Arkisto

Archive for Touko 2007

Politiikka ja arkistot

keskiviikko 30.5.2007 Jätä kommentti

Luettua uusimmasta Arkiv, samhälle och forskning -lehdestä 1/2007 (s. 86, vapaa käännös):

”Ruotsissa arkistokysymyksillä ei ole yleensä ollut poliittista merkitystä. Tätä voi pitää sekä positiivisena että negatiivisena asiana. Positiivista on, että arkistot ovat saaneet  työskennellä rauhassa hallitusten vaihdosten tuomatta mullistavia muutoksia. Negatiivinen seuraus on, etteivät poliitikot näe arkistojen merkitystä. On kuitenkin truismi todeta, että asiakirjojen säilyttämisellä ja hävittämisellä voi olla, ja usein on, poliittinenkin aspekti.”

Niinpä.

Kategoriat:Yleinen

Tuomioja arkistoista

tiistai 29.5.2007 Jätä kommentti

Erkki Tuomioja kävi puhumassa Arkistoyhdistyksen 60-vuotisjuhlassa ja on noteerannut sen myös blogissaan 25.5.

Kategoriat:Yhteiskunta

Visiona KAMS

perjantai 25.5.2007 Jätä kommentti

”Kansallisen AMSin” visiona on julkishallinnon sähköisten arkistomuodostussuunnitelmien yhdenmukaistaminen; ihanteena on tehtäväluokitusten, prosessikuvausten, syntyvien asiakirjojen tietojen, metatietojen ja käsittelysääntöjen saaminen kaikille organisaatioille yhteisestä AMSista. Ei ole selvää, kuinka pitkälle voidaan päästä. Ensiksi pyritään kuntien, terveydenhuollon ja kirkon AMSeihin. Seuraavaksi vuorossa ovat valtionhallinnon hallinnonalakohtaiset arkistonmuodostussuunnitelmat.

Hanke on vasta alussa. Sille voi toivoa menestystä, koska onnistumisesta koituisi etuja. Menestys riippuu siitä, miten oikeita nämä oletukset ovat:

1. Arkistonmuodostussuunnitelmaa käyttävillä eri organisaatioilla ei ole uniikkeja tehtäviä, prosesseja ja asiakirjoja.

Mitä enemmän muista eroavia tehtäviä, prosesseja ja asiakirjoja yksittäisessä organisaatiossa on sitä, sitä vähemmän se voi hyötyä organisaatioiden yhteisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Kääntäen, mitä enemmän organisaatiot eroavat toisistaan, sen monimutkaisempi yhteisestä suunnitelmasta tulee, koska AMSin on katettava kaikkien organisaatioiden kaikki toiminnassa syntyvät tietovarannot.

2. Organisaatiot hoitavat samaa tehtävää samanlaisella prosessilla ja samanlaisin asiakirjoin.

Jos prosessit ja asiakirjat ovat samaa tehtävää hoitavissa eri organisaatioissa samanlaisia, yhteisen arkistonmuodostussuunnitelman käyttöönotto lienee sopimusasia. Yhdenmukaisuus voi osin olla näennäistä. Joka organisaatiossa toistuva prosessi voi olla erilainen eri konteksteissa. Esimerkiksi henkilön rekrytointiprosessi voi vaihdella sen mukaan, mihin tehtävään ja missä organisaatiossa rekrytointi tapahtuu (esim. työsuhteinen, virkamies, professori, sotilas).

Asiakirjojen on oltava myös sisällöltään yhdenmukaisia. Jos eri organisaatiossa sama asiakirjatyyppi eroaa tietosisällöltään toisista, yhteinen AMS johtaa arvonmäärityksen epäonnistumiseen. Samalla tavoin yhteinen AMS tuottaa vääriä metatietoja joillekin asiakirjoille, jos samassa asiakirjatyypissä voi (organisaation mukaan vaihdellen) olla sekä ei-julkisia että vain julkisia tietoja.

3. Erot samaa tehtävää hoitavien organisaatioiden prosessien ja asiakirjojen välillä ovat merkityksettömiä ja ne voidaan helposti poistaa.

Organisaatiot luultavasti jäsentävät toimintaansa ja aineistojaan hieman eri tavoin ja eri termein. Suurempi este on, jos organisaatioiden välillä osoittautuu olevan niiden todellisiin tarpeisiin perustuvia eroja. Esimerkiksi suuren ja pienen organisaation on ehkä tehokasta hoitaa samaa tehtävää eri prosessilla ja erilaisin asiakirjoin.

4. Yhteisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta koituvat hyödyt ovat kuluja ja mahdollisia haittoja suuremmat.

Yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma tarkoittaa yhtenäistä hallintoa: yhteisiä tehtäviä, yhteneviä prosesseja ja asiakirjoja. Mielestäni AMS voi olla korkeintaan rajoitetusti väline hallinnon yhtenäistämiseen. Suhde on päinvastainen; yhteinen AMS edellyttää yhtenäistä hallintoa. Jos AMS on yhtenäinen, mutta hallinto ei, AMS ei toimi. Jos suunnitelmat yhtenäistetään odottaen hallinnon seuraavan perässä, otetaan asiakirjahallinnan omien tehtävien kannalta riski.

Kovin suuria panostuksia ei kannata tehdä arkistonhoitajan vaivojen säästämiseksi. Hyödyt tulevat siitä, missä määrin eAMS(it) saadaan palvelemaan muita seikkoja, kuten organisaatiorajat ylittäviä prosesseja, valtion tietoarkkitehtuurin yhdentymistä ja sähköistä asiointia.

5. Syntyvä yhteinen arkistonmuodostussuunnitelma on toimiva kokonaisuus.

Vähäinen tutkimustieto viittaa siihen, että tehtäväluokitukset ovat muista kuin ammattilaisista vaikeita käyttää. Tehtäväluokitukset tuntuvat sitä helpommilta, mitä enemmän organisaation työntekijät ovat voineet niihin vaikuttaa. Arkistonmuodostussuunnitelmalta edellytetään myös joustavaa reagointia organisaation toiminnan muutoksiin. Näiden seikkojen yhdistäminen hyvin laajaan yhteiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan ja sen vaatimaan keskitettyyn ylläpitoon ei liene helppoa.

Tutkimuksen puutetta ja merkitystä kuvaa, ettei näistä kysymyksistä ole juurikaan tieteellistä tutkimustietoa. Siksi toivoisi jonkun jatko-opintoja suunnittelevan kiinnostuvan niistä. Esimerkiksi tehtäväluokituksiin liittyvät tutkimukset on tehty periaatteiltaan toisenlaisista luokituksista. Siksi tulosten pätevyyttä Suomessa ei ole osoitettu.

Ks. myös Keskitettyä tiedonohjausta [28.1.2008]

Kategoriat:Ajatukset

Kuin peiliin katsoisi

maanantai 21.5.2007 Jätä kommentti

Posti toi pöydälle AAYn ruotsalaisen veljesjärjestön DIK Arkivariefacketin historiikin. Yhdistys täytti 70 vuotta viime vuonna, joten se on suomalaista arkistoalan ammattiyhdistystä viitisentoista vuotta nuorempi. Katsaus ruotsalaiseen ammattikuntaan tuntuu monessa kohden peiliin katsomiselta. Toisinaan se panee miettimään: onkohan samoin meillä?

Yksi historiikin artikkeleista on Henrik Alfredssonin katsaus Åsa Wennströmin opinnäytteeseen. Wennström tutki arkistonhoitajan ammatin statusta. Hän oletti, että statukseen vaikuttaa seitsemän tekijää: koulutus, uramahdollisuudet, yhteys tutkimukseen, ammatillinen erityisosaaminen, ammattilaisten saatavuus ja kysyntä työmarkkinoilla, asiakkaiden riippuvuus sekä ammattieettiset säännöt.

Vastauksia etsittiin mm. ammattilaisille tehdyllä kyselytutkimuksella. Lopputulos oli, että arkistoammattilaisella pitäisi olla suhteellisen korkea yhteiskunnallinen status, muttei niin aina ole.

Negatiivinen omakuva — mutta minkä ammatin?

Wennströmin havainto on, että ruotsalaisen arkistoväen omakuva on negatiivinen: 57 % vastaajista arvioi ammatin arvostuksen vähäiseksi. Toisaalta 38 % oli osittain tai täysin päinvastaista mieltä. Heittääkö osalla todellisuuden taju vai vaihteleeko arvostus todella?

Henkilökohtaisena käsityksenään Wennström toteaa, että ammatin statukseen ja kokemukseen siitä vaikuttava eri tekijät, kuten työpaikan tyyppi (onko arkistoammattilainen ainoa alansa edustaja sillä) ja työn yhteys tutkimukseen. Hän ei kuitenkaan varsinaisesti tutki asiaa.

Toimintakonteksti saattaisi tosiaan olla selittävä tekijä. Myös Suomessa on kerrottu, että esimerkiksi perinnetietoisten järjestöjen arvostava suhtautuminen menneisyyteensä näkyy myös niiden asenteessa arkistoon. Ehkä tällaiset tekijät selittävät arkistonhoitajan kokemaa arvostusta tai sen puutetta; arkisto hoitajineen koetaan joissain organisaatioissa tärkeämmäksi kuin toisissa.

Toinen selitysvaihtoehto on ammattikunnan sirpaloituminen. Esimerkiksi sähköisen asianhallinnan spesialistia ja paperiarkiston järjestäjää saatetaan arvostaa eri tavalla. Pääjohtaja Jussi Nuorteva yritti muutama vuosi sitten AAYn 85-vuotisjuhlissa viritellä keskustelua siitä, onko meillä enää yhtä arkistoalan ammattikuntaa. Kukaan ei näkyvästi tarttunut syöttiin ja myöntänyt jakaantumista. Ruotsalaiset näyttävät olevan toista mieltä. Monista kirjoituksista käy ilmi näkemys, että erikoistuminen on vähintäänkin vahvaa ja generalistien aika on ohi.

Wennströmkin kritisoi pyrkimystä joka alueen osaajiin. Hän toteaa, että esimerkiksi arkistopedagogiikka sopisi parhaiten erityiskoulutuksen saaneiden henkilöiden tehtäväksi. Alan statusta ei nosta, että sen opetus on ammattilaisten yksi sivutehtävä muiden lomassa.

Ruotsalaiset ovat arkistotieteellisesti koulutettuja

Koulutus on yksi arvostuksen perustekijöistä. Ala ei ole kummassakaan maassa suojattu. Arkistoalan ammattiyhdistys ry yritti 2000-luvun alussa luoda suomalaisille korkeasti koulutetuille ammattilaisille oman nimikkeen tai vastaavan tunnusmerkin, mutta se kaatui, kun enemmistölle kelpaavaa vaihtoehtoa ei löytynyt. Ruotsissakin on ollut kiinnostusta sertifiointiin.

Yksi selvä ero suomalaisten ja ruotsalaisten välillä löytyy koulutuksesta. Ikäluokittain katsottuna 1960-luvulla syntyneistä alkaen arkistotiedettä perustutkinnossaan pääaineena opiskelleet ovat Ruotsissa ammattiyhdistyksen suurin yksittäinen ryhmä. 1970-luvulla syntyneissä jo enemmistö. Kaikissa ammattiyhdistyksen jäsenissä arkistotieteilijöitä on lähes kaksi kertaa enemmän kuin historian pääaineopiskelijoita!

Tämä ehkä selittää, miten Arkiv, Samhälle och Forskning pystyy lähes joka numerossaan julkaisemaan alaan liittyvää tutkimusta. Suomessa Arkistoyhdistyksen julkaisusarja pääsee vain hetkittäin samaan, eikä sen ilmestyminen ole edes jokavuotinen tapaus. Jos Suomessa arkistoammattilaisella on tutkimusintressejä, ne todennäköisesti suuntautuvat historiantutkimukseen. Se on harmi, koska nimenomaan ammattikentällä tutkittavaa riittäisi.

Suomalaiset akateemiset ammattilaiset lienevät yhtä hyvin peruskoulutettuja kuin ruotsalaiset. Tutkijakoulutus on kuitenkin Ruotsissa 8,5 %:lla ammattiyhdistyksen jäsenistä, mikä on luultavasti enemmän kuin vastaava luku Suomessa. Tarkkaa tietoa tästä ei ole. Ongelma Ruotsissa on, että vain harvalla on työnsä ohessa mahdollisuus tutkimuksen tekemiseen. Jos ammattikuntaan halutaan lisää tutkijakompetenssia, tähän pitäisi tulla korjaus. Suomessakin se on varteenotettava ajatus.

Johtamiskoulutuksesta huikea ura?

Ruotsalaiskollegoista 47 prosenttia katsoi kyselyssä uran luomisen olevan helppoa. 31 prosenttia oli päinvastaista mieltä. Johtajien keski-ikä on niin korkea, ettei ala ole suotuisa komeettamaiselle nousulle.

Avuksi ruotsalaiset ehdottavat alan opintoihin sisältyviä johtamisopintoja sekä kursseja projektijohtamisesta ja yrittämisestä. Näitä on arkistoalan koulutuksessa vähän verrattuna esim. ekonomien tai insinöörien koulutukseen. Olisiko tässä ideaa myös Suomessa? Tietojohtamista voi jo nyt opiskella alan ohessa Tampereen yliopistossa.

Työtä eettisesti yhteiseksi hyväksi

Onko alan osaamiselle kysyntää? Kyselyyn vastanneista 60 % vastasi Ruotsissa myöntävästi. 16 % oli vastaan. Ammattilaisten kysyntää ja tarjontaa työmarkkinoilla parantaisi toisaalta laaja-alainen koulutus, joka tarjoaa osaamista moneen tehtävään, toisaalta rekrytointipohjan laajentaminen pois humanisteista. Suomessa näitä piirteitä löytyy ainakin Tampereen yliopiston ja Mikkelin ammattikorkeakoulun koulutusohjelmista.

Asiakasriippuvuus on ehkä statuksen heikko kohta. Potilas uskoo lääkärin käsiin henkensä, mutta millä tavoin arkistonkäyttäjä on riippuvainen arkistonhoitajasta? Riippuvuussuhde on olemassa, mutta sen toteaminen vaatii mielikuvitusta: millainen maailma olisi ilman arkistoja ja niitä hoitavia?

Status edellyttää, että ammattikunnalla on jotain annettavaa. 96 % vastaajista oli sitä mieltä, että arkistoammattilaisella on ainutlaatuista ammatillista erityisosaamista. Erityisosaamisen hahmottamista vaikeuttavat kuitenkin erilaiset kompetenssiprofiilit.

Ruotsalaista arkistoammattilaisista 89 % katsoi kyselyssä ammattikunnan kantavan yhteiskuntavastuuta. Kaksi prosenttia oli toista mieltä. Yhteiskuntavastuu tarkoittaa sitä, että professiossa tehdään eettisesti työtä yhteiskunnan hyväksi. Tärkeä osa tässä on eettisillä säännöillä. Sääntöjen avulla ammattikunta tekee tunnetuksi yhteiskunnalle sen, miten se yhteiskuntaa palvelee. Samalla säännöt muodostavat sopimuksen ammattikunnan ja yhteiskunnan välillä.  Ruotsissa on päädytty käyttämään ICAn sääntöjen ruotsinnettua versioita. Suomessa arkistoyhdistys on laatinut omat säännöt, joita on esitelty mm. vuosi sitten arkistopäivillä. Valitettavasti säännöt eivät vielä ole yleisesti saatavilla internetissä.

Tyytyväisiä, vaikka huonosti palkattuja

Valtaosa, 84 % kyselyyn vastanneista oli Ruotsissa tyytyväinen ammatinvalintaansa. Tyytyväisiä oltiin nimenomaan työtehtäviin; hieman yli puolet oli tyytymätön palkkaansa. Ruotsalaisten arkistoammattilaisten vuoden 2001 keskipalkka oli 2465 euroa kuukaudessa, eli suurin piirtein sama kuin se on suomalaisilla kollegoilla nyt.

Wennström toteaa yhdeksi alan suurimmista ongelmista näkymättömyyden: ammattikunta on kooltaan pieni eikä näy erityisesti julkisuudessa. Arkistojen päivä mainitaan yhtenä keino muuttaa tilannetta. Toinen keino on tietotekninen profiloituminen: se saattaa tuoda alalle sekä statusta että palkkaa. Tässäkin kollegat naapurimaissa lienevät samassa tilanteessa. Vertailun vuoksi olisi hyvä tehdä vastaava selvitys myös Suomessa.

(Julkaistu Faili 2/2007, s. 26–27) 

Kategoriat:Ammattilaiset

Arkistohistoriasta

Suomalainen arkistohistoria on — täysin ennakko-odotusten mukaisesti — tylsää. Hieman väriä tuo kertomus jatkosodan aikaisesta Sotasaaliskeskusarkistosta, jota Ilkka Mäkinen on selvittänyt. Itse pidän myös venäläisten sotilasasiakirjojen vaiheita 1920-luvulla (joista olen kirjoittanut) henkeäsalpaavan jännittävinä, mutta täytynee olla jo vähän friikki innostuakseen niistä. Muuten tiedossa olevassa historiassa ei liene mitään mieltä kiihottavaa. Renvall pohdiskeli asiakirjojen funktionaalista yhteenkuuluvuutta jo sotien jälkeen. 1980-luvulla keskusteltiin AMSista. Eiköhän se ole siinä? Ai niin, perustettiin maakunta-arkistoja ja annettiin arkistolakeja.

Tähän ehkä pätee sama toteamus kuin yleisemminkin: onnellinen se ihminen, joka saa elää historioitsijoiden tylsänä pitämänä aikana.

Tämä tuli mieleen lukiessani Adrian Cunninghamin katsausta arkistolaitosten historiaan teoksessa Archives: Recordkeeping in Society. Tiivistäen ongelma on se, miten arkiston kolme roolia yhdistetään. Yhtäältä arkisto on osa hallintoa ja sen palvelija. Toisaalta arkistoa on väline valvoa hallintoa. Kolmanneksi sillä on laajempia, edellisistä riippumattomia kulttuuritehtäviä.

Yhdysvalloissa kansallisarkisto perustettiin vasta v. 1934 — siis yli 150 vuotta maan itsenäistymisen jälkeen. Syynä oli amerikkalaisten luontainen vastenmielisyys valtion byrokratiaa kohtaan. Asiakirjojen keräämistä tutkimuksen tarkoituksiin pidettiin kyllä jalona harrastuksena, mutta valtionlaitoksen luominen tarkoitukseen oli jotenkin epäilyttävää. Vieläkään NARA ei ole saavuttanut yhteiskunnassa kaikkien kolmen roolin osalta tasapainoista asemaa. Tasapainotusyrityksistä on seurannut voimakas polarisaatio, joka on amerikkalaiselle asiakirjahallinnan ammattikunnalle tyypillinen.

Australiassa tilanne on toisella tavalla ollut kieroutunut. Arkistolaitos syntyi kirjastoammattilaisten johdolla. Kun irtaantumisen jälkeen kirjastoihin haluttiin tehdä voimakasta rakoa, seurauksena oli kulttuuritehtävän sivuuttaminen ja juridis-hallinnollisen roolin korostaminen, mikä jatkui 1990-luvulle saakka.

Suomessa ja Euroopan maissa yleensä kansallisarkiston ensimmäinen rooli oli palvella hallintoa. Kulttuuritehtävät omaksuttiin myöhemmin. Tämä on ilmeisesti ollut kohtuullisen toimiva – ja siis ”tylsä” – ratkaisu.

Kategoriat:Arkistohistoria