Etusivu > Käsitteet > Mitä on asiakirjahallinta?

Mitä on asiakirjahallinta?

Olen huomaavinani, että termi ”asiakirjahallinta” herättää hieman kummastusta. Eikä ihme, sehän on aivan uusi. Termiä on joissain ammattilehtien artikkeleissa ruodittu, mutta kaikki eivät ole niitä nähneet. Siksi lyhyt selostus:

Asiakirjojen hallintaprosessit on tavallisesti Suomessa jaoteltu kahden termin avulla:

  • Asiakirjahallinto: Toiminto, joka kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjallisten tietojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista.
  • Arkistotoimi: Toimi, jonka tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Määritelmät on otettu arkistolaitoksen oppikirjasta (Lybeck 2006), joka myös toteaa, että ”Suomessa asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat pitkälti yhteneväisiä toimintoja”. Tämä näkyy hyvin siitä, miten oppikirjassa havainnollistetaan käsitteiden suhdetta. Keskellä olevat toiminnot ovat asiakirjahallinnolle ja arkistotoimelle yhteisiä (mts., s. 20):

Lybeck 2006

Kaaviossa on kaksi siis aluetta, asiakirjahallinto ja arkistotoimi, ja sarja toimintoja, jotka ovat osittain yhteisiä kummallekin. Kun asiakirjahallinnon ISO-standardia 15489-1 käännettiin v. 2005–2006 suomeksi, huomattiin, että standardissa käytettiin termiä ”asiakirjahallinto” (Records Management) tarkoittamaan toimijaa, joka organisaatiossa vastaa asiakirjojen hallintaan liittyvien prosessien valvonnasta, ei sitä, mitä tehdään asiakirjoille prosesseissa.

Ongelman ratkaisemiseksi standardin  suomalaisessa käännöksessä määriteltiin asiakirjahallinto hallinnon osa-alueeksi, joka systemaattisesti ohjaa ja valvoo asiakirjojen laatimista, vastaanottamista, säilyttämistä, käyttöä ja säilytysajan mukaisia toimenpiteitä (so. joko hävittämistä tai siirtämistä säilytykseen muualla kuin organisaation hallinnassa).

Lisäksi käännöksessä alettiin käyttää termiä asiakirjahallinta tarkoittamaan kaikkia asiakirjaan liittyviä hallintaprosesseja riippumatta siitä, missä vaiheessa ja kenen toimesta ne tehdään. Hallintaprosesseja ovat siis esim. kaikki Lybeckin kaaviossa (yllä) mainitut asiakirjoihin kohdistuvat toimet, joilla vaikutetaan asiakirjojen säilymiseen ja käytettävyyteen. Asiakirjahallinta ei näin ole pelkästään alan ammattilaisten tai tiettyyn elinkaaren vaiheeseen liittyvä asia. Siihen osallistuvat kaikki asiakirjojen kanssa toimivat: niin asiakirja-ammattilaiset organisaatiossa ja päätearkistossa kuin organisaation työntekijätkin (ks. kaavio alla, Kilkki 2006).

Kilkki 2006

Terminologista sekaannusta tuo tilanteeseen, että alan normisto julkishallinnossa ja standardi eivät käytä yhteistä kieltä. Standardi ei kuitenkaan ole tarkoitettu pelkästään julkishallinnon käyttöön.

Henkilökohtaisesti pidän ratkaisusta (olin käännöstyöryhmässä, joten se ei ole ihme). ”Asiakirjahallinta” on hyvä ja lyhyt yleistermi. Kun elinkaaren jatkumomalli on teorian ja käytännön taustalla nykyisin, ei ole tarpeen tehdä eroa organisaation ja päätearkiston (arkistoinstituution) vastuulla olevien prosessien välillä. Kankea kaksoisnimike ”asiakirjahallinto ja arkistotoimi” on standardin näkökulmasta tarpeeton. On myös paikallaan, että suomalainen toimintaympäristö on niin yhteensopiva kansainvälisen toimintakontekstin kanssa kuin mahdollista.

Mainokset
Kategoriat:Käsitteet
  1. Magister
    keskiviikko 31.8.2011 12:10

    Olisiko syytä kutsua organisaation arkistotoimen toimintaohjetta asiakirjahallinnan toimintaohjeeksi?

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: