Etusivu > Sähköiset > Palvelukeskusten uhka

Palvelukeskusten uhka

Kollega kiinnitti huomiota palvelukeskusten uhkaan. Uhka syntyy kun, että palvelukeskuksiin keskitetään muut kuin organisaation ydintoiminnot ja keskukselta sen jälkeen aletaan ostaa tukitoimintoihin liittyviä palveluja.

Kumpaan ryhmään, ydin- vai tukitoimintoihin, asiakirjahallinnan palvelut kuuluvat? Yleinen käsitys on, että vanhemman aineiston hallinta ja tietopalvelu voidaan periaatteessa ulkoistaa. Asiakirjahallintoa — asiankirjojen luomisen, käsittelyn ja säilyttämisen ohjausta — ei pidä ulkoistaa, koska se liittyy kiinteästi siihen, miten organisaatio toimii, mitkä ovat sen riskit ja normiympäristö, millaista tietoa organisaatio tuottaa ja mitä se toiminnassaan tarvitsee. Itse organisaation asiakirjahallinnan, siis itse asiakirjojen luomisen ja käsittelyn, ulkoistaminen on sitten ajatuksenakin mahdoton; asiakirjojen ollessa osa päivittäistä tehtävien hoitoa se onnistuu yhtä hyvin kuin päätös keskittää kaikki kahvitauot Kainuuseen samalle henkilölle.

Valitettavasti on vaara, ettei tämä viisaus ole selkeänä kaikkien päätöksentekijöiden mielessä. Vaikka asiakirjahallinnan ulkoistaminen on tosiasiallisesti mahdotonta, sen tarvitsemat välineet voidaan ulkoistaa. Vaikka asiakirjahallinnon ulkoistaminen on todennäköisesti epäviisasta, sitäkin voidaan yrittää.

Jos oppi ei ole mennyt perille, siihen lienee monta syytä. Ensiksikin, huolimatta kaikesta lainsäädännöstä ja valistuksesta, asiakirja-aineistoja ei aina mielletä organisaation toiminnassa syntyvien aineistojen kokonaisuudeksi, vaan asiakirjat nähdään jonkinlaisina erikoislaatuisina dokumentteina; dokumentteina joita voidaan luoda tarpeen mukaan — vaadittaessa ”virallista” asiakirjaa.

Toiseksi ei ole täysin onnistuttu markkinoimaan asiakirjahallinnon merkitystä organisaatioiden omalle toiminnalle. Asiakirjahallinnon tehtävä ymmärretään liian suppeasti ja sen nähdään palvelevan lähinnä päätearkiston tarpeita. Tähän mielikuvaan saattaa olla osasyynä käytetty, kovin ”arkisto”-painotteinen terminologiamme.

Kolmanneksi sähköisten asiakirjojen hallinta ja säilyttäminen vaatii erityisiä asiakirjajärjestelmiä, esim. SÄHKE-yhteensopivaa asiankäsittelyjärjestelmää. Jos lisäksi, neljänneksi, asiakirjahallinnon ammattilaiset mielletään pelkästään tämän järjestelmän kaitsijoiksi, näistä yhdessä saattaa syntyä mielikuva, että

1) sähköisten asiakirjojen luominen on organisaation määräysvallassa oleva asia,
2) asiakirjahallinnon asiantuntemus ei ole organisaation kannalta olennaista ja voidaan ulkoistaa,
3) sama voidaan tehdä käytettäville asiakirjajärjestelmille ja
4) tarvitessaan asiakirjoja organisaatio voi ostaa tähän liittyvän palvelun, siis järjestelmäpalvelut ja asiakirjahallinnon asiantuntemuksen, palvelukeskukselta.

Todellisuus on tietysti jotain aivan muuta. Organisaatio ei valita, luoko se asiakirjoja vai ei. Se voi vain valita, kuinka asiantuntemattomasti, suunnittelemattomasti ja prosessejaan vaikeuttaen se tällä alueella toimii.

Palvelukeskusten esiin tuomat riskit ovat siten nämä: asiakirjahallinnon asiantuntemus siirretään pois organisaatioista ja asiakirjojen luomisesta tehdään liiketoimintaa. Asiantuntemus ei selviä tyhjiössä organisaation ulkopuolella. Se perustuu organisaation toiminnan ja tarpeiden tuntemiseen ja kykyyn yhdistää asiakirjahallinta niihin. Palvelukeskuksesta ei ole pitkä matka palvelumaksuihin; siihen että organisaatiot maksavat käyttäjien, asiakirjojen ja avattujen asioiden määrän mukaan. Sähköiset asiakirjat eivät silloin enää synny ”luonnollisesti” osana päivittäistä toimintaa; asiakirja hankitaan tarvittaessa, niin kuin mikä tahansa hyödyke, silloin kun joku organisaatiossa siihen oikeutettu sellaista kaipaa ja sen katsotaan olevan kustannuksista huolimatta perusteltua.

Tämä olisi toteutuessaan huolestuttava kehityskulku, koska se rapauttaisi alan toimintaperusteita kaikilla alueilla. Kaikki perustuu siihen, että asiakirjat syntyvät osana organisaatioiden toimintaa ja organisaatioissa on ammattilaisia, jotka pystyvät huolehtimaan asiakirjahallinnan tarpeista ottaen huomioon sekä organisaation itsensä että laajemmin yhteiskunnan vaatimukset. Jos asiakirjahallinto aidattaisiin palvelukeskusten reservaatteihin ja asiakirjojen syntymisestä tulisi organisaatioiden kustannusperusteisesti määräämä asia, astuttaisiin pitkä askel väärään suuntaan.

Tätä uhkaa ei ehkä ole selvästi näkyvissä. Samalla on selvää, ettei sitä ole torjuttu vaarallisena. Eikä mielestäni ole kovin vaikeaa kuvitella, että tähän suuntaan mentäisiin.

Advertisements
Kategoriat:Sähköiset
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: