Arkisto

Archive for elokuu 2008

Arkistoista historianopiskelijoille työpaikka?

perjantai 29.8.2008 3 kommenttia


Alan osaamistarpeet ovat tulleet tällä viikolla kahta kautta vastaan. Ensiksikin AAYn jäsenillassa Uunisaaressa puhuttiin aiheesta. Lisäksi Agricolan keskustelupalstalla on keskusteltu historianopiskelijoiden sijoittumisesta työelämään. Lainaus:

Yliopistot tietysti yrittävät saada maisterinsa mahdutettua akateemiseen työelämään tilastoja mustaamasta. Yksi harvoista historiajohteisista aloista, jolla työmarkkinat ovat vetäneet hyvin, on ollut arkistoala. Ennen arkistoalan korkeakoulututkinnon voi suorittaa vain kansallisarkistossa, eikä arkistoalan ammattilaisia valmistunut liikaa. Nyt yliopistot ovat huomanneet tämän valopilkun, ja kas, kolmessa-neljässä yliopistossa on alkanut tai alkamassa arkistoalan opetusta.”

Arkistokoulutus on tosiaan kokemassa yliopistoissa pientä buumia historiantutkimuksen kylkiäisenä. Siitä ei ole pahaa sanottavaa: historia on monille ammattilaisille päivittäinen työsarka ja antaa muillekin hyödyllistä perspektiiviä.

Historiantutkimuksen merkitys on kuitenkin vähenemässä. Kun arkistolaitoksen siirtosykli tihenee, viranomaisille ei enää jää vanhempaa asiakirja-aineistoa. Historiantutkimukseen ja sen tarpeisiin painottuva osaaminen ei ole tähänkään asti ollut käypää valuuttaa päätearkistojen ulkopuolella. Vielä vähemmän se on sitä sen jälkeen. Käytännön työtehtävät asiakirjahallinnossa vaativat yleensä ja enimmäkseen toisenlaista osaamista kuin mitä historiantutkijalla on. Tämän vuoksi informaatiotutkimuksen laitos on vahvasti mukana Jyväskylän yliopiston arkistonhallinnan maisteriohjelmassa. AAYn jäsenillassa nouseviksi vaatimuksiksi nostettiin prosessinkuvausmenetelmien, laatutyön, projektityön ja johtamisen osaaminen.

Vaikka arkistokoulutus historianlaitoksilla tuottaa ammattilaisia, pelkään, ettei se vie kovin paljon alan tutkimusta eteenpäin. Toki asiakirjahallintaakin voidaan tutkia historiantutkimuksen menetelmin ja tällaistakin tutkimusta on tehty liian vähän. Alan keskeiset kysymykset ovat kuitenkin sellaisia, ettei historiantutkimus anna niihin vastaamiseen metodologisia valmiuksia.

Sähköinen asiakirjahallinta on silti saattanut viedä liikaa huomiota siitä, että myös historia ja perinteiset asiakirjat kuuluvat jatkossakin arkistojen toimintakenttään. Olen rivien väleistä keskusteluissa ollut lukevinani, että ns. depå-puoli tuntee joskus itsensä ja ongelmansa unohdetuksi. AAYn jäsenillassakin esitettiin ajatus, että eräät perinteiset arkistotaidot olisivat auringonlaskun osaamista, jonka merkitys vähenee koko ajan.

Siinä saattaa olla joiltain osin perää. Kuitenkin esim. arkistojen järjestämistä tehdään jatkossakin paljon kaikissa niissä arkistoissa, jotka eivät ota vastaan viranomaisten sähköisiä aineistoja. Lisäksi kuvailun tarve ei katoa sähköisten aineistojen myötä. Se, että tällaisista aineistoista voidaan tehdä hakuja yksittäisen asiakirjan tasolle saakka, ei tee asiakirjoista tai ne tuottaneesta organisaatiosta entistä ymmärrettävämpiä. Pikemminkin, aineistojen tullessa internetissä käytettäviksi kuvailuja tarvitaan entistä enemmän, koska käyttäjäkunta on nykyistä heterogeenisempaa ja asiantuntemattomampaa.

Tätä kautta saattaa tulla eteen suomalaisten kuvailu- ja luettelointisääntöjen päivittäminen. ICAn nykykuvailusäännöissä on erotettu asiakirjoihin eri tavoin liittyvien toimijoiden (ISAAR(CPF)), aineistojen (ISAD(G)) ja asiakirjat luoneiden tehtävien (ISDF) kuvailut toisistaan. Tämä vaikuttaisi hyvältä lähestymistavalta, kun organisaatiot ovat erillisiä, mutta järjestelmät yhteisiä, ja prosessitkin kulkevat yli organisaatiorajojen.

Lisäys 4.9.2008: kommentteja on myös Agricolan keskustelupalstalla.

Nettinäkyvyydestä

perjantai 22.8.2008 4 kommenttia

Esa-Pekka Keskitalo on koonnut kirjastoblogit yhdeksi Kirjastovirraksi. Oikein hienoa palvelua, ei voi kuin kiittää. Siitä on helppo käydä vilkaisemassa, mikä naapurialalla puhuttaa.

Myös tämä blogi on päässyt mukaan, vaikkei kirjastoblogi olekaan. Ikävä vain, ettei arkistoblogeista   saa edes pientä puroa kokoon. Sanottavaa kun tältäkin alalta löytyy. Vain sanojista on pulaa.

Jos blogeilla ei muuta merkitystä ole, niin ainakin ne ovat osa alan nettinäkyvyyttä. Tehtäväkenttä, jossa keskustellaan, esitetään mielipiteitä, jossa tapahtuu muutenkin kuin virallisesti säädetyssä järjestyksessä, jossa käytetään uutta teknologiaa hyväksi ja heittäydytään spontaanisti kokeilemaan asioita, on todennäköisesti ammattia etsivästä nuoresta mielenkiintoisempi kuin sellainen, josta nämä seikat puuttuvat.

Tästä näkökulmasta blogikirjoittelun sisältöä tärkeämpää on, että sitä ylipäänsä on. Luulisi, että blogeilla (jos niitä on paljon) on sikäli jotain merkitystä aikana, jona osa nuorisosta jo viettää suurimman osan valveillaoloajastaan jotain kautta kytkettynä internetiin.

Kategoriat:Sekalaista

Baileyn kirjasta

perjantai 22.8.2008 Jätä kommentti

Steve Baileyn kirja ”Managing the Crowd” on kiinnostava, koska siinä yritetään rehellisesti katsoa nykytilannetta asiakirjahallinnon näkökulmasta. Vaikkei olisi samaa mieltä, tällainen tinkimättömyys on harvinaista ja ansaitsee huomiota.

Sähköpostista Bailey esimerkiksi sanoo, että se osoittaa, millainen kuilu vallitsee asiakirjahallinnon toimintaperiaatteiden ja todellisuuden välillä. Käyttäjille kerrotaan kärkkäästi sähköpostiviestienkin saattavan olla asiakirjoja. Ehdotettu toimintatapa on yleensä, että käyttäjät vievät viestit asiankäsittelyjärjestelmään, silloin kun se on tarpeen. Tämä ei Baileyn mukaan lainkaan ota huomioon sähköpostiviestien luonnetta aineistona, viestien päivittäistä määrää tai olemassaolevia rutiineja. Ehdotettu toimintatapa on siis selvästi ”pyöreä ratkaisu neliskulmaiseen ongelmaan” ja se harvoin toimii. Koska se samalla kuitenkin on ns. ratkaisuna yhteensopiva asiakirjahallinnon vallitsevien toimintaperiaatteiden kanssa, sen ajamista jatketaan sokeina sille, ettei tällä ole sähköpostin hallintaan oikeasti mitään vaikutusta.

Onko liian kärjekkäästi sanottu? En osaa päättää. Jonkun pitäisi esitellä kirjaa alan lehdissä. Sen pääaihe on Web 2.0, kuten alaotsikko ”Rethinking records management for the web 2.0 world” kertoo.

Kategoriat:Sähköiset

Tarttis tehrä jotain

tiistai 19.8.2008 1 kommentti

Tapahtui viikonloppuna: olen häissä vieraana. Juttelen uuden ihmisen kanssa. Jossain vaiheessa puhe kääntyy siihen, mitä kukin tekee työkseen. Kerron olevani digitaalisen asianhallinnan yliassistentti. Toinen ei sano tähän mitään ja puhellaan tovi muusta. Vähän myöhemmin hän palaa aiheeseen ja kertoo, että heidän organisaatioonsa on äskettäin hankittu sähköinen asiakirjajärjestelmä: yhden asiakirjan laatiminen vie aikaa 11 minuuttia.

Tämä tuntuu nousevan yhä useammin ongelmaksi nykyisin. Näin saadaan sähköiselle arkistoinnille huono maine. Kuvittelisin, että pelkästään käyttöliittymien paremmalla suunnittelulla voitaisiin järjestelmistä tehdä käyttäjäystävällisempiä. Ehkä osa onkin jo sitä.

Kategoriat:Sähköiset

Hittituote vailla valmistajaa

perjantai 15.8.2008 Jätä kommentti

Samassa blogissa arkistoihin liittyvää asiaa pohjautuen Taloussanomien artikkeliin. Kyse on arkistojen hittituotteesta, sukututkimuksesta. Miksi jonot ovat pitkät? Jätän kommentoinnin muille, vaikka jotain ehkä tietäisin, olinhan siellä minäkin.

Kategoriat:Sekalaista

Kulttuuriperinnön markkina-arvo

torstai 14.8.2008 Jätä kommentti

Kaisa Kyläkoski kirjoittaa Sukututkijan loppuvuosi-blogissaan kaupan olevista asiakirjoista. Myynnissä on mm. ”Vaasan ja Vaskiluodon suojeluskuntien alkuperäisiä asiakirjoja ja päiväkäskyjä” 40-50 kpl hintaan 300 euroa.

Tämä on mielenkiintoista, koska tätä kautta saadaan markkinahinta kulttuuriperinnölle. Yhden dokumentin hinta on noin viisi euroa. Suojeluskuntien asiakirjoja on entisessä Sota-arkistossa (nykyinen Kansallisarkiston Sörnäisten toimipiste) ehkä kaksi hyllykilometriä. Jos yhdellä senttimetrillä on 150 asiakirjaa, saadaan yhden metrin hinnaksi 75 000 euroa (100 cm x 150 asiakirjaa x 5 euroa). Koko aineiston markkina-arvo on tuo kerrottuna kahdella tuhannella, siis 150 miljoonaa. En uskalla edes laskea, mikä tulisi koko arkistolaitoksen asiakirjamassan (115 hkm) arvoksi. Ehkä arkiston ovella pitäisi olla aseistetut vartijat, amerikkalaiseen tapaan? Onko panssariholveihin panostettu riittävästi?

Tämä on tietysti leikkimielinen laskelma, koska hinta—mikä se liekin—perustuu kaupan olevien asiakirjojen vähäiseen määrään suhteessa kysyntään. Arkistoasiakirjat riittäisivät romahduttamaan hinnan lähelle nollaa, jos ne joskus olisivat kaupan.

Kategoriat:Sekalaista

Suitsutusta suomalaisille käytännöille

maanantai 11.8.2008 Jätä kommentti

Nimimerkki Scribe kommentoi väitöskirjani perusteella suomalaisia asiakirjakäytäntöjä blogissa Quiescit anima libris. Scribe vaikuttaa jonkin verran arkistoista perillä olevalta kirjastoammattilaiselta. Hän ei ole varsinaisesti lukenut väitöskirjaa, mutta on perehtynyt sen johdantoon voidakseen luetteloida teoksen.

Selostus siitä, miten Suomessa yksi ja sama ammattilaisten ryhmä huolehtii asiakirjoista kehdosta hautaan ja arkistonmuodostuksesta päätetään ennen kuin asiakirjat ovat olemassa, saa Scriben huudahtamaan ”Eikö tämä vaikutakin arkistoutopialta? Onko Suomi maaginen maa, jossa arkistoissa on järkeä? Haluan lähteä vierailulle!”.

Suomalaiset käytännöt ovat Scriben mukaan pohjoisamerikkalaisesta näkökulmasta moderneja ja kehittyneitä. Niinhän se on — vaikka puhuttaisiin yli 25 vuotta vanhoista asioista. Lisäksi ollaan eteenpäin menossa. Idea siitä, miten eAMS päivittää prosessin edetessä metatietoja, on muualla mahdoton ajatellakin, koska perusta puuttuu.

Kategoriat:Sekalaista