Etusivu > Sähköiset > Mikä TOJ on?

Mikä TOJ on?

Arkistolaitoksen lanseeraama tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) on saanut aikaan lievää hypetystä. Se on  saavutus. Nekin, joita asiakirjojen käyttöoikeudet, elinkaari ja luokitusjärjestelmät eivät yleensä kiinnosta, näyttävät olevan innolla mukana puhuttaessa ”tiedosta”, ”ohjauksesta” ja ”prosesseista”. Kuitenkin TOJ on pohjimmiltaan arkistonmuodostussuunnitelma, AMS.

Vai onko? Itse TOJ-määritykset ja esitykset eivät anna minusta aihetta ajatella muuta.  Silti TOJ:n yhteydessä puhutaan hämmentävän usein asiakirjojen hallinnan ohella myös liiketoimintaprosessien (siis sen mitä organisaatio tekee) ohjauksesta. Olen epävarma, mikä tässä on sanoma. Eikö asiakirjahallinnan ja liiketoiminnan prosessien välillä tehdä eroa? Vai ajatellaanko, että asiakirjahallinnan ohjaus on yhtä tärkeää/samanlaista kuin liiketoimintaprosessien ohjaus? Vai nähdäänkö TOJn olevan väline sekä liiketoiminta- että asiakirjahallintaprosessien ohjauksessa?

Toinen epäselvä kohta on, miten TOJ tulisi ohjaamaan ns. operatiivisia tietojärjestelmiä (ISO-standardien mukaan olisi puhuttava  ”liiketoimintajärjestelmistä”). Tavoitteena on, että ”operatiiviset järjestelmät pystyvät ottamaan vastaan tiedonohjausjärjestelmän lähettämiä sanomia. – – Tiedonohjausjärjestelmään tallennetut metatietoelementtien arvot ja arvoihin kiinnitetyt toiminnallisuudet ohjaavat operatiivisten tietojärjestelmien käsittelyprosesseja”.

TOJ-määrittelyn mukaan tiedonohjausjärjestelmästä haetaan tietoja valittaessa tehtäväluokitusta, avattaessa asiaa, valittaessa asiakirjatyyppiä, luotaessa asiakirjoja, lisättäessä asialle käsittelyvaiheita. Nämä ovat tavallisia vaiheita asiankäsittelyjärjestelmissä, mutta missä muissa ”valitaan tehtäväluokitusta”, ”luodaan asiakirjoja” tai ”tehdään asioissa käsittelyvaiheita”?

Minun on vaikea nähdä, että liiketoimintajärjestelmiä, kuten tietokantoja tai jotain erityisaluetta palvelevia ratkaisuja ryhdyttäisiin laajasti muokkaamaan TOJ:n kanssa sopiviksi. Se olisi tavattoman kallista ja työlästä, eikä sanottavasti hyödyttäisi sitä päivittäistä toimintaa, jota niillä (jo nyt) menestyksellisesti hoidetaan. Monet ohjelmistot ovat peräisin monikansallisilta yrityksiltä, joita suomalaiset määräykset eivät sanottavasti hetkauta. Takavuosina Suomessa vieraillut NARAn edustaja totesi muistaakseni, ettei Yhdysvaltain liittovaltiokaan ole asiakkaana niin suuri, että sillä olisi järjestelmien toimittajiin vaikutusta. Open Source -ohjelmistoja kehitetään ja ylläpidetään kansainvälisenä yhteistyönä. Niitä voidaan sorkkia helpommin, mutta hintana voi olla koko jatkokehityksen tippuminen yksinomaan suomalaisten syliin. Niin pitkälle meneviä muutoksia ohjelmistojen sisäiseen logiikkaan ja rakenteeseen TOJ-yhteensopivuus saattaa vaatia.

Ehkä olen tässä väärässä. Tai kenties olen ymmärtänyt väärin; TOJ:n ohjaus tarkoittaakin tässä jotain muuta. Kenties tästä tulee vielä lisätietoja. Liiketoimintajärjestelmien saaminen paremmin asiakirjahallinnan piiriin on kyllä keskeinen kysymys. Joten oikeaan asiaan pyritään. Toistaiseksi kehitystyön painopiste näyttäisi olevan rajapinnoissa asiankäsittelyjärjestelmiin.

Advertisements
Kategoriat:Sähköiset
  1. ar
    tiistai 24.6.2008 7:59

    Oikeassa olet. Jos lähdetään miettimään TOJ:n tai TOS:in avainarvoja päädytään varmaan seuraaviin:
    1) yhteinen luokitusmalli –> mahdollistaa org. rajat ylittävän käytön
    2) organisaation johtajalle muodostuva yksiselitteinen näkymä organisaation eri prosesseissa tuotettavista asiakirjatyypeistä –> helpottaa toiminnan ohjaamista
    3) valmis ja helposti omiin tarpeisiin muokattava TOS-malli –> säästää työaikaa

    Esim. tuo ensimmäinen on todella tärkeä, jotta keskitetyissä asiakirja-arkistoissa voidaan aineistoa hyödyntää palvelukohtaisen mallin mukaisesti perusjärjestelmistä tai toisen organisaatioin sovelluksista. Koska esim. kunnissa olisi hyvä siirtyä kaikki operatiiviset asiakirjat säilövään/tarjoavaan arkistoon, tulee TOJ/TOS huomioida operatiivisissa järjestelmissä. Tietysti asiakirjahallinnon mukaisesti TOS-tiedot voidaan liittää adaptereiden kautta operatiivisesta järjestelmästä lähetettäviin arkistointipaketteihin. Tämä ensimmäinen on siis ihan toteutumiskelpoinen monessakin järjestelmässä.

    Kohta 2 taas liitty prosesseihin, jotka käytännössä ovat esim. kunnissa hyvin samanlaisia, vaikkei kunnat sitä toisilleen myönnäkkään. Uskon, että tämä toinen ei ole niinkään yksinkertainen. Olet oikeassa, että isojen kansainvälisten järjestelmien muuttaminen Suomen tarpeisiin ei ole järkevää ilman että muutosta ajaisi esim. joku ISO-standardi. Toisaalta olisikin järkevää pöytäharjoituksena selvittää ne tilanteet, joissa TOJ:ta/TOS:ia tarvitaan ja lähestyä asiaa aineiston saatavuuden kautta. Näin ollen itse prosessien ohjaus voi olla toivotonta, ellei koko prosessien saada SOA_mallin mukaisesti toteutettua, mutta tuo jonkinlainen keskitetty ohjautuvuus voisi olla järkevää toteuttaa.

    Mitä tulee TOS:iin ja sen käyttöön, niin siitähän ollaan eri tahoilla eri mieltä. Monesti ristiriitaisuudet johtuvat siitä, ettei tajuta sitä tosiasiaa että TOS on malli josta tehdään esim. kunnan oma TOS eli AMS. Joissakin organisaatioissa AMS:in tekeminen on kestänyt 3 hengeltä noin 6 kuukautta, mikä on siis 1,8 htv:tä. Tämä on mielestäni aivan liikaa. TOS-mallia käyttämällä tämä aika saataisiin ehkä puolitettua ja näin juuri tuota ”kirottua” tuottavuutta parannettua erityisesti kunnissa, joissa se on kohta iso ongelma.

    Mielestäni keskeisintä ovat siis em. arvot, esitellyin tavoin, jotka siis ovat hieman kevennettyjä niistä mitä narc esittää.

  2. keskiviikko 25.6.2008 11:36

    Olen ihan samaa mieltä mm. siitä, mitä sanot arkistointipakettien tuottamisesta. Se on ihan käypä ja realistinen tapa hoitaa säilyttäminen. Mutta tässä mallissa TOJ ei minusta ”ohjaa” liitetoimintajärjestelmiä; se ohjaa vain arkistointipaketin säilyttämistä sitten kun se on järjestelmästä luotu.

  3. ar
    maanantai 30.6.2008 12:44

    Kyllä. Joissakin kinkerissä vaan jotkin saattaa ymmärtää asian näin. Kysymys on siitä, että mitä tehdään ja missä vaiheessa. Kysymys kuuluukin, että mitä kaikkea TOJ:in olisi järjevää ohjata ja milloin?

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: