Arkisto

Archive for heinäkuu 2007

Muuttuneet käsitteet

tiistai 10.7.2007 1 kommentti

Näyttää siltä, että asiakirjan käsite on sähköisessä toimintaympäristössä muuttunut. Tarkoitan tällä nimenomaan ammatillista käsitettä. Perinteisesti asiakirja on usein määritelty seuraavien seikkojen avulla:

A.1 yhteydellä toimintaan ja tehtävien hoitoon

A.2 keskeisillä ominaisuuksilla, kuten alkuperäisyydellä, luotettavuudella ja todistusvoimaisuudella sekä

A.3 viittaamalla asiakirjaan liittyviin oikeuksiin ja velvollisuuksiin, esim. salassapitovelvollisuuteen tai kansalaisten tiedonsaantioikeuteen.

Uutta on, että sähköisessä ympäristössä käsite ymmärretään enemmän asiakirjahallinnan kannalta keskeisten tekijöiden kautta: tieto, joka täyttää asiakirjahallinnon vaatimukset, on asiakirja. ”Ollakseen asiakirja” tai ”toimiakseen asiakirjana” dokumentin täytyy olla metatiedon avulla kontekstualisoitu ja hallittavissa. On siis lisättävä entisten rinnalle uusi kriteeri:

B.1 asiakirjahallinnan vaatimusten täyttäminen

Muutos on, että paperimaailmassa katsottiin yksinomaan A-ehtoja. Sähköisessä maailmassa aineisto voi täyttää A-vaatimukset, muttei B:tä. Lisäksi A-ehtojen täyttymistä tarkastellaan B:n kautta. Esimerkiksi aineiston luotettavuutta, eheyttä ja todistusvoimaisuutta ei arvioida irrallaan asiakirjahallinnon vaatimuksista, vaan aineiston oletetaan olevan luotettavaa (jne.) juuri siksi, että asiakirjahallinnon vaatimukset on täytetty.

B-ehdon taustalla on näkemys tarpeista, joista organisaation ja yhteiskunnan on asiakirjojen avulla suoriuduttava. Silti satunnaisesta tarkkailijasta lienee kovin hämmentävää, että sähköisistä tietoaineistoista puhutaan asiakirjoina molemmissa merkityksissä. Esimerkiksi tehtäviin liittyvä sähköpostiviesti on (A-merkityksessä) asiakirja, joka tulisi ottaa huomioon organisaation arkistonmuodostussuunnitelmassa. Toisaalta siitä tulee (B-merkityksessä) sähköinen asiakirja vasta kun se viedään asiankäsittelyjärjestelmään ja liitetään metatiedoin siinä asiaan ja käsittelyprosessiin.

Kategoriat:Käsitteet