Arkisto

Archive for heinäkuu 2008

Onko järkeä vai ei?

torstai 31.7.2008 Jätä kommentti

Tiistaina iltapäivällä pääsin kotiin ICAn konferenssista Kuala Lumpurissa. Vähän jäi vaivaamaan, kuinka paljon tällaisissa kokouksissa on enää järkeä. Saman tiedon yleensä saa lähes yhtä helposti netistä, vaikka hyvä selitys onkin kankeaa kirjoitusta parempi. Parikymmentä suomalaista kiisi paikalle eri reittejä, kuka Amsterdamin, kuka Lontoon, Bangkokin, Hongkongin tai Abu Dhabin kautta. Oliko tämä ekologinen tuhotyö suhteessa saavutettuun hyötyyn? Tätä voi miettiä odoteltaessa Australian Brisbanen kokousta v. 2012.

Matkustamiseen pätee ehkä sama kuin mainostamiseen: puolet on turhaa, muttei tiedetä, mikä puoli.

ICA on järjestänyt suurkokouksensa aina olympiavuonna. Olympialaisten tapaan ICAn kokous alkaa olla turhan massiivinen. Istumalla kaiken päivää konferenssissa saattoi kuulla esityksistä ehkä 7-10 %. Sessioita oli jopa 18 samanaikaisesti.

Konferenssin sisällöstä tulee juttua sekä Failiin että Arkistoviestiin, joten ei siitä enempää. Muilta osin Kuala Lumpur oli kuten odotettiin: kuuma ja kostea. Vapaa-ajan ohjelmien aikataulu petti välillä aika pahasti, vaikka kaduilla myytiin paljon kelloja.

Mainokset
Kategoriat:Tilaisuudet

Asiakirjahallinnan uusinta uutta: MoReq2

torstai 17.7.2008 1 kommentti

Sähköisten asiakirjajärjestelmien eurooppalaisesta vaatimus- ja metatietomäärittelystä, MoReqista, ilmestyi alkuvuodesta uusi versio, MoReq2. Se löytyy verkosta osoitteesta www.moreq2.eu. MoReq2:n vastaanotto on ristiriitainen. Toisaalta se on parasta maailmassa, toisaalta sitä ei haluta käyttää.

Kakkosversion myötä MoReq on saanut lisää sisältöä. MoReq2:ssa on moninkertainen määrä vaatimuksia ykkösversioon nähden. Sivumääräkin on huima: 236 sivua ja liitteen 9 metatietomäärittelyssä vielä 90 sivua lisää!

Siitä huolimatta MoReq2 on vaatimattomasti alaotsikoitu ”päivitykseksi ja laajennukseksi”. Sitä se onkin sikäli, että MoReq2 on suoraa jatkoa ykköselle. Esim. tietomalli on olennaisin osin entinen eivätkä perusperiaatteet ole muutenkaan muuttuneet. Uusia vaatimuksia on tullut erityisesti liittyen asiakirjajärjestelmien integroitiin muihin tietojärjestelmiin.

Samalla MoReq2 on myös enemmän kuin vain paranneltu painos vanhasta. Jo olemassa olleet MoReqin osat on möyhitty perinpohjaisesti, joten vanhalla MoReqilla lienee  arvoa vain historiantutkimukselle. Järjestelmien toimittajat voivat hakea  tulevaisuudessa tuotteilleen yhteiseurooppalaista sertifikaattia siitä, että ne ovat MoReq2 yhteensopivia. Tämän vuoksi uusi MoReq on jaettu moduleihin: kaikkien järjestelmien ei tarvitse täyttää kaikkia vaatimuksia. Jokainen vaatimus on käyty läpi määritellen, missä määrin vaatimus on testattavissa. Tarvittaessa vaatimuksia on kirjoitettu uudelleen niin, että testaaminen on mahdollista.

Asiakirjahallinnan uusimmat ISO-standardit ja muu kansainvälinen kehitys on otettu MoReq2:ssa huomioon. Tämä näkyy erityisen selvästi metatietomallissa, jossa elementit on nyt nimetty käyttäen  ISO 23081:aa pohjana. Metatieto-osio oli vanhassa MoReqissa jotenkin köykäinen. Nyt se on sisällöltään paljon painavampi. Myös metatiedoissa on huomioitu asiakirjajärjestelmien integrointi sähköpostiin.

Modulaarisuuteen liittyy myös ajatus ns. nollaluvusta. Kansallisesti MoReq2:teen voidaan lisätä johdanto, jossa ohjeistetaan MoReqin tulkintaa ja esitetään vain paikallisessa erityisympäristössä pätevät vaatimukset. Tätä kautta MoReq2:ssa toivottavasti yhdistyy mahdollisimman laaja yhteensopivuus paikallisten erityispiirteiden huomiointiin.

Parasta maailmassa, muttei kelpaa kenellekään?

Kansainvälisesti MoReq2 edustaa sähköisen asiakirjahallinnon huippua. Se on laajin, täsmällisin ja ajantasaisin tarjolla oleva määrittely. Siksi MoReq2 on herättänyt kiinnostusta myös Euroopan ulkopuolella.

Silti voi kysyä, haluaako MoReq2:ta kukaan. DLM-Forumin huhtikuun kokouksessa Sloveniassa brittiläinen markkina-analyytikko Rory Stanton piti asiasta karun puheenvuoron. Hänen mielestään MoReq2 on loistava, mutta nykyisellään vailla tulevaisuutta.

n kokouksessa Ljubljanassa, Sloveniassa

MoReq2:sta puhuttiin DLM:n kokouksessa Ljubljanassa, Sloveniassa

Toisin kuin monet muut nykystandardit, MoReq2 on valmisteltu julkisuudelta piilossa, konsulttien johdolla, DLM-Forumin puitteissa toimivien kansallisten arkistolaitosten voimin kysymättä mitään järjestelmien käyttäjiltä tai niitä toimittavilta. Siksi Stantonin mukaan tuloksena on jotain useimmille asiakkaille liian järeää. ”Miksi olisi ostettava Rolls Royce, jos haluaa vain kuljettaa vihanneksia torille?”, kysyi Stanton.

Vastaavasti toimittajien ei kannata tehdä satsausta MoReq2-yhteensopivien järjestelmien kehittämiseen, koska siitä koituva hyöty on epävarma. Stanton jyrisi, että EU-komission rahoituksella (!) laadittu MoReq2 tulisi yleistyessään tappamaan kaiken eurooppalaisen ohjelmistotuotannon, koska vain Microsoftilla, Sunilla ja IBM:llä on varaa rakentaa MoReq2-yhteensopivia järjestelmiä ja maksaa niiden testauksesta ja sertifioinnista.

Stantonia voi epäillä retorisesta liioittelusta. Hän itsekin sanoi pyrkivänsä kärjekkyydellään keskustelun aikaansaamiseen. Jotain perää Stantonin kritiikissä ilmeisesti on. Kevytversiota MoReqista on tiettävästi kaivattu muissakin DLM:n kokouksissa.

Paikalla olevat toimittajien edustajat esittivät Stauntonin kanssa samansuuntaisia mielipiteitä. Esimerkiksi kysyttiin, miksi tarvitaan MoReqin kaksisataa sivua vaatimuksia, kun ICAn tuore määrittely ”Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments” tulee toimeen 80 sivulla? MoReq2:n pääarkkitehti, Marc Fresco esitti vastakysymyksen: miksi ICA tarvitsee 80 sivua, kun kaikki on johdettavissa siitä, mitä on hyvä asiakirjahallinto? Tämän ISO 15481 kertoo vain 16 sivulla.

Miten me Suomessa?

MoReq2:n vastaanotto on siis vielä auki. Siitä voi tulla standardi, jota sovelletaan nollaluvuilla täydennettynä kaikkialla Europan yhteisössä, mutta (kenties todennäköisemmin) näin ei ehkä tule käymään.

Suomessa on pitkään kehitetty SÄHKEttä ja SÄHKE-yhteensopivia järjestelmiä. Tätä investointia ei voida hylätä, vaikka MoReq2:sta tulisikin eurooppalaista valtavirtaa.

Suomalaiset resurssit ovat kuitenkin pienet eikä pitkällä tähtäimellä ole järkevää tehdä  uudelleen työtä, joka on Euroopan tasolla tehty. Olisi järkevää hiljalleen pyrkiä lähentämään suomalaista ja kansainvälistä toimintaympäristöä. Silloin muualla tehdystä työstä saataisiin täällä helpoimmin maksimaalinen hyöty. Lisäksi suomalaista tietotaitoa voitaisiin paremmin viedä muualle.

(Julk. otsikolla ”Mistä MoReq2 on tehty”, Faili 2/2008, s. 20–21)

Kategoriat:Standardit

Jatkuvuuden juurilla

lauantai 12.7.2008 Jätä kommentti

Kesälomalla olen siirtänyt vanhoja valokuvia uusiin kansioihin. Samalla olen skannannut ne ja kirjoittanut takana piilossa olleet tiedot näkyviin. Kuvat ovat vanhastaan olleet sekaisin. Niin ne ovat edelleen, mutta olen ryhmitellyt digikopioita Photoshop Elementsillä ajan, kuvauspaikan ja henkilöiden mukaan. Prosessi pakottaa käymään läpi, mitä tietää, tai on ikinä kuullut, suvun historiasta. Yksityiskohtia paljastuu koko ajan. Prosessi on työläs ja antoisa, joskus raskas. Siitä tulee ”jatkuvuuden tunne”, kuten eräs ystävä totesi.

Ammattiminä pakottaa kysymään, onko arkistoilla roolia tässä. Kyllä niillä on. Olennaisimpia ovat omasta piironginlaatikosta löytyvät aineistot, mutta vuosien mittaan olen löytänyt myös ”oikeista” arkistoista asiakirjoja, jotka ovat minulle itselleni hyvin tärkeitä. Niistä avautuu läheisten, edesmenneiden henkilöiden elämään näkymä, jota en tiennyt olevan olemassa; asioita, paikkoja ja tapahtumia, joista en tiennyt mitään.

Yhteistä näille asiakirjoille on, että ne ovat melko vaikeasti löydettäviä. En siis puhu kirkonarkistoista. Keskiverto sukututkimustieto on nipin napin puhelinluetteloa kiinnostavampaa luettavaa; pieninä annoksina joskus hyödyllistä, suurina annoksina puuduttavaa. Äitini suvusta on tehty tutkimus, jota olen kerran silmäillyt ja pistänyt sen jälkeen hyllyyn, palaamatta siihen koskaan. Mielenkiintoiset asiakirjat ovat muualla. Ne ovat hakemuksia, selvityksiä, päätöksiä ja muistelmia, joita löytyy arkistojen kätköstä. Siis todellakin ”kätköistä”, koska asiakirjojen löytäminen on helppoa vain, jos tietää niiden ensin olevan olemassa.

Asiakirjoja on ehkä enemmänkin, mutten tiedä missä. Ihanteellisessa maailmassa voisin kytkeytyä edellisten sukupolvien perintöön yhtä helposti kuin nyt käyn tarkastamassa kirjastossa olevan kirjan. Sellaisessa maailmassa arkistot olisivat todella jokaisen suomalaisen kannalta keskeinen palvelu, jotain, mitä ilman he eivät haluaisi olla. Tämän tavoitteen edessä ei ole muuta kuin ongelmia, resurssipulasta lainsäädäntöön. Jos siihen halutaan edes osin joskus päästä, työtä pitää tehdä jo nyt.

Pitää arvioida seulontapolitiikkaa ja luoda tavoitetta aineistojen tuotannossa tukevia käytäntöjä. Joiltain osin edellytyksiä on jo olemassa. Se, että meidän nyt elävien oikeus yksityisyyteen on joskus ristiriidassa sen kanssa, mitä jälkeentulevat kaipaisivat, ei ole pelkästään suomalainen ongelma. Mitä ”oikea” tutkimus tarvitsee ja mikä on yhteiskunnallisesti tärkeää ei myöskään ole sama asia kuin mikä yksityistä ihmistä taustassaan kiinnostaa. Onkohan tätä riittävästi pohdittu.

Äitini hävitti isän suvun vanhoja valokuvia joskus, Nyt huomaan tekeväni samaa: jätän siirtämättä uusiin kansioihin kuvia, jotka eivät sano minulle mitään. Kuvia, joiden henkilöt ovat tuntemattomia ja paikat outoja. Käyttömuisti säilyy elävänä, kun kuolleita haaroja karsitaan pois. Henkilön, suvun tai perheen vanhemmalla historialla pitäisi myös olla hoitaja: joku, joka dokumentoi ja vaalii muistia sukupolvesta toiseen.

Tässä olisi paikka uudelle yhteisölliselle palvelulle: paikka verkossa, jonne kuka tahansa voisi asettaa lainsäädännön puitteissa dokumentoituja vanhoja valokuvia. Hiljalleen pienistä puroista voisi kasvaa suuri virta, jotain meille kaikille arvokasta.

(Julk. Faili 2/2008, s. 32)

Kategoriat:Yhteiskunta

Pieni apuohjelma

keskiviikko 9.7.2008 Jätä kommentti

Lähes kymmenen vuotta sitten tein omaksi huvikseni ja hyödykseni ohjelman, jolla voi laatia arkistokansioihin nimiöitä. Virkamiehen mielikuvituksella nimesin sen ”Nimiöksi”. Yllättäen näyttää siltä, että ohjelmalla on edelleen käyttäjiä, joten pistän sen tässä yleiseen jakeluun. Olen tehnyt sen kertaalleen, silloin kymmenen vuotta sitten, mutta tehtäköön se uudelleen.

Käyttöohjetta ei ole, mutta tuskinpa sellaista tarvitaankaan. Lomakkeelle ruudulla (kuva yllä) lisätään nimiöön tulevat tiedot. ”Lisää sivulle” tekee niistä nimiön A4-paperiarkille. Sitä pääsee katselemaan ”esikatselusta”. Nimiöitä mahtuu yhdelle arkille vierekkäin useita. Kun sivu on täynnä, sen voi tulostaa, leikata  paloiksi ja kiinnittää kansioihin. Fonttikokoja ja kirjasintyylejä voi muutella, mikäli viitsii.

Ohjelmassa vilahtaa erään manan manoille menneen arkiston nimi. Pyydän jättämään sen huomiotta. Tietokantayhteys toimii yhdessä paikassa Suomessa. Jos et tiedä tästä, et luultavasti työskentele siellä. Jos ohjelmassa on bugi, kehotan puremaan hammasta ja kestämään. En pysty tekemään muutoksia, koska osa ohjelmistokomponenteista on vanhentunut. Sähköpostiosoitteeni on pielessä enkä saa edes sitä korjattua.

Näyttää siltä, että Vistassa exe-tiedosto täytyy ajaa kerran ”suorita järjestelmänvalvojana” komennolla, sen jälkeen ohjelma pelittää nurkumatta. Vistan sielunelämä on kuitenkin minulle vieras. En välitä siihen edes hirveästi tutustua, raskasmielinen ja resursseja vaativainen kun on.

Kategoriat:Sekalaista

Image-ongelma

keskiviikko 2.7.2008 Jätä kommentti

Arkistoilla on image-ongelma. Asiakirjahallintaan liittyät julkaisut tarvitsevat kuvitusta, mutta miten kuvittaa jotain mikä on osa useimpien meistä arkipäivää? Kuvalla usb-tikusta, tietokoneesta, kansiosta, vanhasta asiakirjasta? Kaikkia käytetään. Joskus tulos on hyvä, joskus huonompi. Usein se on mitäänsanomaton ja tylsä, vailla muuta sanomaa kuin ”hei, olen tässä sivun täytteenä”. Voisikohan aiheesta järjestää kuvauskilpailun tai innostaa valokuvauksen opiskelijat tekemään projektin?

Kategoriat:Sekalaista