Arkisto

Archive for marraskuu 2007

Generalistien aika on ohi

maanantai 26.11.2007 Jätä kommentti

AAYn 85-vuotisjuhlissa v. 2005 viriteltiin keskustelua käynnissä olevasta kehityksestä. Väitettiin, ettei enää ole yhtä arkisto- ja asiakirjahallinnan ammattikuntaa, vaan professio on jakaantumassa. Silloin ajatus ei herättänyt suurta vastakaikua.

Epäilen, että se oli uusi ja yllättävä. Arkisto- ja asiakirjahallinnon ammattilaisten kahtiajako on muualla tapahtunut ”ja” -sanan kohdalla. Me suomalaiset olemme ylpeilleet sillä, että täällä arkisto- ja asiakirjahallinto ovat kulkeneet käsi kädessä. Syvällisten erojen näkeminen näiden kahden alueen välillä on tuntunut vieraalta ja keinotekoiselta. Tietoteknistyminen on pakottanut muuta maailmaa samoille linjoille: siellä missä asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat olleet voimakkaasti eriytyneitä, osapuolet joutuvat nyt toimimaan yhdessä. Me olemme siis aina olleet oikeassa?

Asia ei ole noin yksinkertainen. Käynnissä on monia trendejä eivätkä ne kaikki vie samaan suuntaan. Kyse ei ole pelkästään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suhteesta. Näkyvissä on muitakin rajalinjoja.

Aineistot ovat voimakkaasti eriytyneet, samoin tavat hallita ja käyttää niitä. Joka virastossa ei enää ole manuaalista diaaria, kuten oli puoli vuosisataa sitten. Sähköiset aineistot poikkeavat paperisista. Yksityishenkilöiden arkistot ovat muusta poikkeava ryhmänsä. Sähköinen asiakirjahallinto ja sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytys ovat sähköisen toimintakentän sisällä omia alueitaan. Liikemaailmassa on aina toimittu julkishallintoon verrattuna erilaisessa kontekstissa ja toisilla pelisäännöillä. Ero tässä tuntuu kasvaneen. Koulutus, johtaminen, suunnittelu, tietopalvelu, säilyttäminen — kaikki vaativat hieman erilaisia taitoja. Asiakirjahallinto vaatii muutakin osaamista kuin päätearkiston tarpeiden ymmärtämisen. Erityisaineistojen määrä on digitalisoitumisen myötä kasvanut.

Yksilötasolla eriytyminen on mielestäni tapahtunut tosiasia. Tuskin on ketään, joka voisi pelata mitä tahansa paikkaa tällä erilaisten aktiviteettien kentällä. Hyvin harva on uskoakseni lähellä sen vaatimaa tietotaidon tasoa, vielä harvempi edes tavoittelee sitä: useimmat ovat suosiolla valinneet jonkin tehtäväalueen tai elinkaaren vaiheen omakseen.

Generalistien aika näyttäisi siis olevan ohi, jos heitä koskaan on ollutkaan. Ruotsalaisen ammattiyhdistyksen historiikista käy ilmi, että siellä tämä kehitys on jo tunnustettu selviö: kysymys on vain siitä, kuinka voimakasta eriytyminen loppujen lopuksi on ja mitä johtopäätöksiä siitä pitäisi tehdä.

Perusosaaminen on mielestäni selvästi sama, olivatpa aineistot, tehtävät, toimintakonteksti ja elinkaaren vaihe mikä tahansa. Mikä on perusosaamista, mikä minkin alueen erityisosaamista ja mikä on kunkin koulutustahon rooli, on kuitenkin selkiintymätöntä. Kaikki tahot pyrkivät tällä hetkellä kouluttamaan enemmän tai vähemmän alan yleistaitajia, joille mikään arkistollinen ei ole vierasta. Todellisuudessa tulos ei ole aivan tämä. Jokaisella on koulutuksessa vahvuutensa, mutta profiloituminen eri alueille ei ole kovin julkituotua, ehkei aina tietoistakaan.

Kategoriat:Ammattilaiset, Koulutus

Luo kerran, käytä monta kertaa

keskiviikko 14.11.2007 1 kommentti

Monashin yliopiston Clever Recordkeeping Metadata Research Project päättyi viime vuoden joulukuussa. Projektin sloganina oli näppärästi ”Create Once, Use Many Times”. Projektissa tutkittiin sitä, miten yhteen tarkoitukseen luotua metatietoa voitaisiin käyttää myös toisaalla. Metatietoa syntyy erilaisissa järjestelmissä ja jokainen niistä kerää ja tallentaa samoja metatietoja uudelleen. Jos eri järjestelmien välille luodaan yhteyksiä, se tehdään koodaamalla automatiikka ja elementtien vastaavuudet itse sovelluksiin. Tämä ei ole miltään kannalta katsottuna tehokas, järkevä, joustava ja pitkällä tähtäimellä hyvä tapa toimia. Niinpä projektissa pyrittiin luomaan järjestelmien välille välittäjäpalvelu (broker), joka pystyisi kääntämään metatietoja skeemasta toiseen tai kertomaan palveluja tarvitseville järjestelmille, miten eri skeemojen elementit vastaavat toisiaan (ks. kuva alla).

clever-recordkeeping-metadata-broker-i.jpg

Käytännön sovellus voisi olla esimerkiksi, että välittäjä tulkkaisi soveltuvin osin sähköisen asioinnin metatiedot asianhallintajärjestelmälle, asianhallintajärjestelmän metatiedot sähköiselle arkistolle ja sähköisen arkiston metatiedot päätearkiston kuvailu- ja luettelointijärjestelmälle. Kun välittäjäpalvelun tuntemia metatietomäärittelyjä ja niiden vastaavuuksia voidaan koko ajan täydentää ja ylläpitää irrallaan sovelluksista, tulos on mahdollisimman tehokas, joustava ja tarkoituksenmukainen.

Kokonaisuutena haaste ei ole aivan vähäinen, kun eri tehtäväalueiden skeemat ovat vain osittain päällekkäisiä, ne kehittyvät koko ajan ja niistä tulee eri versioita. Projektin lopputulos oli, että joiltain osin tavoitteeseen on mahdollista päästä jo nyt, mutta tiellä on vielä monia esteitä. Teknologia on toistaiseksi puutteellista, mutta joidenkin vuosien kuluttua se ei enää aseta rajoituksia. Tulevaisuuteen pitäisi alkaa valmistautua nyt, jotta siitä voidaan aikanaan asiakirjahallinnassa korjata hyöty. Asiakirjahallinnan nykyiset metatietomäärittelyt eivät ole tarkoitukseen riittäviä: ne on tarkoitettu enemmän ihmisten kuin koneiden luettaviksi. Skeemat eivät ole riittävän abstrakteja, samalla kun niissä on epämääräisiä käsitteitä.

Professori Gilliland totesi Suomen vierailullaan, että kun kirjastomaailmassa ollaan siirrytty kohti niukempia metatietoja, asiakirjahallinnassa metatietojen määrä on vain kasvanut.  Metatietojen käsittely ja tuottaminen on alue, joilla tehokkuutta sähköisessä asiakirjahallinnassa voidaan parantaa. Suomessa on lähinnä puhuttu siitä, miten metatiedot saadaan AMSista.  Kaikkia metatietoja ei kuitenkaan voida saada AMSista ja välittäjäpalvelu olisi joustava tapa käyttää AMSin metatietoja muissa tietojärjestelmissä — jotain mitä täälläkin on kaivattu.

Kategoriat:Sähköiset, Standardit

Mitä arkistoammattilaisen tuleekaan osata?

perjantai 9.11.2007 Jätä kommentti

Professori Anne J. Gilliland oli INFOS36-kurssin  (Asiakirja- ja asianhallinnan strateginen suunnittelu) luennoilla vieraana ja esitti tässä blogissa sivutun kysymyksen: kuinka paljon asiakirjahallinnan ammattilaisen tulee tietotekniikasta tietää? Vastaus oli, että ammattilaisen täytyy olla tavallista käyttäjää enemmän perillä tietotekniikasta voidakseen asettaa järjestelmille vaatimuksia ja arvioida niiden täyttymistä.

Ammattilainen voi myös asettaa vaatimuksia järjestelmien käyttöliittymälle (millaisia tietoja käyttäjät näkevät ja millaisia
toimintoja näillä on käytettävissään), mutta usein tulos ei ole hyvä tavallista käyttäjää ajatellen; ammattilaisten on vaikea ymmärtää, miten käyttäjät ilman samoja taustatietoja todella käyttävät aineistoja ja hakevat niistä tietoja. Olisi hyvä muistaa, että sähköisiin järjestelmiin voidaan rakentaa samaan aineistoon erilaisia käyttöliittymiä erilaisille käyttäjäryhmille.

Vuoden arkistoteko

perjantai 2.11.2007 1 kommentti

Arkistoyhdistys jakoi tänään seminaarissaan perinteisen palkinnon vuoden arkistoteosta. Palkinto meni Mikkelin ammattikorkeakoululle sähköisen arkistoinnin koulutuksen kehittämisestä. Onnittelut Mikkeliin! Sain samassa yhteydessä kunniamaininnan väitöskirjastani, mistä valitsijoille kiitos.

Palkinnossa on usein ollut esillä arkistojen merkitys ja käyttö historiallisen tiedon lähteenä. Hyvä, ettei niin ollut tällä kertaa. Sinänsä siinäkään ei olisi ollut mitään pahaa: historia ja tutkimus liittyvät läheisesti arkistojen toimintaan. Ongelma on vain siinä, että se on juuri se osa, jonka suuri yleisö tuntee: arkisto on useimmille jotain pölyistä, vanhentunutta ja korkeintaan tutkimukselle arvokasta. Joten miksi aina tuoda juuri tätä puolta esille? Koska siinä ei ole mitään järin yllättävää, sitä kautta ei edes helposti saa julkisuutta.

Toivon, että muut alueet saisivat jatkossakin huomiota: palkittaisiin organisaatio, joka on erityisesti kehittänyt asiakirjahallintoaan, ohjelmistotoimittaja, joka on innovatiivisesti yhdistänyt tuotteessaan toimintaprosessit ja asiakirjahallinnan tarpeet tai taho, joka on käyttänyt asiakirjoja jonkin muun kuin historiallisen tietämyksen lisäämiseen. Viimeisestä esimerkkinä voisi olla jokin tutkivan journalismin ryhmä. Tällaiset valinnat saattaisivat saada myös jonkun ajattelemaan arkistoja ja asiakirjoja uudesta näkökulmasta. Erityisesti asiakirjojen yhteiskunnallinen merkitys on suhteellisen tuntematon ilmiö.

Seminaariväkeä

Kategoriat:Sekalaista, Yhteiskunta

Digitaaliset kuraattorit

torstai 1.11.2007 Jätä kommentti

Sähköisestä säilyttämisestä on puhuttu aina, mutta viime vuosina rinnalle on ilmestynyt uusi termi, digital curation. Elizabeth Yakel selittää tuoreessa artikkelissa, mistä siinä on kysymys. ”Digikuraattorit” (toivottavasti joku keksii paremman käännöksen) on hänen mukaansa uusi informaatioalan ammattiryhmä. Yakel sanoo, että termi on yleistymässä oleva nimitys erilaisista digitaalisista varannoista vastaaville informaatioalan ammattilaisille.

Digikuraattorin työtehtävät ovat enimmäkseen tuttuja. Uutta on kaksi asiaa. Ensiksikin se, ettei erilaisten aineistojen välille tehdä eroa: digital preservation, data curation, electronic records management ja digital asset management mahtuvat kaikki saman termin alle. Toinen uusi asia on painotus: digikuraattori ei pelkästään säilytä aineistoja, vaan pitää aktiivisesti huolta niiden riittävyydestä sekä nykyisten että tulevien käyttäjien tarpeisiin. Tähän saattaa liittyä myös datan päivittämistä ja täydentämistä.

Tässä on jotain järkeä. Kun bitit ovat olemassa, niiden hengissä pitäminen on melko lailla samanlaista puuhaa, olipa kysymys kirjasto-, arkisto- tai jostain muusta materiaalista. Toisaalta aineistojen käytön ja hallinnan osalta löytyy mielestäni myös paljon eroja. Yakel antaa sen käsityksen, että sähköisen arkistoinnin ammattilaiset ovat innolla mukana digital curation –kokouksissa. Hän on itsekin tunnettu arkistotieteilijä. Sekä artikkelista että Digital Curation Centren sivuista saa kuitenkin sen käsityksen, että digikaitsennan valtavirtaa on tällä hetkellä tieteellisen tutkimusdatan hallinta.

Kategoriat:Käsitteet, Sähköiset