta. Sitten todetaan toisen asian olevan tärkeä ja myös (edellisen vastakohta) olevan tärkeä. Lopuksi luetellaan kaikki muut vaikuttavat tekijät. Minkäänlaista analyysiä, asioiden suhteuttamista toisiinsa ja tarjolla oleviin menetelmiin, ei tapahdu.

Tässä voisi vetää kirjoittajia raa’an nokkaan, mutta se olisi vain ilkeää. Kyse on koko alan toimintakulttuurista. Tällaiseen on totuttu. Sitä saa, mitä tilaa. Toivottavasti alalle tulevat nuoret eivät tyydy siihen.