Kun Kekkonen diaarikaavaa uudisti

torstai 27.5.2021 Jätä kommentti

Mikäpä pyhittää arkista arkistoaherrusta paremmin kuin suurmies samoissa mietteissä. Kun Mannerheim toimi Pietarissa hovitallien esimiehenä, hän korjasi tapaa, jolla tulevat ja lähtevät paperit talletettiin lukemattomiin diaareihin. Siinä oli Marskin mukaan kaiken pahan alku ja juuri.

Myös uudistuksia tehtiin. Nevski Prospektin Passage-tavaratalosta hankittiin hovin käyttöön uusia amerikkalaisia kirjoitus- ja kopiokoneita. Diaarit määrättiin täytettäväksi selkeällä käsialalla ja asiakirjat laadittavaksi kirjoituskoneella. Epäsiisteja tai allekirjoituksiltaan selviä asiakirjoja ei saanut ottaa enää vastaan. Kaikista raha-asioita koskevista dokumenteista oli otettava kopio. Marski siis haki toiminnan rationalisointia ja uudistamista!

Passage-tavaratalo on Nevskillä edelleen (Kuva: Alex ”Florstein” Fedorov, CC BY-SA 4.0, https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/)

Myös Urho Kekkonen taisteli diarioinnin kanssa virasto-asiain valtuutettuna puoli vuosisataa myöhemmin. Kekkonen yritti saada valtionhallinnossa läpi yhtenäistä diaarikaavaa. Sitä kokeiltiin ensin maatalousministeriössä, mutta kirjaaja oli nihkeä. Sitten yritettiin vakuutusoikeudessa. Siellä tulos oli parempi. Uusi kirjaamistapa otettiin käyttöön. Sillä ja muilla uudistuksilla saatiin vähennettyä kuusi kanslia-apulaisen virkaa.

Marras-joulukuussa 1943 tehtiin pikatestejä Lapin ja Mikkelin lääninhallituksissa. Niissä diariointi ei ollut ainoa ongelma. Myös konekirjoittajien huonous viivästytti töitä ja aiheutti kustannuksia. Ehdotus lääninhallitusten uudeksi kirjaamisjärjestelmäksi otettiin käsiteltäväksi, mutta virastojen kirjaamohenkilökunta piti omaa järjestelmäänsä parempana.

”Kyllä tämä diaarijuttu on toivoton! Akat pitäisi vetää ensin hirteen ja sitten uudistaa touhut,” päätteli Kekkonen.

Lähteenä mm. Sami Karhu: Virasto-oloja suursiivoamaan. Valtionhallinnon rationalisointi- ja kehittämistyö 1940-luvulta 1990-luvulle (Jyväskylä 2006).

(Julk. Faili 2/2021, s. 24-25)

Kategoriat:Arkistohistoria

Sähköisen asiakirjahallinnan kolmas tie

torstai 27.5.2021 Jätä kommentti

Suomessakin pariin otteeseen vieraillut James Lappin on julkaissut kollegoineen mielenkiintoisen artikkelin sähköisestä asiakirjahallinnasta. Se avaa uusia näkökulmia tiedonhallintaan.

Sähköisten asiakirjajärjestelmien sukupuussa on kaksi juurta. Luciana Durantin ryhmän 1990-luvulla kehittämässä mallissa asiakirjat otetaan muista tietojärjestelmistä talteen erilliseen asiakirjahallinnan tarpeisiin optimoituun asiakirjajärjestelmään. David Bearmanin ryhmän mallissa itse järjestelmiin lisätään asiakirjahallinnan tarvitsema toiminnallisuus ja rakenteet. Sen jälkeen asiakirjoja hallitaan alkuperäisessä järjestelmässä.

USAn Kansallisarkisto NARA alkoi vuonna 2013 tehdä sähköposteille arvonmääritystä tavalla, joka ei sovi kumpaankaan näistä. Tässä ”capstone”-strategiassa – kääntäisin sen vapaasti kurkihirsistrategiaksi – säilytettäväksi määritetään keskeisiksi katsottujen henkilöiden kaikki sähköposti, siis sähköpostilaatikot kokonaan.

Tämän uuden ”in situ” -hallintamallin tunnuspiirre ja ero ero Durantin ja Bearmanin malleihin on, että tieto jätetään alkuperäiseen järjestelmään ja alkuperäiseen tiedon organisoinnin rakenteeseen, vaikka järjestelmä ja rakenteet eivät olekaan asiakirjahallinnan näkökulmasta parhaita mahdollisia. Sähköpostin tapauksessa se tarkoittaa hallintaa sähköpostitileittäin. Ennen kaikkea asiakirjat jäävät vaille yhteyttä tehtäviin, mikä Durantin ja Bearmanin malleissa on tärkeää.

Perinteiset mallit olivat huolellisesti mietitettyjä. Niillä pyrittiin täydellisyyteen asiakirjahallinnassa. Tämä kolmas ratkaisu on syntynyt käytännön tarpeesta vähitellen ilman kummempaa teoriaa. Siinä hanskat on heitetty kehään ja alistuttu siihen, että maailma nyt vaan on tällainen. Voiko se toimia, milloin se voi toimia?

Onko tiedon organisointi tehtävän mukaan välttämätöntä

Suhtautuminen tehtäviin on vaihdellut arkistoteoriassa. Kun Hilary Jenkinson kirjoitti arkistoista ensimmäisen maailmansodan jälkeen, hän ei pitänyt mitään tapaa organisoida tietoa lähtökohtaisesti parempana kuin muita. Toisaalta hän ei ottanut arvonmääritykseen kantaa. T. R. Schellenberg taas piti arvonmäärityksessä tehtävää keskeisenä. Organisaatiolle se on ongelmatonta, jos se voi hallita tietojaan tehtäväpohjaisesti.

Australiassa tiedon organisointi tehtävittäin ei ole ollut keskeistä. Peter Scottin 1960-luvun sarjajärjestelmässä organisaation tiedonhallinnan ei tarvitse rakentua tehtäville, vaikka tärkeää onkin, että aineistojen, toiminnan ja toimijoiden yhteys säilyy. Myös elinkaaren jatkumomalli on samoilla linjoilla.

Muutos tapahtui 1990-luvulla. Kun Duranti ja Bearman tekivät uraauurtavia tutkimuksiaan sähköisestä asiakirjahallinnasta, molemmat päätyivät eri tavalla ja eri sanamuodoin samaan tulokseen; asiakirjat on linkitettävä ne synnyttäneeseen toimintaan. Se ei ollut siihen astisen arkistoteorian valtavirtaa, mutta nyt siitä tuli itsestäänselvyys. Niinpä ISO 15489:n ensimmäinen versio (2001) lähtee eksplisiittisesti ajatuksesta, että tiedon organisoinnin on heijastettava toimintaa. Uudistetussa standardissa (2016) tätä ei enää vaadita.

Kaiken tiedonhallinnan haaste on kaiken tiedon hallinta

Tiedonhallinnan ongelma on aina ollut yhteisen rakenteen luominen tiedolle. Kirjaaminen antaa yhden mahdollisuuden. Kun saapuva posti käsitellään kirjaamossa, rakenne voidaan luoda ja tiedon käyttäjän on sen jälkeen pakostakin turvauduttava kirjaamon luomaan rakenteeseen. Mutta sähköposti ei kulje kirjaamon kautta eikä kaikki tieto ole koskaan ollut kirjeenvaihtoa. Se on haaste yhtenäiselle, läpi kaiken kulkevalle tiedon organisoinnin logiikalle.

Ensimmäisenä tietokoneistettiin kaikkein rutiininomaisimmat prosessit, joihin liittyi paljon tapahtumia. Näihin järjestelmiin oli mahdollista rakentaa oma luokitus- tai metatietostruktuuri, joka oli vähintäänkin yhtä hyvä kuin organisaatiossa muuten käytetty tiedon organisointitapa.  Vähenevän tuoton laki sanelee kuitenkin, että kun tällaiset toiminta-alueet on käsitelty, lopulta jäljellejääviä alueita ei voi tai niitä ei kannata automatisoida.

Sähköpostilla on kirjeenvaihdon lajina oma erityispiirteensä. Ennen vastaanottaja ja lähettäjä saattoivat luokittaa saman kirjeen eri tavalla, koska paperikirje on eräänlaista ”rakenteetonta dataa”. Siinä ei ole mitään mikä liittäisi sen muuhun tietoon, vaan yhteys luodaan sijoitettaessa kirje jonkin luokkaan. Sähköpostiviestin rakenne on kuitenkin tarkasti määritelty. Rakenne yhdistää viestin alusta alkaen muihin viesteihin. Jos esimerkiksi viesti on vastaus toiseen viestiin, se on automaattisesti osa tätä ketjua. Vastaanottaja, lähettäjä ja ajankohta ovat viestin erillisiä osia, joiden mukaan viestejä voidaan järjestää. Tämä rakenne on aina olemassa ja se on sama lähettäjälle ja vastaanottajalle. Se on ”alkuperäinen järjestys”.

Entä tästä eteenpäin – enemmän vaihtoehtoja?

Kirjoittajat toteavat, että NARAn ”kurkihirsitrategia” sopii australialaiseen arkistoteoriaan. Vaikka viesteillä ei ole sähköpostien rakenteessa yhteyttä toimintaan, niillä on siihen yhteys viestejä vastaanottaneiden ja lähettäneiden henkilöiden kautta. Henkilöiden kautta voidaan ymmärtää, mitä viesteissä tehdään ja mihin ne liittyvät. Tehtäviin liittämistä ei tarvita.

Asiakirjajärjestelmää pitäisi tarkastella kahta tekijää vasten, väittävät kirjoittajat. Olennaista on, mitä järjestelmään otetaan talteen ja miten talteenotettu tieto organisoidaan.

Jos ei ole varmuutta kahdesta asiasta, sähköpostijärjestelmä ei ole luotettava. Ensiksikin kaikki toimintaan liittyvät viestit on pystyttävä erottamaan muista. Toiseksi ne on sijoitettava tehtäväluokituksessa oikeaan paikkaan. Kun molemmat asiat tapahtuvat, itse järjestelmä käy merkityksettömäksi. Sille käy kuin ”lakalle kirjekyyhkypostissa”. Mutta jos näin ei ole, vain alkuperäisestä sähköpostijärjestelmästä voi saada viestinnästä koko kuvan.

Toisin sanoen, talteenotetulle tiedolle voidaan tavoitella parasta rakennetta ja edetä Durantin ja Bearmanin tiellä, jos organisointi voidaan tehdä vaarantamatta talteenottoa. Jos näin ei ole ja tiedon organisointi haittaa tiedon talteenottoa, niin organisaation on tehtävä valintaa. Maksimoitaessa järjestelmän luotettavuus – eli tietojen saaminen talteen mahdollisimman kattavasti – niin sähköpostin tai muun vastaavan muun tiedon hallinta ”in situ” on puutteistaan huolimatta paras vaihtoehto.

Durantin erillisen järjestelmän idea on käyttökelpoinen silloin kun tiedolla ei tällaista rakennetta ole. Silloin ihmisen on joka tapauksessa luokiteltava tieto, jolloin myös tehtäväluokitukseen sijoittaminen voidaan tehdä.

Jos kyse on suurista tietomassoista, jotka syntyvät toistuvissa prosesseissa, bearmanilainen idea asiakirjahallinnan piirteiden rakentamisesta tietojärjestelmään on toimiva. Tiedon siirtämisestä toiseen järjestelmään on tällaisessa tapauksessa vähän hyötyä. Sen sijaan on järkevää automatisoida prosessia räätälöidyssä tietojärjestelmässä.

Kaikille malleille on siis paikkansa. Variaatioita tarvitaan, jotta sekä tiedon talteenotto että organisointi voidaan tehdä eri tilanteissa optimaalisesti, eri puolia painottaen.

Järjestelmien rajat mataloitumassa

Sähköisessä asiakirjahallinnassa on kaksikymmentä vuotta kipuiltu sen kanssa, että kaikki järjestelmät eivät ole sähköisiä asiakirjajärjestelmiä. Lappinin ja kumppaneiden kirjoitus on osoitus uudesta ajattelusta, jossa se onkin – ainakin joskus ja joistain näkökulmista – ihan ok.

Luultavasti tähän suuntaan mennään jatkossakin. Raja asiakirjajärjestelmien ja muiden järjestelmien välillä mataloituu, kun ei enää voida yksiselitteisesti kategorisoida jakaa järjestelmiä eri tyyppeihin. Raja puhtaan ”asiakirjajärjestelmän” ja puhtaan ”operatiivisen järjestelmän” välillä tuntuu olevan yhä epäselvempi. Meilläkin tiedonhallintalaki esittää yleisiä vaatimuksia, jotka eivät katso, millaisesta järjestelmästä on kysymys.

———————–

Lappin, J., Jackson, T., Matthews, G., & Ravenwood, C. (2021). Rival records management models in an era of partial automation. Archival Science, 24. https://doi.org/10.1007/s10502-020-09354-9

(Julk. Faili 2/2021, s. 22-24 – hieman muokattu tässä)

Kategoriat:Sähköiset

Millainen on tietojärjestelmäsi?

lauantai 24.4.2021 2 kommenttia

Olikohan maailma joskus selkeämpi? Ennen oli kahdenlaisia sähköisiä järjestelmiä. Ensiksikin oli asiakirjajärjestelmiä. Ne olivat sellaisia tietojärjestelmiä, jotka oli tehty nimenomaan hallinnoimaan asiakirjoja. Näissä järjestelmissä tiedon muuttamattomuutta ja käyttöoikeuksia valvottiin. Niissä oli tyypillisesti keskitetysti hallittu luokitusjärjestelmä. Tiedon elinkaarta hallittiin suunnitelmallisesti ja hävittäminen tapahtui valvotusti.

Asiakirjajärjestelmien peruspiirteet ovat yleismaailmallisia, mutta suomalaisilla asiakirjajärjestelmillä oli myös kaksi erityispiirrettä; järjestelmään integroitu arkistonmuodostussuunnitelma ja asiarekisteri. Näitä järjestelmiä on tavattu kutsua asiankäsittely- tai asianhallintajärjestelmiksi. Itse en näe termeillä suurta eroa, mutta Kansallisarkiston Arkistowiki näyttää suosittelevan asiankäsittelyjärjestelmää. Kyseessä on joka tapauksessa asiakirjajärjestelmien yhdestä alalajista, niiden suomalaisesta muunnoksesta.

Sellaisia tietojärjestelmiä, jotka eivät olleet asiankäsittelyjärjestelmiä, kutsuttiin ennen vanhaan operatiivisiksi järjestelmiksi. Ne olivat toisin sanoen jollain tavalla toiminnassa hyödynnettyjä, mutta eivät toimineet kuten asiakirjajärjestelmät. Niissä tieto ei ollut metatiedoilla kontekstualisoitua, sen muuttumattomuus taattua ja elinkaari valvottua kuten asiakirjajärjestelmässä.

Jos tässä vanhassa maailmassa halusi tietää, onko jokin järjestelmä asiakirjajärjestelmä, saattoi kysyä, täyttääkö se asiakirjajärjestelmän vaatimukset. Se oli ainakin selvä merkki. Erilaisia määrityksiä oli – ja taitaa olla edelleen – leegio, mutta Suomessa mittatikkuna toimi Sähke1 (2005). Siinä oli määritelty, miten suomalaisen asiakirjajärjestelmän, siis asiankäsittely- tai asianhallintajärjestelmän pitäisi toimia.

Sitten tuli Sähke2 (2008). Sähke2:ssa oli määrityksiä kolmesta asiasta. Ennen kaikkea Sähke2 käsitteli tiedonohjausjärjestelmää ja sen tiedonohjaussuunnitelman vuorovaikutusta tietojärjestelmien kanssa. Lisäyksiä määräyksiä oli metatietomallista ja siirrosta Kansallisarkistoon.

Samalla tapahtui käsitteellinen voltti. Koska ajatus oli laajentaa tiedonohjaus erilaisiin asiakirjallista tietoa käsitteleviin järjestelmiin, ja myös muihin kuin asiankäsittelyjärjestelmiin, tapahtui merkittävä muutos. Operatiivisiksi järjestelmiksi määriteltiin nyt kaikki tiedonohjauksen kohteet, siis järjestelmät, joissa asiakirjatietoa syntyi ja käsiteltiin. Samalla asiankäsittelyjärjestelmistäkin tuli operatiivisia järjestelmiä. Olemme siis tilanteessa, jossa kaikki järjestelmät ovat operatiivisia. Toiset ovat vain Sähke2 yhteensopivia, toiset eivät.

Tilanne on minusta sekava. Ensiksikään järjestelmille, jotka eivät täytä asiakirjahallinnan vaatimuksia, ei ole termiä. Toiseksi, asiakirjajärjestelmien piirteistäkään ei ole sopimusta. Sähke2-yhteensopivuus tehnee järjestelmästä asiakirjajärjestelmän, mutta on sellaisiakin järjestelmiä, jotka ovat asiakirjajärjestelmiä, vaikkei niissä ole toteutettu tiedonohjausta.

Niinpä on mielestäni vaikea puhua siten, että olisi tiedossa millaisiin järjestelmiin käsite kulloinkin kalahtaa ja mitä piirteitä näillä järjestelmillä on.

Kategoriat:Käsitteet, Sähköiset

Taisi käydä vanhanaikaisesti

keskiviikko 24.3.2021 Jätä kommentti

Kuuntelin Tiedonhallintalautakunnan tilaisuuden esityksiä tiedonhallintamallista. Tiedonhallintamallin perimmäinen olemus jäi eräällä tavalla hämäräksi. Malli voi olla ilmeisesti olla monenlainen. Emme tiedä mikä se on, kutsumme sitä tiedonhallintamalliksi.

Valtiokonttorin Microsoftin Power-BI:llä tehdyssä tiedonhallintamallissa oli kaksi kiinnostavaa piirrettä. Ensimmäinen on interaktiivisuus: Valtiokonttorin malli on kaukana yhdestä dokumentista. Se on enemmänkin kaleidoskooppimainen näkymä kaikkeen tietoon. Toinen oli – ja se näkyi toisessakin esityksessä – erilaisten kriteerien ja näkökulmien paljous, joka tietoihin mallin kautta avautuu. Se on selvästikin se, mitä nykyään organisaatioissa tarvitaan.

Onko arkistohistoria toistanut itseään? 1960-1970 -luvuilla arkistojen ja viranomaisten tiedonhallinnan välillä oli kasvava kuilu. Arkistoja organisoitiin ja hallittiin vanhalla ABC-kaavalla, joka ei palvellut viranomaisia. Niinpä toiminta ja arkisto etääntyivät toisistaan. Arkisto oli hyvää vauhtia jäämässä arkistonhoitajan reservaatiksi, joka ei ketään kiinnostanut ja jonka toimintalogiikkaa ei kukaan arkistonhoitajan lisäksi tuntenutkaan. Kriisin havaitseminen johti uuteen ajatteluun, jonka huipennus oli vuoden 1981 Arkistolaki. Se puolestaan löi lukkoon sen paradigman, jonka harjalla edelleen ratsastetaan, vaikka kaikki ei toki ole säilynyt samana neljääkymmentä vuotta.

Nykytilanne on toisenlainen. Yksi samankaltaisuus kuitenkin on. Silloin puolivuosisataa arkistot sitten ajoivat tiedonhallintaan ABC-kaavaa, nyt tehtäväpohjaista tiedonohjausta. Molemmissa tapauksissa arkiston tarjoama oli viranomaisen tiedonhallintaan riittämätöntä. Edellisellä kerralla arkistot uudistivat omaa lähestymistapaansa. Vuoden 1981 laki valmisteltiin Kansallisarkistossa. Nyt se ei riitä. Asia on otettu pois arkistojen käsistä. Niiden näkökulma ja tarpeet ovat enää vain yksi muiden joukossa. Vaikka asiaa voi ainakin päätearkiston näkökulmasta ehkä valitella, se on viranomaisen kannalta oikeudenmukaista.

Tiedonhallintasuunnitelman kaltaisia omia työkaluja on jatkossakin hyvä olla. Synergiaetujen kannalta arkistojen pitäisi kuitenkin jatkossa pelata yhä enemmän niillä tiedonhallinnan välineillä, joita viranomainen muutenkin tuottaa. Se vaatii uudenlaista ajattelua ja kehittämistä. Ihanteellisesti olisi tarjolla eri näkökulmia ja tarpeita yhdistävä metodologia ja suunnitteluväline. Se olisi jotain aivan uutta. Jos se ylipäänsä on mahdollinen, sen kehittäminen vaatisi monialaista asiantuntijajoukkoa.

Se kävi tilaisuudessa selväksi, että pienillä toimijoilla on varmasti vaikeaa. Pieneltä toimijalta ei vaadita yhtään sen vähempää, mutta tekijöitä on ehkä vain yksi, ilman työryhmää ja konsultteja.

Kategoriat:Tietohallinto

Asiakirjahallinto Ranskassa

torstai 25.2.2021 Jätä kommentti

Matti Klinge toistaa usein, että englannin kielen mukana meille tulee anglosaksinen maailmankuva. Se pitää paikkansa arkistotieteessä, jossa kauas näkee paremmin kuin lähelle. Archival Science -lehdessä kahdeksan kirjoittajaa kymmenestä on englanninkielisistä maista. Suomikin on lehdessä paremmin edustettu kuin Ranska tai Saksa. Siksi on vaikea tietää, mitä Euroopassa tapahtuu.

Niinpä on iloinen yllätys saada pilkahdus tästä. Édouard Vasseur kirjoittaa australialaisessa Archives and Manuscriptsissä asiakirjahallinnosta Ranskassa. Vasseur kysyy, mikä on ollut arkistonhoitajien rooli viranomaisten tiedonhallinnassa.

Viranomaiset törmäsivät Ranskassa tiedon määrän kasvuun 1900-alussa, vaikka jo 1860-luvulla tehtiin seulontapäätöksiä. Ratkaisua etsittiin aluksi tiedon luokituksesta ja organisoinnista. Tässä belgialaisten Paul Otlet’n ja Henri La Fontainen ajatuksilla oli keskeinen sija. Taylorismin ansiosta näkökulma laajeni 1930-luvulla toiminnan yleiseen rationalisoimiseen.

Arkistonhoitajista ennen 1950-lukua ei kuitenkaan tiedetä juuri muuta kuin että heitä oli. Itse käytännöistä on vähän tietoa. Kansallinen arkistokoulu École des Chartes koulutti tuolloin vanhoista asiakirjoista kiinnostuneita ”arkistonhoitaja-paleografeja”, joilla ei ollut nykyhallinnon kanssa juuri tekemistä. Arkistonhoitajien katse oli heillä jo olevissa aineistoissa sekä tärkeiden asiakirjojen saamisessa hallinnolta. Poikkeuksia kuitenkin oli, tärkeimpänä Charles Braibant, josta tuli Kansallisarkiston johtaja vuonna 1948. Braibantia pidetään modernin arkistohallinnon perustajana Ranskassa.

1960-luvun alussa Yves Pérotin toi maahan anglosaksisia ideoita. Niihin kuuluivat jako arkistoon ja viranomaisissa olevaan aineistoon, hallinnon vastuuttaminen sillä olevista asiakirjoista, sekä arkistonhoitajan ja asiakirjahallinnon ammattilaisen yhteistyö. Mutta vaikka joitain askelia otettiin tähän suuntaan, asiakirjahallinnon maihinnousu Ranskaan ei onnistunut. Viranomaisten asiakirjahallinta jäi lastenkenkiin. Tästä syytettiin arkistoammattilaisten vähäistä määrää ja koulutusta, joka keskittyi edelleen vanhoihin asiakirjoihin.

Vasseurin mielestä ongelmana oli, että viranomaisen asiakirjahallinnasta huolehti valtiovarainministeriön osasto, joka ei saanut tuloksia aikaan, ja joka ryhtyi myöhään yhteistyön arkistoammattilaisten kanssa. Toinen syy oli niin sanottu pré-archivage -ajattelu. Siinä historiallisten arkistojen ja viranomaisilla olevien aineistojen välillä ei nähty eroa, vaikka elinkaaressa tunnistettiinkin vaiheita. Arkistonhoitajan tehtävänä oli tunnistaa merkittävät aineistot ja saada ne viranomaisilta talteen. Sen sijaan viranomaisen toiminnan sujuvuus ei ollut tärkeä asia.

1950-luvun alussa Kansallisarkisto alkoi lähettää ministeriöihin ”arkistolähetystyön” tekijöitä. Se on parantanut suhteita ja helpottanut arkistosiirtoja, mutta viranomaisten toimintaan sillä on ollut vain satunnaisesti vaikutusta.

Onko ranskalaista asiakirjahallintoa?

Mikä on asiakirjahallinnon tila nykyisin? Asiakirjahallinnon ISO 15489 -standardi saatiin jotenkuten 2000-luvun alussa sovitettua ranskalaiseen maailmaan, vaikka sitä pidettiin liian ”australialaisena”. Standardi sai kuitenkin myönteisen vastaanoton. Ranska oli aktiivinen standardointityössä varsinkin noina vuosina.

Asiakirjahallinnolla on kuitenkin edelleen suuria esteitä.  Käsiteongelmat ovat suuria. Maassa ei perinteisesti ole tehty eroa historiallisten arkistojen ja viranomaisaineistojen välillä, joten asiakirjahallinnolle tai muulle kuin arkistossa olevalle asiakirjalle ei ole käsitteitä. Asiakirjahallinto jätettiin ISO-standardissa kääntämättä ja asiakirja käännettiin termillä ‘document d’archives’. Samanlaista temppuilua on tehty senkin jälkeen. Kun anglosaksisen maailman kanssa ei ole yhteistä kieltä, Ranskassa on haettu mallia Kanadan ranskankielisestä osasta.

ISO 15489 on parantanut tilannetta viranomaisissa, samoin yliopistosta valmistuvat arkistoammattilaiset, jotka saavat opetusta myös asiakirjahallinnossa. Samalla sekä yksityissektorilla että julkishallinnossa on ollut vaikeaa saada läpi ajatusta, että hyvä asiakirjahallinta on osa nykyaikaista toimintaa ja johtamista. Vanhat ajatusmallit tärkeiden asiakirjojen saamisesta talteen hallinnolta ohjaavat edelleen toimintaa. Arkistot nähdään tässä osana kulttuurihistoriallista sektoria. Ne eivät ole osa johtamista tai tekijä toiminnan tehokkuudessa.

Nykykuva asiakirjahallinnon tilasta on ristiriitainen École des Chartes suunnitteli ensimmäistä kurssiaan asiakirjahallinnosta vasta syksylle 2020! Vaikka se peruttiin, yliopistoissa asiakirjahallinnolla on jo sija opetuksessa. Asiakirjahallinnon ranskalainen Linkedin-ryhmä on aktiivinen. Samalla kuitenkin asiakirjahallinnolle omistettu nettisivusto on kadonnut verkosta eikä uusi versio ISO 15489:stä herättänyt enää mitään huomiota. Vasseur kysyy, johtuuko tämä asiakirjahallinnon vakiintumisesta itsestään selväksi osaksi toimintaa; siitä ei tarvitse enää keskustella? Hän ei osaa vastata.

Suomalaisittain tässä on paljon tuttua. Meillä on myös ”pré-archivage” ajattelua. Itselläni on se mielikuva, ettei toiminnan sujuvuuskaan aina ole ollut etusijalla. Mutta samalla vaikuttaa siltä, että asiakirjahallinnan kokonaisuus viranomaiselta päätearkistolle sujuu paremmin. Viranomaisvaihe ei tunnu niin ongelmalliselta kuin Ranskassa.

Vasseur, É. (2020). “French archivists, the management of records and records management since the nineteenth century: Are French recordkeeping tradition and practice incompatible with records management?” Archives and Manuscripts, 1–26. https://doi.org/10.1080/01576895.2020.1828108   

Wiśniewska-Drewniak, M. (2020). Czasopismo „Archival Science” w latach 2011–2020 – analiza treści artykułów naukowych. Archeion, 2020(121), 342–371. https://doi.org/10.4467/26581264ARC.20.013.12970

(Julk. Faili 1/2021, s. 10-11)

Hei, me ollaan rikospaikkatutkijoita!

tiistai 1.12.2020 Jätä kommentti

Taannoin kerroin, että arkistotieteeseen on kaivattu uusia ajatuksia. Yksi ehdotettu suunta on digitaalinen rikospaikkatutkimus. Sekä se että arkistotiede ovat soveltavia tieteitä, jotka ovat muodostuneet ammatillisten käytäntöjen pohjalta. Näistä johdettuja periaatteita on kodifioitu ja sovellettu standardoituna takaisin käytäntöön. Sähköisistä aineistoista vastaava arkistonhoitaja pyrkii tunnistamaan tapahtumat, joista digitaalinen data on peräisin, ja arvioimaan tiedon luotettavuutta ja autenttisuutta. Näkökulma ja tavoitteet ovat siis samantapaisia kuin rikospaikkatutkijoilla, jotka keräävät aineistoa syytteen nostamista varten.

Arkistoalalla kiinnostus asiakirjojen autenttisuuteen ja luotettavuuteen ei ole uutta. Yksi arkistotieteen juurista tulee diplomatiikasta, joka uuden ajan alussa pyrki tunnistamaan keskiaikaisia väärennöksiä vertailemalla asiakirjoja keskenään. Luciana Durantin kanadalainen tutkijaryhma on kehittänyt sähköisten asiakirjojen diplomatiikkaa. Sama ryhmä on kiinnostunein myös digitaalisesta rikospaikkatutkimuksesta.

Rikostutkijoiden digitaalisen aineiston hallinta on arkistonäkökulmasta retuperällä. Tutkimusaineiston arvo nimittäin laskee nopeasti sen jälkeen, kun tuomio on langetettu, joten aineiston säilyttämiseen kiinnitetä huomiota. Rikospaikkatutkijan ei myöskään tarvitse järjestää pääsyä aineistoonsa. Yhtäläisyyttä on silti. Durantin ryhmä on InterPARES-projekteissa kartoittanut digitaalisen aineiston autenttisuuden vaatimuksia ja yhdistänyt tämän malliin, joka kuvaa rikostutkimuksen prosesseja. Oheisessa kuvassa on esimerkki mallin yhdestä kuvaustasosta.

Tämä tuo esille mielenkiintoisia eroja. Diplomatiikka olettaa, että asiakirjojen taustalla on oikeusjärjestelmän tunnistamia tekoja; on joku – omistaja, kuningas, yritys, viranomainen, henkilö tai joku muu – joka tekee asiakirjalla tai asiakirjan todistamana jotakin, mikä muuttaa juridisia suhteita.

Tietojärjestelmät eivät kuitenkaan toimi näin: ne ovat matemaattisesti katsoen ”tilakoneita”, jotka vaihtavat tilaa inputtien ja outputtien lomassa. Se, mitä jäljelle jää, on jälkiä näistä tiloista ja siirtymistä. Kun esimerkiksi netissä käydään osakekauppaa, kyse on sarjasta toimenpiteitä, jossa eri järjestelmät ja niiden osat vaihtavat dataa keskenään. Tuloksena on tietojen yhdistelmä, jossa ostaminen tai myyminen on mahdollista. Kun lopullinen kauppa tehdään klikkaamalla painiketta, tietojärjestelmän tila vaihtuu sellaiseksi, jossa osto tai myynti on jo tehty. Asiakirjaa, jolla jotain myytäisiin tai ostettaisiin ei itse asiassa ole. Tällaisten erojen analysoinnissa perinteisen ja digitaalisen ympäristön välillä kummallakin erityisalueella on annettavaa toisilleen.

Toinen esimerkki alueiden vuorovaikutuksesta: diplomatiikassa keskeinen analyysiväline ovat epäjohdonmukaisuudet asiakirjojen ulkomuodossa ja sisällössä. Jos esimerkiksi paavin kanslian luostarille antamassa keskiaikaisessa lahjakirjassa ei mainita viinitarhoja, niin asiakirja on todennäköisesti väärennös, vaikka viininviljely olisi ilmastossa mahdotonta; viinitarhat olivat osa lahjakirjoissa aina rutiininomaisesti käytettyä fraasia. Tällä on vastaavuus digitaaliseen maailmaan. Siinä netin selaus puolestaan on prosessi, jossa selain pyytää nimipalvelimelta verkko-osoitteeseen liitetyn palvelimen IP-numeroa ja saatuaan sen lähettää palvelimelle pyynnön sivusta ja sitten vastaanottaa sen. Jos selausta ei ole oikeasti tapahtunut tästä eri paikkoihin (välimuistiin, lokeihin, kovalevylle, nimipalvelimen tietoihin, selaimen lokiin jne.) jäävät jäljet eivät ole johdonmukaisia. Tässäkin epäjohdonmukaisuus paljastaa manipuloinnin.     

Onko tästä kaikesta sitten uuden innon pumppaajaksi arkistotieteeseen? En ihan usko. Ehkä se on tämä pohjoismainen luottamus ihmisiin, jolloin aineistoihin ei suhtauduta epäluuloisesti. Silloin analogia arkistonhoitajan ja rikospaikkatutkijan välillä tuntuu etäiseltä. Diplomatiikka ei ole täällä kuulunut arkistokoulutukseen. Meillä ei tavata kysellä aineiston autenttisuuden perään oli kyse Vastaamo-aineistoista Tor-verkossa tai keskustapuolueen WhatsApp-viesteistä hallituksen kaatamiseksi.  Tässä on minusta vanhaa vettä uudessa leilissä. Kyllä hieman eri tavalla maustettuna, mutta ei radikaalisti uutta.

Durantin lisäksi muun muassa hänen kollegansa Corinne Rogers on kirjoittanut arkistotieteen ja rikospaikkatutkimuksen yhtäläisyyksistä ja eroista. Molemmat ovat tulossa arkistoyhdistyksen kutsusta maaliskuussa Suomeen, joten silloin voi keskustella myös tästä. Ehkä tästä paljastuu enemmän kuin katse tällä silmäyksellä tavoittaa. Duranti ja Rogers vierailevat ainakin Helsingissä ja Tampereella.

Kirjallisuutta

Cohen, F. B. (2015). Digital diplomatics and forensics: Going forward on a global basis. Records Management Journal, 25(1), 21–44. https://doi.org/10.1108/RMJ-03-2014-0016

Dietrich, D., & Adelstein, F. (2015). Archival science, digital forensics, and new media art. Digital Investigation, 14, S137–S145. https://doi.org/10.1016/j.diin.2015.05.004

Duranti, L., & Rogers, C. (2013). Memory forensics: Integrating digital forensics with archival science for trusting records and data. EForensics Magazine, (October), 14.

Rogers, C. (2019). From time theft to time stamps: Mapping the development of digital forensics from law enforcement to archival authority. International Journal of Digital Humanities, 1(1), 13–28. https://doi.org/10.1007/s42803-019-00002-y

(Julk. Faili 4/2020, s. 8-9. Koko lehti: https://www.liikearkistoyhdistys.fi/uutinen/faili-4-2020/)

Virheistä EU:n tietosuoja-asetuksen käännöksissä

maanantai 19.10.2020 1 kommentti

Olen mukana kirjoittamassa artikkelia EU:n tietosuoja-asetuksen käännöksistä. Oma osuuteni käsittelee sitä, mistä tässä blogissakin on ollut puhe: ”arkiston” erilaisesta merkityksestä meillä ja anglosaksisessa terminologiassa.

Italian osuus nostaa esille toisen seikan, jota ei liene huomattu täällä. Puhuttaessa henkilötietojen säilyttämisestä yleisen edun mukaisiin arkistotointitarkoituksiin GDPR:n ”recital” 158 sanoo englanniksi näin (kursivointi lisätty):

Public authorities or public or private bodies that hold records of public interest should be services which, pursuant to Union or Member State law, have a legal obligation to acquire, preserve, appraise, arrange, describe, communicate, promote, disseminate and provide access to records of enduring value for general public interest.

Italiaksi lopun ”records” on käännetty ”rekistereiksi” (registri). Italialainen kollega huomauttaa, että tuloksessa on vähän tolkkua niin arkistoammattilaisille, lakimiehille kuin maallikoille. En sanoisi noin jyrkästi, mutta suomenkielinen käännös menee metsään ihan samalla tavalla:

Viranomaisilla tai julkishallinnon tai yksityisten elimillä, jotka ylläpitävät yleistä etua koskevia tietueita, olisi unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön nojalla oltava palveluita, joilla on lakisääteinen velvoite hankkia, säilyttää, arvioida, järjestää, kuvailla, välittää, edistää ja levittää tietueita, joilla on pysyvää yleistä etua koskevaa merkitystä, sekä myöntää pääsy niihin.

Tässä ei siis ole ymmärretty sitä, että ”records” voi olla myös asiakirjoja eikä vain tietokannan tietueita. Tuskinpa tarkoitus on, että henkilötietoja sisältävät asiakirjat eivät olisi asetuksen kohteena.

Myönnä olevasi asiantuntija

maanantai 24.8.2020 Jätä kommentti
(Kuvaaja: Anna Shvets (Pexels))

Tiedonhallinnan lautakunnan metatietojaosto aloitti kesän lopulla virallisesti työskentelynsä. Sen tarkoituksena on laatia metatietosuositus. Tuloksia voisi ennakoida tai kertoa jaoston työskentelystä, mutta kumpaakaan en tee. Sanon kuitenkin jotain lähtökohdista.

Ensimmäisessä kokouksessa kartoitettiin nykytilannetta ja olemassa olevia tarpeita. Selväksi tuli, että toiveita on monenlaisia. Metatietoja on monenlaisia. Tarkoituksia on monenlaisia. Metatietoja on erilaisissa järjestelmissä. Niitä ymmärretään ja käytetään eri tavalla. Kyse on siis aika vyyhdistä.

Monet kaipaavat yksinkertaista, konkreettista ja selkeää ohjetta, jonka mukaan toimia. En usko tähän. Kun kauan sitten aloitin uraani arkistoalalla, maailma oli yksinkertainen: Kansallisarkisto antoi ohjeen ja sen mukaan toimittiin. Ohjeiden noudattaminen oli melko yksinkertaista. Ja jos ei ollut, se oli joka tapauksessa arkistonhoitajan murhe. Ketään muuta asia ei kiinnostunut.

Tuolloin asiakirjahallinnan ammattilainen hallitsisi prosessin lopputulosta, arkistossa olevaa asiakirjaa.  Kirjaamista lukuun ottamatta organisaation toiminta ei ollut hänen asiansa, ei ainakaan siinä määrin kuin tänään. Nyt digitaalisessa ympäristössä tiedonhallinta on lähes samaa kuin toiminnan hallinta. Siinä ollaan jokaisen työpöydällä, vaikuttamassa siihen, miten järjestelmät vaikuttavat ja työtä tehdään. Samalla asiakirjahallinta ei ole enää ammattilaisen oma asia, vaan siinä on koko organisaation oltava mukana.

Mitä yksinkertaisempia, konkreettisempia ja tarkempia ohjeet ovat, sitä jäykempiä niistä tulee. Näen tällaisten ohjeiden kaipuussa halua palata vanhaan maailmaan. En usko, että se on enää mahdollista. Konkreettinen, selkeä ohje on hyvä, kun tiedossa on täsmälleen minkälaisesta toimintaympäristöstä, aineistosta ja järjestelmästä on kysymys. Kaikissa muissa tapauksissa ohje on liian rajoittava, jos sitä ylipäänsä voidaan soveltaa. Tiukkojen ohjeiden sijasta tarvitaan pikemminkin yleisiä linjauksia, jotka ohjaavat toimintaa, mutta jättävät viranomaisille vaihtoehtoja.

Minusta pitäisi tunnustaa, että asiakirjahallinta on nykyisin asiantuntijatehtävä. Asiantuntijuus tarkoittaa, että tehdään yhteiseksi hyväksi ratkaisuja monimutkaisissa tilanteissa joskus puutteellisen informaation varassa. Asiakirjahallinnassa se tarkoittaa organisaation toiminnan, erilaisten vaatimusten, tarpeiden ja tietojärjestelmien yhteensovittamista. Se tarkoittaa myös sitä, että aina ei ole yksiselitteisesti vääriä tai oikeita ratkaisuja. On vain joltain kannalta parempia ja huonompia vaihtoehtoja. Joskus parhaaseen ratkaisuun ei voi päästä, vaikka se olisikin tiedossa. Sekin täytyy vain myöntää.

En ole kuullut ekonomistien valittavan sitä, ettei kukaan kerro, miten hallituksen työllisyystoimia pitäisi arvioida. Se ei ole tarpeen, koska taloustieteilijät tuntevat toiminta-alueensa. He tietävät, mihin pyritään, he tietävät asioiden kompleksisuuden. Sitten he arvioivat tilannetta parhaan tietonsa ja kykynsä mukaan. Joskus päädytään eri tuloksiin, mutta se on luonnollista.

Asiakirjahallinnassa ei olla vielä yhtä pitkällä, myönnän. Nobelin palkintoa arkistonhoidosta ei ole tulossa. Mutta samaan suuntaan ollaan minusta menossa. Tiedonhallintalaki näyttää korostavan tätä.

Alalta muutos vaatii tämän tunnistamista. Ohjaavat tahot voisivat ehkä uskoa organisaatioihin ja niissä tehtävään työhön enemmän. Alalla toimivat voisivat ehkä luottaa itseensä ymmärtäen, ettei ole ketään muuta, joka heitä paremmin osaisi ratkaista heidän organisaationsa kysymykset. Tiedonhallinnan kokonaisuus on entistä integroidumpi ja haastavampi, eikä sillä usein ole muuta kopinottajaa – tai ainakaan, sillä tuskin on pätevämpää kopinottajaa, vaikka sopan hämmentäjiä saattaa riittää. Kuten Tuija Kautto tulevassa Failissa kirjoittaa, ala on aika näkymätön. Nyt sen profiilia olisi tilaisuus nostaa.

Sen, että toimitaan asiantuntija-alalla, soisi näkyvän myös julkisena keskusteluna. Silloin kun kaikki ajattelevat samalla tavalla, kukaan ei ajattele kovin paljon, sanoo vanha sanonta. Tällä alalla ajatellaan ja ollaan myös erimielisiä, mutta se ei ole kovin näkyvää. Erilaisten vaihtoehtojen debatointi antaisi alasta dynaamisemman ja mielenkiintoisemman kuvan. Se tekisi myös näkyväksi ne kysymykset, joiden kanssa tiedonhallinnassa painitaan.

Näkyvyyttä tarvitaan, koska yhteiskunnassa ei vielä nähdä tätä aluetta samalla tavalla. Valitettavan usein asiakirjahallintaa ei arvosteta. Työtä tehdään pienellä palkalla ja joskus myös koulutuksella. Muilta on vaikea vaatia arvostusta, ellei itsekään työtään arvosta. Siksi myönnä olevasi asiantuntija!

Kategoriat:Ammattilaiset

Kirjaamiselle kiitos

torstai 4.6.2020 1 kommentti

Viime Failissa kerrottiin norjalaisten suunnitelmista luopua kirjaamisesta. Perustelut ovat järkeenkäyvät. Kirjaaminen määrää liikaa sitä, mitä arkistoon tulee. Se hävittää digitaalisten aineistojen alkuperäiset yhteydet ja korvaa ne uusilla. Vaikka kirjaamisella on rooli asiakirjajulkisuudessa, siitä on enemmän haittaa kuin hyötyä. Näin voidaan ainakin väittää.Nämä ajatukset ovat innostavia ja avaavat uusia ajatuksia. Samoja latuja ei ehkä voida enää kulkea. Mutta lähdettiinpä tälle tielle tai ei, meidän on oltava Suomessa kirjaamiselle kiitollisia. Sillä on ehkä ollut suurempi vaikutus kuin ensin tulee ajatelleeksi. Enkä puhu tässä hallinnosta, kansalaisista, juridiikasta tai julkisuusperiaatteesta. Tarkoitan nimenomaan meitä, asiakirjaprofessiota.

1970- ja 1980-luvuilla elettiin monella suunnalla arkistomaailmassa pysähtyneisyyden aikaa. Arkistoajattelu oli jotenkin onttoa. Sen kohteena oli arkistojen hyllyillä oleva aineisto. Huolta tunnettiin siitä, miten aineiston määrä saatiin pysymään kohtuullisena ja asiakirjatulvaa rajoitettua. Jotain oli kuitenkin kadonnut. Se oli käsitys toiminnan ja aineistojen välisestä yhteydestä. Paperimaailmassa tätä yhteyttä ei tarvinnut yleensä ajatella.

Samaan aikaan oli alkamassa se tiedon tuottamisen ja käyttämisen murros, jonka kanssa me tänään edelleen elämme. Asiakirjahallinnalla on aina ollut kolme tukijalkaa: hallinto, tutkimus ja juridiikka, joka tarvitsee toiminnasta todistavaa informaatiosta. Nämä tukijalat alkoivat horjua. Perinteisesti arkistot ja hallinto olivat kuuluneet yhteen, mutta se hallinto, johon asiakirjahallinta oli mukautunut, oli weberiläinen byrokratia; organisaatio, jossa toimintaan hierarkkisesti määritellyissä rooleissa ennalta määriteltyjen toimintatapojen mukaan.

Nyt uudessa maailmassa keskeiseksi tulikin organisaatioiden toiminnan tehokkuus. Samalla transaktioiden määrä kasvoi valtavasti. Jos esimerkiksi virastojen välinen yhteydenpito oli ennen suhteellisen harvinainen prosessi, joka työllisti esittelijän, päättäjän, sihteerin, konekirjoittajan, kirjaajan ja arkistonhoitajan, siitä tuli sitä, mitä se on tänään: näppäimen painallus sähköpostin tai pikaviestin lähettämiseksi. Tässä tilanteessa vanhat toimintatavat alettiin kokea kankeiksi.

Myöskään tutkimus ei pysynyt ennallaan. Arkistot toki säilyivät historiantutkimuksen lähteinä, mutta tutkimus alkoi lisäksi hyödyntää yhä laajempaa määrää erilaisia aineistoja, jolloin arkistojen merkitys suhteellisesti väheni.

Parhaiten kolmesta tukijalasta säilyi juridinen asiakirjojen juridinen aspekti, koska oikeustoimiin tarvitaan aina asiakirjoja.

Niinpä päädyttiin tilanteeseen, jossa arkisto edelleen hallinnoi toiminnan tuloksena syntyneitä historiallisia asiakirjoja; se säilytti, valikoi ja antoi niitä käyttöön. Samalla arkisto oli yhä enemmän syrjässä siitä, mitä organisaatiossa oikeasti tapahtui ja millaista tietoa siellä syntyi.

Tälle kehitykselle on ollut kuitenkin vastalääke – ja se on kirjaaminen. Arkistojen ja toiminnan yhteys on heikentynyt eniten siellä, missä kirjaamista ei ole tehty. Yhdysvaltojen liittovaltio päätti lopettaa kirjeenvaihdon rekisteröinnin vuonna 1915. Se oli kauaskantoinen päätös, joka näkyy edelleen siinä, miten erillään tietojärjestelmien kehittäminen on muusta tiedon hallinnasta. Kirjattaessa ollaan pakosta osana organisaation päivittäisiä tietovirtoja, joten arkistoille kirjaamisesta luopuminen merkitsi niiden yhteyden heikkenemistä päivittäiseen toimintaan.

Näyttää siltä, että yhteys toimintaan säilyi elävimpänä siellä, missä kirjaamista jatkettiin. Sellainen maa on Australia, jossa 1990-luvulla kehitettiin elinkaaren jatkumomalli. Jatkumomallissa ei tehdä eroa historiallisen ja edelleen ajankohtaisen aineiston välillä, vaan asiakirjojen ajatellaan olevan ainakin potentiaalisesti samanaikaisesti relevantteja eri ulottuvuuksilla; sekä käyttäjälle, organisaatiolle että yhteiskunnalle laajemmin.

Meillä Suomessa tuotiin oppikirjoissa jatkumomallin sijasta esille perinteistä elinkaarimallia. Oppikirjoissa se oli esillä kolmivaiheisena versiona, jossa asiakirjat kulkivat aktiivivaiheesta ensin passiivi- ja sitten historialliseen vaiheeseen. Jos kuitenkin ajattelee useimpien asiakirja-ammattilaisten arkipäivää, niin se ei mennyt silloin, eikä mene nykyisinkään, tuon mallin mukaan. Tosi asiassa asiakirjahallinnan ammattilainen liikkuu eri ulottuvuuksilla päivittäin. Osa ajasta menee pysyvästi säilytettävän aineiston ja yhteiskunnan kulttuurihistoriallisen tarpeiden parissa, samalla kun on huolehdittava organisaation päivittäisen tiedonhallinnan haasteista. Selvintä tämä on kuntien arkistoissa, joissa vastuu aineistoista on koko ajan samalla taholla.

Jaana Kilkin tuore väitöskirja osoittaa, miten meillä on ajan myötä siirrytty aineistokeskeisestä ajattelusta toimija- ja toimintakeskeiseen ajatteluun. Muutos tuli näkyviin jo vuoden 1981 arkistolaissa. Muualla se tapahtui vasta digitaalisen asiakirjahallinnan myötä. Minusta kirjaamisella on ollut tässä tärkeä rooli. Yhdistettynä tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan se on ollut se työkalu, jolla arkisto on konkreettisesti puuttunut organisaation prosesseihin ja muovannut tiedonhallintaa.

Väittäisin, että suomalaisen asiakirjahallinnan kehittäminen on sidoksissa kirjaamiseen. Alkuun diaari oli vain saapuvien ja lähtevien kirjeiden hakemisto, joka kertoi myös asiakirjojen paikan arkistossa. Sitten syntyi ajatus, että tämän hakemiston pitää olla tehtäväpohjainen ja strukturoitu sen mukaan, mitä organisaatio tekee. Seuraavaksi huomio kiinnittyi itse diaarimerkintöihin. Niissä näkyy, mitä asian käsittelyssä on tehty. Tätä kautta päästiin toimintaprosesseihin; niiden kuvaamiseen, kehittämiseen ja automatisointiin. Viimeisimpänä vaiheena Sähke2:ssa tätä näkökulmaa on laajennettu sellaisiinkin järjestelmiin ja aineistoihin, jotka eivät kuuluneet perinteisen kirjaamisen piiriin.

Kuinka pitkällä tässä kaikessa oltaisiin, jos hallinnossa ei alun perin olisi ollut kirjaamiskäytäntöä? Ehkä olisi paikallaan, että asiakirjahallinnan ammattilaiset lisäisivät iltarukouksiinsa lauseen, ”kirjaamiselle kiitos, sulta saimme paljon”.  

Julk. Faili 2/2020, s. 9-10

Kategoriat:Kirjaaminen

Norjassa harkitaan kirjaamisesta luopumista

perjantai 20.3.2020 Jätä kommentti

Nyt kun arkistolain uudistus häämöttää Suomessa horisontissa tai ainakin juuri sen takana – koska sen kerrotaan jäävän seuraavalle hallituskaudelle – on hyvä katsoa, miten muualla lakia uudistetaan. Herbjørn Andresen Oslo Metropolitan -yliopistosta kertoi Norjan tilanteesta IRFD-verkoston kokouksessa tammikuussa. Norjassa uutta lakia on pohdittu työryhmässä, jossa myös arkistot olivat edustettuna.

Jos työryhmän ajatukset menevät läpi, luvassa on radikaaleja muutoksia. Nykylain puutteena on sähköisiin arkistoihin tulevan aineiston vähäisyys. Julkishallinnon ulkoistamat palvelut ovat tässä yksi ongelma. Uudessa ehdotuksessa arkistoinnista huolehtiminen ulotetaan kaikkiin julkishallinnon tehtäviin riippumatta siitä, minkälainen organisaatio siitä huolehtii. Lakiin tulee kevennetty versio ISO30300-standardista, joka velvoittaa toimijat aika ajoin analysoimaan syntyvät aineistot ja niiden käsittelyn.

Arvonmääritystä muutetaan myös. Ajatuksena on määritellä lain tasolla pieni määrä asiakirjatyyppejä, joiden säilyttäminen on pakollista. T. R. Schellenberg esitti jo vuonna 1956 ajatuksen, että organisaation tehtävät voidaan luokitella päämäärätehtäviin ja tukitehtäviin. Molemmissa syntyy asiakirjoja sekä tehtäessä päätöksiä toimintatavoista että sovellettaessa näitä linjauksia käytäntöön. Pakollisesti säilytettävät asiakirjatyypit kuuluisivat edelliseen ryhmään.

Myös kaiken sähköpostin säilyttäminen tulee ehdotuksen mukaan pakolliseksi. Se koskisi Andresenin kertoman mukaan vain joitain korkeimpia tehtäviä. Tässä ollaan päätymässä siis samaan ratkaisuun, jota noudatetaan myös Yhdysvaltain liittovaltion hallinnossa.

Yllättävintä on, että kirjaamisesta aiotaan luopua. Kirjaaminen ei enää takaa asiakirjojen autenttisuutta ja luotettavuutta. Käytäntö on köyhdyttänyt arkistoja. Mitä jää talteen riippuu kirjaajan tekemistä ratkaisuista. Kirjaamisen myötä syntyy sähköisiä asiakirjavihkoja, joihin useiden organisaatioiden vuorovaikutuksessa syntyvät aineistot hajautuvat. Nykyaikana sähköisillä aineistoilla olisi usein asiarekisteriä vastaavia metadatarakenteita, jotka katoavat vietäessä asiakirjat sähköisiin asiankäsittelyjärjestelmiin. Kuitenkin kirjaamisen tarkoitus on hallita asioita, ei asiakirjoja.

Andresen sanoi, ettei kirjaamisen poistaminen suinkaan ratkaise näitä ongelmia. Kirjaamisvaatimuksesta luominen vapauttaa kuitenkin kehittämään uusia ratkaisuja ja sopivampia järjestelmiä. Käsiteltävien asiakirjojen seuranta on tärkein peruste kirjaamiselle. Asiakirjajulkisuuden kannalta kirjaaminen on toimiva ratkaisu, muttei välttämätön. Samaan tulokseen voidaan päästä muillakin keinoin.

Konferenssin käytäväkeskustelussa tanskalaisetkin pitivät kirjaamista menneen ajan toimintona, vaikka sitä edelleen tehdään.

Norjalaismalli jättää avoimeksi, miten sitten pitäisi toimia. Työryhmän ehdotuksessa kysymysten ratkaiseminen on osa toiminnan ja järjestelmien suunnittelua, samaan tapaan kuin mitä GDPR edellyttää yksityisyyden suojaamiselta (”privacy by design”). Andresen arvioi, että tilanteessa on mahdollisuuksia ja uhkia. Toisaalta voidaan toteuttaa ennakkoluulottomasti uusia ideoita, mutta toisaalta tulos voi olla jäykän hierarkkisen rakenteen piilottaminen ongelmineen käyttäjäystävällisemmän rakenteen alle.

Norjalaissuunnitelmien luulisi herättävän ajatuksia. Suomen ja Norjan erot asiakirjahallinnassa ovat monissa suhteissa pienet. Meillä lienee samoja ongelmia, ehkä pätevät myös samat ratkaisut.

(Julk. Faili 1/2020, s. 4-5)

Kategoriat:Kirjaaminen