Etusivu > Käsitteet > Asiakirja — ei syntynyt vaan luotu

Asiakirja — ei syntynyt vaan luotu

Tänään oli tilaisuus, jossa puhuttiin asiakirjahallinnasta. Kuten usein, yleisöstä kysyttiin, ”mikä on asiakirja?”. Lokimerkinnöistä näen, että hakukoneilta kysytään samaa ja kysyjä päätyy joskus tähän blogiin. Yritän siis antaa käytännönläheisen vastauksen, josta alan kirjallisuus ja standardit ovat samaa mieltä.

Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjat ovat sellaista tehtävien hoidossa vastaanotettua tai luotua tietoa, jonka osalta on varmistettu, että sitä voidaan ymmärtää myös alkuperäisen toimintakontekstin ulkopuolella ja käyttää todisteena toiminnasta. Käytännössä tämä merkitsee sitä, että dataan on lisätty metatietoa, joka kertoo sen kontekstista (kuka oli tekemässä mitä, milloin, mihin asiaan ja muihin asiakirjoihin liittyen), ja säilytys hoidetaan järjestelmässä, joka huolehtii tietojen autenttisuudesta, eheydestä ja luotettavuudesta.

Asiakirjahallinnon tehtävänä on määritellä, mitä tietoa on kohdeltavana asiakirjana. Ratkaisuun vaikuttavat lainsäädäntö, toiminnan tarpeet, puuttuvista asiakirjoista koituvat riskit ja yhteisön odotukset.

Viimeinen kysymys ei aina ole yksinkertainen. Jos ajatellaan, mitä lainsäädäntö määrittelee asiakirjaksi, mikä on organisaation oman toiminnan kannalta tarpeen säilyttää asiakirjana, mikä on teknisesti mahdollista sopivien järjestelmien ja määrittelyjen ansiosta, ja mitä tietoa suuri yleisö ja tutkijat mahdollisesti odottavat saavansa, ei aina päädytä samanlaisiin rajauksiin sen suhteen, ”mikä on asiakirja”.

Mainokset
Kategoriat:Käsitteet
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: