Arkisto

Archive for kesäkuu 2008

Vaikuttavaa työskentelyä

lauantai 21.6.2008 1 kommentti

Suomalaista asiakirjahallinnan tehtäväpohjaista analyysiä ja käynnissä olevaa TOJ-kehitystyötä on esitelty kansainväliselle yhteisölle äskettäin ja kertoman mukaan kollegat olivat vaikuttuneita. ”Teillä ollaan todella pitkällä. Sääli, ettei kukaan tiedä siitä”, oli yksi kommentti.

On pienten maiden ongelma, että kielimuurin suojissa voidaan puuhata kaikenlaista sen saamatta huomiota. Saksalaisessa metadataselvityksessä huomasin asiakirjojen kohdalla viittauksen standardiin nimeltä ”EDIAKT”.  Täytyi heti ryhtyä selvittämään, mikä ihme se on.  EDIAKT ja EDIAKT II paljastuivat itävaltalaiseksi määrittelyksi, jonka avulla asiakirjat, asiat ja prosessit liikkuvat viranomaisten ja kansalaisten välillä. Pakettiin kuuluu myös open source -ohjelmisto, jonka avulla kuka tahansa voi avata EDIAKT-viestin ja käsitellä sisältöä käytössään olevilla ohjelmistotyökaluilla (esim. Word tai Acrobat Reader). Vastaavat ratkaisut lienevät kiinnostavia täälläkin.

Kategoriat:Sähköiset, Standardit

Paljon sanoja, ehkä sanottavaakin

perjantai 20.6.2008 Jätä kommentti

Päädyin lepohetken ratoksi jälleen etsiskelemään arkistoblogeja verkosta. Nyt haaviin tarttui The Archival and Special Collections Blog List, joka on siitä kiva, että sen kautta löytyy muutakin kuin englanninkielistä kirjoittelua. Valitettavasti ei juuri meikäläisen ymmärtämillä kielillä. Saksanmaalta oli vain yksi, Salon Jüdische Studien — Gateway zur Erforschung der Quellen Jüdischer Geschichte und Kultur.

Vastaavaa records management -blogilistaa en löytänyt. Ehkä mielenkiintoisin yksittäinen sattuma oli HangingTogether, jonka ideana on olla kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteinen ”hengauspaikka”. Mutta tuskinpa sitäkään tulee jatkossa seurattua kovin säännöllisesti.

Hauska löytö oli wordle.net, jolla saa helposti tällaista jälkeä:

Sanoja

Kategoriat:Sekalaista

Mikä TOJ on?

perjantai 13.6.2008 3 kommenttia

Arkistolaitoksen lanseeraama tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) on saanut aikaan lievää hypetystä. Se on  saavutus. Nekin, joita asiakirjojen käyttöoikeudet, elinkaari ja luokitusjärjestelmät eivät yleensä kiinnosta, näyttävät olevan innolla mukana puhuttaessa ”tiedosta”, ”ohjauksesta” ja ”prosesseista”. Kuitenkin TOJ on pohjimmiltaan arkistonmuodostussuunnitelma, AMS.

Vai onko? Itse TOJ-määritykset ja esitykset eivät anna minusta aihetta ajatella muuta.  Silti TOJ:n yhteydessä puhutaan hämmentävän usein asiakirjojen hallinnan ohella myös liiketoimintaprosessien (siis sen mitä organisaatio tekee) ohjauksesta. Olen epävarma, mikä tässä on sanoma. Eikö asiakirjahallinnan ja liiketoiminnan prosessien välillä tehdä eroa? Vai ajatellaanko, että asiakirjahallinnan ohjaus on yhtä tärkeää/samanlaista kuin liiketoimintaprosessien ohjaus? Vai nähdäänkö TOJn olevan väline sekä liiketoiminta- että asiakirjahallintaprosessien ohjauksessa?

Toinen epäselvä kohta on, miten TOJ tulisi ohjaamaan ns. operatiivisia tietojärjestelmiä (ISO-standardien mukaan olisi puhuttava  ”liiketoimintajärjestelmistä”). Tavoitteena on, että ”operatiiviset järjestelmät pystyvät ottamaan vastaan tiedonohjausjärjestelmän lähettämiä sanomia. – – Tiedonohjausjärjestelmään tallennetut metatietoelementtien arvot ja arvoihin kiinnitetyt toiminnallisuudet ohjaavat operatiivisten tietojärjestelmien käsittelyprosesseja”.

TOJ-määrittelyn mukaan tiedonohjausjärjestelmästä haetaan tietoja valittaessa tehtäväluokitusta, avattaessa asiaa, valittaessa asiakirjatyyppiä, luotaessa asiakirjoja, lisättäessä asialle käsittelyvaiheita. Nämä ovat tavallisia vaiheita asiankäsittelyjärjestelmissä, mutta missä muissa ”valitaan tehtäväluokitusta”, ”luodaan asiakirjoja” tai ”tehdään asioissa käsittelyvaiheita”?

Minun on vaikea nähdä, että liiketoimintajärjestelmiä, kuten tietokantoja tai jotain erityisaluetta palvelevia ratkaisuja ryhdyttäisiin laajasti muokkaamaan TOJ:n kanssa sopiviksi. Se olisi tavattoman kallista ja työlästä, eikä sanottavasti hyödyttäisi sitä päivittäistä toimintaa, jota niillä (jo nyt) menestyksellisesti hoidetaan. Monet ohjelmistot ovat peräisin monikansallisilta yrityksiltä, joita suomalaiset määräykset eivät sanottavasti hetkauta. Takavuosina Suomessa vieraillut NARAn edustaja totesi muistaakseni, ettei Yhdysvaltain liittovaltiokaan ole asiakkaana niin suuri, että sillä olisi järjestelmien toimittajiin vaikutusta. Open Source -ohjelmistoja kehitetään ja ylläpidetään kansainvälisenä yhteistyönä. Niitä voidaan sorkkia helpommin, mutta hintana voi olla koko jatkokehityksen tippuminen yksinomaan suomalaisten syliin. Niin pitkälle meneviä muutoksia ohjelmistojen sisäiseen logiikkaan ja rakenteeseen TOJ-yhteensopivuus saattaa vaatia.

Ehkä olen tässä väärässä. Tai kenties olen ymmärtänyt väärin; TOJ:n ohjaus tarkoittaakin tässä jotain muuta. Kenties tästä tulee vielä lisätietoja. Liiketoimintajärjestelmien saaminen paremmin asiakirjahallinnan piiriin on kyllä keskeinen kysymys. Joten oikeaan asiaan pyritään. Toistaiseksi kehitystyön painopiste näyttäisi olevan rajapinnoissa asiankäsittelyjärjestelmiin.

Kategoriat:Sähköiset

Memornet koolla

lauantai 7.6.2008 Jätä kommentti

Memornetin kesäkoulu kokoontui Tampereella 5.-6.6. Alkupuheenvuoron piti professori Ketelaar, joka on käynyt Suomessa aikaisemminkin. Ketelaarin mielestään pitäisi tutkia sitä, miten ihmiset käyttävät tietoa ja järjestelmiä: miten tekniikka muuttaa ihmistä ja ihminen tekniikkaa. Jos moderni yhteiskunta on digitaalinen, personoitu, mobiili ja virtuaalinen, niin mitä ovat muistiorganisaatiot? Kovin vähän mitään noista, ainakin jos katsoo arkistoja. Ketelaarin esityksen pohjalta (ja ehkä muutenkin) puhuttiin mm. käyttäjäyhteisöjen tuottamista hakutiedoista ja apuvälineistä.

Oli mielenkiintoista nähdä, miten samankaltaisia muistiorganisaatiot monessa mielessä ovat. Erityisesti prof. Janne Vilkunan esityksessä oli paljon samaa kuin arkistoteorian postmodernistien ajatuksissa. Vilkunan mielestä laajempi termi, heritologia, olisikin museologiaa parempi nimitys kuvaamaan hänen aluettaan. Joiltain osin arkistot ovat heritologiaa.

Toisaalta jälleen huomasi sen, miten arkistot todella ovat eri alueiden rajalla. Mitä painotetaan, kun vaikkapa tutkijakoululle haetaan rahaa? ”Muisti, kulttuuri, identiteetti”? ”Prosessit, toiminta, tehokkuus”? ”Kansalaiset, demokratia, osallistuminen”? ”Tutkimus, tiede ja tieteen infrastruktuuri”? Kaikki ovat omalla tavallaan sopivia, mutta yhteen paperiin ei voi sotkea kovin monenlaista retoriikkaa vaikuttamatta skitsolta.

Ensimmäisen päivän päätöspaneeli

Yllä ensimmäisen päivän päätöspanelistit. Paikalla oli toinenkin bloggaaja, Jari Sedergren (äärimmäisenä vasemmalla). Hänen kuviaan ja ajatuksiaan löytyy täältä (merkintöjä on useampia).

Kategoriat:Tilaisuudet

Postilaatikossa ropisee

Postilaatikkoon ropisee englantilaisen postituslistan viestejä. Sikäläinen keskustelu on yleensä lähes yhtä vaimeaa kuin suomalainenkin, mutta nyt kuhisee. — Ja mikä onkaan aihe? Tekstiviestien säilyttäminen!

Kategoriat:Sähköiset