Etusivu > Käsitteet > Terminologiasta

Terminologiasta

Ennen vanhaan puhuttiin reilusti ”asiakirjoista”. Siinä oli se huono puoli, että mitä vähemmän kuulija asiasta ymmärsi, sitä todennäköisemmin hän kuvitteli tarkoitettavan päätösasiakirjoja, kauppakirjoja ym. dokumenttien virallisluontoisia muotovalioita, joissa on päiväykset, allekirjoitukset, todistajien nimet ja leimat alla. Kun arkistotoimen ja asiakirjahallinnon toimintakenttä on aina ollut laajempi, yritettiin samaan aikaan viestiä, että asiakirjoja ovat kuitenkin kaikki toiminnassa syntyvät aineistot, muotoon, sisältöön ja ulkoasuun katsomatta.

Tämä ei ilmeisesti toiminut ja viesti ei mennyt perille. Jossain vaiheessa taktiikkaa ainakin vaihdettiin. ”Asiakirja” ja ”arkisto” termejä alettiin häivyttää taka-alalle. Kehityksen looginen jatko on äskettäin lanseerattu TOJ, tiedonohjausjärjestelmä, jonka yhteydessä asiakirjoja ei mainita lainkaan. Tämäkään ei ehkä ole täysin onnistunut ratkaisu. Se saattaa ärsyttää vastarintaan, koska nyt voi tulla mieleen arkiston olevan astumassa sille kuulumattomalle tontille. TOJ on kuitenkin asiakirjahallinnan prosessien ohjausjärjestelmä. Se ei ohjaa mitä tahansa tietoa tai kaikkia tietoon liittyviä prosesseja.

Toinenkin terminologinen kehityskulku on menossa. Olen kuullut, että ”asianhallintaa” olisi alettu käyttää yleensä asiakirjahallinnon tekemisten synonyyminä. Minusta se ei ole hyvä ratkaisu, koska se tarpeettomasti hävittää näkyvistä olennaisia eroja. Sähköisen asianhallinnan ymmärrän olevan suurin piirtein samaa kuin sähköinen asiakirjajärjestelmä (ERMS) yhdistettynä kirjaamisperinteeseen. Jos järjestelmässä ei ole asiarekisteriä, järjestelmä voi olla sähköinen asiakirjajärjestelmä, muttei asianhallintajärjestelmä.

Asianhallinnan ja asiakirjahallinnan ero on tärkeä. Asianhallinta on asiakirjahallintaa, johon kirjaaminen tuo toiminnan ja prosessien valvonnan aspektin. Asianhallintajärjestelmä on asiakirjajärjestelmien Suomessa yleinen alalaji, jossa on tämän tarvitsemia metatietoja ja toimintoja. Asiakirjahallinnon kohteena ei ole vain asianhallinta, koska asiakirjoja on muuallakin kuin asianhallintajärjestelmissä.

Tiedän, että nykyisin pitäisi puhua ”rekisteröinnistä” kirjaamisen sijaan. Mutta ei tahdo kieli taipua siihen. Kirjaaminen on hyvä ja erottuva termi. Ajoneuvoja, puolueita ja parisuhteita rekisteröidään. Miksi asiakirjojakin?

Advertisements
Kategoriat:Käsitteet
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: