Arkisto

Archive for syyskuu 2007

Arkistoammattilainen ja sähköiset aineistot (osa II)

torstai 20.9.2007 Jätä kommentti

Kollega oli askettäin mukana keskustelussa, jossa puhuttiin siitä, mitä arkistoammattilaisen tarvitsee tietää tietotekniikasta. Vastakkain oli kaksi ajatusta. Ensimmäisen mukaan ammattilaisella täytyy sähköisessä toimintaympäristössä olla hyvä ymmärrys tietotekniikasta. Toisen näkemyksen mukaan riittää, kun arkistoammattilainen pystyy keskustelemaan it-ammattilaisten kanssa. Tämän jälkimmäisen näkemyksen mukaan arkistoammattilainen on sähköisiin järjestelmiin samanlaisessa suhteessa kuin esim. terveydenhuollon ammattilainen on potilastietojärjestelmään: molemmissa tapauksissa järjestelmään liittyy tarpeita ja ne on pystyttävä kertomaan tietotekniikkaväelle.

Tämän tiimoilta voi varmaan esittää erilaisia argumentteja. Yksi selvä ero kuitenkin on. Terveydenhuollossa voidaan hoitaa potilaita riippumatta siitä, onko potilastietojärjestelmä hyvä vai huono. Jos se on huono, tehokkuus ja laatu kärsivät, mutta potilaat voidaan silti hoitaa, koska järjestelmä ei sitä tee; se on vain apuväline päätehtävän suorittamisessa.

Sähköisessä arkistoinnissa tietojärjestelmät sen sijaan ovat se väline, jolla arkistoammattilainen hoitaa tehtäväänsä. Jos arkistoammattilainen ei ymmärrä, miten järjestelmä toimii ja pysty arvioimaan sitä kriittisesti — siis ei pelkästään sitä, mitä tapahtuu painettaessa nappia, vaan myös millaisia ratkaisuja taustalla on — hän menettää omalla toimintakentällään valtansa.

Runardotter esittää (jo mainitussa lisensiaattityössään), että sähköisessä toimintaympäristössä arkistonhoitaja ei enää ole asiakirjojen ”keeper”, vaan se on itse asiassa tietotekniikka. Jos tämä ajatus on oikea, niin se tuo esille radikaalin muutoksen. Arkistonhoitaja ei enää säilytä asiakirjoja, hän vain esittää varsinaisille säilyttäjille toivomuksia täydentäen niitä ehkä uhkauksilla arkistolaista. Ja jos hän ei ymmärrä, mitä nämä tekevät ja mitä voitaisiin tehdä toisinkin, niin… No, tarvinneeko sanoa lisää?

Mainokset

Arkistoammattilainen ja sähköiset aineistot (osa I)

maanantai 17.9.2007 Jätä kommentti

Yksi Upsalan arkistopäivillä viime vuonna tutkimustaan esitelleistä ruotsalaisista jatko-opiskelijoista oli Mari Runardotter. En ollut silloin esityksen perusteella erityisen vaikutettu tuloksista, koska niissä ei tuntunut olevan paljoakaan ”uutta”. Nyt Runardotterin lisensiaattityö, joka käsittelee arkistoammattilaisten kokemuksia ja käsityksiä sähköisestä säilyttämisestä, on valmis, ja olen hieman tullut toisiin aatoksiin. Yliopistosta katsellen työ avautuu toisesta näkökulmasta ja tekstin perustella siitä saa paremman käsityksen.

Kun arkistot ovat tutkimuksellisesti melko kartoittamaton alue, on luonnollista, että tulokset ovat luonteeltaan enemmän deskriptiivisiä kuin selittäviä. Tutkimuksen merkitys on silloin siinä, että se tuo ulkopuolisten näkyville tieteelliseen keskusteluun sen arkipäivän, jossa arkistoammattilaiset mutu-tuntumallakin tietävät elävänsä. Lisäksi Runardotter tekee hyviä havaintoja:

  • Arkistoammattilaiset tuntevat vastuuta sähköisistä asiakirjoista, koska he ovat hyvin  perillä siitä, mitä säädöksissä edellytetään.  Samalla lainsäädäntö tuottaa turvattomuutta, koska todellinen tilanne poikkeaa sen vaatimasta
  • Ääneenlausumaton odotus organisaatioissa on, että sähköinen säilyttäminen on (vain) arkistonhoitajien murhe
  • Oma rooli organisaatiossa koetaan epäselväksi, koska asema on tunnustettu vain paperiaineistojen osalta. Oman työn osalta arkistonhoitajilla on kuitenkin vahva identiteetti
  • Arkistonhoitajia ei huomioida uusia tietojärjestelmiä hankittaessa, mutta samanaikaisesti heidän odotetaan jotenkin huolehtivan vanhoista järjestelmistä
  • Laajemmista yhteiskunnallisista merkityksistään huolimatta arkisto nähdään organisaatiossa vain tukitoimintona
  • Organisaatioissa ei ymmärretä sähköisestä säilyttämisestä koituvia kustannuksia vaan niiden ilmeisesti kuvitellaan jotenkin sisältyvän tietotekniikan kokonaismenoihin

Runardotter arvelee, että jos organisaatioissa olisi sähköisestä säilyttämisestä yhteinen näkemys ja strategia, arkistoväki valittaisi resurssien puutetta vähemmän. Puuttuva viestintä ja yhteistyö johdon, IT- ja arkistoammattilaisten kesken on ratkaisujen löytymisen suurin ongelma.

MADRAS

perjantai 14.9.2007 Jätä kommentti

Maailmalla on tiedetty kertoa InterPARES2:n tekevän metatietoskeemoista tietokantaa. Nyt se on käytettävissä netissä, tosin beta-merkinnällä varustettuna. MADRAS, eli ”Metadata and Archival Description Registry and Analysis System” löytyy täältä. Tietokannassa ovat esim. Dublin Core, ISAD(G), EAD ja METS (joskin kaikkia ei ole vielä analysoitu). Mukana on siis kaikenlaisia — ja myös muihin kuin asiakirjoihin käytettyjä — määrittelyjä; niin metatietoskeemoja kuin kuvailustandardeja. Äkkiseltään MADRAS vaikuttaa sekä käytännön toimijoiden että tutkimuksen kannalta käyttökelpoiselta vertailuvälineeltä. Kukahan veisi järjestelmään suomalaiset määrittelyt?

Kategoriat:Standardit

Standardien julkistaminen

keskiviikko 12.9.2007 Jätä kommentti

Asiakirjahallinnan standardien julkistamistilaisuus (ks. merkintä 17.8.2007) oli niin suosittu, että monet eivät mahtuneet siihen mukaan. Siksi tilaisuus järjestetään uudelleen tiistaina 9. lokakuuta 2007 klo 13.00 – 15.30. Paikkana on Helsingin Messukeskus, Messuaukio 1, 00520 Helsinki, tila 206 (sisäänkäynti Hotelli Holiday Innin ovesta). Tilaisuudessa on kahvitarjoilu klo 14.00.  Ilmoittautumiset viimeistään tiistaina 2.10.2007 sähköpostitse Kati Heiskaselle (osoite: etunimi.sukunimi@sfs.fi).

Ensimmäisestä tilaisuudesta jäi se mielikuva, että erityisesti yrityksissä työskentelevät pitivät standardeja tervetulleina. Se on luonnollista, koska lainsäädännöstä yritysten asiakirjahallinto saa vähän toiminnalleen tukea julkishallintoon verrattuna.

Kategoriat:Standardit, Tilaisuudet

Trust me — I’m an archivist

Vilkaiskaapa, mitä voi tilata CafePress.comista, hakusana ”archivist”.

Kategoriat:Ammattilaiset