Arkisto

Archive for elokuu 2007

Mitä on asiakirjahallinta?

torstai 23.8.2007 1 kommentti

Olen huomaavinani, että termi ”asiakirjahallinta” herättää hieman kummastusta. Eikä ihme, sehän on aivan uusi. Termiä on joissain ammattilehtien artikkeleissa ruodittu, mutta kaikki eivät ole niitä nähneet. Siksi lyhyt selostus:

Asiakirjojen hallintaprosessit on tavallisesti Suomessa jaoteltu kahden termin avulla:

  • Asiakirjahallinto: Toiminto, joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjallisten tietojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista.
  • Arkistotoimi: Toimi, jonka tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Määritelmät on otettu arkistolaitoksen oppikirjasta (Lybeck 2006), joka myös toteaa, että ”Suomessa asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat pitkälti yhteneväisiä toimintoja”. Tämä näkyy hyvin siitä, miten oppikirjassa havainnollistetaan käsitteiden suhdetta. Keskellä olevat toiminnot ovat asiakirjahallinnolle ja arkistotoimelle yhteisiä (mts., s. 20):

Lybeck 2006

Kaaviossa on kaksi siis aluetta, asiakirjahallinto ja arkistotoimi, ja sarja toimintoja, jotka ovat osittain yhteisiä kummallekin. Kun asiakirjahallinnon ISO-standardia 15489-1 käännettiin v. 2005–2006 suomeksi, huomattiin, että standardissa käytettiin termiä ”asiakirjahallinto” (Records Management) tarkoittamaan toimijaa, joka organisaatiossa vastaa asiakirjojen hallintaan liittyvien prosessien valvonnasta, ei sitä, mitä tehdään asiakirjoille prosesseissa.

Ongelman ratkaisemiseksi standardin  suomalaisessa käännöksessä määriteltiin asiakirjahallinto hallinnon osa-alueeksi, joka systemaattisesti ohjaa ja valvoo asiakirjojen laatimista, vastaanottamista, säilyttämistä, käyttöä ja säilytysajan mukaisia toimenpiteitä (so. joko hävittämistä tai siirtämistä säilytykseen muualla kuin organisaation hallinnassa).

Lisäksi käännöksessä alettiin käyttää termiä asiakirjahallinta tarkoittamaan kaikkia asiakirjaan liittyviä hallintaprosesseja riippumatta siitä, missä vaiheessa ja kenen toimesta ne tehdään. Hallintaprosesseja ovat siis esim. kaikki Lybeckin kaaviossa (yllä) mainitut asiakirjoihin kohdistuvat toimet, joilla vaikutetaan asiakirjojen säilymiseen ja käytettävyyteen. Asiakirjahallinta ei näin ole pelkästään alan ammattilaisten tai tiettyyn elinkaaren vaiheeseen liittyvä asia. Siihen osallistuvat kaikki asiakirjojen kanssa toimivat: niin asiakirja-ammattilaiset organisaatiossa ja päätearkistossa kuin organisaation työntekijätkin (ks. kaavio alla, Kilkki 2006).

Kilkki 2006

Terminologista sekaannusta tuo tilanteeseen, että alan normisto julkishallinnossa ja standardi eivät käytä yhteistä kieltä. Standardi ei kuitenkaan ole tarkoitettu pelkästään julkishallinnon käyttöön.

Henkilökohtaisesti pidän ratkaisusta (olin käännöstyöryhmässä, joten se ei ole ihme). ”Asiakirjahallinta” on hyvä ja lyhyt yleistermi. Kun elinkaaren jatkumomalli on teorian ja käytännön taustalla nykyisin, ei ole tarpeen tehdä eroa organisaation ja päätearkiston (arkistoinstituution) vastuulla olevien prosessien välillä. Kankea kaksoisnimike ”asiakirjahallinto ja arkistotoimi” on standardin näkökulmasta tarpeeton. On myös paikallaan, että suomalainen toimintaympäristö on niin yhteensopiva kansainvälisen toimintakontekstin kanssa kuin mahdollista.

Kategoriat:Käsitteet

Valta ja asiakirjat

sunnuntai 19.8.2007 Jätä kommentti

Olen viime aikoina lukenut kirjaa Political Pressure and the Archival Record, jossa on Liverpoolissa 2003 pidetyn seminaarin pohjalta julkaistuja artikkeleita. Niissä on monia mielenkiintoisia teemoja. Useimmat eivät kuitenkaan suomalaisittain tunnu kovin aktuelleilta. Tosin onhan meilläkin Stasin Rosenholz-kortistosta käyty keskustelu, jossa esiintyvät kaikki asiakirjoihin liittyvät keskeiset aiheet (hallinnon toiminnan turvaaminen, tarve valvoa valtaapitäviä asiakirjojen avulla,  tutkimuskäyttö,  toisaalta tarve suojata yksilöitä ja toisaalta yksilöiden oikeus luoda itse tulkintansa lähteistä),  mutta muuten täällä ollaan hieman eri tilanteessa. Meillä ei esimerkiksi kylmän sodan aikana tapahtunut, että venäläistutkijat olisivat penkoneet Itä-Karjalan sotilashallintoesikunnan arkistoa löytääkseen todisteita suomalaisten väärinkäytöksistä jatkosodassa ja käyttääkseen niitä poliittisesti  suomalaisia vastaan (olisipa mielenkiintoista tietää, miten suomalainen julkisuusperiaate olisi siitä selviytynyt). Tällaisia asioita pelättiin Saksassa – siitä on kirjassa Astrid M. Eckertin hyvä artikkeli. (Eckert toteaa, että ”asiakirjat olivat kustannustehokas ase yhteiskuntajärjestelmien välisessä konfliktissa”.)

Eniten jäin kuitenkin miettimään Chris Hurleyn kirjoituksia. Nekään eivät ole tosin aktuelleja, mutta kuvaavat kahta episodia Australiassa, jotka olisivat mahdollisia myös Suomessa. Molemmat tapahtumaketjut ovat monipolvisia, mutta lyhyesti niissä kävi suurin piirtein näin:

  1. Nordlingerin tapaus: v. 1988 hallitseva työväenpuolue valmistautui vaaleihin. Tässä vaiheessa hallitukselle kiusallinen Nordlinger-niminen virkamies erotettiin ja tämä toi asian julkisuuteen. Nordlinger väitti, ettei asiassa oltu menetelty oikein ja että tämä kävisi ilmi laadituista asiakirjoista. Kun Nordlinger vaati niitä nähtäväkseen, viranomaiset ilmoittivat, että asiakirjat oli hävitetty. Koska siihen ei oltu asianmukaista lupaa, Chris Hurley vaati tapahtuneesta Victorian osavaltion valtionarkistonhoitajana selvitystä. Tällaisessa tapauksessa viranomaiset tavallisesti ilmoittavat, että on tapahtunut virhe, joka ei tule toistumaan. Nyt Hurleyn annettiin ymmärtää, ettei asia oikeastaan hänelle kuulu. Kun Hurley oli itsepintainen, hänet lopuksi siirrettiin tehtävistään syrjään kuudeksi vuodeksi.
  2. Heinerin tapaus: v. 1989 Noel Heiner sai hallitukselta tehtäväkseen tutkia huostaanotettuihin lapsiin kohdistuneita väärinkäytöksiä. Vaalien jälkeen valta vaihtui ja asian oppositiossa esille tuonut henkilö sai vastuulleen saman instituution, jota Heiner oli tutkinut. ”Jotain tapahtui” (kuten Hurley toteaa) ja Heinerin kokoamat tiedot päätettiin hävittää. Tiedossa oli, että tulossa olisi oikeusjuttu, mutta sellaista ei vielä ollut vireillä. Arkistonhoitaja tutki asian ja hyväksyi asiakirjojen hävittämisen — ei tiedetä varmasti, kuinka paljon hän oli asiasta perillä. Tämä jälkeen australialaiset arkistoammattilaiset ovat verissä päin riidelleet siitä, minkälainen virhe tehtiin ja kuka sen teki. Monet ovat haluttomia syyttämään omaa kollegaa mistään, mutta Hurleyn mielestä arkistonhoitaja ei toiminut ammatillisesti niin kuin olisi pitänyt.

Tarinoilla on ainakin yksi opetus. Suomessa puhutaan arvostavasti asiakirjajulkisuudesta, mutta asiakirjajulkisuutta ei ole ilman asiakirjoja. Jos asiakirjoja ei saada talteen ja säilytetä asianmukaisesti, hallinnon avoimuus on vain sana. Selvitystä vaadittaessa voidaan levitellä käsiä ja todeta, ettei tästä seikasta ole asiakirjoja eikä sille voi mitään.

Kategoriat:Yhteiskunta

Asiakirjahallinnan standardit

perjantai 17.8.2007 Jätä kommentti

Kolme uutta suomenkielistä standardia on valmistunut ja julkistetaan 5.9.  Suomen standardisoimisiliitto SFS:n toimesta:

  • SFS-ISO 15489-1. Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: yleistä
  • SFS-ISO 23081-1. Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet
  • SFS 5914. Asiakirjojen metatiedot

Niissä on mielestäni asiakirjahallinnan näkökulmasta erittäin keskeisiä asioita. Tilaisuus on  kaikille avoin ja maksuton.

Kategoriat:Standardit, Tilaisuudet

Hakusanat

keskiviikko 15.8.2007 Jätä kommentti

Bloginpidon ilot ovat rajoitetut. Sivulla kävijämääristä saa tilastotietoa. Statistiikasta saa myös lukuja siitä, paljonko mitäkin linkkiä on klikattu. Mielenkiintoista on katsoa, millaisilla hakusanoilla hakukoneet tuovat blogiin kävijoitä. Tästä ehkä voi päätellä jotain siitä, mikä lukijoita askarruttaa. Viime aikojen hakusanoja ovat olleet:

  • tylsät asiakirjat
  • kallis arkistonmuodostussuunnitelma
  • arkistotoimen peruskurssi yliopisto
  • asiakirja tarkoittaa
  • eams määrittely
Kategoriat:Sekalaista

Arkistonhallinnan maisteriohjelma

Mainostetaan vähän: uuteen arkistonhallinnan maisteriohjelmaan on nyt syksyllä haku. Ohjelma on Jyväskylän yliopiston Historian ja etnologian laitoksen, Taiteiden ja kulttuurin tutkimuksen laitoksen sekä Tampereen yliopiston Informaatiotutkimuksen laitoksen yhteistyötä. Pääainevaihtoehtoina ovat historia, etnologia, museologia, taidehistoria, kirjallisuus (JY) tai informaatiotutkimus (TaY). Ohjelma johtaa filosofian maisterin tutkintoon (120 op).  Koulutukseen valittavalta edellytetään alempaa korkeakoulututkintoa tai vastaavaa soveltuvaa koulutusta. Ilmoitus uudesta ohjelmasta on myös Tampereen yliopiston sivulla, mutta eniten tietoa löytyy täältä.

Kategoriat:Koulutus

ISIAH – Uusi standardi arkistoinstituutioiden kuvailuun

perjantai 3.8.2007 Jätä kommentti

ICAlta on kesän aikana ilmestynyt kommentoitavaksi uusi standardi ISIAH — International Standard for Institutions with Archival Holdings. Standardin ensimmäinen virallinen versio on tarkoitus esitellä ensi vuonna Kuala Lumpurin kokouksessa. ISIAH on tarkoitettu arkistoja säilyttävien laitosten kuvailuun.

ICAn postituslistalla standardia on arvosteltu tarpeettomaksi: säilyttävät instituutiot(kin) voidaan arvostelun mukaan kuvailla ISAAR(CPF):llä (joka Suomessa usein väärin mielletään pelkästään arkistonmuodostajan kuvailustandardiksi). No, tiedä tuosta. Joka tapauksessa sanoisin, että säilyttävää laitosta koskevat tiedot on syytä tästä lähtien täälläkin kerätä ja esittää ISIAHin mukaan.

Kategoriat:Standardit