Arkisto

Archive for syyskuu 2008

Tietolähteiden kaksikkoterä

maanantai 29.9.2008 2 kommenttia

Oula Silvennoisen väitöskirja Suomen ja Saksan sodanaikaisesta on saanut paljon huomiota. Onnittelut, hieno suoritus! En ole tutkimusta lukenut, mutta viimeksi viikonlopun Helsingin Sanomissa oli aiheesta pitkä juttu. Se löytyy myös lehden verkkoversiosta nimellä Vanha kuitti valotti Suomen ja Saksan sodanaikaista yhteistyötä.

Arkistonäkökulmasta silmään tökkää se, että jos oltaisiin julkaistun materiaalin ja sen varassa, mitä jälkeenpäin on suostuttu muistamaan, tärkeä osa menneestä olisi nähtävästi hävinnyt jälkiä jättämättä. Ilman arkistoja meillä ei olisi siitä mitään tietoa.

En silti tiedä, kuinka paljon tässä arkistot voivat ottaa kunniaa itselleen. Ratkaisevaa tutkimukselle oli ”pikkuinen, viaton kuitti [jossa] kerrottiin, että suomalaistulkki on luovuttanut puolustusvoimille sen omaisuutta lopetettuaan palveluksensa yksikössä nimeltään Einsatzkommando der Sicherheitspolizei”. Kovin paljon vastaavia todisteita ei ilmeisesti ole, koska eräs toinen paljastava asiakirja oli saanut reunahuomautuksen ”turhaa panna paperille tällaista!”.

Niinpä arkistoistakin löytyy osin tietoja vain siksi, että tapahtumista jää jälkiä myös yllättäviin asiakirjoihin. Lisäksi kaikki asiakirjat sotavuosilta on pääsääntöisesti tähän saakka säästetty. Tuskin esimerkiksi tositteita tavaroiden luovuttamisesta olisi pidetty ”tutkimukselle arvokkaina asiakirjoina”, jos joku olisi takavuosina alkanut niitä määritellä.

Jälkimmäinen ajatus on huolestuttava. Viranomaisilla on käsitys siitä, mitkä ovat ”tärkeitä asiakirjoja” ja mistä asioista sellaisia on parempi olla laatimatta. Arkistoillakin on käsitys tärkeistä ja säilyttämisen arvoisista aineistoista. Kun käsitykset osuvat sopivasti yhteen, siinä on oikea seulonnan kaksikkoterä.

Kategoriat:Arvonmääritys

Maakunta-arkiston virkailijat vainoavat minua

perjantai 26.9.2008 Jätä kommentti

Eilisessä Kulttuuri-Sammon julkistamistilaisuudessa nähtiin TKK:n tutkijan päällä T-paita Maakunta-arkiston virkailijat vainoavat minua. Se aiheutti hämmennystä, koska maakunta-arkistoissa on kokemukseni mukaan työssä vain hyvin mukavia ihmisiä. Paidalle keksittiin kuitenkin luonteva selitys: maakunta-arkistojen virkailijat ovat sotajalalla, koska hekin haluavat semanttisen webin palveluja. Syytä onkin, Kulttuuri-Sampo on monipuolisuudessaan varsin häkellyttävä työkalu. Käykää katsomassa!

Kategoriat:Sekalaista, Tilaisuudet

Kenen kaduilla kuljet?

perjantai 26.9.2008 1 kommentti

Kollega lähetti kuvan Ranskan kansallisarkiston läheltä:

Lähistöllä on myös ”Starbucks Archives”. Minusta on jotenkin viehättävää, että suuret kulttuuri-instituutiot leimaavat tienoota noin.  Ilmeisesti kaikki tietävät ja tuntevat kansallisarkiston — tai sitten väki istuu kahvilla ja ihmettelee, miksi paikalla on tällainen nimi.

Kategoriat:Sekalaista

Pomppivat käyttäjät

torstai 25.9.2008 2 kommenttia

Havahduin huomaamaan, että arkistojen tietojärjestelmät on suunniteltu ajatellen menneen maailman tiedonhankintaa. Siinä noudatetaan samaa mallia kuin paperiaikana: ensin selvitetään arkistonmuodostaja, sitten etsitään arkistoluettelo, tutkitaan arkiston rakennetta ja lopuksi päästään itse asiakirjoihin. Käyttäjän oletetaan tulevan järjestelmään organisaation kotisivulta suunnitellun liittymän kautta, etsivän hakusanojen avulla kiinnostavan arkiston tai arkistonmuodostajan, silmäilevän sarjoja ja lopuksi löytävän haluamansa asiakirjat.

Internet-tiedonhaku ei kuitenkaan ole tällaista. Käyttäjät pomppaavat hakukoneiden avulla suoraan kiinnostaviin dokumentteihin syvällä järjestelmässä. Sen jälkeen he klikkaavat ehkä paria linkkiä, jos sitäkään, ja poistuvat, usein palaamatta koskaan.

Minusta tämä näyttäisi merkitsevän kahta asiaa. Ensiksikin tietojärjestelmät olisi suunniteltava niin, että hakukoneilla on niihin pääsy: muuten osa mahdollisista asiakkaista ei koskaan löydä etsimäänsä. Toiseksi jokaisen sivun tai dokumentin olisi oltava jollain tasolla itsessään ymmärrettävä, vaikka käyttäjä olisikin päätynyt siihen suoraan hakukoneen linkistä.

Jälkimmäinen vaatimus on aika haastava. Arkistojen kuvailujärjestelmät on ajateltu hierarkkisiksi. Internet-käyttäjät törmäävät hakukoneen tarjoamaan dokumenttiin suoraan, ilman että he ovat perehtyneet ylempiin kuvailutasoihin. Tuskin he edes tietävät sellaisia olevan olemassa.

Kategoriat:Tiedonhaku

Stressitön työ

keskiviikko 24.9.2008 1 kommentti

Yahoo suosittelee arkistonhoitajan uraa stressittömänä ja terveellisenä vaihtoehtona. Stressittömyys tulee siitä, että työssä voi toimia itsenäisesti ja työn sisältö on melko ennustettava. Lisäksi voi mokailla ilman, että kukaan kuolee. Asiakirjahallinnon tehtäviin kirjoittaja ei ota kantaa.

Kategoriat:Sekalaista

Sinustako ”kamisti”? (100. blogikirjoitus)

tiistai 23.9.2008 2 kommenttia

Luettavana on kirja, jossa visioidaan informaatioalan tulevaisuutta. Yksi kirjoittajista on sitä mieltä (jos ymmärrän hänet oikein), että kirjastot muuttuvat eräänlaisiksi arkistoiksi. Niillä ei ole enää roolia ensisijaisesti tiedontarjoajina, koska tietoverkoissa tieto saadaan suoraan tuottajilta. Myöskin rooli ”kytkentäkeskuksena”, jonka kautta käyttäjät pääsevät eri lähteisiin, vähenee. Hakukoneet ja internet-palveluiden tarjoajat huolehtivat parhaiten tiedonhausta. Niinpä kirjastoille jää arkistojen lailla rooli luotettavina säilytyspaikkoina, jotka valvovat ja pitävät huolta kokoelmistaan.

Arkistoihmisen ei pitäisi mennä naapurin tontille, mutta tämä kuulostaa järkeenkäyvältä. Otsikko tämän päivän Helsingin Sanomissa ”Oslon yliopisto aikoo polttaa arvokkaan sanomalehtikokoelman” tuntuu ensisilmäyksellä olevan sitä vastaan: miten luotettava on säilytyspaikka, joka hävittää aineistojaan? Mutta toisaalta, näinhän arkistotkin tekevät harkitun suunnitelmallisesti. Lisäksi lopputuloshan olisi äärimmäisyyksiin vietynä arkistomaailman kaltainen: tieto olisi uniikkia ja ainoastaan yhdessä paikassa. Esimerkiksi Helsingin Sanomien vanhempia numeroita löytyisi vain Kansalliskirjastosta.

Silti tulevaisuuden ennustaminen on tunnetusti hankalaa. Yksi Osmo A. Wiion laeista on, että lyhyellä tähtäimellä muutos yliarvoidaan, pitkällä tähtäimellä se aliarvioidaan. Visioissa korostuvat asiat, joiden nähdään visiointihetkellä olevan idulla. Niiden kuvitellaan yleistyvän tavatonta vauhtia (esimerkkinä digitv:n interaktiiviset palvelut tai tv:n katsominen kännykällä) ja maailman olevan sen myötä toisenlainen. Näin ei yleensä käy, mutta jälkikäteen huomataan muutoksen olleen pidemmällä aikavälillä toisenlaista ja suurempaa kuin oli kuviteltukaan. Tästä näkökulmasta visio kirjastojen ”arkistojenkaltaistumisesta” on luultavasti yksipuolinen ja väärä.

Puhe informaatioammattien yhdentymisestä on osin hypetystä. Lähentymistä tapahtuu, mutta sen ei pitäisi estää näkemästä eroja.

Hyvä esimerkki on sähköinen pitkäaikaissäilytys. Meille ollaan rakentamassa yhteistä muistiorganisaatioiden pitkäaikaissäilytysjärjestelmää. Se on järkevä hanke sikäli, että bittien hengissä pitäminen on aina samanlaista sitten kun aineistot metatietoineen ovat olemassa. Asiakirjan ja julkaisun säilyttäminen ei teknisesti eroa. Pitkäaikaissäilytyksen ongelmat ja ratkaisut ovat samat. OAIS-mallin mukaisesti säilytysjärjestelmissä voidaan abstraktilla tasolla hahmottaa samat toiminnot, riippumatta siitä, mitä säilytetään. Aineisto on aina vastaanotettava, sitä on hallittava jollain tavoin, asiakkailta tulee kyselyjä, vastaukseksi toimitetaan informaatiota, metatietoa tarvitaan ymmärrettävyyden takaamiseksi jne.

Tämän ei pitäisi kätkeä sitä, että tähän yhdenmukaisuudet sitten jäävät. Konteksti, jossa informaatio syntyy, miten tietoa käytetään, miten sitä täytyy hallita, miten käyttöoikeudet määräytyvät, mistä kerätään metatietoa ja miten metatieto muuttuu elinkaaren aikana, on erilaista. Luultavasti käyttäjäkunnat, tietotarpeet ja tapa, jolla tietoa haetaan, poikkeavat myös.

Eri muistiorganisaatioiden olemassaoloon on omat perusteensa. Ne eivät katoa sähköisessäkään toimintaympäristössä. Ammattikunnat eivät ole sulautumassa ainakaan siinä mielessä, että olisi olemassa vain yksi osaamisen kirjo, joka jatkossa riittää kaikille. Yhdentymistä voi kuitenkin tapahtua toisinpäin: yhdeltä henkilöltä saatetaan yhä useammin odottaa sellaista osaamisen yhdistelmää, joka ei enää mahdu perinteisten ammattikuntien rajoihin. Tässä mielessä ollaan ehkä kulkemassa kohti kirjasto-arkisto-museoammattilaisia, ”kamisteja”.

Inkeriläisistä lukemassa

torstai 18.9.2008 Jätä kommentti

Kyllä yksityisarkistot ovat hieno asia! Olen takavuosina kirjoittanut varmaan satoja todistuksia Inkerin kirkonkirjoista ja jatkosodan aikaisesta Inkerin siirtoväen kortistosta. Silti Inkeriläisiä siirtämässä. Jussi ja Liisa Tenkun päiväkirjat 1943-1944 (Helsinki 2008) avaa aivan eri tavalla sen, millaista elämä saksalaisten miehittämässä Inkerissä tuolloin oli. Kirja on kauniisti kirjoitettu ja siinä on vieläpä valokuvia Inkeristä tuolta ajalta.

Ilman yksityisarkistoja oltaisiin tätä köyhempiä. Mitenhän mahtaa olla niiden tila tietokoneiden aikakaudella? Tästä on ollut äskettäin kutsuseminaari, josta ehkä vielä kuullaan raporttia. Yksityisten henkilöiden tiedonhallinta on nouseva tutkimuskohde. Sillä on yhteys myös arkistoihin.

Kategoriat:Sekalaista