Arkisto

Archive for Touko 2008

Ceterum cenceo…

tiistai 27.5.2008 Jätä kommentti

Tämän päivän koulutustilaisuus antoi kaksi syytä palata vanhaan teemaan: siihen, että meillä on liikaa ammatillisia yhdistyksiä. Tilaisuus oli julkishallinnolle tarkoitettu, mutta paikalla ollut liikearkistojen edustaja totesi olevan hyödyllistä tietää myös, mitä kehitystä julkishallinnossa tapahtuu. Lisäksi tilaisuudessa  sovittiin siitä, että erään asianhallintajärjestelmän käyttäjät muodostavat yhteistyöryhmän kanavoimaan  tarpeita koordinoidusti järjestelmän toimittajan suuntaan.

Eivätkö ammatilliset yhdistykset olisi tätä varten? Siihen ne eivät kuitenkaan pysty, koska tarpeet ylittävät kuntien, valtionhallinnon ja liikearkistosektorin rajat.

Kategoriat:Sähköiset

Gordon Brown, YouTube ja asiakirjahallinto

maanantai 26.5.2008 Jätä kommentti

Steve Bailey  on palannut blogissaan (linkki ohessa) aikaisempaan  aiheeseensa. Hän toteaa, että hänen alkaessaan puhua Web 2.0:n vaikutuksesta asiakirjahallintoon monet olivat – erityisesti julkisella sektorilla – epäuskoisia. Nyt Gordon Brown on ilmoittanut pitävänsä kyselytunnin kansalaisille YouTubessa ja Leicestershiren piirikunta tutkii Googlen palvelujen käyttöä.

Blogin kommentoija vahvistaa Baileyn arvion: hän kertoo työskentelevänsä firmassa, joka harkitsee sähköpostin ja ryhmätyökalujen ulkoistamista. Työntekijät ovat itse asiassa jo osin siirtyneet ulkopuolisiin sovelluksiin, vaikkei siitä ole tehty päätöstä.

Bailey toteaa, että erityisesti yliopistosektorilla asiat ovat kehittymässä vauhdilla. Eikä tässä tarvitsekaan kauan katsoa ympärilleen löytääkseen esimerkin: yhteiseen oppimisympäristöön syntyy useamman yliopiston voimin tavaraa. Tulosta ei voi pilkkoa tuottajatahon mukaan paloihin, kun jokaisen tuotos on saumattomasti integroitu muihin. Eikä säilyttämisvastuuta voi sälyttää palveluntarjoajallekaan, jos se on ulkomailla vailla osuutta  sisältöön (tosin näin tässä tapauksessa ei ole).

Ehkä tulosta ei tarvitsekaan säilyttää, mutta se ei ole tässä olennaista: olennaista on, että yhteisölliset palvelut toimivat tavoilla, jotka eivät sovi siihen, miten tähän saakka on toimittu. Mitä enemmän niitä käytetään, sitä enemmän syntyy myös asiakirjatietoa, jonka suunnitelmallinen hallinta ja säilyttäminen  asiakirjahallinnon perinteisin keinoin ei ole mahdollista.

Kategoriat:Sähköiset

Ongelmien julkituomisesta

perjantai 23.5.2008 Jätä kommentti

Eilen oli tilaisuus keskustella ongelmista, joita eräässä organisaatiossa on asiakirjajärjestelmien kanssa.  Meillä puhutaan tällaisista asioista liian vähän julkisesti. Se tekee alan kehittämisen vaikeaksi. Vain johonkin, minkä tietää olevan pielessä, voi etsiä parannusta. Työhön voi toivoa saavansa resursseja, jos voi osoittaa sen olevan yleinen ongelma. Kumpikaan ei onnistu, jos epäkohtia ei tuoda esiin. Puutteita ja vaikeuksia häpeillään suotta. Vaikuttaa siltä, että ongelmat ovat loppujen lopuksi samoja kaikkialla: käyttäjät eivät ymmärrä asiakirjahallinnon työkaluja, järjestelmät ovat kankeita ja hankalia, organisaatiokulttuuria on työlästä muuttaa.

Kategoriat:Sekalaista

Terminologiasta

perjantai 16.5.2008 Jätä kommentti

Ennen vanhaan puhuttiin reilusti ”asiakirjoista”. Siinä oli se huono puoli, että mitä vähemmän kuulija asiasta ymmärsi, sitä todennäköisemmin hän kuvitteli tarkoitettavan päätösasiakirjoja, kauppakirjoja ym. dokumenttien virallisluontoisia muotovalioita, joissa on päiväykset, allekirjoitukset, todistajien nimet ja leimat alla. Kun arkistotoimen ja asiakirjahallinnon toimintakenttä on aina ollut laajempi, yritettiin samaan aikaan viestiä, että asiakirjoja ovat kuitenkin kaikki toiminnassa syntyvät aineistot, muotoon, sisältöön ja ulkoasuun katsomatta.

Tämä ei ilmeisesti toiminut ja viesti ei mennyt perille. Jossain vaiheessa taktiikkaa ainakin vaihdettiin. ”Asiakirja” ja ”arkisto” termejä alettiin häivyttää taka-alalle. Kehityksen looginen jatko on äskettäin lanseerattu TOJ, tiedonohjausjärjestelmä, jonka yhteydessä asiakirjoja ei mainita lainkaan. Tämäkään ei ehkä ole täysin onnistunut ratkaisu. Se saattaa ärsyttää vastarintaan, koska nyt voi tulla mieleen arkiston olevan astumassa sille kuulumattomalle tontille. TOJ on kuitenkin asiakirjahallinnan prosessien ohjausjärjestelmä. Se ei ohjaa mitä tahansa tietoa tai kaikkia tietoon liittyviä prosesseja.

Toinenkin terminologinen kehityskulku on menossa. Olen kuullut, että ”asianhallintaa” olisi alettu käyttää yleensä asiakirjahallinnon tekemisten synonyyminä. Minusta se ei ole hyvä ratkaisu, koska se tarpeettomasti hävittää näkyvistä olennaisia eroja. Sähköisen asianhallinnan ymmärrän olevan suurin piirtein samaa kuin sähköinen asiakirjajärjestelmä (ERMS) yhdistettynä kirjaamisperinteeseen. Jos järjestelmässä ei ole asiarekisteriä, järjestelmä voi olla sähköinen asiakirjajärjestelmä, muttei asianhallintajärjestelmä.

Asianhallinnan ja asiakirjahallinnan ero on tärkeä. Asianhallinta on asiakirjahallintaa, johon kirjaaminen tuo toiminnan ja prosessien valvonnan aspektin. Asianhallintajärjestelmä on asiakirjajärjestelmien Suomessa yleinen alalaji, jossa on tämän tarvitsemia metatietoja ja toimintoja. Asiakirjahallinnon kohteena ei ole vain asianhallinta, koska asiakirjoja on muuallakin kuin asianhallintajärjestelmissä.

Tiedän, että nykyisin pitäisi puhua ”rekisteröinnistä” kirjaamisen sijaan. Mutta ei tahdo kieli taipua siihen. Kirjaaminen on hyvä ja erottuva termi. Ajoneuvoja, puolueita ja parisuhteita rekisteröidään. Miksi asiakirjojakin?

Kategoriat:Käsitteet

Asiakirjajärjestelmät tuomiolla

sunnuntai 11.5.2008 1 kommentti

Steve Baileyn blogissa on hänen puheenvuoronsa leikkimielisessä oikeudenkäynnissä, jossa Bailey toimi syyttäjänä. Syytettynä olivat dokumentinhallinta- ja asiakirjajärjestelmät (EDRMS). Syytös kuuluu, että järjestelmät ovat pettäneet organisaatiot, käyttäjät ja asiakirjahallinnon: menestys ne ovat vain konsulteille ja toimittajille, joilla on piikki auki. EDRMS-järjestelmät ovat epäonnistuneet, koska ne eivät todella onnistu hallinnoimaan organisaation tietovirtoja. ”Mitä jää jäljelle, kun järjestelmää ei ole integroitu henkilöstöhallinnon järjestelmiin, taloushallintoon, virtuaaliseen opetusympäristöön, laboratoriolaitteistoon, kotisivuihin ja asiakkuudenhallintaan?”, Bailey kysyy. Käyttäjille järjestelmät tarkoittavat byrokraattisia, vieraita, epäintuitiivisia ja toimintaa vaikeuttavia lisätyövaiheita. Asiakirjahallinta on käyttäjien vastuulla, muttei heidän tehtävänsä, Bailey korostaa.

Asiakirjahallintoa Bailey syyttää siitä, että se on kyselemättä seurannut pillipiipareita kohti luvattua teknologista ratkaisua. Enron-skandaali, hallinnon sähköistyminen ja kansalaisten lisääntyneet tiedonsaantioikeudet avasivat asiakirjahallinnolle tuhannen taalan paikan. ”Valitettavasti tämä tapahtui juuri samaan aikaan, kun kaikkein innokkaimmin juostiin EDRMS-piipareiden perässä. Niinpä meillä oli vain yksi ratkaisu tarjottavana. Sen epäonnistuessa meni samalla asiakirjahallinnon hyvä maine”, Bailey murehtii. ”Olemme onnekkaita, jos koskaan saamme uuden mahdollisuuden.” EDRMS-järjestelmät ovat Baileyn mukaan kehityksen umpikuja, asiakirjahallinnon Neanderthalin ihminen, joka on tuomittu katoamaan client/server-arkkitehtuurin myötä. EDRMS-järjestelmiin tarkerruttaessa jäädään yhä kauemmaksi siitä, mitä ympärillä oikeasti tapahtuu.

Baileyn kritiikkiä ei pidä niellä ilman vastamyrkkyä. Kunnon väittelijänä hän on rakentanut lausuntonsa ilman myönnytyksiä vastapuolelle. ”Tarkoitus ei tietenkään ollut ottaa tasapuolisesti ja kiihkottomasti huomioon eri näkökulmia vaan argumentoida niin vakuuttavasti kuin mahdollista”, hän myöntää. Valitettavasti oikeudenkäynnin puolustuksen puheenvuoro ei ole käytettävissä. Ehkä siinä on vedottu seikkaan, jonka Bailey lopussa yrittää ennakolta torjua: muitakaan vaihtoehtoja ei ole tiedossa. Tiedossa ei myöskään ole, mihin ”tuomioon” ”oikeus” Records Management Societyn Edinburghin konferenssissa päätyi.

Kategoriat:Sähköiset

VALDA

perjantai 9.5.2008 Jätä kommentti

Torstaina oli ValtIT:n VALDA-hankkeen kuulemistilaisuus. Kommentoitavaksi tullut vaatimusmäärittely ei hirveästi herättänyt keskustelua. Useimmat taisivat olla tyytyväisiä ainakin sen käyttäjälähtöisiin tavoitteisiin. Eniten mielipiteitä vaihdettiin hieman tilaisuuden teeman vierestä, yhteisestä tehtäväryhmittelystä.

Selväksi tuli, että valtiovarainministeriö odottaa VALDAn lisäävän tuottavuutta. Tällainen lausunto ministeriön edustajalta aiheuttaa tavallisesti polvien heikotusta ja kylmää hikoilua. Vain ”YT-neuvotteluilla” on nykykielessä ”tuottavuutta” pahaenteisempi kaiku. Asiakirjahallinnan alueella tilanne on toinen. Hallinnon toiminta on paperinpyöritystä. Kenelläkään ei liene mitään sitä vastaan, että paperi pyörii vaivattomammin päätehtävän ohessa.

Kategoriat:Sekalaista, Tilaisuudet

Wanted – asiakirjahallintaa käytännössä

keskiviikko 7.5.2008 Jätä kommentti

Graduntekijä etsii yritystä, joka haluaa kehittää asiakirjahallintaansa ja olisi valmis antamaan tutkijalle työkentän. Jos kiinnostaa tai haluat kysyä lisää, ota yhteyttä Marjo Valtoseen.

Vinkit pienistä ja suurista ongelmista, selvitystarpeista ja esimerkkitapauksista ovat yleensäkin aina tervetulleita hyödynnettäväksi osana opetusta, harjoituksissa ja tutkielmissa. Parhaimmillaan sellaiset vievät niin käytäntöä, tutkimusta kuin opetustakin eteenpäin.

Kategoriat:Koulutus, Sekalaista