Arkisto

Archive for lokakuu 2008

Asiakirjahallinnon Web2.0 -julistus

perjantai 31.10.2008 Jätä kommentti

Britit ovat laatineet ja julkaisseet asiakirjahallinnon ammattilaisen Web2.0 -julistuksen, jossa on mielestäni paljon tärkeitä asioita. Tässä sen nopea käännös:

  1. Olen tietoinen siitä, että informaatiokulttuuri muuttuu nopeasti ja asiakirjahallinnon on reagoitava siihen myönteisesti, jotta se voi tarjota järjestelmiä, toimintatapoja, neuvontaa ja palveluja, joista on apua organisaatiolle, työryhmille ja työtovereille.
  2. Opiskelen käyttäjien informaatiokulttuuria.  Etsin uusia tapoja, joilla voin yhdistää oppimani asiakirjahallinnan ratkaisuihin.
  3. Luovun aikaisemmista käytännöistä, jos tällä hetkellä on parempia tapoja suoriutua tehtävästä. Yritän muotoilla uusia periaatteita ja käytäntöjä ja tuoda niitä julki.
  4. Vaikka pidän asiakirjajärjestelmien varmaa laatua tärkeänä, sen ei pidä estää jatkuvaa kokeilua, innovointia ja kehitystyötä.
  5. Autan käyttäjiä käyttämään Web2.0-palveluja, joita he tarvitsevat hyödyttääkseen organisaatiota.
  6. Vältän sitä, että vaadin käyttäjiä katsomaan asioita asiakirjahallinnon termein. Sen sijaan pyrin muotoilemaan palvelut käyttäjien mieltymyksiä ja odotuksia vastaaviksi.
  7. Myönnän, että asiakirjahallinnolla ei ole kaikkia vastauksia. Työskentelen rakentavasti yhdessä tieto- ja IT-ammattilaisten kanssa löytääkseni keinoja vastata haasteisiin.
  8. Olen tietoinen siitä, että käyttäjien ei ole helppo luoda ja hallita asiakirjoja. Teen parhaani kehittääkseni automatisoituja ja järjestelmiin sisältyviä asiakirjahallinnan ratkaisuja, jotta en kuormittaisi heitä tarpeettomasti.
  9. Teen parhaani kehittääkseni organisaation asiakirjahallintaa ja ymmärrystä asiakirjoista, samalla kun myönnän, ettei meillä koskaan tule olemaan täydellisiä ratkaisuja asiakirjojen talteenottoon ja hallintaan.
  10. Pyrin aina tasapainoon käyttäjien tarpeiden, organisaation toiminnan ja toimintaan kohdistuvien säädösvaatimusten välillä.
  11. Olen tunnistanut sen, että usein organisaatiot muuttuvat hitaasti, vaikka teknologia kehittyy nopeasti. Työskentelen nopeuttaakseni sopeutumista muutokseen, mikä sen tahti onkin.
  12. Pyrin tuottamaan palveluja, joihin sekä käyttäjät että johto voivat luottaa. Palvelut ovat intressiryhmien käytettävissä ja tuottamismekanismit nähtävissä.

Olisi mielenkiintoista kuulla, kokevatko suomalaiset ammattilaiset näiden teesien olevan julkilausumattakin meillä jo arkipäivää. Vai olisiko niiden omaksumisessa uudistumisen paikka?

Arkistopelejä

maanantai 27.10.2008 1 kommentti

Joskus työporukassa suunniteltiin suunnistusta arkistomakasiineissa. Esimerkiksi näin: ensimmäinen rasti ”Keisarin käsikassa”, toinen ”Sisäministeriön arkisto”, kolmas ”Venäjän armeijassa palvelleet suomalaiset -kokoelma”. Kultakin rastilta löytyy vinkki seuraavaan. Apuvälineitä ei saa käyttää. Nopein joukkue voittaa.

Kisa ei olisi ollut kovin tasaväkinen, koska arkistoja työkseen penkovilla olisi etuasema. Eikä siitä tullutkaan mitään. Saksalaiset ovat kuitenkin kehittäneet toisenlaisen arkistopelin. Se on tietokonepeli, jonka voi ladata täältä. Valitettavasti pelaaminen täällä kaukana on vaikeaa, koska pelissä vaaditaan Siegenin alueen paikallistuntemusta ja vierailua sekä Siegenin kaupunginarkistossa että Siegen-Wittgensteinin piiriarkistossa.

Kategoriat:Sekalaista

Huumoria, huumoria!

lauantai 25.10.2008 1 kommentti

Monilla ammattikunnilla on kaskukokoelmia, asiakirjahallinnalla ei. Sillä on ehkä syynsä. Tiedän vain kolme kaskuksi hyvällä tahdolla kelpaavaa tarinaa, ja niistäkin yksi on luonteeltaan yleisinhimillinen, vaikka tapahtuukin arkistossa. Myös kansainvälisesti arkistohuumori on uhanalanen laji, josta on vähän havaintoja. Sitä kuitenkin vaalii harvakseltaan Archiwhat? -blogi.

Kategoriat:Sekalaista

”Asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat…”

torstai 23.10.2008 Jätä kommentti

Kuten arkistolaitoksen sähköpostilistalla kerrotaan, laitoksen seulontapolitiikka ja -strategia on vahvistettu. Tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat

  • viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta tai
  • Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Eikö tämä olekin tärkeä tavoite? Yhteiskunnalliseen merkitykseensä nähden se herättää omituisen vähän mielenkiintoa. Ehkäpä julkistetut linjaukset avaavat asiaa tutkijoille ja tavallisille kansalaisille. Valittujen keinojen kannalta erityisesti seulontastrategian liite ”arkistolaitoksessa sovellettavia seulontaperiaatteita ja -kriteereitä” on tärkeä.

Kategoriat:Arvonmääritys

Sveitsiläinen linkkuveitsi vai työkalupakki?

sunnuntai 19.10.2008 Jätä kommentti

Olen yrittänyt perehtyä siihen, miten australialaiset selviävät asiakirjahallinnastaan ilman AMSeja. Australiassa organisaation tehtäväluokituksen pohjalta johdetaan useampia, toisiinsa suhteessa olevia työkaluja mm. arvonmäärityksen ja asiakirjojen ryhmittelyn tarpeisiin. Ne eivät välttämättä kaikin osin noudata tehtäväluokitusta. Tesaurusten avulla käyttäjät voivat käyttää omia termejään, vaikka työkaluissa puhuttaisiinkin samasta asiasta toisin sanoin.

Onko tämä ratkaisu parempi kuin suomalainen? Ainakin se on komplisoidumpi. Monimutkaisuus on toisaalta haitta, toisaalta se voi olla hyve.  Suomalaisen käytännön ehkä todennäköisin heikkous on siinä, että meillä on yhteen työkaluun koottuna niin monia asioita: AMSin tai sen luokituksen pitäisi palvella mm. arvonmääritystä, elinkaarenhallintaa, tiedonhakua ja asioiden ryhmittelyä. ”AMS tekee kaikki asiat ja keittää kahvit päälle”, totesi eräs ystävä sarkastisesti.  AMSiin lastataan yhä enemmän tarpeita samaan aikaan kun sen sisältöä yhdenmukaistetaan. Vähitellen AMSista on tullut suuri monoliittinen rakennelma, jonka tekeminen kestää isoissa organisaatioissa tavattoman kauan, vuosikausia. Australialaisten vahvuus lienee siinä, että asioita voidaan lähestyä modulaarisemmin eikä samojen ratkaisujen tarvitse palvella sekä asiakirjahallinnan ammattilaisia että tavallisia käyttäjiä. Järjestelmän heikkouksia ja yksityiskohtia on kuitenkin täältä kaukaa vaikea hahmottaa.

Kategoriat:Sähköiset

Blogien tekninen kilpavarustelu

torstai 16.10.2008 2 kommenttia

Tulin valinneeksi bloggausympäristön pinnallisen ja lyhyen tutustumisen jälkeen. Välillä tulee pohdittua, olisiko tekninen ruoho vihreämpää aidan toisella puolella: blogger.comin pojilla ja tytöillä tuntuu olevan paremmat lelut. Nyt WordPress on iskenyt takaisin lisäämällä blogeihin mahdollisuuden tehdä kyselyjä. Tätähän täytyy kokeilla!

Kategoriat:Sekalaista

Parempi kuin AMS?

maanantai 13.10.2008 Jätä kommentti

Arkistonmuodostussuunnitelmissa on itse ajatuksen lisäksi harvinaista se, missä laajuudessa ne on otettu  kansallisella tasolla käyttöön. Arkistolain (1994/831) 8 §:n pykälän mukaan ”arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa”.

Tämä on ulkomaalaisten kollegojen mielestä kadehdittavan hyvä ratkaisu.  Tulin tänään kuitenkin ajatelleeksi, että arkistonmuodostussuunnitelman edellyttäminen kaikilta viranomaisilta saattaa jossain tilanteessa muodostua haitaksi. Jos organisaatio itse tai joku muu kehittäisi aivan uuden tavan lähestyä elinkaaren hallinnan problematiikkaa — tavan joka olisi periaatteiltaan toisenlainen kuin AMS, mutta toimivuudeltaan vähintäänkin yhtä hyvä — sitä ei voitaisi julkishallinnossa mielekkäästi kokeilla ja ottaa käyttöön, koska organisaatio ei silloin täyttäisi lain vaatimuksia.

Tämä on kyllä hyvin hypoteettinen ongelma. Ensiksikin laintulkinta saattaa sallia monenlaiset ratkaisut, jolloin ongelmaa ei olisi lainkaan. Toiseksi kukaan ei ole keksinyt elinkaaren hallintaan parempaa keinoa. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö sellaista voisi olla olemassa. Tietotekniikka avaa koko ajan uusia mahdollisuuksia.

Kategoriat:Sähköiset

Hiljainen enemmistö

lauantai 11.10.2008 Jätä kommentti

Minua on vaivannut ajatus, että meillä on suuri hiljainen, näkymätön enemmistö: asiakirjahallinnon ammattilaiset. Nähdäkseni, onko ajatuksessa mitään perää, kävin nopeasti läpi yhden vuosikerran alan lehtiä. Kaikkiaan artikkeleita oli 115 ja ne jakaantuivat kirjoittajan mukaan seuraavasti:

Lähes 60 prosenttia kirjoittajista oli päätearkistosektorilta. Vain vajaa yhdeksän prosenttia edusti asiakirjahallintoa. Loppukolmannes oli kehittäjiä, opettajia, asiakkaita, yrityksiä, sekalaisia muita ja taustaltaan tuntemattomia. Jakauma näyttäisi jonkin verran tukevan ennakkokäsitystä, varsinkin kun vain yksi kirjoitus käsitteli suoranaisesti suomalaista asiakirjahallintoa ”kentän” näkökulmasta. Silti tästä ei voi vetää johtopäätöksiä, vaikka otos olisikin edustava: pitäisi analysoida myös sitä, mistä kirjoitetaan ja mistä lähtökohdista. Kirjoittajan tausta ei sitä yksin määrää.

Kategoriat:Ammattilaiset

American Archivist Online

maanantai 6.10.2008 Jätä kommentti

Tämäpä ilahduttavaa! Olen silloin tällöin käynyt toivorikkaana vilkaisemassa The American Archivistin kotisivua odottaen julkaisun tulemista nettiin luettavaksi. Nyt se on tapahtunut: American Archivist Online sisältää lehdet kolmea uusinta numeroa lukuunottamatta. Tällä hetkellä tosin saatavilla ovat vain tämän vuosituhannen numerot, mutta ehkäpä vanhemmatkin tulevat palveluun aikaa myöten. Vaikka The American Archivist ei ole varsinaisesti tieteellinen julkaisu, siinä on ilmestynyt myös alaan liittyvää tutkimusta ja monia keskeisiä artikkeleita, joihin viitataan usein. Kun kanadalainen Archivaria on ollut jo pitkään netissä, pohjois-amerikkalaiset julkaisut ovat nyt hyvin saatavilla. Toivottavasti australialaiset seuraavat seuraavaksi esimerkkiä ja Archives and Manuscripts jonain päivänä tulee verkkoon.

Kategoriat:Julkaisut

Ollako oma ammattiyhdistys vai ei?

lauantai 4.10.2008 Jätä kommentti

Viikolla kysyttiin ammattiyhdistyksen tehtäviin, olisi harkittu edustajaksi yhteen toimikuntaan. Pohdin asiaa ja kieltäydyin.  Meikäläiseltä on niissä hommissa paras prime time mennyt ohi. Olin hallituksessa jo 1990-luvulla ja puheenjohtajana lähes koko tämän vuosituhannen. Lisäksi toimikunnassa pitäisi olla terrierin ja juristin mielenlaatu. Minulla ei ole kumpaakaan.

Alan ammattiyhdistyksen on minusta ollut vaikea löytää omaa rooliaan. Se johtuu pääasiassa siitä, yhdistys on perustettu ammatti-identiteetin varaan. Ammatillisia yhdistyksiä on muutenkin yllin kyllin (ja minusta aivan liikaa), joten ammattikuntaan rajautuvalla yhdistyksellä ei ole sosiaalista tilausta. Mitä varten oma ammattiyhdistys silloin on olemassa?

Reilun 300 hengen yhdistys, jonka jäsenet jakautuvat yhteiskunnan eri puolille miehittämättä mitään avainaluetta, ei koskaan ole neuvottelupöydässä lyömässä nyrkkiä pöytään. Sopimusjärjestelmä ei kohdista palkankorotuksia ammattiyhdistyksen jäsenyyden tai työtehtävien sisällön mukaan. Tästä näkökulmasta tärkeintä on, että ihmiset ylipäänsä ovat järjestäytyneet. Kun neuvottelija katsoo neuvotteluhuoneen ikkunasta ulos, hänen on sielunsa silmillä nähtävä edustamansa rivistöt. Jokaisen on syytä olla rivissä, jonkin kyltin alla.

Oma ammattiyhdistys sallii kuitenkin joitain asioita, jotka muuten eivät olisi mahdollisia. Yhdistys voi kerätä ja jakaa tietoa tehtäväalueen palkkatilanteesta. Sitä on tehty selvittämällä vuosittain jäsenistön palkkausta jäsenmaksujen perusteella. Yhdistys on lisäksi tuottanut aineistoa tehtävänkuvausten yms. pohjaksi. Viime vuosikokouksessa päätettiin tukea entistä enemmän työkykyä ylläpitävää toimintaa ja kouluttautumista.

Tulevaisuudessa yhdistys voisi lisäksi keskittyä verkkopalveluiden luomiseen ja profession kehittämiseen, koska niihin muut ammatilliset yhdistykset eivät panosta. Sosiaalisia rientoja ei liiemmin kannata tarjota, koska niitä on tarjolla muutenkin. Ammatilliset yhdistykset toimivat pääkaupunkiseudulla eivätkä tarjoa paljoakaan sen ulkopuolella toimiville. Hyvin toimivat nettipalvelut palvelisivat myös muita kuin pääkaupunkiseutulaisia ja parantaisivat alan näkyvyyttä. Muilla yhdistyksillä ei myöskään ole kiinnostusta alan esille tuomiseen korkeastikoulutettuna ja eettisin perustein toimivana professiona. Helsingin arkistopäivillä v. 2006 lanseeratut eettiset säännöt ovat unohtuneet tarmokkaan alun jälkeen. Tieteellinen seuramme pitää hyvin matalaa profiilia tieteellisenä seurana, koska se ei halua karkottaa ei-akateemisesti koulutettuja toiminnastaan.

Ovatko tällaiset syyt riittäviä oman yhdistyksen pitämiseen? Sen päättäköön jokainen itse. Useimmat suhtautuvat ammattiyhdistykseen kuten luterilaiseen kirkkoon: menoihin ei osallistuta—muuten kuin ehkä (pikku)jouluna—aatekaan ei hirveästi kiinnosta, mutta silti halutaan, että yhteisö on taustalla olemassa. Ammattiyhdistystehtäviin on vaikea löytää vapaaehtoisia. Jos kuitenkin halutaan, että on oma pieni, harrastuspohjalta toimiva ammattiyhdistys, heitä on löydyttävä. Sellaista ei saada muuten. Asiakirjahallinnan kenttä on niin moninainen, että muut järjestäytymisvaihtoehdot tarkoittavat ihmisten jakautumista useisiin yhdistyksiin. Jotkin ryhmät ovat lähellä hallintoa, toiset tutkimusta. Kaikille kelpaavaa toista vaihtoehtoa ei ole.

Kategoriat:Ammattilaiset