Archive

Archive for lokakuu 2008

Asiakirjahallinnon Web2.0 -julistus

perjantai 31.10.2008 Jätä kommentti

Britit ovat laatineet ja julkaisseet asiakirjahallinnon ammattilaisen Web2.0 -julistuksen, jossa on mielestäni paljon tärkeitä asioita. Tässä sen nopea käännös:

  1. Olen tietoinen siitä, että informaatiokulttuuri muuttuu nopeasti ja asiakirjahallinnon on reagoitava siihen myönteisesti, jotta se voi tarjota järjestelmiä, toimintatapoja, neuvontaa ja palveluja, joista on apua organisaatiolle, työryhmille ja työtovereille.
  2. Opiskelen käyttäjien informaatiokulttuuria.  Etsin uusia tapoja, joilla voin yhdistää oppimani asiakirjahallinnan ratkaisuihin.
  3. Luovun aikaisemmista käytännöistä, jos tällä hetkellä on parempia tapoja suoriutua tehtävästä. Yritän muotoilla uusia periaatteita ja käytäntöjä ja tuoda niitä julki.
  4. Vaikka pidän asiakirjajärjestelmien varmaa laatua tärkeänä, sen ei pidä estää jatkuvaa kokeilua, innovointia ja kehitystyötä.
  5. Autan käyttäjiä käyttämään Web2.0-palveluja, joita he tarvitsevat hyödyttääkseen organisaatiota.
  6. Vältän sitä, että vaadin käyttäjiä katsomaan asioita asiakirjahallinnon termein. Sen sijaan pyrin muotoilemaan palvelut käyttäjien mieltymyksiä ja odotuksia vastaaviksi.
  7. Myönnän, että asiakirjahallinnolla ei ole kaikkia vastauksia. Työskentelen rakentavasti yhdessä tieto- ja IT-ammattilaisten kanssa löytääkseni keinoja vastata haasteisiin.
  8. Olen tietoinen siitä, että käyttäjien ei ole helppo luoda ja hallita asiakirjoja. Teen parhaani kehittääkseni automatisoituja ja järjestelmiin sisältyviä asiakirjahallinnan ratkaisuja, jotta en kuormittaisi heitä tarpeettomasti.
  9. Teen parhaani kehittääkseni organisaation asiakirjahallintaa ja ymmärrystä asiakirjoista, samalla kun myönnän, ettei meillä koskaan tule olemaan täydellisiä ratkaisuja asiakirjojen talteenottoon ja hallintaan.
  10. Pyrin aina tasapainoon käyttäjien tarpeiden, organisaation toiminnan ja toimintaan kohdistuvien säädösvaatimusten välillä.
  11. Olen tunnistanut sen, että usein organisaatiot muuttuvat hitaasti, vaikka teknologia kehittyy nopeasti. Työskentelen nopeuttaakseni sopeutumista muutokseen, mikä sen tahti onkin.
  12. Pyrin tuottamaan palveluja, joihin sekä käyttäjät että johto voivat luottaa. Palvelut ovat intressiryhmien käytettävissä ja tuottamismekanismit nähtävissä.

Olisi mielenkiintoista kuulla, kokevatko suomalaiset ammattilaiset näiden teesien olevan julkilausumattakin meillä jo arkipäivää. Vai olisiko niiden omaksumisessa uudistumisen paikka?

Arkistopelejä

maanantai 27.10.2008 1 kommentti

Joskus työporukassa suunniteltiin suunnistusta arkistomakasiineissa. Esimerkiksi näin: ensimmäinen rasti ”Keisarin käsikassa”, toinen ”Sisäministeriön arkisto”, kolmas ”Venäjän armeijassa palvelleet suomalaiset -kokoelma”. Kultakin rastilta löytyy vinkki seuraavaan. Apuvälineitä ei saa käyttää. Nopein joukkue voittaa.

Kisa ei olisi ollut kovin tasaväkinen, koska arkistoja työkseen penkovilla olisi etuasema. Eikä siitä tullutkaan mitään. Saksalaiset ovat kuitenkin kehittäneet toisenlaisen arkistopelin. Se on tietokonepeli, jonka voi ladata täältä. Valitettavasti pelaaminen täällä kaukana on vaikeaa, koska pelissä vaaditaan Siegenin alueen paikallistuntemusta ja vierailua sekä Siegenin kaupunginarkistossa että Siegen-Wittgensteinin piiriarkistossa.

Kategoriat:Sekalaista

Huumoria, huumoria!

lauantai 25.10.2008 1 kommentti

Monilla ammattikunnilla on kaskukokoelmia, asiakirjahallinnalla ei. Sillä on ehkä syynsä. Tiedän vain kolme kaskuksi hyvällä tahdolla kelpaavaa tarinaa, ja niistäkin yksi on luonteeltaan yleisinhimillinen, vaikka tapahtuukin arkistossa. Myös kansainvälisesti arkistohuumori on uhanalanen laji, josta on vähän havaintoja. Sitä kuitenkin vaalii harvakseltaan Archiwhat? -blogi.

Kategoriat:Sekalaista

”Asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat…”

torstai 23.10.2008 Jätä kommentti

Kuten arkistolaitoksen sähköpostilistalla kerrotaan, laitoksen seulontapolitiikka ja -strategia on vahvistettu. Tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat

  • viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta tai
  • Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Eikö tämä olekin tärkeä tavoite? Yhteiskunnalliseen merkitykseensä nähden se herättää omituisen vähän mielenkiintoa. Ehkäpä julkistetut linjaukset avaavat asiaa tutkijoille ja tavallisille kansalaisille. Valittujen keinojen kannalta erityisesti seulontastrategian liite ”arkistolaitoksessa sovellettavia seulontaperiaatteita ja -kriteereitä” on tärkeä.

Kategoriat:Arvonmääritys

Sveitsiläinen linkkuveitsi vai työkalupakki?

sunnuntai 19.10.2008 Jätä kommentti

Olen yrittänyt perehtyä siihen, miten australialaiset selviävät asiakirjahallinnastaan ilman AMSeja. Australiassa organisaation tehtäväluokituksen pohjalta johdetaan useampia, toisiinsa suhteessa olevia työkaluja mm. arvonmäärityksen ja asiakirjojen ryhmittelyn tarpeisiin. Ne eivät välttämättä kaikin osin noudata tehtäväluokitusta. Tesaurusten avulla käyttäjät voivat käyttää omia termejään, vaikka työkaluissa puhuttaisiinkin samasta asiasta toisin sanoin.

Onko tämä ratkaisu parempi kuin suomalainen? Ainakin se on komplisoidumpi. Monimutkaisuus on toisaalta haitta, toisaalta se voi olla hyve.  Suomalaisen käytännön ehkä todennäköisin heikkous on siinä, että meillä on yhteen työkaluun koottuna niin monia asioita: AMSin tai sen luokituksen pitäisi palvella mm. arvonmääritystä, elinkaarenhallintaa, tiedonhakua ja asioiden ryhmittelyä. ”AMS tekee kaikki asiat ja keittää kahvit päälle”, totesi eräs ystävä sarkastisesti.  AMSiin lastataan yhä enemmän tarpeita samaan aikaan kun sen sisältöä yhdenmukaistetaan. Vähitellen AMSista on tullut suuri monoliittinen rakennelma, jonka tekeminen kestää isoissa organisaatioissa tavattoman kauan, vuosikausia. Australialaisten vahvuus lienee siinä, että asioita voidaan lähestyä modulaarisemmin eikä samojen ratkaisujen tarvitse palvella sekä asiakirjahallinnan ammattilaisia että tavallisia käyttäjiä. Järjestelmän heikkouksia ja yksityiskohtia on kuitenkin täältä kaukaa vaikea hahmottaa.

Kategoriat:Sähköiset

Blogien tekninen kilpavarustelu

torstai 16.10.2008 2 kommenttia

Tulin valinneeksi bloggausympäristön pinnallisen ja lyhyen tutustumisen jälkeen. Välillä tulee pohdittua, olisiko tekninen ruoho vihreämpää aidan toisella puolella: blogger.comin pojilla ja tytöillä tuntuu olevan paremmat lelut. Nyt WordPress on iskenyt takaisin lisäämällä blogeihin mahdollisuuden tehdä kyselyjä. Tätähän täytyy kokeilla!

Kategoriat:Sekalaista

Parempi kuin AMS?

maanantai 13.10.2008 Jätä kommentti

Arkistonmuodostussuunnitelmissa on itse ajatuksen lisäksi harvinaista se, missä laajuudessa ne on otettu  kansallisella tasolla käyttöön. Arkistolain (1994/831) 8 §:n pykälän mukaan ”arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa”.

Tämä on ulkomaalaisten kollegojen mielestä kadehdittavan hyvä ratkaisu.  Tulin tänään kuitenkin ajatelleeksi, että arkistonmuodostussuunnitelman edellyttäminen kaikilta viranomaisilta saattaa jossain tilanteessa muodostua haitaksi. Jos organisaatio itse tai joku muu kehittäisi aivan uuden tavan lähestyä elinkaaren hallinnan problematiikkaa — tavan joka olisi periaatteiltaan toisenlainen kuin AMS, mutta toimivuudeltaan vähintäänkin yhtä hyvä — sitä ei voitaisi julkishallinnossa mielekkäästi kokeilla ja ottaa käyttöön, koska organisaatio ei silloin täyttäisi lain vaatimuksia.

Tämä on kyllä hyvin hypoteettinen ongelma. Ensiksikin laintulkinta saattaa sallia monenlaiset ratkaisut, jolloin ongelmaa ei olisi lainkaan. Toiseksi kukaan ei ole keksinyt elinkaaren hallintaan parempaa keinoa. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö sellaista voisi olla olemassa. Tietotekniikka avaa koko ajan uusia mahdollisuuksia.

Kategoriat:Sähköiset