Mistä kirjoitetaan arkistotieteessä

lauantai 20.5.2017 Jätä kommentti

Olen lupautunut puhumaan arkistotieteen suuntauksista Euroopassa, vaikkei siinä oikeastaan ole mieltä. Ei nimittäin ole eurooppalaista arkistotiedettä, kuten ei ole erityisiä eurooppalaisia arkistoja ja niiden yhteistä arkistohistoriaa. Vaikka voisi luulla toisin, sellaisista puhuminen on ”vain vähän enemmän kuin illuusio ja vain vähän vähemmän kuin absurditeetti” (Michel Duchein).

Joka tapauksessa saadakseni esitykselle pohjaa ja nähdäkseni, mitä trendejä tältä hajanaiselta kentältä mahdollisesti löytyy, olen tehnyt käynyt läpi Archival Sciencen ja Records Management Journalin numerot muutamalta vuodelta. Se on yllättävän mielenkiintoinen harjoitus.

Esimerkiksi: mikä on käytetyin asiasana Archival Sciencen artikkelien kuvauksissa, jopa enemmän käytetty kuin arkistot? Se on ihmisoikeudet! En usko, että tätä monikaan olisi arvannut.

Kategoriat:Tutkimus

Kuusi vuosikymmentä ruotsalaista asiakirjahallintoa

sunnuntai 7.5.2017 Jätä kommentti

Uusin ”Arkiv. En tidskrift om arkivets alla aspekter” -lehti on omistettu Näringslivets Arkivrådille, joka täyttää 60-vuotta tänä vuonna. Jos ymmärrän oikein, NLA vastaa suurin piirtein meidän Liikearkistoyhdistystämme.

Yksi lehden jutuista on otsikoitu ”Kuusi vuosikymmentä ruotsalaista asiakirjahallintoa”. Siinä katsotaan ruotsalaisen asiakirjahallinnon juurien alkavan 1910-luvun taylorismista. Työn rationalisoinnin ajatus ulottui myös yritysten tiedonhallintaan. Sellaiset kirjat kuin Olof Kärnekullin ”Hur man organiserar ett affärsföretag” (1924) ja A. Pärtelin ja K. E. Thelinin ”Dokumentets väg och vandring genom företaget” samalta vuodelta levittivät ajatusta. Tarras Sällsfors, joka oli kääntänyt Taylorin teoksen tieteellisestä liikkeenjohdosta ruotsiksi, julkaisi itse kirjan ”Kontorarbetets rationalisering” (1933).

Arkistoista ja asiakirjahallinnosta voidaan puhua monin vivahtein. Jos huomio on arkistossa jo syntyneenä ja kulttuurihistoriallisiin tarkoituksiin säilytettävänä kokonaisuutena, sillä ei ole juuri mitään tekemistä asiakirjahallinnon kanssa. Jos huomio on edelleen kulttuurihistoriallisessa arkistossa, mutta aletaan miettiä, miten se saadaan tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti tuotettua organisaation toiminnassa, ollaan otettu askel asiakirjahallinnon suuntaan. Tällaista ajattelua meiltä löytyy runsaasti ja jo Hausenin ajalta. Se on ehkä edelleen viranomaisohjauksessa dominoiva näkemys.  Puhtaimmin asiakirjahallinnosta voi puhua silloin kun asiakirjahallinnan tarkoituksena on vain palvella organisaation toimintaa ja kaikki muut intressit ovat tälle alisteisia ja toisarvoisia. NLA syntyi tälle pohjalle vuonna 1957.

Herää epäilys, että meilläkin Liikearkistoyhdistyksen synty voisi edustaa tällaista puhdasoppista asiakirjahallinnollisuutta. Saman tien herää epäilys, että näin ei ole. Oman Kansallisarkistomme kirjastosta löytyy Åke Kromnowin ”Hur man ordnar ett industriarkiv” (1947) ja Bertil Nyströmerin ”Kontorsorganisation” (1956), joten samoja trendejä seurattiin myös Suomessa. Toisaalta en näe nykyliikkarissa tällaista painotusta. Ehkä sellainen on joskus ollut.

Kun monilla historianlaitoksilla näytään nykyisin tekevän arkistohistoriallisia graduja, joku voisi selvittää tätä aatehistoriaa.

 

Virastosta virallisesti. Arkistolaitos 200-vuotta

maanantai 13.3.2017 Jätä kommentti

Arkistolaitoksen historiasta ei ole muistaakseni ole ollut muuta kokonaisesitystä kuin Pirkko Rastaan lyhyt kirjoitus Arkistoyhdistyksen julkaisussa 17 vuotta sitten. Nyt viimein arkistolaitoksesta on ilmestynyt laaja historiikki. Jussi Nuortevan ja Päivi Happosen 500-sivuinen teos on koostaan huolimatta yllättävän helppolukuinen. Täydellinen kaksikielisyys puolittaa luettavan tekstimäärän. Runsas ja kaunis kuvitus helpottaa myös läpikäymistä.

Arkistolaitos on arkistoalan keskeisin ja näkyvin toimija. Se on pitkään kouluttanut kaikki alalla olevat. Se on osallistunut lainsäädännön valmisteluun. Se on ohjeistanut ja tarkastanut toimintaa viranomaisissa. Monet yhdistykset ja alan vaikuttajat ovat lähtöisin arkistolaitoksen piiristä. Pitkään muualla ei asiantuntijoita ollutkaan. Siksi historiikkiin tarttuu vavistuksella: mitä se mahtaa paljastaa?

200-vuotisjuhlan aikaan ilmestyvällä teoksella on pakostakin juhlakirjan luonnetta, varsinkin kun kirjoittajat ovat laitoksen oma pääjohtaja ja tutkimusjohtaja. Juhlakirjan vaikutelmaa lisäävät lähdeviitteiden ja kattavan kirjallisuusluettelonkin puuttuminen teoksesta sekä eräänlainen pinnallisuus. Kirja ei ole kertomus asiakirjahallinnan profession ja sen ajattelun kehittymisestä, ei edes arkistolaitoksen sisäisissä puitteissa. Sen sijaan kirja käy läpi laitoksen toiminnan päällekin päin näkyviä etappeja: rakennuksia, lakeja, komiteamietintöjä, tilaisuuksia, vaihtuvia henkilöitä. Tarpeen tullen näkökulma laajenee oman toiminnan liepeille, kuten Suomen sukututkimusseuran ja valtionapua saavien yksityisten arkistojen historiaan.

Kun kirjoittajat ovat kirjaimellisesti lähteiden päällä, olisi toivonut enemmän kätkettyjen kehityskulkujen paljastamista. Olisi ollut mielenkiintoista lukea kulissien takaisista keskusteluista ja kädenväännöistä, mutta tähän ei juuri päästy. Toiminta on anonyymiä ja persoonatonta. Henkilöitä mainitaan, mutta heidän henkilökohtainen panoksensa ja tahtotilansa eivät juuri käy ilmi. Tarkimmin esitellään valtionarkistonhoitajat, joista jokaisen urasta on kirjassa yksityiskohtainen faktalaatikko.

Kiinnostavinta on itsenäisen Suomen arkistolaitoksen vaiheiden kuvaus ennen viime vuosikymmeniä. Niissä on paljon sellaista, mikä ei enää kokeneimmallekaan nykyammattilaisille ole omakohtaisesti tuttua ja josta tietääkseni ei ole aikaisemmin kirjoitettu. Esimerkiksi työväenliikkeen piirissä tunnettu epäluottamus valtionarkistoon vuoden 1918 sodan jälkeen on nykyisin unohdettu.

Maakunta-arkistojen perustamiset käydään historiikissa luonnollisesti läpi. Yritykset saada maakunta-arkisto Tampereelle ovat tamperelaiselle kiinnostavia ja valitettavan epäonnistuneita. Läheltä piti kuitenkin vuonna 1973. Tämän vuosituhannen alussa asiaa selvitettiin uudelleen, mutta Hämeenlinnan maakunta-arkiston siirto Tampereelle tyssäsi yliopiston oudon nihkeään suhtautumiseen. Monelle on varmasti uutta sekin, että Jyväskylän maakunta-arkistossa on poikkeuksellisen paljon yritysarkistoja, koska niitä kerättiin sinne ennen Elkan syntyä.

Historia auttaa ymmärtämään esimerkiksi heraldiikan tiiviin yhteyden arkistolaitokseen: kun vanhempien asiakirjojen autenttisuus riippui sineteistä, oli luontevaa sijoittaa heraldiikan tutkimus Kansallisarkiston kupeeseen. Yhteys on säilynyt, vaikka heraldiikan painopiste ei enää olekaan sineteissä.

Nuortevan ja Happosen historiikki antaa yleiskuvan, jota tutkimus jatkossa toivottavasti täydentää ja syventää.

Jussi Nuorteva & Päivi Happonen: Suomen arkistolaitos 200-vuotta. Edita. ISBN 978-951-37-7003-7 https://www.editapublishing.fi/muut/tuote/suomen-arkistolaitos-200-vuotta-arkivverket-i-finland-200-ar

(julkaistu Faili 1/2017, s. 45-46)

Ankara mies, jossa oli vanhan ajan jaloutta

maanantai 13.3.2017 Jätä kommentti

Reinhold Hausen oli valtionarkistonhoitajana 36 vuotta, kunnes hänet pakotettiin eroamaan vuonna 1916. Jari Lybeck on osana Turun yliopiston historian laitoksen akatemiaprojektia kirjoittanut Hausenista historiikin, jossa Hausen pyritään asettamaan aikansa laajempaan kontekstiin. Hausen oli historiantutkija ja svekomaani, mutta Jari Lybeckin kirja on enemmän kuin Hausenin elämäkerta. Se on kertomus valtionarkistosta Hausenin aikana. Tällaisena se on yksityiskohtainen ja paikoin kiehtovakin lähteisiin perustuva kuvaus elämästä virastossa, jossa lämmittäjä päivystää osan päivästä vaatenaulakolla kenraalikuvernöörinkanslian kysellessä tämän sivutoimien perään. Lybeck käy läpi henkilökunnan kehitystä, arkistosiirtoja, arvonmääritystä, luettelointia ja kuvailua, yksityisarkistojen keruuta, tutkijapalvelua ja viranomaisten ohjeistamista – lyhyesti sanoen kaikkea sitä, mistä Valtionarkiston toiminta jo tuolloin koostui.

Lybeck tuo esiin Hausenin modernin ajattelun monessa kohtaa. Hausen kiinnitti huomiota ”kentällä” oleviin asiakirjoihin jo varhain. Hän oli jo tuolloin sitä mieltä, että henkilö voi olla erinomainen historiantutkija sopimatta kuitenkaan arkistotyöhön. Lybeckin erityinen ansio on, että alan tuntijana hän kykenee kuvailun lisäksi arvioimaan ratkaisuja. Lybeckin mielestä Hausenin seulontalinja kestää hyvin nykyaikaisen tarkastelun, vaikka joissain harvoissa tapauksissa hävitettiinkin asiakirjoja, jotka nykyisin säilytettäisiin. Hausen kiinnitti huomiota vain asiakirjojen tutkimukselliseen arvoon. Asiakirjojen merkitykseen virkatoiminnalle hän ei ottanut kantaa. Hausen pyrki siihen, että valtionarkistoon tulisi vain pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Tässäkin hän oli nykylinjoilla.

Hausenin monipuolisuus käy kirjasta hyvin ilmi. Suomen arkistohistoriasta tuskin löytyy toista henkilöä, joka olisi yhtä kattavasti toiminut arkistokentällä kuin Hausen. Hausen huolehti valtionarkistoon toiminnasta ja asiakirjojen seulonnan kehittämisestä samalla kun hän dokumentoi ympäristöön valokuvaamalla ja ajankohtaisia poliittisia tapahtumia keräämällä asiakirja-aineistoa ja muistitietoa. Hausenin työ eri puolilla olevien Suomea koskevien keskiaikaisten asiakirjojen julkaisemiseksi on nykyisiin hyvin tunnettu. Se olisi monelle riittänyt elämäntyöksi. Lybeck kuvaa tätä työtä tuoden esiin myös Hausenin puutteet, kuten eräiden asiakirjojen väärät ajoitukset. Lybeckin kirja nostaa esiin senkin, miten Hausen pyrki – onnistumatta – saamaan Ruotsista Suomea koskevia asiakirjoja.

Yksi luvuista käsittelee Hausenin suhdetta asiakirjahallintoon. Lybeck näkee asiakirjahallinnon tehtäväksi rajoittaa asiakirjojen määrää ja muovata syntyvää arkistoa ”kiinnittäen erityistä huomiota elinkaaren alkupäähän”. Jos tämä määritelmä hyväksytään, Hausenia voi pitää varhaisena ”records managerina”, vaikka tämä on Lybeckinkin mukaan anakronistista ja liioittelevaa.  Asiakirjahallintoa voisi päätearkiston sijasta katsoa myös organisaation toiminnan näkökulmasta. Silloin tulkinta olisi mielestäni toinen. Olennaista on kuitenkin, että Hausenin kiinnostus arkistoon ei alkanut vasta sen ylitettyä valtionarkiston kynnyksen.

Toisaalta Hausenkin oli aikakautensa kasvatti. Provenienssiperiaatteen rikkominen on nykyisin ammattisynneistä suurimpia, mutta periaatteen läpimurto tapahtui kesken Hausenin kauden. Lybeck toteaa Hausenin noudattaneen provenienssiperiaatetta lähinnä ”käytännön syistä”. Hausen kokosi esimerkiksi Suomen erillisaseman puolustamiseen tarvittavia asiakirjoja omaksi kokonaisuudekseen.

Minulle parasta kirjassa on se, miten se valottaa koko alan kehitystä. Lybeck tuo esille – Eljas Orrmanin tutkimuksiin viitaten – valtiosihteerinviraston roolin tutkimusta palvelevana arkistona jo varhain Valtionarkiston rinnalla. Siellä täällä pilkahtaa muita asioita: virka-arkistokaavana tunnettu ruotsalainen ABC-kaava on käytössä jo Turun tuomiokapitulin arkistoluettelossa vuonna 1911, vaikka se ilmestyy valtionarkiston ohjeisiin vasta 1940-luvulla. Vaikka senaatin asiakirjojen käyttö muuhun kuin virkamiesten valmistelutyöhön oli luvanvaraista, Hausen saattoi vuonna 1895 todeta, ettei hänen 20-vuotisen uransa aikana senaatti ollut kertaakaan evännyt asiakirjan käyttölupaa. Se kertoo suomalaisesta liberaalista suhtautumisesta arkistojen käyttöön.

Mielenkiintoinen on myös analyysi arkistonhoitajan virkojen ilmestymisestä valtiokalenteriin. Sekä senaatissa, valtiosihteerinvirastossa että kenraalikuvernöörinkansliassa oli arkistonhoitaja jo 1820-luvulla, mutta lääninhallituksiin arkistonhoitajia tuli vasta 1900-luvun taitteessa. Vaikka virastojen ohjesäännöissä oli määräyksiä tätä laajemmin, arkistonhoitajia näyttää koko maassa olleen ensimmäisen maailmansodan kynnyksellä ehkä kymmenkunta. Vaikka arkistoilla on vuosituhantinen historia, akateeminen professio on Suomessa 1900-luvun tuote.

Hausen oli svekomaani, joka suhtautui epäluuloisesti fennomaaneihin ja jolle sosialistit olivat käytännöllisesti katsoen anarkisteja. Hausenin ruotsinkielisyys ja -mielisyys aiheutti hänen jättämisensä pois arkistodelegaatiosta, joka jätti vuonna 1900 mietinnön kirkonarkisto- ja paikallisarkistokysymyksestä sekä maakunta-arkistojen perustamisesta ja eräiden asiakirjojen hävittämisestä.

Suurempi skisma nousi venäläisen valtiovallan kanssa. Hausen pyrki arkistoilla puolustamaan paitsi ruotsalaisuutta Suomessa myös Suomen erityisasemaa Venäjän valtakunnassa. Arkisto ei sanonnan mukaan ole historian mausoleumi vaan sen ammusvarasto. Tätä ammusvarastoa kumpikin puoli yritti parhaansa mukaan hyödyntää. Koskaan muulloin arkistoilla ei ole ollut samaa symbolista ja kansallista merkitystä kuin sortovuosina. Taistelu valtiosihteerinviraston asiakirjojen saamiseksi ja pitämiseksi Suomessa on jo entuudestaan tiedossa, mutta Lybeck mainitsee myös tunnetun ”Suomi-syöjän” valtioneuvos N. N. Korevon käyneen kesinä 1902 – 1904 valtionarkistossa kopioimassa asiakirjoja peräti 25 apulaisen kanssa. Venäläisten mielestä hankala Hausen pakotettiin eroamaan vuonna 1916. Silloin hän oli jo 66-vuotias takanaan 45 virkavuotta.

Hausenin persoona jää lähteiden puuttuessa vähäisten piirtojen varaan, mutta ei täysin valottamatta. Esiin nousee alaisistaan huolehtiva johtaja, joka osasi myös vaatia ja olla tyly. Ahvenanmaalainen, sukutaustaltaan balttilainen Hausen suhtautui aristokraattisen epäluuloisesti suomalaiseen kansanosaan ja yksikamariseen eduskuntaan. Oppi- ja kulttuurihistoriassa Hausen on jäänyt vähän tunnetuksi, koska hän ei ole sopinut suomalaiseen sankarikaanoniin. Lybeckin kirja korjaa ansiokkaasti tätä puutetta.

Jari Lybeck: Reinhold Hausen. Valtionarkiston johtaja ja historiantutkimuksen edistäjä. Turun yliopisto. Suomen historian julkaisuja 3. Turku 2016. ISBN 978-951-29-6630-1

(julk. Faili 1/2017, s. 44-45)

Monimuotoinen arkistofauna

perjantai 10.3.2017 Jätä kommentti

Olen kolme kuukautta Fulbright Finlandin stipendillä UCLAssa (University of California, Los Angeles) tutustumassa arkistoalan opetukseen ja opetusohjelmaan. Tähän mennessä on selvinnyt ainakin yksi asia: amerikkalainen arkistofauna on suomalaiseen verrattuna Yhdysvalloissa rikas ja monimuotoinen. Pelkästään media-arkistoja on koko maassa viitisensataa. Kun samaan aikaan media-arkistoilla ei ole yhteisluetteloa (tietokanta on tekeillä, mutta vielä ilman rahoitusta) ymmärtää, miksi alkuperäisaineistojen löytäminen mainitaan kirjallisuudessa arkistotutkimuksen haastavimmaksi vaiheeksi. Suomea tutkivan historioitsijan ongelmat ovat tuskin koskaan samaa luokkaa.

Kategoriat:Sekalaista

Kymmenen vuotta

sunnuntai 1.1.2017 Jätä kommentti

Tämä blogi täyttää kohta kymmenen vuotta. Saman verran palvelusta tuli täyteen Tampereen yliopistossa.

Mielessä oli monia ajatuksia, kun aloin pitää blogia. Voidessani kommentoida asioita ulkopuolisena yliopistomaailman edustajana koin itseni etuoikeutetuksi. Se oli yhtä aikaa mahdollisuus ja velvollisuus. Mielessä kajasteli maksiimi ”ei päivää ilman piirtoa”, nulla dies sine linea. Kuvittelin, että voisin tarjota alan ihmisille uusia näkökulmia. Suomalainen asiakirjahallinta tuntui pieneltä ja yksiääniseltä maailmalta.

Nyt voi katsoa taaksepäin ja miettiä, onko tällä ollut muuta merkitystä kuin itseilmaisun ilo. Kirjoittamisella tuskin on ollut vaikutusta mihinkään, mutta ehkä tulevaisuudessa joku kiinnostuu siitä, että kehitystä on kommentoitu yhdeltä kannalta ja samalla dokumentoitu omaa ja (vähemmässä määrin) muiden ajattelua. Lähteitä on niin vähän, että silläkin voi olla arvoa. Edellytyksenä on tietysti, että blogitekstit ovat vielä tulevaisuudessakin käytettävissä. Siitä en ole varma.

Kategoriat:Sekalaista

COMS çi COMS ça

torstai 15.12.2016 Jätä kommentti

Asiakirjahallinnan opetus ja tutkimus ovat vuoden alusta osa uutta viestintätieteiden tiedekuntaa (COMS). Uuden tiedekunnan tutkimusaamupäivässä keskusteltiin tänään keskeisistä käsitteistä eri tieteenalojen näkökulmasta. Voisi ajatella,  että arkistot sopivat huonosti samaan kokonaisuuteen muun muassa kielitieteiden ja viestinnän tutkimuksen kanssa. Olennaisissa asioissa löytyy kuitenkin  yhteys moneen suuntaan,  jos asiakirjahallinta ymmärretään viestien välittämiseksi kontekstista – ajasta ja paikasta – toiseen (kuten olen aikaisemminkin esittänyt): kyse on tämän prosessin mahdollistamisesta ja turvaamisesta. Kyse on siis viestinnästä,  tosin joskus erityislaatuisesta: aina viestijällä ei ole tarkoitusta viestiä niille,  jotka viestin lopulta saavat,  ei edes tietoa heidän olemassaolostaan,  vuorovaikutus lähettäjän ja vastaanottajan väliltä voi puuttua kokonaan,  ja viestin välittymiseen voi mennä jopa kymmeniä tai satoja vuosia. Mutta kyse voi myös olla viestinnästä organisaatioiden välillä tai viestin tulkinnasta organisaation sisällä, kun prosessit tai käyttäjät vaihtuvat.   Tästä näkökulmasta viestintä, merkitys, tulkinta, narraatiot ja ”totuus” (sikäli kun sitä uskaltaa enää käyttää) ovat myös asiakirjahallinnan ydinkäsitteitä.

Kategoriat:Sekalaista