Lausuntoaikaa jatkettu

perjantai 10.11.2017 Jätä kommentti

Kuulin, että lausuntoaikaa tiedonhallinnan kehittämislinjauksista olisi jatkettu 13.11. saakka. Lausuntopalvelu on jo suljettu, mutta kirjaamon kautta ilmeisesti onnistuu. Varmistakaa viimeinen jättöpäivä kuitenkin. 

Mainokset
Kategoriat:Sekalaista

Ne jyrää meitin

torstai 2.11.2017 Jätä kommentti

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjausten lausuntoaika meni umpeen eileen. Alan yhdistyksistä vain akavalainen ammattiyhdistys TAAY antoi lausunnon. Epäilen, saadaanko lausunnoilla muutoksia. Tiistain webinaarissa asiantuntija sanoi terminologiasta, ettei EU-asetuksen kansallinen liikkumavara anna tilaa päättää, miten täällä asioista puhutaan (!).  Tietysti lausunnot myös menevät moneen suuntaan. Oli ainakin joissain samoja asioita, joista olen itse huolestunut.

Arkistot ja asiakirjat nykyajan informaatiokentässä

tiistai 17.10.2017 1 kommentti

”Arkistot ja asiakirjat nykyajan informaatiokentässä” löytyy nyt TamPubista. Täytyy heti täsmentää, että ”nykyaika” tarkoittaa vuotta 1975. Kysymys on nimittäin uudelleenjulkaisusta. Lainaus esipuheesta:

Martti Favorinin vuonna 1975 Arkistotoimikunnalle laatima selvitys “Arkistot ja asiakirjat nykyajan informaatiokentässä” on vähäisen suomalaisen arkistotutkimuksen klassikko monesta syystä. Se valaisee asiakirjahallinnan tilannetta 1970-luvulla ja sitä kehitystä, joka johti vuoden 1981 arkistolakiin. Tietääkseni selvitys oli arkistolaitoksen tenttivaatimuksissa, joten se luultavasti vaikutti laajemmin ammattikunnan käsityksiin. Ehkä kiinnostavinta kuitenkin on, että Favorin tarkasteli selvityksessä tuoreella tavalla eri hallinnontasoille kertyvien asiakirja-aineistojen tietosisältöä, sisällössä ajan myötä tapahtuneita muutoksia sekä aineistojen käyttöä. Vaikka tällainen tutkimus on mielestäni alan kannalta aivan keskeistä, sitä ei ole sen jälkeen tullut lisää. Oma toiveeni on, että uudelleenjulkaisu innostaisi alan opiskelijoita ja muita tarkastelemaan asiakirjatietoa myös tästä näkökulmasta. Paitsi, että Favorinin tutkimuksesta on aikaa, tilannetta ovat muuttaneet hallinnonalojen yhteiset järjestelmät.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja IV

perjantai 13.10.2017 5 kommenttia

Esitetyt tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamislinjaukset ovat asiakirjahallinnan nykyprofessiolle kokonaisuutena hyvin vahingollisia. Mikään edellä kommentoiduista asioista ei sinänsä ole kiveen hakattu: ne eivät ole pysyviä totuutuksia, joille ei ole vaihtoehtoa. Peruskäsitteitäkin voidaan käyttää aivan toisin, arvonmäärityskäytännöt voivat olla erilaisia, useimmissa muissa maissa ei ole arkistonmuodostussuunnitelmia, Kansallisarkiston asema voi olla heikko, asiakirjahallinnon ohjaus voi olla muualla kuin päätearkistossa. Kaikista näistä löytyy esimerkkejä muista maista, jos ei Pohjoismaista, niin kauempaa. Niissäkin elämä jatkuu.

Ongelma on se, että kaikki nämä asiat ovat muuttumassa kerralla, jos linjaukset menevät läpi. Silloin julkishallinnon asiakirjahallinnassa ollaan hyvin kaoottisessa tilanteessa, jossa vanhoja ”totuuksia” ei enää ole. Kaikki on pohdittava uudelleen, mukaan luettuna esimerkiksi koulutussisällöt. Se olisi minusta erittäin paha asia.

Linjaukset eivät paljasta, mikä tuleva uusi maailma oikein olisi. En usko, että sitä on kovin paljon mietitty, ja tuskinpa lainkaan nimenomaan asiakirjahallinnon näkökulmasta. Työryhmä ei näytä koko aluetta edes tunnistavan. Linjauksilla ilmeisesti pyritään korjaamaan jotain, mikä ei ole näkyvissä tekstissä. Professionaalisesti olisi pyrittävä minimoimaan vahingot, koska suuria muutoksia on joka tapauksessa tulossa.

En tiedä, pitääkö kukaan tätä professionaalista näkökulmaa esillä nyt ja varsinaisessa uuden lainsäädännön valmistelussa. Eri tahot, joilta lausuntoa on pyydetty (minulta ei), varmaankin kommentoivat työryhmäraporttia kukin omasta näkökulmastaan. Toivottavasti ammatilliset yhteisöt näkevät asian tärkeäksi ja yrittävät vaikuttaa. Professio on minusta ollut kaiken kehityksen suhteen liian passiivinen. On tyydytty siihen, mitä ylhäältä annetaan. Nyt olisi heräämisen paikka.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja III

perjantai 13.10.2017 1 kommentti

Asiakirjahallinnan näkökulmasta tiedonhallinnan vallanjako on käsitteiden ja arvonmäärityksen ohella merkittävä kysymys. Kansallisarkisto on perinteisesti ollut vahva toimija, jolla on määräysvaltaa sekä asiakirjahallintaan arkistoissa että julkishallinnossa. Siten se on voinut vaikuttaa viranomaisten aktiiviajan tiedonhallintaan. Tämä kaksoisrooli sekä kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttäjänä että tietohallinnon toimijana on vaikuttanut kivuliaalta jo jonkin aikaa. Kansallisarkiston toimintakenttää on haluttu rajata kulttuurihistorialliseen aineistoon.

Kansallisarkiston rooli arvonmäärityksessä on jäämässä tulevan tiedonhallinnan lainsäädännön linjauksissa paljon aikaisempaa vähäisemmäksi, kuten on jo todettu. Muutenkin linjaukset näyttävät siirtävän määräysvallan muualle. Raportissa todetaan:

Kansallisarkiston tehtävistä voidaan suoraan johtaa se, että Kansallisarkiston tehtäviin ei kuulu operatiivisessa toiminnassa käsiteltävien tietojen tiedonhallinnan ohjaus eikä toisaalta säilytettäviin tietoihin liittyvien normien antaminen. Sinällään arkistointiin liittyvät vaatimukset on otettava huomioon tiedonhallinnan sääntelyssä sekä tiedonhallinnassa.  (s. 141.)

Raportissa ehdotetaan, että:

Tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvien metatietojen ja muiden asiankäsittelyä koskevien tietojen hallinnasta säädetään laissa tai asetuksessa. Opetus- ja kulttuuriministeriölle voitaisiin antaa asetuksenantovaltuus tai vähäisten teknisluonteisten yksityiskohtien osalta Kansallisarkistolle voitaisiin antaa määräyksenantovaltuus, joka liittyy tietoaineistojen siirtoon Kansallisarkistoon arkistoitavaksi… Asiankäsittelyn ja palvelutuotannon metatietojen määrittelyjen ohjaus keskitettäisiin julkisen hallinnon tiedonhallinnanneuvottelukunnalle, joka korvaisi julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnan. Tässä neuvottelukunnassa voitaisiin avustaa valtiovarainministeriötä tarvittavien metatietoihin liittyvien asetusten valmistelussa. Asetukset antaisi valtioneuvosto. (s. 143.)

Julkishallinnon asiakirjahallinnon ohjaus näyttää siis melko hajautetulta: mukana olisivat OKM, KA, JUHTA, VM ja koko valtioneuvosto, Kansallisarkisto ainoastaan säilyttäjänä. Tästä kuviosta puuttuu kouluttava, kehittävä ja ohjeistava taho, joka edustaisi asiakirjahallinnon näkökulmaa. Rajaus ”asiankäsittelyyn” on liian suppea. Ei voi olla niin, että kentällä olisi ohjenuorena ainoastaan lakiteksti. Useammalta taholta olen saanut kuulla, että mahdollisesti Väestörekisterikeskus saisi jatkossa suuremman (tällaisen?) roolin.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja II

torstai 12.10.2017 2 kommenttia

Käsitteistön lisäksi asiakirjahallintaa koskettaa hyvin läheisesti arvonmääritys. Sen tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamista pohtinut työryhmä laittaisi uusiksi. Nyt järjestelmä toimii niin, että viranomaisten arkistonmuodostussuunnitelma Kansallisarkistolle toimii seulontaesityksenä, jonka perusteella Kansallisarkisto valikoi itselleen tulevat aineistot hyläten tai hyväksyen viranomaisen tekemät ehdotukset ja mahdollisesti lisäten niihin aineistoja, joiden säilyttämistä Kansallisarkistossa viranomainen ei ole itse pitänyt tarpeellisena.

Työryhmä ehdottaa, että tietojen säilyttämisen kriteerit määriteltäisiin laissa. Tiedonhallintayksiköt tunnistaisivat näiden kriteerien perusteella mahdollisesti pysyvästi säilytettävät aineistot ja tekisivät niiden täyttyessä esityksen Kansallisarkistolle aineiston säilyttämisestä Kansallisarkiston sähköisessä järjestelmässä. Kansallisarkisto tekisi puolestaan lakiin viitaten päätöksen aineiston vastaanottamisesta. Kansallisarkiston tehtävänä olisi varmistaa, ettei samaa tietoaineistoa ”arkistoida” useita kertoja. (s. 142-143.)

Raportissa todetaan, että ”Kansallisarkistolle pitää… turvata sen tehtävien hoitavien varmistamiseksi riittävät mahdollisuudet vaikuttaa siihen, mitä tietoja siirretään arkistoitavaksi viranomaisen tietoaineistoista” (s. 141). Vaikuttaa kuitenkin siltä, että nämä mahdollisuudet olisivat rajalliset:

1) Kansallisarkisto ainoastaan reagoisi viranomaisten tekemiin esityksiin eikä sillä ilmeisesti olisi mahdollisuutta omaehtoisesti puuttua viranomaisten säilyttämiseen.

2) Kansallisarkisto ei enää saisi tietoja viranomaisten tietoaineistoista muuten kuin sille siirrettäväksi esitettävien aineistojen osalta, joten valikointi kävisi tämänkin vuoksi mahdottomaksi.

Jos viranomainen ei tekisi esityksiä lain kriteerien täyttyessä, lakia rikottaisiin, mutta riittäisikö tämä siihen, että tutkimuksen tarpeet ja aineistojen kulttuurihistoriallinen merkitys otettaisiin riittävästi huomioon? Viranomaisen päätehtävät ovat loppujen lopuksi muualla.  Laissa arvonmäärityksen perusteet on pakostakin määriteltävä hyvin yleisesti ja epämääräisesti, joten tulkinnan varaa tulee olemaan runsaasti. Rajanveto kansallisesti merkittävän ja muun aineiston välille jää viranomaiselle itselleen, joten luultavasti raja vedettäisiin herkästi niin, ettei erityistoimiin tarvitse ryhtyä.

Kulttuurihistoriallista ja tutkimuksellista intressiä edustaisi organisaatioissa ”arkistovastaava”, jonka tehtäväksi määritellään

…ensi vaiheessa osallistua tietoaineistojen säilytysarvon ja säilytysaikojen määrittelyyn sekä huolehtia siitä, että laissa säädettyjen kriteerien täyttyessä Kansallisarkistolta pyydetään kriteerit täyttävän aineiston osalta arkistointipäätös, ellei Kansallisarkisto ole tehnyt aiemmin jo vastaavaa aineistoa koskevaa päätöstä (s. 142).

Arkistovastaavalle ei anneta tätä vahvempaa mandaattia eikä tältä myöskään edellytetä koulutusta. Tällä hetkellä alan ammattilaiset viranomaisissa voivat vedota Kansallisarkiston tekemiin päätöksiin, mutta viranomaisen kannalta ikävien päätösten läpiviemiseen arkistovastaavalla ei olisi samaa tukea.

Suuri käytännön merkitys on minusta sillä, että työryhmän linjauksissa ei mainita nykyisiä arkistonmuodostus-, tiedonohjaus- tai niitä vastaavia suunnitelmia. Jää epäselväksi, vaadittaisiinko niitä ollenkaan jatkossa. Suunnitelmien katoaminen olisi alalle erittäin suuri taka-askel. Sekä toimintamallit että koulutus ovat rakentuneet niiden pohjalle ja on vaarassa, että ala jäisi yhtä äkkiä tyhjän päälle ilman käytännön työkaluja, samalla kun suunnitelmien hyväksi ja tietojärjestelmiin tehty työ valuisi hukkaan.

Lyhyesti sanoen työryhmäraportin toimintamallissa ratkaisuvalta kulttuurihistoriallisen aineiston säilyttämisestä siirtyisi ensi kädessä viranomaisille. Mallissa ei näytä olevan tahoa, joka pystyisi koordinoimaan eri ”tiedonhallintayksiköiden” tekemiä ratkaisuja tai tekemään niitä suuremmalla tasolla tasolla arvonmäärityksen strategia- tai kehitystyötä.

Pidän työryhmän esityksiä näillä perusteilla epäonnistuneina. Työryhmäraportista ei  käy edes ilmi, miksi muutokset nykykäytäntöön olisivat edes tarpeen ja mitä parannusta niillä saavutettaisiin.

Tiedonhallinnan lainsäädännön uudistamisen kommentteja I

keskiviikko 11.10.2017 2 kommenttia

Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjauksia pohtineen työryhmän raportti ilmestyi äskettäin. Raportti antaa paljon pohtimisen aihetta. Minusta tuntuu, että työryhmässä ei ole laajalti ymmärretty, kuinka suuria muutoksia sen ajatukset toteutuessaan toisivat asiakirjahallintaan.

Aloitetaan käsitteistöstä. Uudistamistyön yksi taustatekijä on EU:n tietosuoja-asetus. Sen pohjalta linjauksissa erotetaan tiukasti toisistaan kaksi vaihetta asiakirja-aineistojen elinkaaressa: niiden hallinta viranomaisessa ”alkuperäisessä käyttötarkoituksessa” ja niiden hallinta päätearkistossa, joka yleensä on Kansallisarkisto, ”yleisen edun mukaisessa käyttötarkoituksessa” (s. 15, 141). Edellistä kutsutaan työryhmän raportissa ”säilyttämiseksi”, jälkimmäistä ”arkistoinniksi”. Viranomaiset eivät arkistoi mitään ja niillä ei ole arkistoa (s. 140). Viranomaiset ainoastaan säilyttävät tietoa. Se ei pitkäaikaisenakaan ole arkistointia (s. 142). Ainoa, joka arkistoi, on Kansallisarkisto (s. 143). Asia viedään loogisesti niin pitkälle, että viranomaisen tiloissa olevat manuaaliset aineistot, joita se ei enää säilytä, kuuluvat Kansallisarkiston vastuulle ”muun muassa tietoluovutusten osalta… Arkisto muodostaa tässä tapauksessa yhden loogisen kokonaisuuden sen fyysisestä sijainnista huolimatta.” (s. 143). Viranomaiset eivät luonnollisesti enää ole arkistonmuodostajia. Työryhmän raportti puhuu ”tiedonhallintayksiköistä”.

Minusta arkistonmuodostus ei ole juridinen kysymys, joten sen katoaminen lainsäädännön sanastosta on hyvä asia. Tiedonhallintayksikkö on hyvä termi. Muuten esitetty käsitteellinen jäsennus on hyvin disruptiivinen ajatellen alan suomalaista kirjallisuutta ja käytäntöjä. Viranomaisilla ei enää olisi arkistoja, tuskin siis arkistonmuodostussuunnitelmiakaan tai arkistonhoitajia. ”Säilytetään pysyvästi” -fraasi saisi uuden merkityksen, koska Kansallisarkisto ei säilyttäisi mitään pysyvästi. Organisaatioiden toiminnassa muodostuvien arkistojen sijasta olisi yksi arkisto, joka on Kansallisarkistossa. Tämä ajatus on täysin kansainvälisen arkistokäytännön vastainen. Muuten tässä ollaan täydessä ristiriidassa ainoastaan suomalaisen ja yleensä pohjoismaisen hallintoperinteen kanssa, jossa arkisto on muutakin kuin organisaatiolle tarpeettomat ja kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin säilytettävät asiakirjat. Jos työryhmän käsitteelliset linjaukset menevät läpi, luvassa on erittäin paljon sekaannusta. Alalla tai sen liepeillä toimivien olisi omaksuttava lainsäädännön uuskieli samalla kun jokseenkin kaikki nyt olemassa oleva kirjallisuus ja materiaali muuttuisi vaikeaksi ymmärtää tai menettäisi merkityksensä.

Suomalainen asiakirjahallinta on ollut jopa kansainvälisen ihastelun kohteena edistyksellisyydessään ja omaperäisyydessään. Anglosaksisessa maailmassa aita toiminnassa käytetyn ja arkistossa olevan tiedon välillä on ollut erityisen jyrkkä, Australiaa lukuunottamatta. Suomessa se taas on ollut harvinaisen matalalla. EU-lainsäädännön kautta meille yrittää tunkeutua vierasperäistä terminologiaa ja vieraita toimintatapoja.

EU-asetuksen suomenkielisessä versiossa englanninkielen archiving on käännetty ”arkistoinniksi”. Voin vain toivoa, ettei tämä ennakkotapaus pakota käyttämään samaa terminologiaa myöskin kansallisessa lainsäädännössä. Anglosaksisessa maailmassa peruskäsitteistö on nimittäin toisenlainen kuin meillä ja pidän käännöstä täysin virheellisenä. On selvää, että EU:n tietosuoja-asetuksen jälkeen viranomaisten säilyttämisen ja kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin säilyttämisen välillä on tehtävä ero. Se kuitenkin voitaisiin tehdä koskematta ”arkiston” käsitteeseen, jota ei minusta tarvitse käyttää tulevassa lainsäädännössä sen enempää kuin ”arkistointiakaan”. Englanninkielisessä EU-asetustekstissä viranomaisen säilyttäminen näyttää olevan ilmaistu termillä store, joten suomeksi voitaisiin puhua esimerkiksi viranomaisen ”tiedon tallentamisesta” erotukseksi ”tiedon säilyttämiseen”, josta huolehtisi Kansallisarkisto. Silloin ero olisi juridisesti olemassa, mutta arkisto ja arkistonmuodostaja tarkoittaisivat samaa kuin ne ovat ennenkin tarkoittaneet, ja niiden merkitys olisi ammattilaisten päänsärky, eikä juridinen kysymys, kuten sen kuuluukin olla.

Tässä muuten arkistoteoria kohtaa käytännön maailman. Ajatus siitä, että aineistoja käytetään vain joko alkuperäiseen tarkoitukseen tai muuhun kulttuurihistorialliseen tarkoitukseen, on asiakirjojen elinkaarimallin mukainen. Sen mukaan asiakirjoja käytetään ensin organisaatiossa ja kun ne ovat sille tarpeettomia, ne siirretään päätearkistoon, jossa niitä käytetään uusiin tarkoituksiin toisten käyttäjäryhmien toimesta. Ajatus on järkeenkäypä, ja usein toimivakin, mutta yhtä hyvin voidaan puolustaa uudempaa elinkaaren jatkumomallia, jossa tällaista erottelua eri vaiheiden välillä ei tehdä. Asiakirjat voivat olla yhtä aikaa sekä kulttuurihistoriallisessa käytössä että organisaation toiminnalle merkittäviä ja niiden status voi tässä suhteessa vaihdella. Jo tarpeettomaksi ja historialliseksi katsottu voi saada uudelleen merkitystä operatiiviselle toiminnalle. Tästä näkökulmasta EU-asetus pohjautuu vanhahtavaan ajatteluun eikä välttämättä vastaa todellista käyttötilannetta.

Lopuksi voisin vielä kummastella sitä, että erottelu viranomaisten ja päätearkiston säilyttämisen välillä, joka EU:n tietosuoja-asetuksessa koskee vain henkilörekistereitä, ulotettaisiin koskemaan kaikkia aineistoja kansallisessa lainsäädännössä.