Etusivu > Ontologiat, Sähköiset > Keskitettyä tiedonohjausta

Keskitettyä tiedonohjausta

Olen lukenut kommentoitavana olevaa arkistolaitoksen tiedonohjausjärjestelmän (TOJ:n) kuvausta ja pidän määriteltyä osaa positiivisena. TOJ on eräänlainen AMS-stereoideilla: eAMS mallinnettuna erilliseksi järjestelmäksi, joka viestii ohjattavien järjestelmien kanssa rajapinnan kautta. Tämä on hyvä idea.

Sen sijaan minulla on edelleen suuria varauksia sen suhteen, mihin määrittelyssä viitataan, mutta mikä ei vielä kuulu sen piiriin; kansalliseen AMSiin. Varaukset eivät kohdistu niinkään ajatukseen kuin siihen tapaan, jolla se ilmeisesti aiotaan toteuttaa: paikalliset TOJt hakevat tietoja keskitetystä järjestelmästä, jossa on kaikille yhteinen tehtäväluokitus ja josta saaduista metatietoarvoista ne voivat tarvittaessa poiketa.

Tässä on paljon mietityttäviä kohtia. Ensiksikin se tuntuu olevan vastoin aikaisempaa viisautta. Kun ennen suositeltiin, ettei AMSia kopioida mekaanisesti virastosta toiseen, nyt nimenomaan rakennettaisiin järjestelmä palvelemaan sitä. Kun tavallisesti asiakirjoja arvioidaan tietosisällön ja viranomaisen tehtävien näkökulmasta, metatiedot kaavaillussa järjestelmässä tulisivat yhteisestä tehtäväluokituksesta samalla tavalla kaikille, riippumatta siitä, mitkä asiakirjat ovat kyseessä, kuka tehtävää hoitaa ja mikä on niiden merkitys organisaatiolle. Universaalien ja kaikkia palvelevien luokitusten tekeminen ei ole helppoa edes silloin, kun luokituksella on vain yksi tehtävä, tiedonhaku. AMSin luokituksella niitä on samanaikaisesti monta.

En haluaisi olla se henkilö, jonka tehtävänä olisi rukata kansallista AMSia tietämättä ja näkemättä, mihin asiakirjoihin muutos vaikuttaa. Tämä tehtävä olisi arkistolaitoksella, joka, paitsi päivittäisi kansallista AMSia, myös ylläpitäisi käyttöoikeuksien hallintaan tarvittavia käyttäjäryhmiä, ja lisäksi hyväksyisi vanhaan tapaan organisaatioiden AMSit! Ettei vaan yritettäisi liian isoa palaa? Näin kävi 1980-luvulla, jolloin arkistolaitos yritti päättää kaikkien asiakirjojen säilytysajoista. Totta on, että nyt olisi päätettävää vähemmän, koska kaikilla viranomaisilla olisi sama tehtäväluokitus, mutta TOJissa on paljon muutakin kuin säilytysajat. Järjestely olisi pakostakin kankea ja vaikeuttaisi AMSien pitämistä ajan tasalla.

En pysty löytämään ajatellusta toteutuksesta hyviä puolia — riskejä ja sudenkuoppia sitäkin enemmän. Tiedonhaulla universaalia luokitusta ei voi puolustaa. Kuka nykyisenä internet-aikana hakee luokitusten avulla mitään? Koko maailma on täynnä strukturoimatonta ja huonosti kuvailtua tietoa. Semanttisen webin tekniikat on tarkoitettu selviämään tästä, eivätkä ns. tyhmät Googlen kaltaiset hakukoneetkaan kovin huonoja ole. Tässähän olisi lisäksi kyse born digital-aineistosta, jonka sisältöön voidaan monesti tehdä suoraankin hakuja.

Semanttisesta webistä päästäänkin siihen, millainen ”kansallisen TOJ:n” mielestäni pitäisi olla. Näkyvissä oleva hahmotelma – universaali luokitusjärjestelmä, jota pidetään yhden viranomaisen toimesta yllä, ja josta valuu hierarkkisesti alaspäin oikeita metatietoarvoja – ei kuulosta nykypäivältä. Kaiken muun lisäksi sen käyttötarkoitukset olisivat rajattuja. Päinvastoin, tuloksen pitäisi olla joustava, salliva, hajautettu ja monipuolisesti hyödynnettävissä.

TOJ

Itselleni tulee mieleen jotain ylläesitetyn kaltaista. Kansallinen TOJ olisi kansallinen ontologiatietokanta, jossa olisi kuvattu eri tahoilla identifioidut tehtävät, prosessit ja asiakirjat: kaikki TOJ:ta käyttävät tuottaisivat kuvauksia tietokantaan: mikä tahansa missä tahansa tehty voisi hyödyttää kaikkia muita. Kun arkistolaitos hyväksyisi suunnitelmia, TOJ:n tiedot täydentyisivät hyväksymistiedoilla. Kuka tahansa voisi etsiä TOJsta itselleen sopivia määrittelyjä, tai luoda sinne uusia, jos sopivia ei ole.

Tälle pohjalle voitaisiin rakentaa aivan uudenlaisia, osin tai kokonaan automatisoituja palveluja. Arkistonmuodostussuunnitelmiin sisältyvä tietämys olisi ”älykkäiden” järjestelmien hyödynnettävissä mihin tahansa tarkoitukseen (tosin järjestelmät ovat oikeastaan yhtä tyhmiä kuin ennenkin, vain koodaus älykästä). Esimerkiksi voidaan visioida järjestelmä, joka ehdottaa arkistonhoitajalle sopivia kuvauksia hänen antaessaan joitain perustietoja tehtävästä, viranomaisesta ja asiakirjoista, tai joka kertoo kansalaiselle, ketkä hoitavat tehtävää ja mitä asiakirjoja on tarjolla. Ehkäpä tällä voitaisiin rationalisoida myös arkistolaitoksen toimintaa: järjestelmä voisi esim. vertailla samantasoisten viranomaisten samassa tehtävässä luomia asiakirjoja ja laatia niiden pohjalta yhteenvetoja siitä, miten säilytysajat tai käyttöoikeudet on määritelty.

Tällä ratkaisulla ei nähdäkseni olisi mitään yllätodetuista huonoista puolista, mutta kaikki sen hyvät puolet. Saataisiin aivan uudenlaisia kehitysmahdollisuuksia. Lisäksi myös arkistomaailma tulisi sisäänajetuksi ontologioihin, jotka ovat muille muistiorganisaatioille jo arkipäivää (ks. edellinen blogimerkintä). Omat haasteensa tässäkin projektissa on, mutta elämänhän pitääkin olla mielenkiintoista eikä helppoa, kuten muistaakseni prof. Mustonen on sanonut.

Mainokset
  1. Ei komnentteja
  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: