Archive

Archive for maaliskuu 2008

Näin naapurissa

lauantai 29.3.2008 Jätä kommentti

Lepopäivän ratoksi etsin ruotsalaista arkistoblogia, johon voisi laittaa linkin. Turhaan. Jos joku tietää sellaisen, ehkä voi antaa vinkin? Joitain mainintoja löytyi. Eräässä blogissa ihmeteltiin, että on olemassa sellainenkin aine kuin ”arkistotiede”, jota voi opiskella 40 opintopisteen verran. Lukijan kommentti: ”35 pistettä tulee kursseista, joilla opetellaan käsittelemään arkistoinnin aiheuttamaa masennusta”. Toinen kommentti: ”Minulla on kaksi ystävää arkistoalalla. They love it”. Yksi bloginpitäjä oli ikävystynyt, mutta kielsi sen olevan opintoväsymystä: hän haluaisi opiskella vielä arkistotiedettä, aatehistoriaa, etnologiaa, sukututkimusta ym. Kuinka ollakaan, toisessa blogissa mainostettiin arkistotieteen kurssia nimenomaan ikävystymisen torjuntaan: ”Inget att göra i sommar? Plugga arkivvetenskap!”.

Tässä on ehkä hyvä palauttaa mieleen Svensk ordbokin (1987) määritelmä arkistotyölle:

arkivarbete subst. ~t ~n särsk. skyddad sysselsättning med lägre prestationskrav än den öppna arbetsmarknadens och ej bestående av kroppsarbete; för personer som är svåranpassade på den öppna marknaden (numera ej officiell beteckning).

Kategoriat:Sekalaista

Asiakkaita, partnereita vai hallintoalamaisia

tiistai 25.3.2008 Jätä kommentti

Arkiston ongelmat on meillä perinteisesti ratkaistu antamalla määräyksiä. Onkohan aina riittävästi samalla mietitty, onko määrätty toimintatapa organisaatioiden kannalta järkevin, tehokkain tai helpoin? Se kun ei ole ensisijaista kansallisen kulttuuriperinnön kannalta.

Epäily saa tukea arkistolaitoksen 2010 strategiasta. Strategiassa mainitaan asiakirjoja tuottavien viranomaisten toivomukset vain puhuttaessa ohjaus-, neuvonta- ja koulutustoiminnan suuntaamisesta. Strategiassa ei anneta ymmärtää, että viranomaisilla olisi asiakirjahallintonsa suhteen jotain huomioonotettavia tarpeita, saati että niiden näkökulmasta tehokkaat ja tarkoituksenmukaiset toimintatavat olisivat tekijä strategian onnistumisessa. ”Asiakkaista” strategia puhuu ainoastaan tietopalvelun yhteydessä; asiakkaita on siis vain tutkijasalissa. Hallinnossa ei ole edes partnereita tai yhteistyökumppaneita. Hallinto on osa ”viranomaistoimintaa”, joka liittyy läheisesti ”norminantovaltuuksiin”. ”Asiakirjahallinnon tehokkuutta” pidetään tärkeänä, mutta sillä tarkoitetaan asiakirjahallinnan prosessien tehokkuutta, ei asiakirjahallinnan tehokkuutta osana liiketoimintaprosesseja. Sana ”vuorovaikutus” esiintyy strategiassa puhuttaessa suhteesta yliopistoihin, tutkijayhteisöön ja asiakkaisiin. Vuorovaikutusta hallinnon kanssa ei mainita.

Lyhyesti sanoen viranomaisilla asiakirjahallinnon toteuttajina näyttää olevan vain tottelijan rooli. Varmaan joku jossain arkistolaitoksessa parahtaa, että tämä ei vastaa totuutta. Jotain oireellista on kuitenkin siinä, ettei strategian tulkitseminen tällä tavoin tuota vaikeuksia. Jos viranomaisten omat näkökulmat ja tarpeet yleisesti tiedostettaisiin merkittäviksi, se varmaan tulisi selvästi esiin strategiassa, jota tietääkseni valmisteltiin huolellisesti koko henkilökunnan ollessa mukana.

Strategia on päiväämätön, mutta ilmeisesti vuodelta 2004. Se lienee jo osin vanhentunut eikä heijasta nykyistä ajattelutapaa. ”Normiohjaus” yksinomaisena lähestymistapana tuskin enää riittää. Se toimi ennen elettäessä paperimaailmassa. Vaihtoehtoisia toimintatapoja oli vähän. Normit kolahtivat lähinnä asiakirjahallinnon ammattilaisiin. Sähköisen asiakirjahallinnan on sanottu vaativan yhteistyötä eri tahojen kanssa. Voiko olla niin, että sitä tarvitaan vain ruohonjuuritasolla, mutta asiakirjahallinnon johtaminen ja kehittäminen ei sitä vaadi? En usko.

Normiohjaus on toki paikallaan pahassa maailmassa, jossa on ymmärtämättömiä ihmisiä. Olisi kuitenkin myös arkiston etu, jos asiakirjahallinta nivoutuisi organisaatioiden toimintaan niin hyvin, ettei tavallisen työntekijän tarvitse sitä lainkaan huomata. Siihen pääseminen vaatii herkällä korvalla eri osapuolten tarpeiden kuuntelua.

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Ohjelmistotoimittajat ymmällä

keskiviikko 12.3.2008 Jätä kommentti

Nyt on sitten tämäkin nähty: ohjelmistotoimittajat ovat uusi-seelantilaisen ComputerWorldin mukaan menossa sekaisin, koska sähköisille asiakirjajärjestelmille on liikaa standardeja. Ei se toisaalta olisi ihme. Reilu kymmenen vuotta sitten ei ollut ainuttakaan. Sitten tuli Dod 5015.2–STD (1997) ja kaikki alkoi. Nyt melkein joka kansakunnalla pitää olla oma ja kansainväliset päälle. ComputerWorldin juttuun on saatu aihe siitä, että joku vuosi sitten ICAn piirissä huomattiin, että standardeja on liikaa. Asia päätettiin korjata tekemällä yksi lisää, tällä kertaa uusi-seelantilaisten johdolla. Haastateltu Stephen Clarke tarjoaa tulosta eurooppalaisille noudatettavaksi, koska MoReq2 on liian ”määräilevä”. Jutusta ei selviä, miten ICAn laatima standardi olisi muita parempi. On siinä ainakin uusi kirjainyhdistelmä: ERKS – Electronic Record Keeping System.

Kategoriat:Standardit

Hyvä kirja!

Alistair Toughin ja Michael Mossin toimittama Record Keeping in a Hybrid Environment. Managing the creation, use, preservation and disposal of unpublished information objects in context on hyvä kirja. Kiihkeämpi luonne voisi käyttää voimakkaampaa sanaa. Harvoin olen nimittäin lukenut alalta yhtä antoisaa teosta.

41YQCEAC0ZL._SS500_

Kirja osuu kiinnostavalle alueelle; käytännön, teorian, tutkimuksen ja tietotekniikan neliöön. Kymmenessä luvussa käsitellään neljäntoista kirjoittajan voimin sähköisen asiakirjahallinnan eri puolia; mm. järjestelmien käyttöönottoa, aineistojen säilyttämistä, arvonmääritystä ja arkistotoimen ja asiakirjahallinnon yhteyttä. Tämä ei kuulosta kovin erikoiselta; nehän ovat alan perusasioita. Kirjassa ei kuitenkaan toisteta vanhoja, koska se on tarkoitettu kokeneelle ammattilaiselle. On virkistävää vaihteeksi lukea kirjaa, joka ei ala määrittelemällä asiakirjaa tai kertomalla asiakirjahallinnan hyödyistä. Liian suuri osa kirjallisuudesta on kirjoitettu aloittelijoiden ehdoilla. Vaikeampaa on löytää teoksia, joista kokeneempi voisi päivittää tietojaan. Tähän tarkoitukseen Toughin ja Mossin kirja sopii oikein hyvin. Se sisältää paljon tietoa siitä, millaisia tutkimusprojekteja on ollut olemassa ja millaisia käytännön ratkaisuja eri puolilla on kokeiltu. Mitään ei anneta ainoa oikeana mallina, vaan ajatuksia ja toteutuksia kyseenalaistetaan ja kritisoidaan. Jos kerrottu ei riitä, lisätietoa löytää lähdeviitteiden avulla.

Täytyy myöntää, että kaikki luvut eivät ole yhtä mielenkiintoisia. Lisäksi jotkin niistä ovat myös aika kaukana suomalaisesta toimintaympäristöstä. Se ei toisaalta ole huono asia, jos sitä kautta saa uusia ajatuksia ja toisen tarkastelukulman. Meillä pohditaan liian vähän vaihtoehtoisia toimintatapoja. Herkästi ollaan vakuuttuneita siitä, että suomalainen käytäntö on itsestään selvästi paras, vaikkei muusta tiedetäkään. Suomalaisen asiakirjahallinnan ero muuhun maailmaan on suureksi osaksi kadonnut, kun kaikkialla on siirrytty tehtäväpohjaiseen lähestymistapaan ja vaikuttamiseen heti elinkaaren alussa.

Kansainväliseltä anniltaan Toughin ja Mossin teos on harvinaisen laaja-alainen. Hieman yllättäen kirjoittajat ovat Glasgow’n yliopistosta. Brittien anti sähköiseen asiakirjahallintaan on tähän saakka ollut niukka. Tätä kirjoittajat perustelevat keskiaikaisten asiakirjojen massalla, joka on vaatinut enimmän huomion. Kun alkuun on päästy, toivottavasti tätä tulee lisää. Arkistokirjoittelun helmasynti on liiallinen paikallisuus ja omaan napaan tuijottaminen. Yleensä kirjoitetaan omalle ammattiyhteisölle aivan lähikulmilla. Entisen imperiumin kasvateilla on kuitenkin luonnostaan (valitettavasti vain) koko englanninkielisen maailman kattava tarkastelukulma, jossa esimerkit tulevat laajalta alueelta, Yhdysvalloista Keniaan ja Kanadasta Uuteen Seelantiin. Ehkä siksi, ja koska kirjoittajat ovat yliopistoväkeä, teksti on tiukkaa ja selkeää.

Kuten alussa totesin, Toughin ja Mossin kirja ei ole aloittelijan teos. Se on kuitenkin suositeltavaa luettavaa ammattilaiselle, joka haluaa laajentaa horisonttiaan ja päivittää tietojaan. Uskoisin, että jokainen löytää siitä jotain uutta ajateltavaa. Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen tenttivaatimuksiin teos tulee syksystä lähtien.

Kategoriat:Sähköiset

Puhetapoja arkistosta

Suomalainen arkistokirjallisuus on vähäistä ja kuivakasta. Jos siitä aikoo tiristää jotain, tekstiä täytyy uskoakseni lukea hieman ”ohi”. Minulla on myös (kenties väärä) kuvitelma, että tekstit otetaan herkästi liian vakavasti. Kun suuri osa lähteistä on luonteeltaan normatiivisia — kuvauksia siitä, mitä tulee tehdä — huomio kiinnittyy siihen, miten toimitaan ja vastaako todellisuus tekstiä. Olisi mielenkiintoisempaa, jos tutkittaisiin sitä, miten puhutaan. Hihasta vetäen voisi epäillä, että asiakirjahallinnasta löytyy viisi erilaista puhetapaa. Asiakirjahallinta on

  • riskienhallintadiskurssissa riskien vähentämistä ja selustan turvaamista
  • tehokkuusdiskurssissa organisaation toiminnan palvelua ja sen tehostamista
  • normidiskurssissa asetettujen arkistollisten vaatimusten täyttämistä
  • oikeusvaltiodiskurssissa valtaapitävien valvonnan välineiden ja kansalaisten oikeuksien takaamista ja
  • kulttuuriperintödiskurssissa kulttuuriperinnöstä ja tutkimuksesta huolehtimista.

Voisi olettaa, että hallitseva puhetapa on ollut eri foorumeilla, eri toimijoilla ja eri aikoina erilainen. Epäilen, että joissain tilanteissa — esimerkiksi oppikirjoissa — yritetään tiedostamatta samanaikaisesti pitää yllä kaikkia diskursseja.

Toivottavasti joku vielä paneutuu siihen, millaisena arkistotodellisuus näyttäytyy puheessa ja miten todellisuutta muokataan puhumalla siitä.

Kategoriat:Tutkimus