Archive

Archive for lokakuu 2007

Ennen näkemätöntä arkistojen käyttöä

tiistai 30.10.2007 Jätä kommentti

Margaret Adams kirjoittaa Archival Science -lehden uusimmassa numerossa (2007, 7:21–36) tapahtumista Yhdysvalloissa. Kansallisarkisto NARA on yksi niistä insituutioista, joilla on pisin kokemus sähköisestä arkistoinnista. Vuonna 2003 NARA toi nettiin uuden palvelun, Access to Archival Databases (AAD), ja seurauksena on ollut ”ennennäkemätön” aineistojen käytön kasvu ja muutos. Ensimmäisen kahden vuoden aikana NARAn sähköisten asiakirjojen tietopalveluun tuli 3878 suoraa yhteydenottoa. Samana aikana 1,3 miljoonaa käyttäjää teki 1,6 miljoonaa hakua arkistoiduista tietokannoista. Perinteisten sähköisten arkistoaineistojen käyttäjien, massa-aineistoista analyysejä tekevien yhteiskuntatieteilijöiden, rinnalle ilmaantui uusi käyttäjäryhmä, yksittäisten faktojen metsästäjät, jotka yleensä tekevät sukututkimusta: yhdeksän kymmenestä kyselystä kohdistui aineistosarjoihin, joissa on tietoja tunnistettavista henkilöistä (käytettävissä olevista aineistoista ne ovat noin neljännes). Varsinaiset historiantutkijat ovat edelleen käyttäjissä vähemmistönä.

Suomalaisittain tässä ei ole mitään kovin yllättävää. Samantapainen ryntäys koettiin täällä vuosituhannen alussa, kun Sota-arkiston Suomen sodissa menehtyneiden tiedosto tuli nettiin käytettäväksi. Suomalaista sähköistä pitkäaikaissäilytysratkaisua odotellessa voi kuitenkin kysyä, pitäisikö tämän näkyä aineistojen arvonmäärityksessä: jos ihmiset mitä todennäköisimmin haluavat tulevaisuudessa löytää sähköisistä arkistoista henkilöhistoriallisia tietoja, pitäisikö niitä myös erityisesti pyrkiä säilyttämään?

Kategoriat:Sähköiset

Pitkäaikaissäilytystä ruotsalaisittain — Vierailu LDB-Centrumissa

perjantai 26.10.2007 Jätä kommentti

Norrbottenin läänin maaherra Kari Marklund sai vuosituhannen alussa Ruotsin hallitukselta tehtäväkseen selvittää digitaalisten aineistojen pitkäaikaissäilytystä. Loppuraportissa mainittiin, että Bodenin kunta olisi kiinnostunut panostamaan siihen. Niinpä Bodenissa, joka on 30 000 hengen pikkukaupunki Luulajan lähellä, on tänään Ruotsin digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen osaamiskeskus, LDB-Centrum.

”Pitkäaikaissäilytystä, mutta lyhyellä perspektiivillä”

Keskus aloitti toimintansa 2003 Sävestin teollisuusalueen tiloissa, joiden uusvanha, puna-valkoinen puuarkkitehtuuri tuo mieleen Pohjanmaan maatalot.

Ruotsalaiset ovat sikäli onnistuneet erittäin hyvin, että mukana olevien tahojen joukko on koko ajan kasvanut. Alussa keskuksella oli kolme partneria: Ruotsin Riksarkivet, Luulajan teknillinen korkeakoulu sekä Bodenin kunta. Nyt Kansalliskirjasto ja kuva- ja äänitearkisto (Statens ljud- och bildarkiv) ovat liittyneet mukaan. Kun ensi vuonna Kulturrådetkin on yksi kumppaneista, myös museot ovat mukana keskuksen työssä.

Sitä hämmästyttävämpää on, ettei valtionbudjetista anneta rahaa keskukseen toimintaan. Tällä hetkellä keskus neuvottelee rahoituksensa vuosittain partnereilta. ”Teemme pitkäaikaissäilytystä lyhyellä perspektiivillä”, sanoo kehittämispäällikkö Jan Aspenfjäll, joka on erityisen huolestunut siitä, että pätkätyötä tekevä henkilöstö voi hakeutua muualle. Osaaminen kun ei ole laitteissa eikä rakennuksessa, vaan ihmisissä. Hän ja laitoksen johtaja Östen Jonsson eivät kuitenkaan ole kovin huolissaan laitoksen tulevaisuudesta. He uskovat, että valtion rahoituskin tulee järjestymään, tosin ei aivan lähivuosina.

Verkostoituminen on päivän sana

Osaamiskeskuksen vahvuus on käytännön ja teorian kulkeminen käsi kädessä. Kun ajatuksia voidaan välittömästi testata käytäntöön, saadaan arvokasta palautetta teorian kehittämiseen.

Lisääntynyt partnereiden joukko näkyy laitoksen kehitystyössä. Tänä vuonna työn alla on niin Kansalliskirjastolle tärkeä nettisivujen arkistointi kuin kuva- ja äänitearkiston kaipaama säilytystoimintojen automatisointi. Erilaiset toimijat asettavat keskukselle erilaisia vaateita, joskus tunnistamatta niitä ongelmia, joiden keskus tietää olevan edessä. Toinen vaikeus on omien kehitysresurssien vähäisyys. Vaikka toiminta on laajentunut vähitellen, tekijöitä projektia kohden ei ole monta.

Onneksi kaikkea ei kuitenkaan tarvitse tehdä itse. Nykymaailmassa vahva ei ole se, joka tekee kaiken itse, vaan se joka tietää, mistä tekijä löytyy. Tässä suhteessa Jan Aspenfjäll näkee suuren muutoksen. ”Vielä vuosi sitten keskustelimme keskuksen tehtävistä, nyt keskustelemme siitä, mitä tekee keskus ja mitä sen partnerit”, hän sanoo. Keskus on onnistuneesti hakenut kumppaneita mm. DLM-Forumin kautta.

Partnereita Suomesta

Myös vierailumme liittyi näihin yhteistyökuvioihin. Läsnä oli paikallisten voimien lisäksi sekä Mikkelin ammattikorkeakoulun että Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen edustus. Vuoron perään esiteltiin omaa tutkimusta ja toimintaa. Jokaisella on omat vahvuutensa ja jotain tuotavaa yhteiseen koriin.

Esimerkiksi informaatiotutkimuksen laitoksella olisi annettavaa asiakirjajärjestelmien tiedonhakuun. Nykyjärjestelmät ovat hakijan kannalta vähemmän optimaalisia, kuten professori Jaana Kekäläinen totesi. Nykykäyttäjä ei halua surffata hierarkkisilla kuvailu- ja luettelointitasoilla vaan kaipaa arkistoissakin Googlen tapaista haun helppoutta.

Laaja yhteistyöverkosto on hyväksi EU-tuen haussa. Ruotsalaiset tuntuivat kuitenkin toivovan suomalaisiltakin suurempaa keskittymistä, tai ainakin parempaa organisoitumista, mikä tekisi ylikansallisesta yhteistyöstä helpompaa. Sähköisen säilyttämisen alueella Suomessa toimitaan aika hajallaan ilman keskitettyä tukea. Vaikeaa onkin ymmärtää, miten visiona voi olla julkishallinnon siirtyminen täysin sähköisiin toimintatapoihin ilman että tiedon käytettävyyteen pidemmällä aikavälillä kiinnitetään huomiota.

(Julkaistu Faili 4/2007, s. 22–23)
Ryhmäkuva

Kategoriat:Sähköiset

Memory and usability in the digital age -seminaari

perjantai 5.10.2007 Jätä kommentti

Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitos järjestää torstaina 8.11. klo 12-14 seminaarin kaikille muistiorganisaatioista  kiinnostuneille. Vierailevana pääluennoitsijana  on professori Anne J. Gilliland, joka on tehnyt sekä arkistoihin että museoihin liittyvää tutkimusta. Tässä seminaarin ohjelma. Tervetuloa!

Kategoriat:Tilaisuudet