Arkisto

Archive for helmikuu 2008

Näitä käsittämättömiä asioita

torstai 28.2.2008 4 kommenttia

Tänään tuli taas puheeksi alan yhdistystilanne. Hämmästeltiin joukolla sitä, että ammatillisia yhdistyksiä on ainakin neljä. Kukaan tapaamani ei ole pitänyt sitä hyvänä tai ainakaan pystynyt perustelemaan asiaa. Pääkaupunkiseudulla tuntuu siltä, että sama porukka on aktiivinen kaikissa. Monet kuuluvat myös muuhun kuin siihen aivan ”omaan” yhdistukseen. Ja jos eivät kuulu, naapuri viereisessä työhuoneessa kuuluu.

Jos oletaan, että näiden yhdistysten yhteinen jäsenmäärä on tuhat henkeä, päädytään siihen, että samalla kaavalla laskien lääkäreillä pitäisi olla ammatillisia yhdistyksiä kahdeksankymmentä, ekonomeilla 180 ja opettajilla yli 450. Eikö olisi jo aika lopettaa tämä hullutus? Kuka hyötyy siitä, että muutenkin pienet resurssit hajotetaan? Meillä pitäisi olla yksi järjestö, jolla riittää paremmin voimia kaikkeen: seminaarien järjestämiseen, julkaisemiseen, kouluttamiseen, tutustumismatkoihin jne.

Ymmärrän sen, että erilaisia intressipiirejä on olemassa. Yhden suuremman järjestön puitteissa voitaisiin kuitenkin jatkaa sektoreittain toimintaa nykyiseen malliin, samalla kun toisia asioita tehtäisiin isommalla porukalla. Ei tässä kuitenkaan niin eri asialla olla. Jos yksi yhdistys on liian radikaali vaihtoehto, jo yhteisen katto-organisaation perustaminen olisi askel eteenpäin.

Mainokset
Kategoriat:Ammattilaiset

Keppiä vai porkkanaa

keskiviikko 27.2.2008 Jätä kommentti

Onko asiakirjahallinnon palveltava ensisijaisesti organisaatiota? Erään vastauksen mukaan ei: suomalaisessa julkishallinnossa asiakirjahallinnon päätehtävä on huolehtia, että organisaatio täyttää arkistolliset vaatimukset. Organisaation palveleminen tulee vasta hyvänä kakkosena.

Jos näin on, ajatus on minusta – eräänlaisesta kannatettavuudestaan huolimatta – väärä. Asiakirjahallinnon tehtävä on ensisijaisesti palvella organisaatiota ja auttaa sitä samalla täyttämään sen toimintaan kohdistuvat vaatimukset. Näihin kuuluvat myös arkiston tarpeet. Jos prioriteetti on päinvastainen, ollaan huonoilla vesillä. Ongelmaa ei ole kun organisaation päämäärätehtävien ja arkiston tarpeet ovat identtiset. Mutta entä jos organisaation edellytetään arkistollisista syistä toimivan tavalla, joka ei ole sen kannalta mielekäs tai paras mahdollinen? Puhe asiakirjahallinnon merkityksestä organisaation toiminnan edistäjänä muuttuu hetkessä falskiksi. Heilutettu porkkana paljastuu kepiksi. Asiakirjahallinnosta tulee kiusallinen tekijä, joka mieluiten jätetään huomiotta; piikki persuuksissa, joka on kapseloitava vaarattomaksi.

Meillä tunnutaan olettavan, että hallinnon tarpeet ja kulttuurihistorialliset tarpeet ovat yksi ja sama asia, tai ettei niiden välillä ainakaan ole olennaista ristiriitaa. Näin ei tietenkään aina ole. Sähköisessä toimintaympäristössä organisaation omien tarpeiden tulee olla lähtökohtana; mitä tiukemmin asiakirjahallinta on integroitu toimintaan ja palvelee organisaatiota, sitä paremmin myös arkisto voi menestyä. Asiakirjahallinnon osaamista on organisaation toiminnan yhdistäminen arkistollisiin vaatimuksiin. Tämän katsotaan yleensä edellyttävän paikallisten olosuhteiden tuntemista. Tähän nähden on mielenkiintoista, että meillä ollaan pikemminkin erkaannuttamassa asiakirjahallinnan ohjausta organisaatioista ajatellen jonkinlaisen ”one size fits all” -mallin olevan optimaalinen ratkaisu.

Ehkäpä tässä on selitys sille, miksi ammatillinen yhteisö on meillä niin passiivinen ja vaitonainen. Jos asiakirjahallinnon roolina on olla arkiston nyrkki organisaation sydänalassa, keskusteltavaa ei ole kovin paljon. On eri asia kysyä, mitä arkistollisia vaatimuksia organisaationi tulee täyttää kuin millaiset arkistolliset vaatimukset parhaiten sopisivat myös organisaationi tarpeisiin.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

MoReq2 on julkaistu

lauantai 16.2.2008 2 kommenttia

moreq2.gifMoReq2 on tullut eilen julkiseksi. Määrittelyt löytyvät sivulta www.moreq2.eu.

Kategoriat:Sähköiset, Standardit

Vapauttakaa aktit!

perjantai 15.2.2008 Jätä kommentti

Berliinin matkalta oli kollegalle tarttunut mukaan oheinen hellyttävä kuva. Kyse on Stasi-museon julisteesta, joka oli valitettavasti loppuunmyyty.

Kuva Helga Tahvanaisen

Kategoriat:Sekalaista

Mentoripankki

torstai 14.2.2008 Jätä kommentti

Svenska arkivsamfundet on keksinyt panna pystyyn ”mentoripankin”, jonka avulla uudet alalle tulleet voivat hyötyä vanhempien kokemuksesta. Perustelut ovat päteviä täälläkin, myös meillä useimmat työskentelevät yksin työpaikallaan ilman kollegiaalista tukea:

”Det finns ett tydligt behov av ett sådant mentorprogram inom arkivarieyrket eftersom arkivarier ofta är ensamma om sin yrkeskompetens på arbetsplatsen, såvida man inte arbetar vid en arkivinstitution, men även i sådana fall kan det vara bra att ha en bollplank. Syftet med mentorprogrammet är att skapa en kontinuitet mellan arkivarier som närmar sig pensionen och arkivarier som precis börjat sin karriär. De förra får på detta sätt möjlighet att föra över kunskap till de senare, som då får hjälp med yrkesmässig och personlig utveckling.”

Kategoriat:Ammattilaiset, Koulutus

Konstruktiivinen tutkimusote

tiistai 12.2.2008 Jätä kommentti

Kollega Marjo törmäsi mielenkiintoiseen asiaan, konstruktiiviseen tutkimusotteeseen. Konstruktiivinen tutkimusote tarkoittaa laitteen, järjestelmän, ohjelmiston, prosessin, toimintaperiaatteen tms. suunnittelua ja evaluointia, jossa arvioidaan esimerkiksi konstruktion tuloksia ja ominaisuuksia (onko se parempi, halvempi, tehokkaampi, oikeampi kuin aiemmat konstruktiot), konstruktioprosessia (mikä mahdollisti rakentamisen, mitä resursseja tarvittiin, mitä prosesseja, menetelmiä tai työkaluja käytettiin) tai tekniikkaa, jolla konstruktio saatiin aikaan (uusi teknologia, ongelmanratkaisuperiaate). Tämähän sopii alan tutkimukseen kuin se kuuluisa nyrkki silmään. Erityisesti, kun siihen sisältyy pragmaattinen totuusnäkemys: ”se, mikä toimii, on totta”. Tätähän meillä on aina hoettu, vaikka vähän eri sanoin: ”käytäntö on teorian koetin”.

Kategoriat:Tutkimus

Ammatillisten yhdistysten roolista

perjantai 8.2.2008 Jätä kommentti

Opettamisen hyviä puolia on, että se pakottaa palaamaan joskus luettuihin teksteihin. Nyt teksti oli Anneli Sundqvistin Arkiv- och informationsvetenskap — Formering av en en vetenskaplig disciplin vuodelta 2005 (löytyy teoksesta Information, förvaltning och arkiv. En antologi, Härnösand: Landsarkivet i Härnösand). Sundqvistilla on miellyttävän kriittinen ja selväjärkinen suhtautumistapa ns. arkistotieteeseen, kuten ruotsalaisilla usein. Kaikin puolin hyvä katsaus, valitettavasti kielellä, jota keskiverto-opiskelija ei enää ole hanakka lukemaan.

Sundqvist kirjoittaa arkistokirjallisuuden kehityksestä Yhdysvalloissa ja Ruotsissa. Kehityskulku on ollut erilainen molemmissa. Karkealla pensselillä piirtäen on kuitenkin yhteistä, että historiantutkimuksesta on siirretty alan omiin kysymyksenasetteluihin, ensin vain kuvaten toimintaa, sitten kodifioiden parhaita käytäntöjä oppikirjoihin, ja lopuksi ryhtyen puhumaan niiden takana olevista ajatuksista.

Suomessa ollaan aika alussa. Oppikirjoja on tosin ilmestynyt. Arkistoteoreettisen keskustelunkin tilanne on ennen kuulumattoman hyvä; aktiivisten kirjoittajien laskemiseen tarvitaan enemmän kuin yksi sormi. Mutta ei vielä muutamakaan pääsky kesää tee.

Teoreettisemman keskustelun vähyyttä voi valittaa, mutta hämmästyttävämpää on ammattiyhteisön passivisuus muissakin suhteissa. Ammatillisten yhdistysten roolina on meillä sopeuttaa jäseniä toimintaympäristöön, ei vaikuttaa siihen. Yhdistykset tarjoavat jäsenilleen seminaareja ja koulutustilaisuuksia, joissa ammattilaiset voivat käydä kuulemassa, mitä toiminta-alueella on tapahtumassa. Tämän lisäksi yhdistykset voisivat olla kanavia, joiden kautta ammattilaiset vaikuttavat tarjolla olevaan koulutusmateriaaliin, kirjallisuuteen, ohjeistukseen, standardeihin, määräyksiin, lainsäädäntöön, ohjelmistoihin ja työvälineisiin. Mutta tätä ei ilmeisesti kukaan kaipaa.

Kuinkahan kauan tilanne jatkuu samanlaisena? Meillä ei ole koskaan ollut näin paljon hyvin koulutettuja ammattilaisia. Sen osoittaa, että AAY:n jäsenmäärä on ilman mainoskampanjaa pitkään kasvanut ennätysvauhtia, 6–7 % vuodessa. Lisää valmistuu mm. arkistonhallinnan maisteriohjelman myötä.

Tehokas toiminta vaatisi, että meillä olisi usean pienen yhdistyksen sijasta yksi, monipuolisesti toimiva ja kunnolla resurssoitu järjestö. Ehkäpä tämäkin vielä nähdään.

Kategoriat:Ammattilaiset