Kopiokirjojen historiaa

tiistai 27.9.2016 Jätä kommentti

Kaponieerin blogissa kerrotaan Maria Kallion Turun tuomiokirkossa pitämästä luennosta Uudelleen käytetyt kirjat? – Keskiaikaiset kopiokirjat reformaation pyörteissä. Kiinnostavaa arkistohistoriaa!

Postmodernia tiedonohjausta

Uudessa Aktissa (2/2016) on monia kiinnostavia artikkeleita. Huomio kiinnittyi muun muassa kirjoitukseen ”Tiedonohjausta tarvitaan”, koska olen yhtenä tai ehkä ainoana kysellyt tarkkojen tiedonohjaussuunnitelmien mielekkyyttä arkistolaitoksen siirryttyä seulomaan sähköisiä aineistoja kokonaisten tehtäväluokkien tarkkuudella. Kirjoituksessa annetaan monta syytä tiedonohjauksen tarpeellisuudelle edelleen:

  1. Organisaation oma motivaatio tiedonhallintaan
  2. Tietojen oikeellisuus ja virheettömyys ja sitä kautta seuraavat hyödyt: kansalaisten oikeusturva ja tietojen asianmukainen hävittäminen
  3. Asian käsittelyketjun ohjaus
  4. Semanttinen yhteentoimivuus
  5. Yhteiset tietorakenteet

Minua kiinnostavat näistä viimeiset. Yhteiset tietorakenteet on kiistaton etu. Tosin yhteinen rakenne voisi olla toisenlainenkin, mutta kun Sähke2 on saatu arkkitehtuureihin, sen kanssa on parempi elää.

Semanttinen yhteensopivuus ei minun nähdäkseni toteudu Sähke2:n kautta, koska sisällöt voivat olla yhteisestä rakenteesta huolimatta erilaisia. Semanttista yhteensopivuutta on tavoiteltu yhteisillä luokituksilla, mutta näin kauempaa seuraten vaikuttaa siltä, ettei siinä ole kovin hyvin onnistuttu. Yhdenmukaisuuteen on ymmärtääkseni päästy vain joillain toiminta-alueilla ja yhdenmukaisuus rajoittuu ylimpiin tehtäväluokkiin. Jos näin on, kysyisin, pitäisikö meidän ryhtyä ratkaisemaan kysymystä jollain uudella tavalla?

Näen kolme ongelmaa. Ensiksikin, kokonaisiin tehtäväluokkiin kohdistuva arvonmääritys on karkeaa. En usko, että digitaalinen säilyttäminen voi tarkoittaa kaiken tiedon säilyttämistä tehtävittäin. Säilyttämisellä on aina kustannuksensa. Ne ovat julkishallinnolle tarpeettomia, jos se ei pysyvästi säilytettäväksi määrättyä tietoa toiminnassaan tarvitse. Jotain pienimistä tehtäväluokkien sisällä jatkossakin tarvitaan. Toiseksi, kun tietomäärät kasvavat, tehtävähierarkiat palvelevat yhä huonommin arvonmääritystä ja tiedonhakua. Kolmanneksi, tehtäväluokka liittää aineiston aina vain yhteen kontekstiin tai näkemykseen kontekstista ja – varsinkin jos aineisto on useille organisaatioille yhteinen –  meillä pitäisi minusta olla kontekstualisointiin joustavampia työkaluja kuin kiinteä tehtäväluokitus.

Vastausta voisi hakea fasettiluokitusten ideasta: tehtäväluokat muodostettaisiin organisaatioissa vapaasti sanastojen perusteella sovitun rakenteen mukaisesti, esimerkiksi TEHTÄVÄ – toimenpide – asiakirjatyyppi. Kun sanastot olisivat määriteltyjä ja merkityksistä sovittu, saataisiin sekä yhteinen tietorakenne, semanttista yhteensopivuutta että vapautta organisaatioille.

Tähän liittyy kuitenkin paljon avoimia kysymyksiä. Voitaisiinko metatietoarvojen tuottaminen, käsittelyprosessin ohjaus ja yli organisaatiorajojen toimivat prosessit esimerkiksi yhdistää tähän? Lisäksi kyse olisi hyvin suuresta toiminta- ja ajattelutavan muutoksesta. Jotain tällaista voitaisiin ryhtyä testaamaan, mutta se vaatisi huolellista tutkimus- ja selvitystyötä.

 

 

Oikea näkökulma

keskiviikko 24.8.2016 1 kommentti

Digitaalisen tiedon kesäkoulussa monet ovat tuskailleet sen kysymyksen kanssa, miten tiedonohjaussuunnitelmista saataisiin toimivia. Olen koettanut sanoa, ettei tuohon kysymykseen voi saada vastausta ellei ensin määrittele, mikä on suunnitelman tarkoitus ja ketä sen olisi palveltava.

Todellisuus on eittämättä sotkuinen ja vaikeasti sovitettavissa tehtävä- ja prosessikuvauksiin. Jos samaan aikaan kuvaukset yritetään nähdä yleisratkaisuna, joka palvelee yhtä hyvin asiakirja-ammattilaisia, työntekijöitä ja historiantutkijoita, ja joka ratkaisee niin tiedonhaun, arvonmäärityksen, tiedon ymmärrettävyyden kuin metatietojen automatisoinninkin ongelmat (vain tärkeimmät mainitakseni) niin ollaan kuulussa suon ja vetelän välimaastossa, josta ei ole toivoa päästä tukevalle maalle. Ei voi kysyä, millainen sveitsiläinen linkkari on riittävä työkalu.

Pohdittiin, miten työntekijät saataisiin noudattamaan omassa tiedonhallinnassaan organisaation tehtäväluokitusta. Tästä sellainen kommentti, että postmodernin arkistoteorian mukaan tiedolla on lukuisia konteksteja ja erilaisia tulkintoja. Jos tämä ajatus otetaan vakavasti, voi kysyä, millä oikeudella asiakirjahallinnon näkemys tiedon kontekstista olisi pätevämpi ja arvokkaampi kuin joidenkin muiden.

Joskus ennen vanhaan arkistoja pidettiin puolueettomina toimijoina, jotka vain säilyttävät tietoa. Se oli toki naivia, mutta ehkä into määritellä tiedolle oikeita tulkintakehikoita on jo ristiriidassa alan eettisten periaatteiden kanssa. Sitäkin voi miettiä, vaikkei sitä mieltä olisikaan.

Vetoa ja työntöä digitaaliseksi

tiistai 23.8.2016 Jätä kommentti

Digitaalisen tiedon kesäkoulussa todettiin, että digitoitu sanomalehti ei ole sama kuin paperinen sanomalehti. Tämä on ilmiselvä asia, samalla kun se ei kuitenkaan ole sitä. Ero on tärkeä, koska Kansallisarkisto aikoo digitoida valtaosan viranomaisilla siirtoa arkistolaitokseen odottavista 80 hyllykilometristä paperia ja hävittää alkuperäiset. Mitä tämä transformaatio merkitsee? Tarkoittaako se muuta kuin että digitaaliset ihmistieteet saavat ennen pitkää tolkuttoman massan dataa käsiteltäväkseen? Mitä tässä pitäisi ymmärtää?

Toinen kysymys on, mitä osviittaa digihumanismi antaa aineiston valikointiin. Kaikkea paperilla olevaa ei ole tarkoitus digitoida. Alkuperäisten paperiaineistojen hävittäminen hirvittänee monia arkistoalan traditionalisteja. Silloin valinnan kriteeriksi tullee, milloin alkuperäisellä dokumentilla on sellaista ”erityisarvoa” että sen säilyttäminen paperisena on edelleenkin tarpeen. Digihumanismin näkökulmasta voisi päinvastoin kysyä, millaisten aineistojen digitointi on todennäköisesti hyödyllisintä. Digitaalisuuteen on siis sekä ”työntöä” (aineistolla ei ole erityistä arvoa paperisena) että ”vetoa” (aineistolla on erityistä arvoa digitaalisena).

Jos tältä pohjalta voisi tunnistaa tai kehittää aineistolle kriteereitä, niitä pitäisi hyödyntää valikointiprosessissa. Paneeli ei heti tunnistanut sellaisia, tutkimuksen mahdollisuuksia ja tarpeita on vaikea ennakoida. En itse ole vakuuttunut siitä, etteikö tästä näkökulmasta voitaisi kehittää jotain, tosin yrittämättä arvottaa tietosisältöjä. Metatietojen lisäämisen tärkeyttä digitointiprosessissa korostettiin.

Virkamiehen osallisuusko teki asiakirjoista julkisia?

perjantai 19.8.2016 Jätä kommentti

Aamulehdessä oli tänään otsikko  ”Virkamiehen osallisuus teki asiakirjoista julkisia”. Korkein hallinto-oikeus on nimittäin päättänyt, että Nesteen ja Fortumin hallituspalkkioista tehdyt selvitykset ovat julkisuuslain alaisia.

Asiakirjat ovat olleet nimityslautakuntia johtavan virkamiehen hallussa, mutta valtioneuvoston  kanslia on kieltäytynyt antamasta niitä pyytäjälle. Kanslian mielestä julkisuuslaki ei koske selvityksiä, koska 1) asiakirjat ovat virkamiehellä hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi, ja 2) niitä ei ole toimitettu valtioneuvoston kanslian omistajaohjausosastolle ja ne eivät myöskään ole valtioneuvoston kanslialla muuten hallussa. KHOn mielestä nämä tulkinnat ovat vääriä.

Aamulehden otsikko on minusta harhaanjohtava. Kyse ei ole virkamiehen osallisuudesta asiaan vaan asiakirjojen yhteydestä virkamiehen työhön ja arkistonmuodostuksesta. Fortumin ja Nesteen hallussa olevat asiakirjat eivät muutu julkisiksi sillä, että virkamies on istunut pöydän ääressä. Kanslian tulkinta siitä, mitä sen arkistoon kuuluu, on paitsi juridinen, myös arkistoteoreettinen kysymys.

Korkeimman hallinto-oikeuden sivulla on itse asiassa hyvin paljon asiakirjajulkisuuteen liittyviä ratkaisuja. Toinen jatkuva tulkintaongelma on tietääkseni yksityisyyden suoja arkistoissa ja museoissa.  Jälkimmäiseen liittyviä tapauksia en tosin sivulta nyt etsinyt. Faili voisi joka tapauksessa hankkia palkkalistoilleen eräänlaisen oikeustoimittajan, joka seuraisi näitä alueita ja raportoisi ratkaisuista lehden sivuilla. Se hyödyttäisi monia.

Digitaalisen tiedon kesäkoulu

torstai 18.8.2016 Jätä kommentti

Ensi viikolla Helsingissä järjestetään Digitaalisen tiedon kesäkoulu, johon on peruutuspaikkoja vielä jäljellä.

Kategoriat:Ajankohtaista

Eroon läpinäkyvyyden paradoksista?

maanantai 8.8.2016 Jätä kommentti

Olemme kuluvan vuoden aikana tarkastelleet muutamaankin otteeseen kirjoituksissamme mm. läpinäkyvyyden, salailukulttuurin sekä tiedon omistajuuden teemoja. Nämä aiheet puhuttavat edelleen – eikä syyttä.

Keuruun kunnan luottamushenkilö Ilari Kotimäki kritisoi Sanomalehti Keskisuomalaisen mielipidekirjoituksessa 29.7.2016 seuraavasti: –”kun toimittaja pyytää kunnan tai valtion hallinnosta esimerkiksi laskuja, nämä laskut annetaan nurisematta. Kun kunnan tai valtion luottamusmies pyytää samoja laskuja, niin mikään ei olekaan enää selvää.” Ja edelleen: ”Vaikka päätöksentekijöillä on erityinen tiedonsaantioikeus, niin tämä on ikävä kyllä näennäinen.” Hannu Luotola Saarijärveltä arvelee samaisella mielipidepalstalla salailun syyksi rakenteellista korruptiota mistä Suomea ovat huomauttaneet OECD, Euroopan neuvoston korruption vastainen toimielin Greco sekä Transparency Suomi.

A-studio lähestyi myös samaista aihepiiriä 3.8.2016 lähetyksessään. Yle oli pyytänyt Länsimetron ja Espoon Jorvin uuden sairaalan hankkeista tietoja ja pöytäkirjoja siitä miten kyseisten, kuntien omistamien yhtiöiden hallitukset ovat hoitaneet ja valvoneet hankkeiden taloutta. Molemmissa hankkeissa kustannukset ovat kohonneet alkuperäisiä suunnitelmia huomattavasti suuremmiksi. Tietoja ei kummastakaan hankkeesta kuitenkaan annettu vedoten mm. osakeyhtiölakiin ja liikesalaisuuksiin – sairaalahankkeen osalta tietoja ei annettu edes kuntapoliitikoille. Kansanedustaja Jyrkin Kasvin mukaan kysymys saattaa olla siitä, että asiakirjoja ei ole alun perin kirjoitettu julkistamistarkoituksessa, jolloin sama asiakirja sisältää sekä julkista että salassa pidettävää tietoa. Julkisen tiedon haravoiminen suuresta määrästä tietoja vie Kasvin mukaan aikaa ja resursseja. Professori Veikko Vahtera Tampereen yliopistosta katsoo, että osakeyhtiölaki ei sinällään estä ketään toimimasta avoimesti. Kysymys lienee ensisijaisesti omistajaohjauksesta, kunnallisten yhtiöiden hallitusten tahtotilasta ja kyvystä ohjeistaa toimivaa johtoa siitä miten avoimesti julkisuuslakia tulisi kulloinkin tulkita.

Helsingin Sanomat lähestyy myös läpinäkyvyyttä 8.8.2016 otsikolla ”Krp: Yhtiöittämisessä riski korruption kasvuun”. KRP:n rikoskomisario Juha Lallin mukaan riskit liittyvät ensisijaisesti hankintoihin, kilpailutuksiin ja läpinäkyvyyden vähentymiseen. Tehtävät joita on tähän saakka hoidettu virkavastuulla hoituvat jatkossa osakeyhtiöissä. Tällöin viranomaistoiminnan käyttäytymissäännöt tai virkarikospykälät eivät ulotu toimintaan. Myös lahjusrikokset on säädetty eri tavoin riippuen siitä onko kyseessä virkamies vai elinkeinoelämän toimija.

Ratkaisuksi on väläytetty ajatusta siitä, että Suomessa otettaisiin käyttöön ns. Ruotsin malli mikä tarkoittaisi sitä, että jos julkisen sektorin omistus yhtiöstä on yli 50 %, yhtiöön sovellettaisiin automaattisesti julkisuuslakia. Alivaltiosihteeri Tuomas Pöystin mukaan julkisuuslain ulottamista maakuntien yhtiöihin esim. sote-tehtävissä tarkastellaan tämän syksyn aikana. Lisäksi yhtiöiden toimintaan haluttaisiin sisällyttää myös ajatus hallintolain hyvän hallinnon vaatimuksesta sekä rikosoikeudellisesta virkavastuusta. Pöystin mukaan näitä asioita tulisi tarkastella kuitenkin laajemmin myös muiden kuin pelkästään sote-yhtiöiden kohdalla.

Nyt ollaan vihdoin oikealla asialla liikkeellä. Hienoa, että asian vakavuus on ymmärretty. Kuitenkaan mikään lainsäädäntö ei yksin pysty asioita ratkaisemaan. Myös asenteiden ja käytänteiden on muututtava. Jos ja toivottavasti kun nämä lainsäädäntöuudistukset toteutuvat, tarkoittaa se käytännössä asiakirjahallinnan terävöittämistä ja yhtenäistämistä julkisen ja yksityisen sektorin välillä. Siinä tarvitaan yhteistyötä eri ammattiryhmien välillä, jossa asiakirjahallinnan ammattilaiset voivat toimia sillanrakentajina.

A-studio on katsottavissa Yle Areenassa: http://areena.yle.fi/1-3062244.