Arkisto

Archive for helmikuu 2007

Hyvän evidenssin pimeä puoli

perjantai 9.2.2007 2 kommenttia

mannerheimin-nimitys-27-1-1918.jpg

Oheinen kuva liittyy tavallaan sähköisiin asiakirjoihin. Mannerheim sai 27.1.1918 ylipäällikkyyden tehtävänään palauttaa järjestyksen maahan. Nimityksestä ei laadittu asiakirjaa. Ainoa kirjallinen jäänne siitä on kuvassa oleva Svinhufvudin kirjoittama luonnos nimitykseksi, joka on julkaistu sekä Mannerheimin muistelmissa että Suomen historian asiakirjalähteet -teoksessa.

Mitä tekemistä tällä on sähköisten asiakirjojen kanssa? Sitä, että entisajan arkistonhoitaja ei tarkastellut jäännettä päätään raapien ja lopuksi todennut: ”kyllä, tapaus on eittämättä tärkeä, mutta noin surkeaa dokumenttia en ota arkistoon. Se ei valitettavasti täytä vaatimuksiamme asiakirjalle”. Sähköisten asiakirjojen kohdalla kuitenkin toimitaan juuri niin: vaatimukset ovat hyvin tiukat ja vain kelvollinen evidenssi, tietyn muotoinen ja kattavilla metatiedoilla varustettu dokumentti voi tulla sähköisenä asiakirjana säilytetyksi.

Sähköiseltä asiakirjalta vaaditun metatiedon määrä hämmästyttää ulkopuolisia. On monia syitä todeta, että vaihtoehtoa ei ole. Aineistoa ja sen käyttöä ei voi hallita muuten kuin metatiedon avulla. Ilman metatietoa kansallinen sähköinen arkisto olisi kuin iso laatikko, johon kaikki julkishallinnon A4:set on heitetty sikin sokin ilman tietoa yhteyksistä ja alkuperästä. Ilman metatietoa aineiston säilyttäminen käy jo teknisesti ennen pitkää mahdottomaksi, jne.

Silti ei voi olla pohtimatta, voisiko sähköisille asiakirjoille olla erilaisia laatukategorioita samaan tapaan kuin makkaroille. Nyt kaiken täytyy olla metatiedoiltaan ”parasta A-luokkaa” riippumatta siitä, onko kysymyksessä juridinen päätös vai esimerkiksi työntekijöiden keskinäinen sähköpostiviesti. Ei ole kuitenkaan helppoa sanoa, voitaisiinko ja miten metatietovaatimuksia lieventää. Esim. SÄHKE-vaatimusten edellyttämät metatiedot ovat nykyisen käsityksen mukaan varmastikin riittävät, mutta voisiko joissain tapauksissa vähempikin olla kyllin? Meillä ei ole kokemusta tai tutkimusta sähköisten asiakirjojen pitkän aikavälin käytöstä alkuperäisen kontekstin ulkopuolella.

Kategoriat:Sähköiset

Arvon hekin ansaitsevat

keskiviikko 7.2.2007 Jätä kommentti

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen opetuksen alkamisesta Tampereen yliopistossa tulee kuluneeksi kymmenen vuotta. Pelkästään vuosina 1997–2002 lähes 180 opiskelijaa on suorittanut asiakirjahallinnon ja arkistotoimen opintoja informaatiotutkimuksen laitoksella. Tätä nykyä entisiä ja nykyisiä opiskelijoita lienee jo kolmisen sataa. Opiskelijoilla on hyvin monipuoliset valmiudet astuessaan työelämään. Informaatiotutkimuksen opinnot sisältävät monia osa-alueita tietojohtamisesta tiedonhaun tutkimukseen ja informaatioarkkitehtuurin suunnitteluun ja evaluointiin. Asiakirjahallintoa ja arkistotointa—teoriaa, suunnittelua, periaatteita ja menetelmiä—voi opiskella 32 opintopisteen (21 opintoviikon) verran, mihin ei sisälly mahdollinen harjoittelu alalla tai alaan liittyvä gradu.

Tämän toivoisi näkyvän paremmin työelämässä. Työnantajalle tällaisten informaatioalan moniottelijoiden luulisi olevan erinomainen voimavara, myös etsittäessä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen osaajia. Jotkin valveutuneet työnantajat ovat paikkoja auki julistaessaan ottaneet huomioon sen, että Tampereella opiskelevatkin saattavat olla kiinnostuneita. Usein näin ei ole. Tehtävät julistetaan auki siten, että niissä edellytetään perinteistä arkistotaustaa: valmistumista arkistolaitoksen koulutusputkesta. Tai putken läpikäymistä odotetaan työntekijältä hänen taustastaan riippumatta.

Mistä tämä kertoo? Onko se vain merkki ajattelemattomuudesta? Vai onko jämähdetty paikalleen eikä ole huomattu maailman muuttuneen? Vai onko kyseessä pahin kaikista, tietoinen linjaus ja tuomio kevyeksi arvioidusta yliopisto-opetuksesta? Tätäkin on sattunut: tuore maisteri passitetaan ensimmäiseksi arkistonhoitotutkintoa suorittamaan, jotta hän alasta edes jotain ymmärtäisi. Lohdutukseksi opiskelijoille voi vain sanoa, että vuosien yliopisto-opinnot ovat sentään aina korvanneet arkistotoimen peruskurssin.

Mutta leikki sikseen. Rehellisesti sanoen ei ole mieltä kehittää alan ylempää opetusta, jos sen läpikäyneet joutuvat ulospäästyään takaisin koulutusputken alkupäähän. Se on sekä opiskelijoiden että kouluttajien ajanhaaskausta.

Erityinen vastuu tilanteessa on arkistolaitoksella, mutta myös muilla puhtaasti alalla toimivilla laitoksella. Näkyvimmät toimijat asettavat esimerkin muille. Tällä hetkellä työpaikkailmoituksissa usein julkituodaan vain arkistolaitoksen perinteiset tutkinnot. Niiden lisäksi saatetaan ehkä todeta joidenkin ”vastaavien” opintojenkin olevan hyväksyttäviä. Kun niitä ei määritellä, se ei alaa vähemmän seuraavalle kerro kovin paljon. Olisi toivottavaa, että kun korkeakouluopetusta kerran on tarjolla, sitä selkeästi hakijoilta toivottaisiin yhtenä koulutusvaihtoehtona. Se olisi signaali ulospäin siitä, mihin suuntaan ala on menossa ja mihin sitä halutaan viedä.

(Julkaistu Faili 1/2007, s. 27)

Kategoriat:Koulutus