Etusivu > Sähköiset > Hyvän evidenssin pimeä puoli

Hyvän evidenssin pimeä puoli

mannerheimin-nimitys-27-1-1918.jpg

Oheinen kuva liittyy tavallaan sähköisiin asiakirjoihin. Mannerheim sai 27.1.1918 ylipäällikkyyden tehtävänään palauttaa järjestyksen maahan. Nimityksestä ei laadittu asiakirjaa. Ainoa kirjallinen jäänne siitä on kuvassa oleva Svinhufvudin kirjoittama luonnos nimitykseksi, joka on julkaistu sekä Mannerheimin muistelmissa että Suomen historian asiakirjalähteet -teoksessa.

Mitä tekemistä tällä on sähköisten asiakirjojen kanssa? Sitä, että entisajan arkistonhoitaja ei tarkastellut jäännettä päätään raapien ja lopuksi todennut: ”kyllä, tapaus on eittämättä tärkeä, mutta noin surkeaa dokumenttia en ota arkistoon. Se ei valitettavasti täytä vaatimuksiamme asiakirjalle”. Sähköisten asiakirjojen kohdalla kuitenkin toimitaan juuri niin: vaatimukset ovat hyvin tiukat ja vain kelvollinen evidenssi, tietyn muotoinen ja kattavilla metatiedoilla varustettu dokumentti voi tulla sähköisenä asiakirjana säilytetyksi.

Sähköiseltä asiakirjalta vaaditun metatiedon määrä hämmästyttää ulkopuolisia. On monia syitä todeta, että vaihtoehtoa ei ole. Aineistoa ja sen käyttöä ei voi hallita muuten kuin metatiedon avulla. Ilman metatietoa kansallinen sähköinen arkisto olisi kuin iso laatikko, johon kaikki julkishallinnon A4:set on heitetty sikin sokin ilman tietoa yhteyksistä ja alkuperästä. Ilman metatietoa aineiston säilyttäminen käy jo teknisesti ennen pitkää mahdottomaksi, jne.

Silti ei voi olla pohtimatta, voisiko sähköisille asiakirjoille olla erilaisia laatukategorioita samaan tapaan kuin makkaroille. Nyt kaiken täytyy olla metatiedoiltaan ”parasta A-luokkaa” riippumatta siitä, onko kysymyksessä juridinen päätös vai esimerkiksi työntekijöiden keskinäinen sähköpostiviesti. Ei ole kuitenkaan helppoa sanoa, voitaisiinko ja miten metatietovaatimuksia lieventää. Esim. SÄHKE-vaatimusten edellyttämät metatiedot ovat nykyisen käsityksen mukaan varmastikin riittävät, mutta voisiko joissain tapauksissa vähempikin olla kyllin? Meillä ei ole kokemusta tai tutkimusta sähköisten asiakirjojen pitkän aikavälin käytöstä alkuperäisen kontekstin ulkopuolella.

Mainokset
Kategoriat:Sähköiset
  1. Taina Turpeinen
    sunnuntai 11.2.2007 20:18

    Täytyy huomioida, että tuolloin elettiin varsin poikkeuksellisia aikoja, vuotta 1918. Kun yhteiskunnassa on poikkeustila tai eletään muuten normaalista poikkeavaa aikaa, lienee melko todennäköistä, ettei kaikkia (meta)tietoja saada talteen. Tällaisetkin dokumentit ovat kuitenkin tärkeitä. Sähköisessä maailmassa jäänee kuitenkin ainakin jotakin metatietoa talteen, esim. laatimispäivä.

  2. Taina Turpeinen
    torstai 15.2.2007 21:01

    Edessä onkin melkoinen työkulttuurin muutos. Vaaditaan todellista asennemuutosta kaikilta asiakirjoja laativilta, että he ymmärtävät oman dokumenttinsa / asiakirjansa merkityksen ja arvon. Muuten edessä on tilanne, että prosessin jälkeen arkistonhoitaja joutuu lisäämään metatietoja pysyvästi ja pitkäaikaisesti arkistoitaviin asiakirjoihin. Tähän ei toivottavasti tarvitse mennä. Sen vuoksi myös asiakirjahallinnon ammattilaisilta vaaditaan uudenlaista tarkoitusta työhönsä. He nimittäin taitavat olla ne, jotka viime kädessä opettavat, ohjaavat ja kannustavat varsinaisen sisältötyön tekijöitä. Tätä muutosta ei aikaansaada vuodessa eikä kahdessa – se vaatii varmasti kymmenen vuotta tai enemmän.

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: