Kirjasta ilmestyi uudistettu laitos

Oppikirjastani Johdatus asiakirjahallinnan tutkimukseen ilmestyi 2. uudistettu painos Avaimen kustantamana (ISBN 978-952-304-4463). Sivuja on 320. Mukana on nyt aakkosellinen hakemisto. Uutta tekstiä on tullut, vanhaa poistettu ja päivitetty. Rakennetta on uudistettu ja teos on toivottavasti luettavampi kuin aikaisemmin. Tosin tuskin kovin paljon – kirjoittajana en ole kehittynyt entisestä – ja tästä puhuttaessa olen mielelläni siteerannut taloustieteilijä Thorstein Vebleniä, joka sanoi raskassoutuisesta kirjastaan ”minulla oli hitonmoinen työ sen kirjoittamisessa, miksi lukemisen pitäisi olla helpompaa?”

Kansainvälisesti opus on erikoinen sikäli, että siinä koetetaan kattaa koko asiakirjahallinnan kaari. Yleensä vastaavissa teoksissa, sikäli kun sellaista edes yritetään tehdä, on vain joko asiakirjahallinnon tai päätearkiston puolisko. Tällaisen yleiskatsauksen kirjoittaminen ja pitäminen yllä on tietyllä tavalla hullun hommaa. Ainakin se saa ihmisen tuntemaan vajavaisuutensa ja rajallisuutensa.

Kategoriat:kirjallisuus, Koulutus

Arkistot välittävät tietoa yli ajan ja paikan

torstai 8.12.2022 Jätä kommentti

Informaatiotutkimuksen päivillä professori J. Tuomas Harviainen puhui moninaisista käsitteistä – kuten information shaping, information creation, information making ja information experience – joilla informaatioon liittyvistä käytännöistä englanniksi puhutaan. Tietoa luodaan, haetaan, hankitaan, jaetaan, pimitetään, käytetään ja hallitaan. Tiedon lisäksi voidaan puhua ”informaatiosta” tai ”tietämyksestä”. Käsitteiden verkko on tiheä ja hienovarainen. Erot ovat merkityksellisiä, kun niitä oikein katsotaan.

Tuomas käytti myös pesäpallovertausta: informaatiotutkimuksessa kiinnostus on ollut lyöjässä ja syöttäjä on enimmäkseen unohdettu. Toisin sanoen on keskitytty tiedon käyttäjään ja unohdettu, että on joku, joka sen informaation tuottaa ja käyttäjälle tarjoilee.

Miten asiakirjahallinta sijoittuu tähän kenttään? Tämän voi hahmottaa monella tavalla. Voi esimerkiksi ajatella, että fokus on informaation historiassa. Miksei niinkin, mutta oma näkemykseni on toinen.

Päädyin parikymmentä vuotta sitten sellaiseen metaforaan, että asiakirjahallinnan suhde informaatioon on sama kuin pakkausteollisuuden suhde elintarvikkeisiin. Ei sanottavasti kiinnosta se, kuka ruuan tuottaa ja kuka sen syö, eikä oma bisnes ole varsinaisesti sen enempää syömistä kuin tuottamistakaan, mutta tärkeää on se, että tuote saadaan välitettyä paikasta toiseen niin, että se ei pilaannu matkalla. Tavallisesti tästä pilaantumisen estosta puhutaan tiedon autenttisuuden, eheyden, luotettavuuden, ymmärrettävyyden ja todistusvoimaisuuden takaamisena.

11. Divisioonan esikunnan virallinen syyttäjä, luutnantti Olsson, syventyneenä asiakirjoihinsa kenttäoikeuden istunnossa Pidmarannassa 31. heinäkuuta 1942 (SA-kuva)

Ajatukseni on jalostunut vuosien mittaan. Jos jätetään metaforat sikseen, asiakirjahallinnassa on minusta kysymys tiedon siirrosta kontekstien välillä. On yksi aika ja paikka, jossa tieto syntyy. Sitten on se aika ja paikka, jossa sitä käytetään. Nämä voivat olla hyvin lähellä toisiaan – tai sitten hyvin kaukana. Välissä on lukuisia aste-eroja.

Voi olla, että käyttäjä on ollut läsnä tapahtumassa, josta asiakirja kertoo. Hän lukee silloin asiakirjaa virkistääkseen muistiaan tai tarkastaakseen, mitä puhuttiin. Tai ehkä tiedon käyttäjä ei ollut mukana luotaessa asiakirjaa, mutta on saman organisaation työntekijä tai muuten tiedon syntytekstin hyvin tunteva. Käyttäjä voi myös olla ajallisesti lähellä tiedon syntyhetkeä, mutta muuten kaukana siitä. Näin on esimerkiksi, kun poliisi käyttää aineistoja tutkiakseen mahdollista rikosta.

Mikä tekee jostain eri kontekstin ja millä tavoin ei ole yksiselitteistä, mutta selvästi etäisyys tiedon synty- ja käyttöympäristön välillä on suurin silloin, kun tutkija astuu päätearkiston tutkijasaliin satoja vuosia myöhemmin. Käyttäjällä ei silloin ole ehkä mitään käsitystä tiedon alkuperäisestä kontekstista ja hän haluaa myös käyttää tietoa johonkin muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen. Tästä huolimatta tiedon pitäisi olla edelleen käytettävää.

Tiedon toinen käyttöpaikka ja -aika: Sota-arkiston tutkijasali vuonna 2002. Etualalla pitkäaikainen päivystäjä Kyösti Ihanus, taaempana (vas.) Janne Salmi ja Heimo Mustonen (Kuva Pekka Henttonen)

Olen opiskelijoille nykyisin sanonut aluksi, että alan ytimessä on tämä ”kontekstuaalinen siirto”, tiedon pitäminen käytettävänä ajasta ja paikasta toiseen. Kysymykset liittyvät siihen, mikä tieto pitäisi siirtää uusien käyttäjäryhmien ulottuville, miten tämä tieto voidaan tunnistaa ja erottaa muusta, millaisia ominaisuuksia tällä tiedolla pitäisi olla, miten tieto pitäisi organisoida, miten se saadaan säilymään ja miten kaikki tämä tehdään mahdollisimman tehokkaasti tukien eri käyttäjäryhmiä.      

Minusta tämä on yksinkertainen ja toimiva tapa selittää, mistä arkistoissa on kysymys. Mikään tapa hahmottaa asioita ei tietysti riitä mallintamaan kaikkea monimutkaisessa maailmassa, mutta tämän ajatuksen hyvä puoli on, että se kattaa erilaiset käytännöt ja aineistot. Arkistoja on monenlaisia, eikä kansanperinteen, kuvien, musiikin, elokuvan ja asiakirja-aineistojen säilyttäminen ja pitäminen käytettävänä ajasta ja paikasta ole samanlaista. Tiedon laatu ja käytettävyys tarkoittavat eri tapauksissa eri asioita.

Ajatus kontekstuaalisesta siirrosta sitoo asiakirjahallinnan yhteen yksityisyyden kanssa. ”Yksityinen” ei ole helposti määriteltävissä. On myös kulttuurisidonnaista, mikä koetaan yksityiseksi. Meillä verotietojen julkaiseminen on esimerkiksi vuosittainen tapahtuma, mutta Yhdysvalloissa edes Kansallisarkiston arvonmääritystä tehnyt asiantuntija ei päässyt katsomaan ihmisten tuloista kertovia asiakirjoja.

Helppo tapa ajatella yksityisyyttä kuitenkin on, että siinä on kyse piiristä, jonka ulkopuolelle tieto ei saa mennä. Yksityisyyttä loukataan, kun näin käy. Tiedot terveydestä koetaan esimerkiksi yksityisiksi. Hoitava lääkäri saa nähdä ne, mutta jos tieto sama jaetaankin terveystuotteita valmistavalle yritykselle, yksityisyyttä loukataan.

Asiakirjahallinta kuitenkin on olemassa nimenomaan siirtääkseen tietoa ajasta ja paikasta toiseen, eli tehdäkseen jotain mikä saattaa vaarantaa yksityisyyden. Niinpä yksityisyyden kanssa painiskelu on sisäänrakennettuna alaan. Siihen liittyvät kysymykset ovat väistämättömiä.

Kirjallisuutta

Henttonen, P. (2019). Archival science as an information science. Atlanti+, 2, 8–13.

Henttonen, P. (2017). Privacy as an archival problem and a solution. Archival Science, 17(3), 285–303. https://doi.org/10.1007/s10502-017-9277-0

(Julk. Faili 4/2022, s. 6-7)

Kategoriat:Arkistoteoria

Onko asiakirjajärjestelmissä ollut järkeä?

torstai 29.9.2022 1 kommentti

Kansallisarkisto ottaa enää vastaan vain digitaalista aineistoa. Yhdysvalloissa NARA on samoilla linjoilla. Tämä on luullakseni suunta muuallakin. Paperin säilyttämiseen ei haluta enää rakentaa seiniä.

Tästä herää kysymys, mikä on asiakirjajärjestelmien pointti? Oliko sitä koskaan?

Sähköisiä asiakirjajärjestelmiä alettiin määritellä 1990-luvulla. Ajatus oli, että digitaalinen data ei ”toimi asiakirjana” ellei käytetä erityisiä järjestelmiä, jotka takaavat tiedon autenttisuuden, eheyden, luotettavuuden ja ymmärrettävyyden. Vaatimuksia näiden järjestelmien toiminnallisuudelle ja metatiedoille määriteltiin kansainvälisesti ja kansallisesti. Suomessa Sähkeet (2005 ja 2008) ovat tämän ajattelun perua.

Sähköisistä asiakirjajärjestelmistä odotettiin vuosituhannen vaihteessa ratkaisua asiakirjahallinnan ongelmiin, mutta data sähköisissä asiakirjajärjestelmissä on nykyään vain pieni osa digitaalisesta tiedosta. Aikaisemmin järjestelmän Sähke-yhteensopivuus oli edellytys digitaalisen datan vastaanottamiselle pitkäaikaissäilytykseen, mutta se ei ole sitä enää. Kun päätearkisto siirtyy puhtaasti sähköiseen arkistointiin, se saa siksi enimmäkseen aineistoja, jotka eivät ole ”asiakirjoja” ainakaan siinä mielessä, kun 1990-luvulla määriteltiin.

Eli arkistoon ei tule enää kunnollisia asiakirjoja! Luulisi tämän herättävän keskustelua, mutta sitä ei ole syntynyt, paniikista puhumattakaan. Mieleen tulee, että ehkä sähköisissä asiakirjajärjestelmissä ei sitten ollutkaan niin paljon mieltä kuin ajateltiin. Ehkä olisi kannattanut unohtaa ne saman tien. Olisi säästetty paljon aikaa ja vaivaa.

En usko, että asia on näin yksinkertainen, vaikka asiakirjajärjestelmien merkitys on minusta osin epäselvä. Tieto näissä järjestelmissä on todistusvoimaltaan varmistettua, mutta onko tällä ollut merkitystä, sitä en tiedä. Miten sitä on painotettu poliisitutkinnassa tai oikeudenkäynneissä? Ehkä ei mitenkään. Tässä tullaan kysymyksiin muun muassa kunkin oikeusjärjestelmän todisteille asettamista vaatimuksista. Suomessa ne ovat käsittääkseni vähäiset. Tuomioistuin harkitsee, mitä se ottaa huomioon ja miten. Mutta tästä voisi joku asiantuntija sanoa sanasen.

Entä arkistoja käyttävät tutkijat? Mitä ongelmia he kohtaavat käyttäessään syntysähköisiä aineistoja? Toteavatko he, että ainoastaan asiakirjajärjestelmien tieto on käytettävää, kaikki muu epäselvää digitaalista roskaa? Luultavasti eivät. Matti Klingen sanoin historioitsijalle kelpaa lähteeksi ”kaikki, missä haiskahtaa ihmisen veri”. Joten veikkaan tutkijoiden iloisesti tekevän päätelmiä, ehkä vääriä, huonomminkin kontekstualisoidusta ja autenttiseksi osoitetusta tiedosta.

Asiakirjajärjestelmien merkitys näyttää minusta selvimmin kohdistuvan kahteen seikkaan: elinkaaren ja käyttöoikeuksien hallintaan. Asiakirjajärjestelmissä voidaan erottaa hävitettävä tieto muusta. Niissä voidaan myös tunnistaa osat, joihin käyttäjällä ei ole pääsyä. Kumpikaan näistä ei ole digitaalisessa maailmassa itsestään selvyys.

Niinpä arvelenkin, että tämä on se karikkoinen vesi, jolle sähköinen pitkäaikaissäilytys on ajautumassa arkiston ovien avautuessa kaikelle digitaaliselle datalle. Niihin tulee tietoa, jota ei saisi säilyttää, mutta jota ei ole pystytty seulomaan. Niihin tulee dataa, josta ei voida varmasti tunnistaa esimerkiksi henkilötietoja.

Miten tämän tiedon kanssa toimitaan? Se on ratkaisematon kysymys. Tekoälystä toivotaan ratkaisua, mutta se ei ole luotettava väline. Jos tekoäly tunnistaa esimerkiksi henkilötiedot 95 % varmuudella – mistä kaiketi ollaan kaukana – viisi kertaa sadasta pääsyyn saattaisi sisältyä yksityisyyden suojan loukkaus. Se ei ole hyväksyttävissä.

Yksi ratkaisu on jättää kaikki ongelmallinen data arkistoimatta, mutta se tarkoittaisi sitä, että arkiston laiminlyö tehtäväänsä. Se olisi minusta ammattieettisesti ongelmallista. Toinen vaihtoehto on ottaa data säilytykseen ja pitää se suljettuna, kunnes elossa ei varmasti ole enää henkilöitä, joiden yksityisyyden suojaa loukattaisiin, ja muutkin tietoon liittyvät turvallisuusvaatimukset ovat rauenneet. Tämä merkitsi kriisiä pohjoismaiselle julkisuusperiaatteelle.

Ehkä tällaiset huolet ovat kuviteltuja. Jos viranomaisilta tulee päätearkistoon vain dataa, joka ei tuota käyttöoikeus- ja seulontaongelmia, niin turhaan tässä höpisen. Periaatteessahan elinkaaren ja käyttöoikeuksien hallinta on aina hoidettu.

Sähköisen arkistoinnin nykytilasta tehtiin kuitenkin muutama vuosi sitten selvityksiä. Niiden perusteella tilanne julkishallinnossa on usein kaukana ideaalisesta. Kun digitaalinen aineistotulva saavuttaa päätearkistot, odotan ongelmia.

Niinpä asiakirjajärjestelmillä on edelleen paikkansa.

(Julk. Faili 3/2022, s. 10-11)

Kategoriat:Sähköiset

Etiikalle on tarvetta

maanantai 22.8.2022 Jätä kommentti

Yhdysvaltain arkistoyhdistys SAA (The Society of American Archivists) laati alan ensimmäiset eettiset säännöt 1980-luvun alussa. Muissa maissa on tyydytty usein ICAn eettisiin sääntöihin (1996). Oma arkistoyhdistyksemme on poikkeus. Suomalaiset säännöt tehtiin vuonna 2006. Voi epäillä, että ne tuskin kuluvat arkistotyötätekevien käsissä. Yhdistyskin näyttää unohtaneen sääntönsä, koska niitä ei löydy edes sen kotisivulta. Eettiset säännöt on osattava kaivaa arkistolaitoksen oppikirjasta ”Arkistot – yhteiskunnan toimiva muisti”, joka on kuudentoista vuoden takaa.

Pohjoismainen kollega sanoi, meillä pohjolassa lainsäädäntö on korvannut etiikan. Kuulostaa järkevältä. Eettisiä ohjeita tarvitaan eniten siellä, missä toiminta on muuten säännöstelemätöntä. Jos on korkeatasoista lainsäädäntöä ohjaamassa, eettisille säännöille on vähemmän tarvetta. Mutta tämä ei selitä, miksi englanninkielisissä maissa sääntöjä on laadittu innokkaasti. Tietääkseni kaikki anglosaksiset yhdistykset ovat hyväksyneet omat sääntönsä.

Säännöille on minusta oma paikkansa. Lainsäädäntö jättää tilaa. Eettisesti väärin voi toimia rikkomatta lakia.

Toisaalta joskus laki ja etiikka ovat ristiriidassa, ja laki pakottaa toimimaan eettisesti väärin. Se on kuitenkin harvinaista. Suomen kaltaisessa maassa lain mukaan toimiminen on käytännössä aina eettisesti hyväksyttävä vaihtoehto.

Mutta oli tarvetta tai ei, siellähän ne säännöt ovat, takataskussa. Tarvittaessa ne voidaan kaivaa heiluteltaviksi, mikäli joku kyseenalaistaa alan olemassaolon korkeatasoisena professiona.

Sillä siihen ne liittyvät, professioon. Jo ensimmäinen analyysi moderneista professioista (1934) ehdotti eettisiä sääntöjä yhdeksi profession tunnusmerkiksi. Ajateltiin, että professiot, kuten juristit tai lääkärit, käyvät kehittyessään läpi samat vaiheet. Ensiksi niille muodostuu oma koulutus. Sitten tulevat ammatilliset yhteisöt. Lopuksi eettiset säännöt.  

Eettiset säännöt voivat nostaa profession profiilia ja arvostusta. Toisaalta niitä voi pitää sisäisinä tekijöinä: kun toiminta on eettisten sääntöjen mukaista, se on laadultaan parempaa. Etiikka tekee meistä parempia ammattilaisia.

Joidenkin mielestä olennaista etiikassa on asiantuntemuksen epäsymmetria: asiakkaan on luotettava professiota edustavan asiantuntijan tietämykseen, asiantuntijan kunnioitettava asiakasta ja kollegoitaan. Etiikkaa voi tästä näkökulmasta eräänlaisena julkisena sopimuksena. Ammattilaiset kertovat säännöillä, miten he ovat sitoutuneita toimimaan yhteiseksi hyväksi. Kun säännöt ovat yleisesti tiedossa, toimintaan voidaan paremmin luottaa.

Toinen näkökulma on, että kyse on yksinkertaisesti vallasta. Professiot pyrkivät itsenäisyyteen ja monopoliin omalla toiminta-alueellaan. Eettisillä säännöillä suljetaan ulkopuoliset pois ryhmästä. Jos et sitoudu ”sääntöihin”, et ole osa ammattikuntaa. Tämän vuoksi eettisiin sääntöihin saattaa liittyä ammattiyhteisön valvontaelin, joka valvoo sääntöjen noudattamista.

Tästä näkökulmasta eettiset säännöt kehittyvät viimeisinä siksi, ettei niillä ole käyttöä ennen kuin ryhmän asema on vakiintunut. Kun ne ovat olemassa, ne suojaavat ryhmän jäseniä antamalla näille itsenäistä toimintavapautta riippumatta ulkopuolisesta paineesta.

Asiakirja-ammattilaisilla toivoisi olevan tätä toimintavapautta ja halua käyttää sitä ammattikunnan sääntöjen mukaisesti. Toivon näkeväni vielä sen päivän, jolloin uutisista voi lukea asiakirja-ammattilaisen toimineen rohkeasti ympäristönsä toiveita vastaan, koska muu ei olisi ollut ammattieettisesti oikein. Toivon myös, että tuona päivänä näen ammattiyhteisön asettuvan jäsenensä tueksi. Se olisi hieno askel tiellä asiantuntijaprofessioksi.

Asiakirja-ammattilaiset eivät ole täysin ottaneet tätä roolia muuallakaan. Kansainvälisesti tunnetuin on ns. Heinerin tapaus Australiassa. Siinä arkistonhoitajan luvalla hävitettiin poliittisesti arkaluontoisia asiakirjoja. Ammattiyhteisö otti asiaan kantaa hitaasti ja haluttomasti. Näin ei pitäisi toimia. Ammattilaisella pitäisi olla kanttia arvioida toimintaansa eettiseltä kannalta. Ammattiyhteisöllä halua tukea jäsentään tai todeta tämän tekemä virhe.

Mahdollisuuksia eettisille ongelmatilanteille on uskoakseni yhä enemmän. Se johtuu siitä, että toimintakenttä monimutkaistuu. Valmiita toimintamalleja on yhä vähemmän. Joskus ennen maailma oli yksinkertaisempi. Tehtiin niin kuin Kansallisarkisto määräsi. Käytettiin Sähkettä, kun oli pakko.

Asiantuntija-ammatteihin tällainen mekaanisuus ei oikein sovi, ja pois siitä ollaan kulkemassa. Seuraus on, että ei ole yhtä oikeaa toimintatapaa. Sen sijaan täytyy sovitella eri näkökulma yhteen. Tietoturva, tiedon käyttö, taloudelliset tekijät, lainmukaisuus ja yksilön oikeudet kohtaavat erilaisina yhdistelminä. Mikä on arkiston rooli? Onko se toiminnan tukija, hallinnon vahtikoira, kansalaisyhteiskunnan tietovaranto, tutkimuksen palvelija? Kenen puolella asiakirja-ammattilainen on loppujen lopuksi on? Kun on pakko priorisoida, mikä on ensisijaista?

Suomalaisen ammattikunnan integraatio ei helpota asiaa. Kun asiakirjahallintoa ja organisaation omaa etua ei ole selkeästi jyvitetty eri ammattilaisille kuin kulttuurihistoriallista näkökulmaa, konfliktitilanteet lienevät todennäköisempiä.

Ongelmatilanteissa eettisistä säännöistä, ja ennen kaikkea niihin pohjautuvasta keskustelusta, voisi olla hyötyä. Mutta tästä ollaan meillä kaukana. Ensiksi pitäisi tiedostaa, että etiikka sääntöineen on olemassa.

(Julk. Faili 2/2022, s. 12-13)

Kategoriat:Etiikka

Te puhua lakikieli? Arkistolain uudistus lausunnolla

maanantai 22.8.2022 Jätä kommentti

Luonnos uudeksi arkistolaiksi saapui lausunnolle huhtikuussa. Pikaisella lukemisella luonnos tuntui hyvältä. Samalla muutetaan myös lakia Kansallisarkistosta, jotta juridiset palikat pysyvät ruodussa.

Digitaalisessa toimintaympäristössä toimitetaan ensisijaisesti sosiaalisten konstruktioiden kanssa. Asiakirja tai mikään muukaan tiedonhallintaan liittyvä ei ole käsin kosketeltavissa, joten kyse on siitä, miten asiat on nimetty ja sovittu nähtävän. Tässä varsinkin lainsäädännön määrittelyt ovat tärkeitä. Lainsäädäntö määrittää toimijat ja mitä ne voivat tehdä mille.

Niinpä jos tiedonhallinnasta halutaan tehdä edes suhteellisten yksinkertaista, toimijoiden, käsitteiden, tehtävien ja vastuiden pitäisi olla selkeitä ja linjassa toistensa kanssa. Tässä uusi laki tuonee helpotusta. Se kuitenkin tarkoittaa uuskielen opiskelua.

Anna tässä pikakurssin uuteen puheenparteen ja teen joitain huomioita lakiluonnoksesta. Tosin uuskielen alkeet ovat monilla jo hallussa, koska tiedonhallintalaki antoi niistä esimakua. Lakia voisi kommentoida monesta muustakin näkökulmasta, kuten tarkastelemalla sen kustannusarvioita tai vaikutuksia esimerkiksi kuntiin tai sotealueisiin, mutta niihin on enemmän asiantuntemusta muilla.

Säilytysajan päättyminen ei tarkoita hävittämistä

Ennen aineistoja säilytettiin. Kun säilytysaika meni umpeen, aineisto hävitettiin. Jos säilytysajan päättymistä ei ollut määritelty, aineisto oli ikuisesti säilyttävää – näin ainakin on kerrottu. Sittemmin huomattiin, että ikuisuus on suomalaiselle virkamiehellekin liian pitkä aika vastattavaksi, ja alettiin puhua vaatimattomammin pysyvästä säilyttämisestä. Kun viranomainen ei aineistoja enää tarvinnut, ne siirrettiin Kansallisarkistoon.

Enää ei näin. Kun aineiston säilytysaika päättyy, se joko hävitetään tai siirretään Kansallisarkistoon. Olen tavannut siteerata Jari Lybeckin tiivistystä, ”asiakirja arkistoidaan tuoreena”, mutta se ei päde enää. Asiakirja arkistoidaan nyt, kun viranomaisesta sen viimeinen käyttöpäivä on ohi.

Ennen alalla saatettiin puhua tuttavallisesti ”sp-aineistoista”, kun tarkoitettiin Kansallisarkistoon siirrettäviä pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Tämän termin merkitys muuttuu. Lakikielellä pysyvästi säilytettävät asiakirjat ovat nyt sellaisia, joita viranomainen jatkuvasti tarvitsee toiminnassaan ja joita se ei hävitä. Lakiluonnoksen todetaan, että joskus tällaistenkin digitaalisten aineistojen säilytys Kansallisarkiston säilytysjärjestelmässä saattaa järkevää. Pääsääntöisesti sp-aineistot eivät kuitenkaan enää ole Kansallisarkistoon siirrettyjä tai edes siirrettäviä. Toisaalta joskus arkistoitava aineisto saattaakin jäädä arkistotoimijalle, joten ihan selvää rajankäyntiä tässä ei ole.

Arkistonmuodostajan vai arkistotoimijan arkistotoimi

Luonnos välttää huolellisesti käyttämästä sanaa arkisto merkityksessä ”asiakirjojen kokonaisuus”. Sen sijaan se puhuu kiertoilmaisuin arkistoitavasta tietovarannosta. Toinen käyttökelpoinen termi on arkistotoimi. Lakiluonnoksen mukaan

”6 § Arkistotoimeen kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistotoimijalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä.”

Tässä on pari huomionarvoista asiaa. Ensiksikin arkistotoimi tekee näyttävän paluun pelikentälle. Täysin se ei siltä ehtinyt poistuakaan, mutta käsitepari ”arkistotoimi ja asiakirjahallinto” ehti jo pitkään tuntua vanhentuneelta. Tämän siamilaisen kaksosparin toinen osapuoli ei koskaan päässyt lakitekstiin, eikä se tee sitä nytkään. Asiakirjahallintoa ei mainita laissa tai sen perusteluissa kertaakaan. Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon sijasta on puhuttu asiakirjahallinnasta, mutta sekään ei tehnyt läpimurtoa lakitekstiin. Asiakirjahallinta mainitaan vain kerran, silloinkin puhuttaessa Alankomaista.

Toiseksi pykälä käyttää kahta melko samanlaista termiä, arkistotoimijaa ja arkistonmuodostajaa. Tätä kritisoisin, koska en ymmärrä syytä siihen. Arkistotoimija on hyvä uusi käsite, joka tarkoittaa yksinkertaisesti lain ensimmäisessä pykälässä määriteltyjä lakia soveltavia toimijoita. Arkistonmuodostaja sen sijaan on profession oma, arkistoteoreettinen ja käytännössä yleensä kuvailutekninen käsite. Mitään hyvää ei minusta koidu siitä, että arkistonmuodostajiin viitataan lakitekstissä, puhumattakaan siitä, että arkistonmuodostajia koetettaisiin siinä määritellä. Arkistonmuodostajat tunnistetaan ja nimetään analysoimalla organisaatioiden historiaa, niiden rakenteiden ja toiminnan muutoksia. Kyse on ammattikunnan sisäisestä diskurssista, jota ei ole syytä rajata. Samasta syystä ”arkiston” välttely tekstissä ei minusta ole huono asia.

Niinpä, jos 6 § kuuluisi arkistotoimeen kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistotoimijalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet sen toiminnan yhteydessä sen sisältö ei muuttuisi ja pykälä olisi selkeämpi.

Kansallisarkiston asema ennallaan

Samalla kun käsitteistö siirtyy anglosaksiseen suuntaan, jossa kulttuurihistoriallinen arkisto on erillään viranomaisen toiminnassa käytetystä arkistosta, ja niiden ylläpito ovat erillisiä toimintakenttiä, jotain säikeitä yritetään pitää halki elinkaaren olemassa, jotta repeämä ei olisi täydellinen.

Kansallisarkiston toimivaltuudet säilyvät melko ennallaan. Enää se ei kuitenkaan päätä aineiston säilyttämisestä myös analogisessa muodossa digitoinnin jälkeen. Tämän katsotaan kuuluvan arkistotoimijalle.

Kansallisarkisto ei lakikielellä säilytä mitään, se huolehtii arkistoinnista. ”Arkistointi” sisältää kaikki ne aktiiviset toimenpiteet jotka ”tähtäävät arkistoitavan tietovarannon muodostamiseen”. Tällaisia toimenpiteitä olisivat esimerkiksi asiakirjojen kuvailu ja järjestäminen, mitä tehdään jo asiakirjan elinkaaren alussa. Kun Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä ”arkistointia koskevien vaatimusten teknisistä toteuttamistavoista ja arkistoitavien asiakirjojen muodosta”, sillä on edelleenkin jotain sananvaltaa koko elinkaareen, sikäli kun aineisto on sen haltuun joskus päätyvää.

Arkistoinnista sanotaan, että se on suoritettava turvallisesti ”säilyvyyden, käytettävyyden, saatavuuden, eheyden ja muuttumattomuuden turvaavia menetelmiä käyttäen” ja että Kansallisarkiston toimivalta koskee arkistoinnin kannalta keskeisiä teknisiä toteuttamistapoja. Tämän todetaan perusteluissa kaventavan sen määräysvaltaa aikaisemmasta.

Kansallisarkiston aika sähköisen asiakirjahallinnon kehittäjänä näyttää olevan ohi. Siltä ei voi enää odottaa järjestelmämäärittelyjä tai puuttumista viranomaisten tietoarkkitehtuuriin. Sen sijaan ”Kansallisarkiston määräysvalta keskittyy jatkossa arkistoinnin kannalta keskeisiin teknisiin vaatimuksiin, esimerkiksi rekisteröinnin ja luetteloinnin sijaan arkistoinnin metatietoihin.” En tosin ymmärrä, mitä luettelointi tässä tarkoittaa tai mikä olisi sellaista ”luettelointia”, joka ei liity arkistointiin.

Huomionarvoista on, että rekisteröintikään ei enää kuulu arkistolle. Kun kehitys on ollut arkiston ohjauksen levittämistä yhä laajemmalle viranomaiseen tiedonhallintaan, tämä kehityssuunta on selkeästi torpattu ja käännetty toiseen suuntaan.

Perusteluissa todetaan, että ”SÄHKE2-määräys ei tule enää ohjaamaan tulevaisuudessa tiedonohjausta, mutta arkistoinnin suunnitelmallinen toteuttaminen edellyttää tietojärjestelmien määrittelyä ja suunnittelua siten, että järjestelmät keräävät ja säilyttävät tarvittavan metatiedon ja aineiston.” Eli jollain tavoin samoja asioita pitää edelleen tehdä, mutta kädet ovat vapaammat.

Jo vuosia näköpiirissä on ollut, että Kansallisarkistoa sysitään syrjään viranomaisten tiedonhallinnasta. Lakiehdotuksen perusteluissa tämä näkyy positiivisena asenteena: kiitos Sähkeen, arkistoinnin tarvitsemat nykyiset metatiedot on jo keskeisiltä osin huomioitu tietojärjestelmissä. Kansallisarkisto voi tarvita rikkaampia tietoja, mutta tämä rikastaminen voidaan tehdä siirrettäessä aineisto Kansallisarkistoon. Arkisto on siis tehnyt tehtävänsä, se voi mennä odottelemaan elinkaaren loppupäässä aineistoja.

Kansallisarkiston keskeisiin tehtäviin kuuluu arvonmääritys. Siinä keskeinen sija on ollut arkistonmuodostus- ja tiedonohjaussuunnitelmilla. Ehdotuksessa puhutaan niiden sijasta arkistointi- tai arkistosuunnitelmasta, joka olisi osa tiedonhallintamallia. Kuten aikaisemminkin, viranomaisen olisi haettava Kansallisarkistolta päätös asiakirjoista, jotka siirretään myöhemmin Kansallisarkistolle. Tätä päätöstä olisi haettava kaikille asiakirjoille ”jotka ovat syntyneet arkistotoimijan tehtävien johdosta tai toiminnan yhteydessä ja jotka ovat kuvailtu ja luokiteltu arkistointia koskevaan suunnitelmaan tai tiedonhallintamalliin.”

Käytännössä Kansallisarkisto olisi siis saamassa tietoja yhtä kattavasti kuin ennenkin, mutta muodot ovat tässäkin entistä vapaammat. Myös tilojen tarkastaminen on mahdollista, vaikka tarkastustoiminta on ollut vuosia alas ajettuna.

Osaamista tarvitaan

Vapausasteiden lisääntyminen tarkoittaa vaativampia aikoja alan ammattilaisille. Kun ei ole edes periaatteessa yhtä määrättyä tapaa toimia, asiantuntemusta tarvitaan enemmän.

Kouluttajan näkökulmasta on tervetullutta, että lakiluonnoksen mukaan arkistotoimijan olisi nimettävä arkistoinnin vastuuhenkilö, jolla on ”riittävä asiantuntemus ja koulutus arkistotoimen tehtävistä”. Harmi vain, ettei riittävälle koulutukselle anneta mitään kriteereitä. Tarkoitus on vain välttää se, että kuka tahansa voitaisiin nimetä vastuuhenkilöksi.

Tiedonsaanti arkistoista paranee

Lopuksi voisi nostaa tiedonsaannin paranemisen esille. Jatkossa Kansallisarkisto antaa aineistojaan helpommin käytettäväksi tietoverkkojen kautta. Tämä on se lakiluonnoksen kohta, joka selkeimmin näkyy käyttäjille ja varmasti parantaa arkiston näkyvyyttä.

(Julk. Faili 2/2022, s. 10-12)

Kategoriat:Lainsäädäntö

Asiakirjahallinta uuden ajan kynnyksellä

keskiviikko 4.5.2022 Jätä kommentti

(Esitys Kunnallisarkistoyhdistyksen koulutustilaisuudessa 28.4.2022)

Ensiksi kiitän Kunnallisarkistoyhdistystä mahdollisuudesta tulla puhumaan ja onnittelemaan 40 +2 vuodesta. En ole aivan varma siitä, mistä ajatus kutsumiseeni tuli, mutta epäilen idean nousseen siitä, että puhuin syksyllä Tiedon- ja arkistonhallinnan ammattiyhdistyksen juhlassa ammattikunnan menneisyydestä ja tulevaisuudesta.

Koska en ole vielä puolessa vuodessa hyljännyt entisiä näkemyksiäni, tässä esityksessä on toistoa. Aloitan palaamalla tuon esityksen teemoihin (se löytyy blogistani Asiakirjahallinnan reunamerkintöjä). Lohdutan kuitenkin niitä, jotka tuon puheenvuoron jo kuulivat sillä, että siirryn melko nopeasti tämän esityksen teemaan. Kaikki ei siis ole vanhaa ja tuttua, älkää huolehtiko.

Kun sanon, etten ole vielä puolessa vuodessa hyljännyt entisiä näkemyksiäni, niin se on ymmärrettävä sarkasmiksi. Nimittäin, kun olen käynyt läpi omaa henkilökohtaista yksityisarkistoani – ja sellainenhan toki on jokaisella itseään kunnioittavalla ammattilaisella – huomasin, että esitin hyvin samanlaisen näkemyksen alan kehityksestä jo vuonna 2005. Eikä tässä vielä kaikki – sama perusidea on löydettävissä kirjoituksestani arkistolaitoksen henkilökuntalehti Remissistä vuonna 1998 – siis neljännes vuosisata sitten!

Tämä osoittanee ensiksikin sen, että ihmisellä on yleensä elämänsä aikana vain muutama ajatus. Toiseksi se osoittaa, että jos olenkin ehkä kehityksen ennustajana huono, olen ainakin johdonmukainen. Aina kun kysytään kerron saman näkemyksen. Jonakin päivänä saatan sitten viimein olla oikeassa, jos en ole jo.

Se teema, jota olen tuonut esille jo neljännesvuosisadan, on alan pirstoutuminen. Kun aloitin alalla melko esidigitaalisina aikoina 1980-luvun lopulla, asiakirjatietoa oli kärjistäen kahdenlaista. Oli A4-kokoista tietoa ja sitten sitä hieman suurempaa ja vanhempaa, foliokokoa.

Olennaista on, että tuohon oltiin tekemisissä aineistojen kanssa, jotka olivat olemassa fyysisessä muodossa. Se asetti rajat sille, mitä saattoi tehdä. Asiakirjatietoa käytettiin ja hallittiin aina samalla tavalla, olipa elinkaaren vaihe mikä tahansa.

Oli virasto suuri tai pieni, tai oli sen tehtäväkenttä mikä tahansa, aina oli arkistonmuodostussuunnitelma, aina oli paperiasiakirjoja, aina oli diaari, joka toimi hakemistona aineistoihin, ja jos kyse oli pitkäaikaisesti säilytettävistä asiakirjoista, aina oli arkistoluettelo, joka samanlaisena palveli yhtä hyvin— tai yhtä huonosti – sekä viranomaista kuin tutkimusta.

Kuten tiedämme, tilanne on aivan toinen tänään. Digitaalista dataa on dokumenttipohjaista, tutkimusaineistoja, tietokantoja, oppimisympäristöjä, nettisivuja, sosiaalista mediaa ja kaikkea muuta, ihan vain muutaman esimerkin mainitakseni. Kun yhteiskunta kehittyy, eri muotoja ja uusia erityisalueita tulee lisää. Yhteentoimivuus, open data, big data, my data, yksityisyys, digitointi, tekoäly, pilvipalvelut, lohkoketjut – jokainen avaa uuden matopurkin, jossa on omia asiakirjahallintaan liittyviä kysymyksiä.

Samalla tietoa ei enää käytetä samalla tavalla sekä viranomaisessa että päätearkistossa. Usein datan luovuttaminen päätearkistoon tarkoittaa sen muuntamista jollain tavalla samalla kun data siirretään uuteen järjestelmään, jonka toiminnallisuus ja kenties tapa esittää tiedotkin ovat erilaiset. Näin ei aina ole. Mutta olennaista tässä onkin, että digitaalisen tiedon hallintaan ja käyttöön on sekä viranomaisessa kuin päätearkistossa eri vaihtoehtoja.

Samalla se ennen vallinnut käytäntöjen jatkumo, joka alkoi aineiston synnystä ja jatkui päätearkistossa, on murtunut. Perinteisten aineistojen ollessa kyseessä ei voinut tehdä kovin väärin, jos toimi kuin Kansallisarkisto. Digitaalisessa ympäristössä asia on päinvastoin. Viranomainen, joka koittaisi aktiivivaiheessa hallita dataansa sähköisen pitkäaikaissäilytyksen keinoin, tekisi useimmiten suuren virheen. Tiedon käyttäjien tarpeet ovat aktiivi- ja passiiviaiheessa niin erilaiset.

Tämä tarkoittaa sitä, että jos puhutaan ”uudesta ajasta” asiakirjahallinnassa, se merkitsee eri asioita eri vaiheissa elinkaarta ja murros tapahtuu myös elinkaaren eri vaiheissa eri aikaan.

Lähes 35 vuotta sitten tästä tulevaisuudesta oli vasta aavistus. Aloittelin silloin  uraani silloisessa valtionarkistossa. Mekaaninen kirjoituskone löytyi jokaisesta työhuoneesta, mutta PCeitä oli hankittu vasta muutama, nekin yhteiskäyttöön.

Tuolloin puhuttiin vielä ”arkistokelpoisuudesta.” Nuoremmille täytyy termiä varmaan selittää: kyse oli siitä, että jo 1800-luvun lopulta lähtien pysyvästi säilytettävät asiakirjat oli laadittu käyttäen sopivia kestäviä välineitä. Ennen EU-aikaa Kansallisarkisto testautti VTT:llä papereita, kyniä, tulostimien värikasetteja ja vastaavia tuotteita ja julkaisi aika ajoin listan välineistä, joita sopi käyttää silloin kun laadittiin pitkään tai pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Kuulostaa nykyisin vanhanaikaiselta. Se oli kuitenkin tärkeää, koska joka arkistosta löytyi esimerkkejä hajoavista ja haalistuvista asiakirjoista.

Kuten aina, vanhoja malleja jatkettiin uudessa tilanteessa osaamatta sopeuttaa niitä uuteen aikaan. Verrattuna vuosisatoja kestävään lumppupaperiin, jota saattoi pestä vedessä juuriharjalla sen liiemmin siitä kärsimättä, magneettinauhojen kestävyys – joka oli ja tietääkseni on edelleen siinä 15 vuotta – oli surkea. Tämä herätti hillittyä kauhistelua, samoin kuin se, että sähköisen tiedon muuttaminen oli niin helppoa. Edelleen muistan, miten valtionarkiston toimistopäällikkö huokaili tätä kahvipöydässä.  – Toki eri pöydässä kuin minä, koska olin vain pahainen korkeakouluharjoittelija.

Ensimmäinen asia, joka täytyi oppia, oli ettei arkistokelpoisuudella ollut sähköisessä toimintaympäristössä merkitystä. Laitteisto- ja ohjelmistoriippuvuus ymmärrettiin pian ongelmaksi. Mitä hyödytti tehdä kestäviä tallenteita, kun laitteistot ja ohjelmistot vanhenevat kuitenkin?

Seuraavaksi, jos näille asioille kronologiaa voi antaa, alettiin kiinnittää huomiota dokumentaatioon. Ei auta, jos data on tallessa, jos ei ymmärretä mitä se merkitsee. Koodaat vaikkapa vastaajan sukupuolen nollalla ja ykkösellä, mutta unohdat kirjoittaa ylös, kumpi on kumpi. Silloin data on säilynyt, mutta tieto kadonnut.

1990-luvulla alettiin myös pohtia, mikä se sellainen ”sähköinen asiakirja” oikein on ja mitä se edellyttää. Tällöin huomattiin kaksi asiaa lisää: ensiksikin, että aineisto on sidottava siihen toimintaan, missä se on syntynyt, ja että asiakirjoilla on myös keskinäisiä yhteyksiä, jotka on säilytettävä.

Tässä onkin aika tiivistettynä se, mille sähköinen asiakirjahallinta perustuu: aineiston säilyttäminen, merkitysten säilyttäminen, yhteyden toimintaan säilyttäminen, asiakirjojen yhteyksien säilyttäminen.

Kärjistäen, mutta uskoakseni todenmukaisesti, voi sanoa, että tämä ydin on ollut olemassa jo parikymmentä vuotta eikä ole olennaisesti muuttunut. Ainoa asia uusi asia on ollut siinä, että ”yhteydet” ja ”merkitykset” on alettu ymmärtää entistä laajemmin. Enää ei ajatella, että niitä on rajattu, objektiivisesti olemassaoleva joukko, jonka arkistoammattilainen voi tunnistaa ja tuoda esiin. Mutta ei tästä tämän enempää.

Sanomastani herää kuitenkin kysymys. Jos sähköistä asiakirjahallintaa on ollut olemassa parikymmentä vuotta, miksi tämän esityksen otsikoksi olen valinnut ”asiakirjahallinta uuden ajan kynnyksellä.” Varmaankin porstuasta on kahdessakymmenessä vuodessa ehditty jo salin puolelle?

Asiaa voi tarkastella sekä organisaatioiden päivittäisen toiminnan että päätearkiston näkökulmasta. Onko viranomaisten toiminnassa jo siirrytty digitaalisuuteen? Ulkopuoliset yliarvioivat rankasti yhteiskunnan digitalisoitumisen asteen. Kun muutama vuosi sitten asiaa selvitettiin, vastanneista korkeakouluista vain yli puolet (55 %) totesi, että osa asiakirjaprosesseista on sähköistetty. Täysin sähköisiä prosesseja ei löytynyt yhdeltäkään korkeakoululta. Myös valtionhallinnon osalta tulos oli samantapainen: kokonaan digitaalisesti toimivia organisaatioita oli vähän, mutta prosesseja sähköistettiin aktiivisesti. Noin yksi kymmenestä vastaajasta vastasi sanoi elinkaaren olevan kokonaan digitaalinen ja vain noin puolet sanoi prosessien olevan osin sähköisiä.

Joten näyttää siltä, että viranomaisten tiedonhallinnassakin ollaan vasta uuden ajan kynnyksellä. En kuitenkaan rohkene sanoa tästä paljoakaan, koska te tiedätte tilanteen omissa organisaatioissanne ja sen arjessa paljon paremmin. Lähden tässä kuitenkin siitä ajatuksesta, että sähköinen asiakirjahallinto on tuttua: te tiedätte jo, millaista se on, ja millaista se tulee olemaan, hyvässä ja pahassa.

Asiaa voi tarkastella myös päätearkiston näkökulmasta. Tästä tulee mieleen muisto parikymmenen vuoden takaa. Silloinen esimieheni, Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki tuli takaisin maanpuolustuskurssilta, ja totesi arkiston aikasyklin olevan toisenlainen kuin muulla yhteiskunnalla.

Maanpuolustuskurssilla oli nimittäin kerrottu, miten kriisit etenevät. Ensin tilanteen kiristymisestä on merkkejä, sitten jännitteet ovat jo selvästi näkyvillä, seuraavaksi ne kohoavat ja ehkä lopuksi johtavat avoimeen yhteenottoon. Kun purkaus on ohi, kriisiä kuvaava käyrä laskee ja yhteiskunta palaa nopeasti normaali aikaan.

Jaana totesi, ettei tämä arkiston osalta pidä lainkaan paikkaansa. Suomen sotia käytiin vuosina 1939–45, ja sen jälkeen yhteiskunta kyllä palasi rauhantilaan. Sota-arkisto ei kuitenkaan tehnyt niin. Se eli ja hengitti talvi-, jatko- ja Lapin sotaa vielä vuosikymmeniä tämän jälkeen. Kun muu yhteiskunta oli jo lähes unohtanut sodan, kriisi jatkui Sota-arkistossa sotien synnyttämän valtavan aineistomassan kanssa painiskeluna sekä lukemattomina selvityksinä ja todistuksina, jotka 1950-luvulta 1970-luvulle työllistivät henkilökuntaa. Tämä on tyypillistä arkistoille. Tapahtumilla on pitkä häntä, joiden kanssa arkisto elää.

Niinpä jos ajattelee digitaalista murrosta, olemme varsinkin päätearkiston näkökulmasta selvästi vasta alussa. Tällä hetkellä Kansallisarkiston aineistoista 3,9 % on digitoitu, kerrottiin Ylen uutisissa muutama viikko sitten (Yle 23.3.2022, https://yle.fi/uutiset/3-12368434). Nykyvauhdilla digitointi kestää vielä 200 vuotta. Niinpä Kansallisarkisto on siirtynyt kokonaan uuteen aikaan ehkä vasta vuonna 2222.

Tämä tarkoittaa yhtäältä sitä, että paperiaineistot ovat niihin liittyvine toimintoineen vielä pitkään kanssamme. Samalla se tarkoittaa sitä, että digitaalisten aineistojen koko elinkaari ja digitalisoitumisen kaikki vaikutukset eivät ole vielä läheskään näkyvissä.

Kuten jo sanoin, eniten kokemusta on aktiivivaiheen sähköisten aineistojen jotain luomisesta ja hallinnasta. Sitähän tekin teette päivästä toiseen. Lähes kaikki muu sähköisiin aineistoihin liittyvä on vielä tuntematonta tai sellaista, ettei siitä ole paljon tietoa.

Kun 40 vuotta sitten huolta aiheutti sähköisten aineistojen säilyminen, oliko se aiheetonta? Huokailiko valtionarkiston toimistopäällikkö turhaan? Ehkä tällä hetkellä voisi sanoa, että huoli sekä oli ja ei ollut aiheellinen. Näyttää siltä, että jos tieto todella halutaan säilyttää, ja säilyttäminen suunnitellaan huolellisesti, ja siihen käytetään asiantuntemusta ja resursseja, silloin tieto saadaan säilymään.

Siis, jos suunnitellaan huolellisesti, käytetään asiantuntemusta ja resursseja. Tämä on suuri jos. Sattumalta säilyminen on epätodennäköistä. Paperihan säilyy kohtuullisen hyvissä säilytysoloissa ilman kummempaa huomiota. Paperi säilyy, ellei sitä hävitetä, sähköinen häviää, ellei sitä säilytetä.

On arveltu, että tämän vuosituhannen ensimmäiset vuosikymmennet ovat digitaalinen musta-aukko, jolta jää vain vähän tietoa talteen. Tämä saattaa pitää paikkansa. Dataa tästä minulla ei ole, mutta järkeilyni perustuu seuraavaan: ennen vanhaan paperia oli kaikkialla ja paperi saattoi myös säilyä kaikkialla. Nyt meillä on digitaalista dataa kaikkialla, mutta kuinka monta paikkaa tiedätte, joissa on todella valmiudet sen säilyttämiseen pidempiä aikoja? Ne ovat suhteellisen harvassa.

Netin sanotaan muistavan ikuisesti sen, mitä sinne laitetaan, mutta todellisuudessa se muistaa vain sen, minkä säilyttämisestä ja levittämisestä on jollekulle suoraan tai epäsuorasti taloudellista hyötyä. Tieto, jonka olemassaolosta kukaan ei ole valmis maksamaan edes pientä summaa, katoaa kyllä.

Samalla netissä oleva tieto saattaa kyllä säilyä pitkään. Yhden tiedon mukaan vanhin nettisivu, tai ainakin sen domain, olisi 36-vuotias ja vuodelta 1986. Netissä oleva tieto on kuitenkin harvoin staattista. Jos sisällöt eivät muutukaan, muuttuvat ainakin ne tavat, jolla tiedot esitetään käyttäjille ja jolla tietoja käytetään. Yksinkertainen 1980-luvun lopun HTML-koodaus vaikuttaa kököltä. Niinpä vanhakin data näkyy todennäköisesti nyt uudelleen ”disainatulla” sivulla ja sitä katsotaan ehkä mobiililaitteella pöytätietokoneen asemasta. Jotain on siis muuttunut, samalla kun tiedot säilyvät.

Tämä onkin yksi netin kestävyyden salaisuuksista. Palvelut muuttavat muotoaan, jotta ne vastaavat kulloisenkin käyttäjäkunnan odotuksiin. Internet muistuttaa tässä villiä luontoa. Netissä vallitsee eräänlainen luonnonvalinta, joka jättää vain parhaiten toimivat ratkaisut eloon. Kun eri tahot tarjoavat samantapaista palvelua, ne kilpailevat keskenään. Halvin ja toimivin voittaa ja syrjäyttää muut. Tämän vuoksi netissä kehitys on nopeaa, vain parhaat selviävät.

Tilanne on toinen kuin organisaatioiden omissa verkoissa, jotka ovat puutarhamaisia: niissä it-yksikkö on valinnut käytettävät välineet ja tekee parhaansa pitääkseen kilpailijat poissa. Huonokin sovellus kituuttaa elossa esimerkiksi kunnan it-puutarhassa, koska sille ei ole vaihtoehtoa.

Sähköiseen säilymiseen vaikuttaa se, minkälaiset digitaaliset ekosysteemit menestyvät. Esimerkiksi 2009 Google esitteli ”sähköpostin sellaisena mikä se olisi, jos keksittäisiin nyt.” Tuote oli nimeltään Google Wave. Wave oli yhdistelmä dokumentteja, sähköpostia, pikaviestimiä, wikiä ja sosiaalista mediaa. Näin jälkeenpäin on vaikea hahmottaa miten palvelu toimi, koska se katosi nopeasti.

Pointti tässä on se, että Wavesta ei koskaan tullut valtavirtaa ja se katosi pian Googlen palveluvalikoimasta. Jos jollakulla on nyt säilytyksessä Wave-dataa, voitte ehkä kuvitella, millaisia vaikeuksia sen hallinnassa ja antamisessa käyttöön on. Uutena tekijänä arvonmääritykseen onkin tullut sen arviointi, onko tiedon säilyttäminen ylipäänsä mahdollista, ainakaan kohtuullisin kustannuksin.

Helpointa on, kun elää internetin valtavirran mukana. Internetin valtavirta, joka tapauksessa elää. Internetissä oleva tieto muuttaa muotoaan, samoin muuttuvat tavat, jota sillä voidaan käyttää. Digitaalinen data pitkäaikaissäilytyksessä on joka tapauksessa lisäksi yleensä erilaista pitkäaikaissäilytyksessä. Mitä tämä merkitsee, siitä ei vielä ole käsitystä. Parhaiden arkistollisten periaatteiden mukaisesti dataa yritetään toki dokumentoida ja sen alkuperäistä kontekstia ja vaiheita tuoda esille. Mutta toimiiko tämä ja kuinka hyvin sitä emme lopulta tiedä.

Emme tiedä, kuinka hyvin käyttäjät osaavat lukea ja tulkita metatietoja, ja sitä kautta aineistoja. Siitä, missä määrin hyvin metatiedotettuja aineistoja on tarpeen kuvailla ja miten nämä kuvailut yhdistetään sähköisiin aineisto ei ole juuri tietoa. Kysymys on, mitä merkitsee se, että tiedon käyttö ja esitystavat saattavat vaihdella?

Tässä voisin taas muistella vanhoja aikoja Sota-arkistossa, koska sieltä on yksi, ehkä opettavainen kokemus, joka tosin liittyy perinteisiin paperiaineistoihin.

2000-luvussa Suomen sodissa 1939–45 menehtyneiden tiedosto tuli nettiin ensi kertaa käytettäväksi. (Nykyisin se on osa Sotasampoa.) Tiedosto on tietokanta sodissa kuolleista henkilöistä. Kyse oli alun perin hautapaikkarekisteristä, mutta sittemmin rekisteriin kerättiin tietoja myös muista lähteistä.

Kun Suomen sodissa menehtyneiden tiedosto avattiin nettiin, siihen kohdistui suuri ryntäys. Samalla paljastui se, että tiedoissa oli puutteita ja virheitä. Osin kyse oli suunnitteluvirheestä. Kun tietokanta oli laadittu, oli ajateltu, että henkilön äidinkieli on suomi, ellei toisin mainita. Ikävä kyllä, tietokanta oli kuitenkin koottu lähteistä, joihin ei useinkaan ollut merkitty äidinkieltä. Niinpä monet ruotsinkieliset kaatuneet olivat tietokannan mukaan suomenkielisiä.

Tässä yhteydessä olennaisempi ongelma oli, että tietokantaan oli merkitty kaatuneen lasten määrä usein väärin. Tämä lasten lukumäärä oli saatu Kotijoukkojen esikunnan rovastintoimiston asiakirjoista ja viimeisenä syntyneistä lapsista rovastintoimistolta saattoi puuttua tieto.

Niinpä palauteryöppy tietokannan avaamisen jälkeen oli melkoinen. Ihmiset olivat närkästyneitä, kun heidän kaatunut isänsä oli tietokannan mukaan lapseton tai tämän äidinkieli oli väärin. Kysymys oli, miten puolustusvoimat saattoi halventaa ihmistä tällä tavalla? Muistan edelleen elävästi, miten koetin selittää asiaa Sota-arkiston tutkijasalissa ruotsinkieliselle pariskunnalle, jonka tuohtumusta pitkä junamatka Pohjanmaalta ei ollut tippaakaan lauhduttanut.

Pointti tässä on se, että jos ihmiset saaneet luettavakseen alkuperäisen rovastintoimiston kortiston kortin (tai edes kuvan siitä), he olisivat todennäköisesti ymmärtäneet, että tieto oli peräisin historiallisista asiakirjoista ja ettei sotavuosien rovasti ollut heidän perhe-elämästään täysin selvillä. Sen sijaan he saivat saman tiedon, mutta modernilta nettisivulta, jossa alkuperä, alkuperäinen konteksti ja tiedon ikä eivät olleet ilmeisiä.

Opetus tälle päivälle. Kun digitaalinen tieto on lähtökohtaisesti kopioitavaa ja muokattavaa, voi olettaa, että ajan myötä meille tulee yhä enemmän tapauksia, joista alkuperäinen data tulee vastaan uudessa kontekstissa. Digitaalisen datan ikä ei välttämättä näy siitä. Mitä tästä seuraa? Sitä ei minun nähdäkseni vielä tiedetä.

Asiakirjojen pitkässä elinkaaressa digitaalinen murros on vielä kesken. Edellä jo totesin, että vain joitakin prosentteja analogisista aineistoista on toistaiseksi digitoitu ja että prosessi on Suomessa nykyvauhtia päätöksessä 200 vuoden päästä.

Syntysähköisten aineistojen osalta tilanne ei ole parempi. Näitä aineistoja on jo valunut päätearkistoille, mutta niiden käyttöön antaminen on harvinaista. Niinpä emme tiedä, mitä se tuo tullessaan. Syy siihen, että syntysähköisten aineistojen antamisesta käyttöön on vähän kokemusta, johtuu datan suuresta määrästä. Se vaikuttaa sekä aineiston käyttöön, käyttäjiin, että asiakirja-ammattilaisten rooliin. Jason R. Baron, joka on University of Marylandin työelämäprofessori, puhui aiheesta äskettäin Yhdysvaltain näkökulmasta.

Baronin arvion mukaan paperiarkistot tulevat marginalisoitumaan nopeasti. Suomessa Kansallisarkisto haluaa säilytykseen enää vain digitaalisesta aineistoa. Yhdysvalloissa NARA on tehnyt saman linjauksen, joka tulee voimaan tämän vuoden lopussa.

Seuraus on, että digitaalisen aineiston määrä tulee kasvamaan rajusti. Baron arveli, että vuosisadan puolivälissä ehkä 9/10 NARAn arkistoaineistoista on digitaalisessa muodossa ja ehkä enää kymmenesosa paperilla. Vuosisadan puoliväli saattaa kuulostaa teistä kaukaiselta, mutta se mahtuu monilla teistä työuraan. Ja uskokaa minua, se tulee nopeammin kuin luulettekaan.

Tämä digitalisoituminen tuo suuren haasteen. Miten antaa pääsy näihin aineistoihin? Periaatteessa sen pitäisi olla helppoa: aineistohan on sähköistä, joten laitetaan se verkkoon. Todellisuudessa tämä on usein äärimmäisen ongelmallista, koska dataa on niin paljon, ettei siitä pystytä hakemaan tietoa eikä siitä pystytä erottamaan sitä osaa, jota käyttäjä ei saa nähdä.

Valkoisen talon sähköpostiviestit antavat esimerkin tilanteesta – nimenomaan esimerkin, koska tilanne on sama koko liittovaltion hallinnossa. Sähköpostiviestejä on Reaganin kaudelta 1980-luvun alusta Obaman aikaan vuoteen 2017 tallessa 535 miljoonaa. Kuinka suuri osa on avattu käytettäväksi? Vastaus on alle yksi prosentin kymmenesosa, 410 000 viestiä.

Ongelmia on kaksi, ensiksikin miten löytää digitaalisesta massasta relevantit dokumentit, sekä toiseksi miten erottaa muista ne dokumentit, joita ei voida käyttäjälle antaa.

Baronilla oli tästä esityksestään kolme viestiä. Ensimmäinen viesti on, että ihminen ei pysty näistä tehtävistä suoriutumaan. Dataa on siihen liikaa. Ihminen ei pysty kohtuuajassa erottamaan aiheen kannalta keskeisiä viestejä tai suodattamaan pois salattavia viestejä

Toinen Baronin viesti on se, että jos vertaillaan ihmisen tekemää hakua tai tietojen suodattamista tekoälyn avulla, kumpikaan ei toimi yksin täydellisesti. Ihminen tekee väsyessään väistämättä virheitä.

Toisaalta tekoälykään ei toimi täydellisesti. Jos ajatellaan henkilötietojen ja arkaluontoisten tietojen erottamista muista, se onnistuu automatisoituna välillä hyvin, välillä huonosti. Tekoäly onnistuu melko hyvin, jos sen pitää tunnistaa tekstistä nimet, syntymäajat, puhelinnumerot, osoitteet, rekisterinumerot ja vastaavat tunnisteet (kalvolla vasemmalla). Mutta jos sen pitää tunnistaa kontekstin perusteella epäsuorasti arkaluontoiset tiedot, osumistarkkuus on heikompi (esimerkkejä oikealla). Välissä on spektri erilaisia tapauksia.

Esimerkiksi tästä käy myös jo mainitsemani Suomen sodissa menehtyneiden tiedosto. Siinä olleita merkintöjä tietokannan kokoamisessa käytetyistä lähteistä ei ole voitu näyttää käyttäjille, koska niiden joukossa saattoi olla esimerkiksi seurakunnan kuolleiden luettelo. Koska tällainen lähdemerkintä olisi epäsuorasti kertonut vainajan olleen seurakunnan jäsen, se on arkaluontoinen. Tällä tavalla arkaluontoisten tietojen tunnistamisessa tekoäly ei ole kovin hyvä.

Amerikkalainen näkökulma pääsyyn aineistoihin on hieman erilainen kuin meillä, kahdesta syystä. Ensimmäinen on ns. e-discovery. Olen ymmärtänyt e-discoveryn niin, ja toivottavasti en anna siitä tässä yksinkertaistettuna kovin väärää kuvaa, että kun organisaatiota kohtaan nostetaan oikeusjuttu, se joutuu eräänlaiseen tietohallinnolliseen poikkeustilaan: kaikki tietovarannot jäädytetään, mitään tietoa ei saa hävittää, ja vastapuolelle on annettava pääsy kaikkeen tietoon. Tällöin keskeinen kysymys on, miten löytää sekalaisesta massasta oikeustapauksen kannalta relevantit dokumentit?

Toinen amerikkalainen piirre on erilainen julkisuuskäytäntö. Meillähän viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei ole määritelty rajoituksia. Yhdysvalloissa ja monissa muissa maissa aineistot eivät ole samalla tavalla julkisia. Ne ovat julkisia kyllä, mutta siinä mielessä, että niistä voi pyytää tietoja. Tietopyynnön yhteydessä arvioidaan, voidaanko tieto oikeasti antaa. Tällöin tiedon antamiseen liittyy toisenlaista harkintaa kuin meillä ja prosessi on erilainen.

Kuinka olennaisia tällaiset erot ovat, sitä en osaa sanoa. Jos kyse on kunnolla metatiedotetusta Sähke- tai vastaavasta aineistosta, tilanne on tietysti hyvin erilainen, mutta uskoisin, että digitaalisten tietomassojen kanssa arkistot ovat kaikkialla pohjimmiltaan samojen kysymysten edessä. Perinteinen ”luokittele ja valvo” toimintamalli tehoaa massa-aineistoihin huonosti, koska nimenomaan luokittelu on ongelma.

Mitä laajemmin arkistot ottavat digitaalista dataa vastaan, sitä kirjavampia aineistot ovat ja sitä huonommin ne ovat perinteisin menetelmin hallittavissa. Suomessakin uskoakseni tullaan tähän törmäämään.

Baronin kolmas viesti on, että ei ole kuin yksi tie. Ihmisen ja teknologian yhdistelmä, jossa molemmat työskentelevät yhdessä tuottaa luotettavimman tuloksen. Jotta arkistot voivat hoitaa tehtäväänsä ja tarjota kohtuullisessa ajassa pääsyn aineistoihin, niillä ei yksinkertaisesti ole muuta vaihtoehtoa kuin turvautua algoritmeihin. Sekä arkistonhoitajat että arkistojen käyttäjät tulevat olemaan tulevaisuus yhä enemmän algoritmien varassa.

Mutta jos ratkaisu on se, että tutkija tai arkistonhoitaja tekee työtään käyttäen tekoälyä apuna, siitä nousee kaksi kysymystä. Ensimmäinen koskee asiakirja-ammattilaisen roolia prosessissa. Perinteisesti arkistonhoitaja on ollut arkiston portinvartija. Portinvartijan tarkka rooli on vaihdellut.

Alussa päätearkiston arkistonhoitaja oli, tai ainakin melkein oli, tutkija itsekin, historioitsijan työtoveri, joka tutki asiakirjoja ja takasi niiden luotettavuuden, laati lähdejulkaisuja. Tämä historioitsijan paras ystävä arvioi asiakirjoja myös tutkimuksen näkökulmasta ja saattoi esimerkiksi arkistoluettelossa erotella tärkeimmäksi näkemänsä arkistolähteet muista.

Kun pääsy arkistoihin sitten demokratisoitui, tämä ei ollut enää mahdollista. Arkistonhoitaja ei voinut enää ottaa huomioon erilaisten tutkijoiden tulokulmia ja tarjota tutkijoille yksilöllistä palvelua. Luettelot oli laadittava yleisemmästä ja neutraalimmasta näkökulmasta, mutta edelleen arkistonhoitaja säilyi välittäjänä, joka auttoi tutkijaa oikeille lähteille ja avusti tutkijaa sekä aineistojen että arkistohakemistojen tulkinnassa.

Digitoitujen aineistojen osalta on päästy osin uuteen aikaan, jossa arkistonhoitajaa ei ole enää portinvartijana. Aineistot ovat verkossa vapaasti kaikkien käytettävissä. Arkisto saattaa periaatteessa tarjota vain alustan, jolla käyttäjät ovat kuninkaita. Käyttäjät kuvailevat ja jakavat aineistoja, ja luovat ylimääräisiä hakemistoja tarpeensa mukaan.

Arkistonhoitaja ei ole enää tässä yhtälössä enää toisaalta käyttäjän ja hakemistojen ja toisaalta käyttäjän ja aineistojen välissä. Käyttäjät ovat siis yksin. Jos heillä on ongelmia, verkossa ei ole tiskin takana päivystävää henkilökuntaa auttamassa. Tämä ei ole kaikissa suhteissa ihanteellinen asia, mutta ainakin tiedot ovat verkossa vapaasti käytettävissä.

Syntysähköiset aineistot ovat sitten toinen kysymys. Jos Baron on oikeassa:

  • Jos digitaalista dataa on niin paljon, ettei siitä pystytä tehokkaasti hakemaan ja siitä ei pystytä poistamaan käyttörajoituksen alaisia tietoja muuten kuin ihmisen ja koneen yhteistyöllä, miten näitä aineistoja voidaan antaa yleisölle käyttöön?
  • Miten saadaan online-käyttöön käyttäjän ja aineistojen välille asiakirja-ammattilaisen ja tekoälyn seulova elementti? Ihminen nimenomaan poistuu välistä, kun aineistot ovat netissä kunkin suoraan käytettävissä.
  • Ja vaikka arkiston virtuaaliseen tutkijasaliin saataisiinkin arkistonhoitaja valvomaan aineiston käyttöä tekoälyn tukemana, tämäkään vaihtoehto ei ole täydellinen: kaikkea ei löydetä, kaikkea ei pystytä seulomaan.

Kun äsken käsiteltiin uutta arkistolakiluonnosta, siinä esimerkiksi ei ole tähän ollenkaan varauduttu: henki oli, että tietoon voidaan antaa pääsy verkon yli, mutta käyttörajoitukset ja käyttäjän oikeudet huomioiden. Miten tämä onnistuu, jos ei pystytä tunnistamaan rajoitusten alaisia tai käyttäjälle relevantteja aineistoja?

Miten tämä ongelma ratkaistaan? En itse näe siihen keinoja. Totta kai, kunnolla metatiedotettu Sähke-aineisto ei ole ongelma, jos voitte luottaa siihen, että metatiedot on annettu oikein ja käyttörajoitukset ovat asianmukaisia. Mutta pointti tässä onkin se, että kun kirjaavaa, strukturoimatonta dataa alkaa tulla arkistoihin, vailla metatietoja, ja ilman, että aineistoa on luokiteltu sisällön ja käyttörajoitusten mukaan, silloin sen käyttöön antamisesta tulee ongelma.

Juuri tämän vuoksi Reaganin kauden sähköpostit ovat odottaneet tutkijoita lukkojen takana jo 40 vuotta. Jos halutaan olla varmasti turvallisilla vesillä, aineistot tulevat käyttöön vasta, kun kaikki mahdolliset salassapitoa koskevat tarpeet ovat rauenneet ja kaikki aineistossa mainitut henkilöt ovat kuolleet. Siis ehkä vasta 2080-luvulla.

Vastaavanlainen käytäntö olisi suuri muutos perinteiseen suomalaiseen hallintokulttuuriin. Näinkö meidänkin pitää toimia?

Jätän teidät pohtimaan tätä. — Näiden haasteiden äärellä, päätän tämän lohdutuksen sanaan. Professori Seppo Mustonen totesi vuosia sitten haastattelussa, että ”on kummallinen illuusio, että elämän pitää olla helppoa. Elämän pitää olla mielenkiintoista.” Tällaisia mielenkiintoisia aikoja asiakirjahallinnalle on luvassa, kun se astuu uuteen aikaan yhä syvemmälle.

Asiakirjahallinta on osa digitalisoituvaa maailmaa eikä se voi välttää digitalisoitumisesta tulevia ongelmia. Sanoisin lopuksi, että hyvä näin. Jos asiakirjahallinta voisi jatkua kuin ei mitään tapahtuisi, se osoittaisi olevansa merkityksetöntä ja täysin irrallaan kehityksestä.  Siispä ollaan ongelmista iloisia ja koetaan ratkaista niitä sitä mukaa, kun niitä tulee vastaan.

Opetusta öljymaassa

perjantai 25.3.2022 Jätä kommentti
Kuva Rob_oo (Flickr, CC BY 2.0)

Olin syksyllä etänä arvioimassa asiakirjahallinnan maisteriohjelmaa. Se oli erään maineikkaan ranskalaisen yliopiston haarakonttorin opetusta arabimaassa. Kovin tarkkaan tästä ei ole lupa kertoa. Ensiksi piti allekirjoittaa vaitiolosopimus.

Kyse oli alkuakkreditoinnista, jossa maisteriohjelmalle annettiin lupa toimia. Kokonaisuus syynättiin huolellisesti sisältä ulos. Ohjelman tarve, työmarkkinatilanne, opettajien ansioluettelot, rahoitus, johtaminen, tutkimus, opetussuunnitelma, kurssien sisällöt, oppimistavoitteet, arvostelukriteerit, prosessit, opiskelijoiden tukipalvelut, palautteen kerääminen ja käyttö, kirjastopalvelut, opetuksessa käytettävissä olevat välineet, opiskelijamäärät, laadunvalvonta, toimet ohjelman lakatessa – kaikki mahdollinen tutkittiin. Jokaisen opettajan kanssa keskusteltiin, samoin tärkeimpien sidosryhmien. Lopuksi laadittiin kahdeksankymmentäsivuinen raportti, joka sisälsi sekä ehdottomia vaatimuksia että suosituksia.

Puutteita ei ollut paljon. Ohjelma osoittautui hyvin resursoiduksi. Se ei ole suuri yllätys, kun yliopistolla on pääsy öljymaan hallitsijasuvun lompakolle. Opiskelijallekin on vapaa-ajalla tarjolla kaikenlaista oopperasta safariin. Kelpaisi kenelle vaan.

Mielenkiintoisimpia olivat kuitenkin sisällöt. Maisteriohjelmassa oli pelkästään asiakirjahallintaa, ei mitään sivuaineita, kuten meillä olisi ennen sanottu. Kurssilista oli tämän mukainen: Arkistoteorian perusteet, Asiakirjahallinnon perusteet, Asiakirjahallinnon jatkokurssi, Lainsäädäntö ja standardit (2 kurssia), Arkistot ja tietotekniikka, Tiedonhallinta (2 kurssia), Digitaalinen asiakirjahallinta, Tietokantojen suunnittelu, Tietoturvallisuus ja riskien hallinta, Asiakirjatiedon organisointi ja kuvailu (2 kurssia), Tietojärjestelmien analysointi, Digitaalinen pitkäaikaissäilytys, Aineistojen säilytys ja konservointi, Asiakirjahallinta eri toimintakonteksteissa – tässä oli kolme erikoistumisvaihtoehtoa; henkilötiedot, potilasasiakirjat ja maanpuolustus, Aineistojen käyttö ja tietopalvelu, Arvonmääritys ja aineistojen hankinta, Massadata ja sen prosessointi, Audiovisuaaliset aineistot ja Tieto-organisaatioiden johtaminen.

Näiden lisäksi tutkintoon kuului vielä harjoittelu ja tutkielma. Lähes jokainen opintojakso sisälsi niin yleisempää teoriaa kuin käytännön harjoituksia. Spesialisteja lennätettiin Euroopasta ja pohjois-Amerikasta vetämään yksittäisiä opintojaksoja. Opettajia oli siis lähes yhtä paljon kuin kurssejakin.

Niinpä sanon suoraan: olin kateudesta vihreä – ja tämän väitettiin olevan vain valikoima erään toisen yliopiston kurssipaletista.Suomalaisissa yliopistoissa on asiakirjahallinnan alueella korkeintaan yksi opettaja, jos sitäkään. Asiakirjahallinnan kaikki opintojaksot ovat ehkä reilu kymmenys tämän nimeltä mainitsemattoman ohjelman tarjonnasta. Jos Tampereen yliopistossa on yksittäinen pelle, niin tuolla muualla on koko sirkus.

Tämä ei välttämättä ole pelkästään huono asia. Kun tiettyä aluetta opetetaan vähemmän, tutkintoon tulee väistämättä jotain muuta. Laaja-alainen ymmärrys on hyväksi.

Omasta mielestäni opetus tällä alueella saisi kuitenkin olla laajempaa ja syvällisempää. Kuuntelin syksyllä konferenssissa italialaisen arkistoprofessorin esitystä pitkäaikaissäilytykseen sopivien tiedostotyyppien arvioinnista ja valinnasta. Tietääkseni kukaan ei tällä hetkellä Suomessa pidä tällaista esitystä. Se on vain yksi erityisalue monista. Harvojen yliopisto-opettajien aika ei riitä kovin syvälliseen perehtymiseen mihinkään, kun kaikki pallot on pidettävä jotenkuten ilmassa.

Taidan olla kuitenkin ainoa, joka kaipaa korjausta. Opiskelijat työllistyvät. Työnantajat näyttävät olevan tyytyväisiä. Samoin yliopistot, jotka saavat näinkin tutkintoja. Joten kenelläkään ei ole tarvetta muuttaa tilannetta.

Pakko siis tulla siihen tulokseen, että olen väärässä. Opetus on ehkä sittenkin riittävää. Tai sitten opiskelijat ovat vain niin lahjakkaita, että saamillaan valmiuksilla hoitavat työt. Kyse lienee tästä. Omia opiskelijoita ei ole tähän mennessä tarvinnut hävetä.

(Julk. Faili 1/2022, s. 8-9)

Kategoriat:Koulutus

Hyvää joulua ja uutta vuotta

keskiviikko 22.12.2021 Jätä kommentti
Kategoriat:Kevyempää

Suoraa puhetta tekoälystä ja automatisoinnista

maanantai 22.11.2021 Jätä kommentti
Kategoriat:Tekoäly

Puhe TAAY:n 100+1 vuotta -juhlaseminaarissa

tiistai 26.10.2021 Jätä kommentti

Aivan ensiksi haluan kiittää järjestäjiä mahdollisuudesta puhua tässä tilaisuudessa ja samalla lämpimästi onnitella Tiedon- ja arkistonhallinnan ammattiyhdistystä sen ensimmäisestä sadasta toimintavuodesta. Entisenä puheenjohtajana parinkymmenen vuoden takaa yhdistys on minulle erityisen tärkeä.

Sain aiheeksi tarkastella ammattilaista ”huomenna”. Tulevaisuuden ennustaminen on tunnetusti vaikeaa. Jos sitä yrittää vakavissaan tehdä, ainoa asiallinen menetelmä lienee katsoa tämän hetken heikkoja signaaleja siitä, mitä on tapahtumassa, ja sitten olettaa näiden kehityslinjojen jatkuvan ja vahvistuvan tästä tulevaisuuteen.

Tämä menetelmä ei ole täydellinen. Ensiksikin tässä ajassa voi nähdä monenlaisia asioita, ja sen mitä näkee voi tulkita monella tavalla. Tekemäni huomiot ovat subjektiivisia ja joku muu voisi nähdä toisenlaisia asioita tai antaa näille asioille toisen merkityksen.Toinen heikkous tässä menetelmässä on, että se ei kykene ennustamaan odottamattomia ja suuriakin muutoksia, ja toki niitäkin voi tulla. Lievää uskottavuutta ajatuksilleni saattaa kuitenkin antaa se, että suomalainen asiakirjahallinta on lopulta vähemmän erityislaatuista kuin ehkä joskus olemme halunneet itsellemme uskotella.

Meillä on perinteisesti lyöty rumpua siitä, miten poikkeuksellinen ja erinomainen ohjaus- ja kehitysväline ennakkoseulontaan tehdyt ja julkishallinnossa läpiviedyt arkistonmuodostussuunnitelmat ovat. Tämä on totta. Tässä on tehty uraauurtavaa ja hyvää työtä. Vaikka on hyvin vaikea sanoa, missä määrin meillä on saatu vaikutteita ulkomailta, kehitys näyttää kotoperäiseltä. Kyse on ollut eräistä takavuosikymmenien ennakkoluulottomista visiönääreistä, jotka ovat vieneet alaa eteenpäin. Silloin on oltu muuhun maailmaan nähden etukenossa ja edelläkävijöitä, vaikka sitä ei muualla ole kovin laajasti huomattukaan.   

Samalla on todettava, että tästä huolimatta Suomi on suurissa linjoissa ja suurin piirtein kulkenut käsikynkkää minusta muun maailman kanssa. Lisäksi näyttää siltä, että muu maailma on ottanut meidät kiinni.

Tehtäväpohjaisuuden tielle lähdettiin oma-aloitteisesti. Siinä oltiin muuta maailmaa edellä, ajatus omaksuttiin ennen muita, mutta sittemmin on myös muualla ymmärretty linjata tehtäväpohjaisuus tiedonhallinnan perustaksi. Tämä näkyy selvimmin ISO-standardeissa. Sähköisessä asiakirjahallinnassa ei enää ole oltu edelläkävijöitä, yrityksestä huolimatta. Pikemminkin se mikä meillä toimii ja on laajasti vaikuttavaa, on kansainvälisten mallien mukaan tehtyä ja Suomen oloihin adaptoitua. Digitaalista tiedonhallintaa hallitsee aineistojen valtava kirjo ja laajuus, emmekä ole saaneet tätä kenttää sen paremmin haltuun kuin muuallakaan. Esimerkiksi sosiaalisen median suhteen arkistot ovat täällä samassa tilanteessa kuin muuallakin.

Suomalaisessa kehityksessä on oikeastaan jännittävintä se, että silloinkin kun sivuille ei ole vilkuiltu, lopputulos on sama kuin muualla. Tämä toistaa itseään, kun katsotaan tiedonhallintalakia, joka minulle edustaa suurta mannerlaattojen muutosta siinä, miten arkistot ja asiakirjahallinto asemoituvat tiedonhallintaan yleensä.

Tiedonhallintalaki on suuri kokonaisuus, josta voi löytää monia asioita. Itse näen siinä vision, jossa tietoa hallitaan laaja-alaisesti siten että eri näkökulmat yhdistyvät. Tässä katsannossa asiakirjahallinta ja sille tärkeät asiat – elinkaaren hallinta, tiedon todistusvoimaisuuden takaaminen, pitkäaikaissäilytys ja kulttuuriperintöfunktioiden mahdollistaminen – ovat vain yksi tekijä kokonaisuudessa, jossa myös muut seikat, kuten palvelujen tuottaminen, tiedon yhteiskäyttöisyys tai tietoturva ovat vähintäänkin yhtä tärkeitä, elleivät tärkeämpiä.

Asiakirja-ammattilaiset ovat tiedonhallinnassa vain yksi ammattiryhmä muiden joukossa tarkastelemassa organisaatioissa liikkuvaa dataa omasta näkökulmastaan. Muilla on siihen muita näkökulmia. Näitä eri näkökulmia on sitten sovitettava yhteen. Se, mikä ennen oli pelkästään arkiston tai asiakirjahallinnon kenttää, ei ole sitä enää.

Takana ei näytä olleen mitään visiota uudenlaisesta tiedonhallinnasta, vaan se on tulos siitä, että erilaiset datan hallintaan liittyvät tarpeet on lakiteknisesti koottu yhteen ajattelematta asiaa sen enempää. Tuloksessa ei minusta ole mitään omaperäistä. Vaikka sitä ei ole ymmärretty, kansainvälisesti tästä monialaisesta ja integroituvasta tiedonhallinnasta on puhuttu termillä ”information governance”.

Tästä päästään viimein lähes aiheeseen, eli siihen mitä profession tulevaisuus kenties näyttää. Mutta jälleen täytyy katsoa ensin hieman historiaa. Valitettavasti minulla ei ole ollut mahdollisuutta kuunnella, mitä aikaisemmat puhujat asiasta ovat sanoneet.

Tulin alalle jo lähes esihistoriallisina aikoina, 33 vuotta sitten. Tie oli normaali. Opiskeltuani poliittista historiaa, aloitin korkeakouluharjoittelun jälkeen virkaurani suoraan pohjalta, osa-aikaisen apupäivystäjän viransijaisena. Osa-aikainen apupäivystäjä oli se henkilö, joka istui silloisen valtionarkiston vanhassa tutkijasalissa avustamassa tiedonhakijoita. Ja minulla oli siis kunnia olla alkuun hänen viransijaisensa, ennen kuin ylenin itse osa-aikaisen apupäivystäjän korkeaan asemaan.

Noina vanhoina hyvinä aikoina, näin voi ehkä sanoa, maailma oli yksinkertaisempi. Kansallisarkiston tutkijasalissa näki vain menneisyyteen; siellä törmäsi arkistoihin, jotka oli luovutettu laitokseen ainakin neljäkymmentä vuotta aikaisemmin, mutta se ei juuri haitannut. Virastoissa toimittiin edelleen pääpiirteissään samalla tavalla ja hyvin yhdenmukaisesti kaikissa, uskoisin.

Yhdenmukaisesti toimittiin, ei niinkään siksi, että se olisi ollut hyvä, vaan koska vaihtoehtoja ei ollut. Tietoa oli jokseenkin vain yhdenlaista, paperista, ja sitä käytettiin ja hallittiin aina samalla tavalla, olipa elinkaaren vaihe mikä tahansa. Oli virasto suuri tai pieni, tai oli sen tehtäväkenttä mikä tahansa, aina oli arkistonmuodostussuunnitelma, aina oli paperiasiakirjoja, aina oli diaari, joka toimi hakemistona aineistoihin, ja jos kyse oli pitkäaikaisesti säilytettävistä asiakirjoista, aina oli arkistoluettelo, joka samanlaisena palveli yhtä hyvin – tai yhtä huonosti – niin sekä viranomaista kuin tutkimusta.

Tämä kenttä oli täysin Kansallisarkiston hallinnassa. Sen ohjeet ja määräykset olivat ammattilaisten pääasiallinen ohjenuora, eikä kukaan muu heidän tekemisistään juuri ollutkaan kiinnostunut.

Pirstoutuminen on yksi selvä kehitystrendi, kun katsoo kehitystä. Kolmenkymmenen vuoden takainen lähtötilanne oli monoliittinen. Toimintamahdollisuudet olivat paperimaailmassa kaikissa elinkaaren vaiheissa samat, oltiinpa viranomaisessa tai päätearkistossa.  Stten tuli digitaalisuus ja muutti tilanteen, koska organisaatioille tuli ensi kertaa mahdollisuuksia mukauttaa tiedonhallintaa toimintaansa.

Digitaalisen tiedon diversiteetti on valtava. Jos kärjistää, niin vanhassa maailmassa tieto jakaantui kärjistäen kahteen lajiin: oli A4:sia ja sitten sitä vanhempaa ja hieman suurempaa foliokokoista arkkia. Dataa on sen sijaan dokumenttipohjaista, tutkimusdataa, tietokantoja, oppimisympäristöjä, nettisivuja, sosiaalista mediaa ja kaikkea muuta, ihan vain muutaman esimerkin mainitakseni. Kun yhteiskunta kehittyy, eri muotoja ja uusia erityisalueita tulee lisää. Yhteentoimivuus, open data, big data, my data, yksityisyys, digitointi, keinoäly, pilvipalvelut, lohkoketjut – jokainen avaa uuden matopurkin, jossa on omia asiakirjahallintaan liittyviä kysymyksiä. Niinpä on helppo ennustaa, että ainakin paine profession eriytymiseen on lisääntymään päin.

Viranomaisissa painitaan moninaisten säädösten ja niiden tulkinnan parissa sovittaen tarpeita organisaation toimintaan ja muiden tietoammattilaisten näkökulmiin. Jälkeen kysymys on hyvin erilaisista asioista, jossa vaaditaan erilaista osaamista.

Samaa koskee päätearkistotoimintaa. Kun katsoo Kansallisarkistoa, tekeillä on esimerkiksi vanhojen käsialojen tunnistamista READ-hankkeessa, uuden luettelointijärjestelmän kehittämistä AHAAssa, massadigitointia sekä määräyksien antamista viranomaisille SÄHKE2:ssa. Kaikki nämä toiminta-alueet ovat hyvin erilaisia, ja niissä vaaditaan erilaista osaamista.

Eli pirstoutumista tapahtuu. On yhä vaikeampaa vaihtaa paikkaa asiakirjahallinnan pelikentällä. Missä määrin professio sitten oikeasti eriytyy, riippuu siitä, mitä meillä on korvien välissä. Suomalaiset asiakirja-ammattilaiset ovat perinteisesti olleet harvinaisen yksituumainen ryhmä, ainakin ulospäin. Olemme saaneet saman koulutuksen, kuuluneet samoihin yhdistyksiin ja lukeneet samoja lehtiä. Vaikkei olisi koskaan ollut yhtä professiota konkreettisen tekemisen tasolla, niin koulutus, ammatti-identiteetti ja tunne yhteisestä missiosta ovat liittäneet yhteen erilaisia toimintoja ja ilmiöitä.

Nämä toiminnot ja ilmiöt olisi voitu ymmärtää myös erillisiksi ja eri ammattiryhmille kuuluviksi koetaan. Niin myös usein muualla tehdään. Tarkoitan tässä jakoa asiakirjahallintoon ja kulttuurihistorialliseen päätearkistoon. Uskoisin tämän jaon korostuvan ja tulevan entistä näkyvämmäksi myös täällä. Se, että tiedonhallintalaki tunnetusti ja meillä ennenkuulumattomasti tekee eron päätearkistoinnin ”arkistoinnin” ja viranomaisen tekemän säilyttämisen välille, on minusta oireellista. Nämä alueet ovat todella erilaisia, kun ajatellaan käyttäjiä, toiminnan päämääriä ja tiedonhallinnan toimintaympäristöä.  

Niinpä mielenkiintoista on, miten näkökulmat jatkossa muuttuvat ja mitkä niistä painottuvat alan sisäisessä keskustelussa. Mutu-tuntumalla väittäisin, että alalla kirjoittelua ovat dominoineet pysyvästi säilytettävät aineistot, mutta sillä tavoin, että arkistoammattilainen on prosessista häivytetty.  Kulttuurihistorialliset aineistot ja tutkimuskäyttö ovat alan lehdistössä esillä näkyvästi, mutta arkistoammattilainen on niistä puhuttaessa taustalla: esitellään aineistoja, kerrotaan tutkijoista. Jos arkistoammattilaisen toiminta näkyy päätearkistoaineistossa, sitä käsitellään mekaanisena ja itsestään selvänä prosessina, jota ei tarvitse pohtia.

Kun määräajan säilytettävistä aineistoista kirjoitetaan, niitä katsotaan koko asiakirjahallinnan osana. Se mikä puuttuu keskustelusta, ovat määräaikaiseen säilyttämiseen liittyvät sektorikohtaiset kysymykset. Kun Kansallisarkisto vetäytyy kulttuurihistorialliseen tehtäväänsä, tällaisten alueiden pohdinnalle olisi enemmän tilaa. Esimerkiksi terveydenhuollon aineistojen problematiikasta ei juuri kirjoiteta.

Asiakirjahallinnon ja tiedonhallinnan suhteesta on keskusteltu kansainvälisesti: onko information governance jotain mikä avaa asiakirjahallinnalle uusia mahdollisuuksia; onko se peräti uusi asiakirjahallinnan kehitysvaihe – vaiko päinvastoin vain iskusana, jolla myydään asiakirjahallintaa uudessa paketissa. Koska sanoja voidaan käyttää eri merkityksissä, tähän ei ole yhtä vastausta. Itse kuulun niihin, joiden mielestä information governancen tavoitteena on hallita kaikkia informaation aspekteja siinä missä asiakirjahallinto keskittyy joihinkin piirteisiin. Tästä näkökulmasta IG on laajempi kattokäsite, joka pitää sisällään myös asiakirjahallinnon yhtenä sen osana.

IG:n on sanottu myös korvaavan asiakirjahallinnan. Takana on ajatus, että asiakirjahallinta ei ole kyennyt vastaamaan digitaalisen informaation määrän ja kirjon kasvuun ja että se on liikaa sidoksissa paperimaailman toimintatapoihin.

Minusta tätäkin kannattaa pohtia. Missä määrin meillä on kyetty uudistamaan asiakirjahallintaa? On usein korostettu, että paperimaailman prosesseja ei ole pidä sellaisenaan muuttaa digitaalisiksi vaan niitä on uudistettava vietäessä ne sähköiseen toimintaympäristöön. Mutta en tarkoita tätä. Kysyn, missä määrin itse asiakirjahallinta on uudistunut? Minusta ei kovinkaan paljon, jos ollaan rehellisiä. Edelleen kirjaaminen on asiakirjajärjestelmien toiminnan ytimessä. Edelleen arkistonmuodostussuunnitelma on keskeinen työkalu.

Toki nyt enää emme puhu diaarista, puhumme asiarekisteristä. Emme puhu kirjaamisesta, puhumme rekisteröinnistä. Emme puhu myöskään AMSista, puhumme tiedonohjaussuunnitelmasta, mutta asiallisesti lähestymistapa ei ole muuttunut. Sähköisessä maailmassa AMS ja diaari liitettiin ensin yhdessä toimivaksi kokonaisuudeksi ja sen jälkeen uudistaminen on ollut sitä, että tätä ratkaisua on tiedonohjausjärjestelmän nimellä yritetty soveltaa yhä laajempaan joukkoon tietojärjestelmiä. Tämä tie lienee nyt kuljettu loppuun. Kyse ei ole siitä, että TOSsit ja tiedonohjausjärjestelmät olisivat täysin epäonnistuneita tai että ne eivät vastaisi ammatillisiin tarpeisiin. Ongelmana on ensiksikin se, että organisaatioiden data on usein sellaista, joka on niiden avulla huonosti, jos lainkaan hallinnoitavissa.

Ehkä vielä olennaisempaa on se, että data on yhteinen asia, mutta TOSsit ja TOJ:t ovat puhtaasti asiakirjahallinnan ratkaisu puhtaasti asiakirjahallinnan ongelmiin. Datan hallinnassa tarvittaisiin eri ryhmien yhteistyötä, mutta TOSsit ja TOJ:t eivät tarjoa tähän siihen välineitä. Ne ovat yksi piparkakkumuotti taikinalevyllä, josta halutaan tehdä myös toisenlaisia piparkakkuja. Eri ammattiryhmät käyvät datan tiimoilla taistelua siitä, kuka saa määritellä käsitteet ja ensisijaiset näkökulmat, ja arkistoalan suhteellinen painoarvo on laskenut samalla kun se on menettänyt monopolinsa asiakirjatiedon hallinnassa.  

Pohjimmiltaan uusien digitaalisen aineistojen ongelma on, että perinteinen ”luokittele ja valvo” -lähestymistapa tehoaa niihin huonosti. Ja koska asiakirjahallinnalla ei ole muita lähestymistapoja, monet lienevät alan ulkopuolella lienevät valmiita sivuuttamaan koko alueen vanhentuneena. Tältä voidaan sulkea silmät. Voidaan keskittyä vain siihen osaan datasta, joka saadaan ammattikunnan haaviin, Suomessa lähinnä asiankäsittelyjärjestelmiin, ja unohtaa muu, mutta silloin asetutaan vapaaehtoisesti yhä kapenevaan marginaaliin. Silloin jäädään niiden kysymysten ulkopuolelle, jotka korventavat koko muuta yhteiskuntaa.

Sähköposti tarjoaa tilanteesta yhden esimerkin. Sähköpostin arkistoinnin ongelma on ollut ilmeinen jo 30 vuotta. Sähköpostia on aivan liikaa. Enronin romahtaessa vuonna 2002 talteenotettu sähköposti on tiettävästi edelleen suurin julkiseksi tullut sähköpostikokoelma. Siinä on yli 1,7 miljoonaa viestiä.[1] Dataa on niin paljon, ettei kukaan voi sitä sitä hahmottaa.

Yritykset saada sähköposti hallintaan ovat epäonnistuneet. Käyttäjät tyypillisesti velvoitetaan tallentamaan ns. ”tärkeät” asiakirjat johonkin toiseen järjestelmään, mutta he eivät sitä tee. Lisäksi sähköposti on luonteeltaan keskustelevaa; sen arvo on viestiketjuissa, joista yksittäinen viesti paljastaa vain pienen osasen. Useinkaan tuloksena ei ole yhtä päätösasiakirjan kaltaista dokumenttia, joka voitaisiin erottaa muista tallennettavaksi ”arvokkaana” asiakirjajärjestelmään.

Asiakirjahallinnan pitäisi huolehtia toiminnan vastuullisuudesta ja todennettavuudesta. Alalla olevien pitäisi olla tässä toimijoita, agents of accountability, mutta vaikka kuinka puhuisimme tästä, siitä ei oikeasti pystytä suoriutumaan. Arkisto ei yksinkertaisesti ole sellainen voimatekijä, että se kykenisi tästä huolehtimaan.

Lisäksi tehtävässä on sekä teknisiä että käytännöllisiä esteitä. Ei ole välineitä, joilla varmistettaisiin, että sähköposti saadaan kaikkine metatietoineen ymmärrettävänä talteen. Tässä yhteydessä voi kertoa anekdootin. Hilary Clinton kävi aikoinaan yksityisen palvelimen kautta ulkoministerinä sähköpostikirjeenvaihtoa. Muistatte ehkä, että se oli silloin suuri skandaali. Mutta tosiassa se oli arkistonäkökulmasta svain hyvä: Yhdysvaltainen liittovaltion sähköinen arkistointi oli sillä tasolla, ettei virallisilla palvelimilla näistä viesteistä ei olisi enää mitään jäljellä.

Sähköpostin käsittely on edelleen ongelma. Yhdysvalloissa vuonna 2014 lainsäädännöllä vahvistettiin sähköpostin asemaa asiakirjoina. Suurin piirtein samaan aikaan kansallisarkisto NARA siirtyi talteenotossa ns. Capstone-strategiaan, jonka ideana on ottaa joko pysyvästi tai kolmeksi tai seitsemäksi vuodeksi säilytettäväksi pääpiirteissään kaikki organisaation avaintehtävissä tuottama sähköposti. Suuri kysymys on tietysti, mitkä ovat sellaisia avaintehtäviä, että ne otetaan Capstonessa huomioon. CIA esitti pysyvästi säilytettäväksi 22 tehtävän sähköposteja, mutta kongressin puututtua asiaan listalle tuli lopulta 426 sähköpostitiliä.

Capstone ei sisällä auditointimenettelyä ja sitä voidaan ehkä kiertää ohjaamalla asioiden hoitoa toisille tileille tai hävittämällä viestejä kaikesta huolimatta. Arkiston kannalta olennaista on, että mahdolliset ongelmat alkavat paljastua vasta vuonna 2030, kun sähköposteja aletaan siirtää NARAan viidentoista vuoden ikäisenä. Siis, lyhyesti sanoen, vaikka arkiston pitäisi olla se toiminnan todennettavuudesta huolehtiva taho, se ei todellisuudessa pysty sitä olemaan. Tapahtumat ovat muiden käsissä ja arkiston on vain odotettava kädet ristissä toivoen parasta.

Voisi ajatella, että digitaalisten aineistojen ansiosta kansalaisten pääsy viranomaistietoon helpottuu. Näin ei välttämättä kuitenkaan käy. Pääsy 2000-luvun sähköisiin viranomaisaineistoihin saattaa jäädä hyvin rajoitetuksi. Tämä johtuu siitä, ettei niitä voida avata mielekkäällä tavalla käytettäviksi. Dataa on paljon, Obaman hallinnolta jäi sitä 80 teratavua, ja erityisesti henkilötietojen tunnistaminen on ongelma – niitä ei voida erottaa aineistosta kustannustehokkaalla tavalla. Silloin aineistoa ei voida Yhdysvalloissa antaa vapaasti käyttöön 75 vuoteen. Tästä syystä ainuttakaan sähköpostikokoelmaa ei ole vielä avattu julkisesti käytettäväksi, vaikka dataa on tallessa Reaganin kaudesta 1980-luvulta saakka.

En osaa sanoa, voisiko tilanne olla sama täällä, kun sekä käytännöt että lainsäädäntö ovat hieman erilaisia. Uskon että teidän kuulijoiden joukossa on parempia asiantuntijoita arvioimaan tätä. Voi olla, että tekoäly ratkaisee tämänkin ongelman. Mutta profession näkökulmasta voi kysyä, mitä merkitsee, jos pääsyn valvonta aineistoihin ei pääsääntöisesti enää olisi sillä vaan portinvartijuus siirtyisi tekoälylle?

Mitä merkitsee se, että dataa on niin paljon, ettei sitä enää pystytä ”lukemaan” perinteisessä merkityksessä? Kun historiantutkija ei voi enää käydä perinteiseen tapaan dokumentti dokumentilta tuhansia tiedostoja läpi, hänen on turvauduttava jälleen keinoälyyn tai erilaisiin aineistosta tehtyihin visualisointeihin saadakseen siitä käsityksen. Miten se vaikuttaa profession toimintaan, esimerkiksi kuvailuihin ja arvonmääritykseen?

Niinpä, sanoisin lopuksi, että kun ajattelen ammattikunnan tulevaisuutta pitkällä aikavälillä, ainoastaan siitä voi olla varma, että ammattikunta on jollain tavalla olemassa. Asiakirjahallinta on yhteiskunnan perustehtäviä, eikä sitä ilman voida olla. Se ei kuitenkaan tarkoita, että tavat, jolla tehtävää hoidetaan, pysyisivät samanlaisina. Kun katsotaan historiaan, nähdään hyvin erilaisia tapoja toimia. Jonain päivänä tämäkin aika on kaukaista historiaa, jos maailmalle tulevaisuutta suodaan.

Esimerkin muutoksesta, jossa toisaalta asiat ovat ennallaan, saa, kun katsoo kauas taaksepäin ja asiakirjojen säilytystä antiikin Kreikassa. Herakleideksen alueella vuonna 115, siis lähes 2000 vuotta sitten, arkistorakennuksen raportoitiin sortuneen, asiakirjojen olevan huonokuntoisia ja sekaisin. Tilanteen korjaaminen ei tuntunut kiireelliseltä. – Tämähän kuulostaa tutulta tänäänkin, ei mitään uutta auringon alla. Ainahan arkistoja ja asiakirjoja on lyöty laimin ja ne ovat olleet kiireellisyysjärjestyksessä viimeisenä.

Tarkemmin lukien alkaa löytää kuitenkin eroja. Arkistorakennus oli siis sortunut. Raportissa oli kyse kunnostuskustannusten maksajasta. Arkistorakennus oli nimittäin rakennettu julkisin varoin, mutta aineistosta vastaavat eivät olleet julkisen viran haltijoita. Meille tämä tuntuu oudolta, mutta he eivät olleet arkistoammattilaisia nykymielessä, he olivat varakkaita yksityishenkilöitä, joiden huostaan asiakirjat oli uskottu ja joiden kuului huolehtia myös juoksevista kuluista. Tämä oli tuolloin yleistä.

Samanlaisia muutoksia voi tapahtua jatkossakin. Ehkä jonain päivänä tuntuu oudolta esimerkiksi, että joskus organisaatioissa oli pelkästään asiakirjahallintaan erikoistuneita ammattilaisia, tai että jokaisessa kunnassa oli oma päätearkisto. Mikään ei tietysti muutu yhdessä hetkessä, mutta lukuisat pienet muutokset tuovat ajan myötä suuren muutoksen. Meidän alalla toimivina täytyy olla herkkiä havaitsemaan ajassa tapahtuvia asioita ja valmiita reagoimaan niihin.

Uskon, että teoreettisen osaamisen merkitys nousee koko ajan. Korkeastikoulutetuilla ammattilaisilla on kysyntää, kun maailma monimutkaistuu, vanhat ratkaisut eivät enää toimi ja uusia kaikille sopivia ratkaisuja on yhä vaikeampi löytää. Silloin kysytään tavoitteiden ja periaatteiden ymmärtämistä ja uusien keinojen kehittämistä. Se ei tietysti ole helppoa, mutta sitä vartenhan akateemiset asiantuntijat ovat, että keinot keksitään.

Tästä lähtökohdasta on hyvä lähteä kohti tuntematon tulevaisuutta! Toivotan ammattiyhdistykselle ja sen jäsenille onnea menestystä nyt toisen vuosisadan alkaessa!


[1] https://en.wikipedia.org/wiki/Enron_Corpus

(Puhe juhlaseminaarissa 22.10.2021)