Arkisto

Archive for huhtikuu 2008

Ja katso, tuli uusi blogi

tiistai 29.4.2008 Jätä kommentti

Hämeenlinnan maakunta-arkisto on avannut blogin uudisrakennuksensa edistymisestä. Onkohan tämä merkki bloggaamisen yleistymisestä arkistopiireissä?

Kategoriat:Sekalaista

Rotupuhtaudesta

tiistai 29.4.2008 Jätä kommentti

Sattuipa silmään seuraava. Baijerin arkistohallinnon johtaja Knöpfler totesi vuonna 1936 Saksan arkistonhoitajien kokouksessa näin: ”Ei ole olemassa rotupolitiikkaa ilman dokumentteja, jotka kertovat rodun ja henkilöiden alkuperästä. – – Ei ole rotupolitiikkaa ilman arkistoja, ilman arkistonhoitajia”.

Kategoriat:Yhteiskunta

Pintaa syvemmälle

sunnuntai 27.4.2008 Jätä kommentti

”Tyrannian ajan keskeinen opetus oli ollut, että harvainvalta syntyy ja muotoutuu sellaisten päätösten avulla, jotka tehdään kenenkään kuulematta ja näkemättä”, toteaa Leena Eräsaari antiikin Agorasta kirjassa Julkinen tila ja sen yhtiöittäminen. Arkistojen yksi merkitys on siinä, että niiden kautta kansalaiset ja tutkijat pääsevät vallan kabinetteihin, tosin vasta sitten kun pöydillä on vain tyhjiä laseja ja sikarit ovat sammuneet. Mutta jos arkisto tyytyy vain dokumentoimaan rutiiniprosesseja ja olemaan päätösasiakirjojen tallennuspaikka, tästä on vähän toivoa.

Kategoriat:Yhteiskunta

Mistä rahaa arkistoille?

torstai 24.4.2008 2 kommenttia

Tänään oli kaikille avoin, yhdistetty REGIM, MEMORNET, informaatiotutkimuksen syventävien opintojen ja arkistonhallinnan maisteriohjelman seminaari ”Digitaalisen säilyttämisen salat”. On jäänyt mainostamatta tilaisuutta blogissa, mutta eipä se mitään haitannut: paikalla oli kahdeksankymmentä henkeä. Tilaisuuden anti oli minusta hyvä, vaikka olenkin jäävi sanomaan.

Ajatuksista jäi päällimmäisenä mieleen Osmo Palosen toteamus: arkistot saavat palveluidensa rakentamiseen rahaa, kun ne tarjoavat palveluita, joita kansalaiset haluavat käyttää. Kääntäen – ja tätä Osku ei tätä sanonut – rahaa ei tule sellaiseen, joka hyödyttää vain pientä käyttäjäkuntaa tai on lähinnä arkistojen omasta mielestä tarpeellista.

Muutkin esitykset olivat hyviä. Erityisesti Tomi Rasimuksen puheenvuoro viranomaisilla siirtoa päätearkistoihin odottavista asiakirjamassoista pani miettimään. Puhujien kalvot ovat netissä Memornetin tapahtumakalenterissa.

Kategoriat:Tilaisuudet

Bush ja sähköposti

tiistai 22.4.2008 1 kommentti

En ole huomannut suomalaisissa lehdissä mainintaa, että Bushin hallinto on vaikeuksissa sähköpostinsa arkistoinnin vuoksi. Presidential Records Act vaatii, että Valkoisen talon toimintaa ja päätöksentekoa kuvaavat sähköpostit luovutetaan kunkin kauden lopuksi NARAn haltuun. Jo Clintonilla oli hankaluuksia, järjestelmä mm. hukkasi viestit, joissa lähettäjän nimi alkoi D-kirjaimella. Syy paljastui tekniseksi viaksi ja Clintonilta jäi toimiva Bushin hallinnoille toimiva automaattinen arkistointijärjestelmä. (Tekniikasta kiinnostuneille kerrottakoon, että se oli Lotus Notus.)

Syystä, jota kukaan ei ole pystynyt kertomaan, Bushin hallinto luopui järjestelmästä syyskuussa 2002. Sen tilalle otettiin toinen (Microsoftin) ja siirryttiin käytäntöön, jota kuvataan termillä ”journaling”. Tämä tarkoitti sitä, että arkistoitavat viestit tallennettiin erikseen käsin palvelimille. Lisäksi vuoteen 2005 saakka virkailijoilla oli mahdollisuus poistaa ja editoida järjestelmän viestejä. Ilmeisesti arkistot ovat nyt pitkältä ajalta kovin vajaita. Bushin hallinto on vuoroin myöntänyt tämän, vuoroin syyttänyt itseään väärien tietojen antamisesta. NARA ei ole päässyt asiassa yhteistyöhön Valkoisen talon kanssa. Republikaaneilla on tässä perinteitä: oikeusjuttu Armstrong v. Executive Office of the President sai aikanaan Reaganin kauden jälkeen paljon julkisuutta arkistopiireissä.

Jos sivuutetaan Bushin hallinnon kompurointi—mitä on tietysti ilo seurata—mielenkiintoista tässä on sähköpostin käsittely. Arkistoidun postin sorkkimismahdollisuutta lukuunottamatta, Bushin systeemi on sama kuin täällä yleensä. Työntekijän edellytetään valikoivan säilyttämisen arvoiset viestit ja panevan ne talteen. Jätän kommentoinnin J. Timothy Sprehelle, joka on Federal Computer Weekin kolumnisti:

”Valtaosa viranomaisista säilyttää viestit järjestelmissä 120 tai 180 päivää. Siihen mennessä työntekijöiden on täytynyt joko tulostaa asiakirjat tai tallentaa ne asiakirjajärjestelmään. Tekevätkö he niin? Varmasti eivät. Monet viranomaiset eivät kouluta työntekijöitään erottamaan arvokkaita viestejä muista. Yhtä tietämääni poikkeusta lukuunottamatta laadunvalvonta puuttuu: ei varmisteta, että viestejä kohdellaan asiakirjoina, ja tehdä työntekijöille selväksi, että toimintaa seurataan. — Työntekijät tietävät, ettei asiakirjahallinto ole heidän hommansa. Se on asiakirja-ammattilaisten asia. Luottamus siihen, että jokainen lajittelee postinsa ajanmukaisesti on mielestäni valtava virhe. Työntekijät eivät sitä tee.”

Sprehe tekee lisäksi mielestäni oikean huomion: sähköpostin käsittely on automatisoitavissa. Suurin osa asiakirjoista on ennakoitavia: tietyn sisältöiset, tiettyä aihetta käsittelevät, tietyn henkilön lähettämät viestit ovat asiakirjoja. Sen päättelemiseen ei tarvita ydinfyysikon papereita.

Valtionarkisto filmeissä

sunnuntai 13.4.2008 Jätä kommentti

YLEn Elävään arkistoon on ilmestynyt kaksikin dokumenttia, joissa Valtionarkisto (nykyinen Kansallisarkisto) näyttelee keskeistä osaa: Arvokasta historiaa (1957) ja Suomen kohtalon vuodet (1961). Vähäinen on asiakirjamassa ollut vielä vuonna 1961, vain 24 hyllykilometriä. Sota-arkiston liittämisen jälkeen nykylukema lienee lähes nelinkertainen.

Kategoriat:Arkistohistoria

Maailma muuttuu, ESKOseni

perjantai 4.4.2008 Jätä kommentti

Toissa vuonna tehtäessä erään pitkäaikaissäilytysjärjestelmän määrittelyjä yhdeksi lähtökohdaksi otettiin PREMIS Data Dictionary for Preservation Metadata. Järjestelmän toteutuksessa ei tietääkseni vielä ole päästy käytännön toimiin, mutta PREMIS-määrittelystä ilmestyi jo 2.0 versio. Kun vilkaisin sivua, siellä oli uutta materiaalia myös PREMIKSEN ja METSin suhteesta. METS oli toinen määrittelyssä keskeiseksi katsottu standardi.

Ehkä tämä ei tuon järjestelmän toteutukseen vaikuta paljoakaan, mene ja tiedä. Pointti on se, että sähköisen pitkäaikaissäilytyksen alueella tapahtuu koko ajan. Pelkään, ettei Suomessa riittävästi panosteta alueen opetukseen ja tutkimukseen.

Tässä mielessä olin pettynyt Opetusministeriön työryhmän taannoiseen raporttiin pitkäaikaissäilyttämisestä. Luvussa 4.4. Osaamisen ja tutkimuksen kehittäminen mainitaan ”yhteistyön tiivistäminen alan tutkimus- ja opetuslaitosten kanssa”. Monikossa puhuminen kuulostaa vähän suureelliselta. Digitaaliset aineistot sivuavat eri aihepiirejä. Yksittäisiä opinnäytteitä on tullut sieltä ja täältä. Meillä kuitenkin lienee vain yksi aiheeseen enemmän keskittynyt taho, Mikkelin ammattikorkeakoulu.

Raportissa mainitaan myös tutkijakouluverkosto, Memornet, jonka ”tavoitteena on vahvistaa tutkijakoulutusta ja perustutkimusta muun muassa digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen alueella”. Memornetilla ei ole toistaiseksi rahoitusta ja sen tutkimusintressit tulevat todennäköisesti hajoamaan paljon. Niinpä tuo ”muun muassa” on hyvin sanottu. Yksittäinen tätäkin aihetta liippaava tohtori saattaa tulla silloin tällöin, jos hyvin käy.

Kolmas raportissa esitetty keino on pitkäaikaissäilytyksen toimijoiden keskinäinen yhteistyö ja tiedonvaihto. Anteeksi vain, mutta tuo kuulostaa hieman siltä, että virkamiehet kertoilevat työn ohessa toisilleen, mitä ovat työn ohessa oppineet. Eivätkö kansalliset digitaaliset varannot ansaitse systeemaattisempaa lähestymistapaa? Vaikka tällainen tiedonvaihto olisi kuinka organisoitua ja tuloksellista, se ei vastaa kysymykseen, mistä saadaan uudet osaajat näihin laitoksiin.

PS. Kaikki varmaan muistavat ESKOn olleen Suomen ensimmäinen tietokone, ”Elektroninen Sarja KOmputaattori”.

Kategoriat:Sähköiset, Tutkimus