Etusivu > Asiakirjahallinto > Asiakkaita, partnereita vai hallintoalamaisia

Asiakkaita, partnereita vai hallintoalamaisia

Arkiston ongelmat on meillä perinteisesti ratkaistu antamalla määräyksiä. Onkohan aina riittävästi samalla mietitty, onko määrätty toimintatapa organisaatioiden kannalta järkevin, tehokkain tai helpoin? Se kun ei ole ensisijaista kansallisen kulttuuriperinnön kannalta.

Epäily saa tukea arkistolaitoksen 2010 strategiasta. Strategiassa mainitaan asiakirjoja tuottavien viranomaisten toivomukset vain puhuttaessa ohjaus-, neuvonta- ja koulutustoiminnan suuntaamisesta. Strategiassa ei anneta ymmärtää, että viranomaisilla olisi asiakirjahallintonsa suhteen jotain huomioonotettavia tarpeita, saati että niiden näkökulmasta tehokkaat ja tarkoituksenmukaiset toimintatavat olisivat tekijä strategian onnistumisessa. ”Asiakkaista” strategia puhuu ainoastaan tietopalvelun yhteydessä; asiakkaita on siis vain tutkijasalissa. Hallinnossa ei ole edes partnereita tai yhteistyökumppaneita. Hallinto on osa ”viranomaistoimintaa”, joka liittyy läheisesti ”norminantovaltuuksiin”. ”Asiakirjahallinnon tehokkuutta” pidetään tärkeänä, mutta sillä tarkoitetaan asiakirjahallinnan prosessien tehokkuutta, ei asiakirjahallinnan tehokkuutta osana liiketoimintaprosesseja. Sana ”vuorovaikutus” esiintyy strategiassa puhuttaessa suhteesta yliopistoihin, tutkijayhteisöön ja asiakkaisiin. Vuorovaikutusta hallinnon kanssa ei mainita.

Lyhyesti sanoen viranomaisilla asiakirjahallinnon toteuttajina näyttää olevan vain tottelijan rooli. Varmaan joku jossain arkistolaitoksessa parahtaa, että tämä ei vastaa totuutta. Jotain oireellista on kuitenkin siinä, ettei strategian tulkitseminen tällä tavoin tuota vaikeuksia. Jos viranomaisten omat näkökulmat ja tarpeet yleisesti tiedostettaisiin merkittäviksi, se varmaan tulisi selvästi esiin strategiassa, jota tietääkseni valmisteltiin huolellisesti koko henkilökunnan ollessa mukana.

Strategia on päiväämätön, mutta ilmeisesti vuodelta 2004. Se lienee jo osin vanhentunut eikä heijasta nykyistä ajattelutapaa. ”Normiohjaus” yksinomaisena lähestymistapana tuskin enää riittää. Se toimi ennen elettäessä paperimaailmassa. Vaihtoehtoisia toimintatapoja oli vähän. Normit kolahtivat lähinnä asiakirjahallinnon ammattilaisiin. Sähköisen asiakirjahallinnan on sanottu vaativan yhteistyötä eri tahojen kanssa. Voiko olla niin, että sitä tarvitaan vain ruohonjuuritasolla, mutta asiakirjahallinnon johtaminen ja kehittäminen ei sitä vaadi? En usko.

Normiohjaus on toki paikallaan pahassa maailmassa, jossa on ymmärtämättömiä ihmisiä. Olisi kuitenkin myös arkiston etu, jos asiakirjahallinta nivoutuisi organisaatioiden toimintaan niin hyvin, ettei tavallisen työntekijän tarvitse sitä lainkaan huomata. Siihen pääseminen vaatii herkällä korvalla eri osapuolten tarpeiden kuuntelua.

Kategoriat:Asiakirjahallinto
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: