Arkisto

Archive for marraskuu 2008

Ammatillista arkistotiedettä

sunnuntai 23.11.2008 Jätä kommentti

Trieste

Tämä viikko on mennyt ”arkistotieteen” parissa. Lainausmerkit ovat tarpeen siksi, että arkistotieteellä tarkoitetaan usein mitä tahansa hyvätasoiseksi katsottua ammatillista toimintaa ja ”arkistoteoriaa” on kaikki ammatillinen tietämys ja ajattelu, tieteellisestä tasosta riippumatta. Siksi kumpaakin termiä on viljeltävä yliopistolla hyvin varovasti, jos ollenkaan: niistä seuraa hämmennystä.

Puhuin tästä tiistaina koulutustilaisuudessa. Jos olisin kaivannut asialle vahvistusta, sitä olisin saanut runsaasti loppuviikolla Triesten ja Mariborin kansainvälisen arkistotieteellisen instituutin konferenssissa. Useimmissa esityksissä yksinkertaisesti esiteltiin jotain ammatilista osa-aluetta, esimerkiksi arkistotiloille asetettuja vaatimuksia.

Kuvaavaa tälle ammatilliselle arkistotieteelle on myös, että arkistotieteellisen insituutin jäseniltä vaaditaan joko oman arkistolaitoksen tai ammatillisen yhdistyksen suositus. Se, että työkseen tutkii ja opettaa yliopistossa ei ole merkittävää. Yliopistoista ei lisäkseni ollutkaan muita puhujia. Instituutissa on kuitenkin ollut suomalainen jäsen 1990-luvun puolivälissä.

Esitykset saivat miettimään, hallitseeko ammatillista arkistotiedettä historiantutkimuksen lähestymistapa?  Historiantutkimuksessahan ei pyritä tekemään yleistyksiä tutkittavasta ilmiöistä sen oman alueen ulkopuolelle. Sen sijaan yritetään kuvata kukin ilmiö omassa ainutlaatuisuudessaan. Vaikuttaisi siltä, että arkistoammattilaiset tekevät juuri näin, kun he yrittävät tarkastella tieteellisesti omaa toimintaansa. He kuvaavat ilmiön — esimerkiksi ”Valmiussuunnittelu Baijerin arkistoissa” — ja tieteellisyys on siinä, että kuvaus on perusteltu. Kyse on toisin sanoen jonkinlaisesta rankelaisesta kuvauksesta, jonka kohteena on menneisyyden sijasta nykyhetki (”wie es eigentlich ist”).

Tämä tuntuisi järkeenkäyvältä, onhan suuri osa ammattilaisista taustaltaan historiantutkijoita. Mitä muuta lähestymistapaa voisi soveltaa kuin sitä, mihin on saanut koulutuksen? Se selittäisi, miksi esimerkiksi arvonmääritystä pystytään tarkastelemaan joka maassa omanlaisenaan toimintana, jota ei ole tarpeen eikä pidäkään verrata arvonmääritykseen muualla. Historiantutkijalle kyse on itsessään arvokkaista ilmiöistä, jotka on ymmärrettävä toimijoiden omaa kontekstia ja päämääriä vasten.

Tämä voisi selittää myös, miksi oman toiminnan asettaminen kokeelle on niin vaikeaa. Historiantutkija ei voi kyseenalaistaa kuvaamiensa subjektien tavoitteita ja menetelmiä, hän voi vain yrittää kuvata ne. Historiantutkija ei arvioi vaihtoehtoisia toimintatapoja, koska historia toteutuu vain yhdellä tavalla; muusta puhuminen olisi epätieteellistä jossittelua. Hän voi todeta toiminnan tulokset, mutta vasta niiden ollessa olemassa. Historiantutkija ei ennusta tulevaisuutta. Arkistotieteilijä ei arvioi, millaisia tuloksia valitulla toimintalinjalla tulee olemaan.

18th International Archival Day

Italian Triestessä pidetty konferenssi ei pääpirteissään poikennut alan muista kokouksista. Konferenssin teema oli Valorisation, Safety and Security. Ensimmäinen termi aiheutti paljon keskustelua, koska se oli muille kuin paikallisille outo. Lopulta selvisi, että valorisointi on suomeksi ”käyttöä”. Puhujia oli 25 maasta, enimmäkseen koillis-Euroopan entisen itäblokin maista. Mm. skandinaavit puuttuivat joukosta, mutta pohjois-Amerikka ja Israel olivat edustettuina. Kuulijoita oli noin 150.

Joukossa oli joitain eri tavoin mielenkiintoisia esityksiä. Erityisesti mieleen jäivät Valerie S. Komorin esitys Associated Pressin arkistosta sekä Moshe Mossekin ja Ilana Budowskin kuvaus asiakirjojen arvonmäärityksestä Israelissa. Useat arkistojärjestelmien esittelyt tekivät selväksi, että ICAn kuvailusääntöihin ja EAD:hen perustuvat ratkaisut ovat arkipäivää. Suomi on oman tien kulkijana jäänyt kuriositeetiksi.

Itse puhuin mediavalinnan merkityksestä arkistoille. Viestintätieteessä on paljon tutkittu sitä, miksi ihmiset valitsevat tietyn tavan kommunikoida. Arkiston kannalta kysymys on tärkeä, koska kasvokkain tai puhelimitse tapahtuneesta keskustelusta ei voi jäädä mitään arkistoon. Merkitystä on myös sillä, minkälainen kirjallinen viesti päätetään lähettää, koska eri viesteillä (sähköposti/paperi, muodollinen/epämuodollinen) on eri todennäköisyys päätyä arkistoon.

Schellenberg totesi v. 1956 olevan ”kummallinen anomalia, että mitä tärkeämpi asia on kyseessä, sitä todennäköisemmin siitä ei löydy täydellistä dokumentaatiota”. Mediavalinnan näkökulmasta tämä ei ole kovin yllättävää. Ns. mediarikkausteorian mukaan tehokas organisaatio käyttää oikeaa viestintävälinettä oikeassa paikassa. Vaikeissa kysymyksissä käytetään ”rikkaita” välineitä, siis suullisia keskusteluja ja epävirallista, henkilökohtaista viestintää.  Vasta kun asiaa on prosessoitu riittävästi rikkailla välineillä, tulokset viestitään köyhillä välineillä — virallisilla asiakirjoilla — organisaatiossa. Arkistot ovat tuomittuja dokumentoimaan parhaiten yksinkertaisia, mekanistisia ja toistuvia prosesseja, jos ne tyytyvät vain virallisiin asiakirjoihin. Jos tätä vastaan halutaan kamppailla, on yritettävä saada arkistoon yksityiskirjeitä sekä sähköpostia.

Instituutti julkaisee Atlanti-nimistä julkaisusarjaa, jossa konferenssin esitelmät on julkaistu. Viime vuosien julkaisut ovat myös instituutin kotisivulla verkossa. Tämän vuoden konferenssi puuttuu kuitenkin vielä sieltä.

Kategoriat:Tutkimus

Näkemys organisaatioista

perjantai 14.11.2008 Jätä kommentti

Risto Harisalon uusi kirja Organisaatioteoriat on hyvää luettavaa myös asiakirjahallinnan tutkijalle. Näin siksi, että niin meillä kuin muualla asiakirjahallinto rakentuu tietylle organisaationäkemykselle. Organisaatiota tarkastellaan työnjaollisena järjestelmänä, jota tuetaan ja ylläpidetään yleisillä säännöillä, persoonattomilla käytännöillä ja välttämättömillä prosesseilla. Organisaatiota ei katsota esimerkiksi siinä toimivien ihmisten yhteistyön, keskinäisen riippuvuuden ja kanssakäymisen järjestelmäksi. Tämän mukaisesti asiakirjahallinto on viritetty ajatellen toistuvia, ennakoitavia prosesseja, jotka perustuvat formaalisti määriteltyihin tehtäviin, ja joissa syntyy sisällöltään ja merkitykseltään ennustettavia asiakirjoja. eAMSin myötä tämä trendi on entistäkin selvempi, kun suunnitelmissa mallinnetaan tehtävien ja niissä syntyvien asiakirjatyyppien lisäksi myös prosessien käsittelyvaiheet.

En tarkoita tätä kritiikiksi. Yritän sanoa, että meidän tulisi olla asiasta tietoisia. Kun päähuomio on asiakirjahallinnan tarvitsemien työkalujen luomisessa ja soveltamisessa, piiloon jää herkästi sellainen viestintä, joka ei sovi näiden työkalujen taustalla oleviin oletuksiin. Kuitenkin sekin saattaa olla organisaation dokumentoinnille tärkeää.

Ajattelen tässä ylimmän johdon päivittäistä toimintaa ja organisaation sisäistä, epävirallista viestintää. Ensimmäinen on ad hoc yhteydenpitoa eri tahoihin, kaoottisesti muuttuvan toimintaympäristön seurantaa ja yhteisymmärryksen luomista muutosten merkityksestä yhdessä muun johdon kanssa. Jälkimmäinen on usein horisontaalista kommunikaatiota, joka ei noudata hierarkiaketjuja ja prosessien kulkua. Kumpaakaan ei voida helposti hallita AMSien avulla, koska kyse ei ole toistuvista, selvärajaisista prosesseista, joissa dokumenttien arvo, hallintatarpeet ja käsittelyvaiheet voitaisiin ennakolta määritellä.

Onko tässä jokin ongelma riippuu monestakin asiasta. Ensimmäinen kysymys on, mikä ymmärretään arkiston tehtäväksi. Minkä dokumentoimiseksi arkisto on olemassa?

Kategoriat:Asiakirjahallinto

Yhteinen ääni

tiistai 11.11.2008 Jätä kommentti

Liikearkistoyhdistyksen Failin uusin numero tupsahti juuri postiluukusta. En ole lehteä aikaisemmin kehunut. Oikeastaan ei pitäisi tehdä sitä nytkään, koska olen toimituskunnan jäsenenä jäävi. Osuuteni kokonaisuudessa on kuitenkin niin vähäinen, että ilkeän antaa tunnustusta. Minusta Faili on tällä hetkellä alan ulkoasultaan virkein ja sisällöltään monipuolisin julkaisu.

Faili

Uudessa numerossa mm. Matti Lakio ELKAsta pohdiskelee sitä, että sähköinen säilyttäminen antaisi uusia mahdollisuuksia arvonmääritykselle. Jos yritysten tilitositteita alettaisiin säilyttää, kirjanpito ja tilinpäätös voitaisiin rakentaa uudelleen sadan vuoden kuluttua silloin käytössä olevien periaatteiden mukaan. Tällöin yritysten tuloksia eri aikoina voitaisiin vertailla, mitä ei pystytä nyt tekemään. Tomi Voutilainen Valtiontalouden tarkastusvirastosta varoittaa asiakirjakäsitteen hämärtämisestä. Kun dokumentteja ja asiakirjoja sotketaan keskenään, voidaan loukata yksilön perusoikeutta tiedonsaantiin. Mirja Loponen kirjoittaa Kunnallisarkistoyhdistyksestä ja toteaa, että yhdistystä perustettaessa v. 1980 ”kuntien arkistotoimi koettiin selvästi valtion virastojen ja valtion arkistohallinnon tehtävistä poikkeavana”.

Mahtaako tuo viimeinen enää pitää paikkaansa, kun Jaana Pohjonen arkistolaitoksesta esittelee lehdessä kuntien eAMSia, josta toivotaan päästävän julkishallinnon yhteiseen tehtäväluokitukseen? Kuten olen aikaisemminkin todennut, minusta alan yhdistyksiä (ja itse asiassa lehtiäkin) voisi nykyaikana olla vähemmän. Uusin Faili jaetaan myös Kunnallisarkistoyhdistyksen jäsenille, mikä toivottavasti on hyvä alku arkistokentän tiiviimmälle yhteistyölle.

Päätoimittaja Osmo Palonen kysyy, pitäisikö olla ”asiakirjahallinnan neuvottelukunta, jossa voitaisiin yhteisesti keskustella ajankohtaisista kysymyksistä ja pyrkiä yhdellä äänellä vaikuttamaan niihin suuntiin, johon tätä meidän yhteistä laivaamme navigoidaan. Yhteisellä äänellä meidät kaikki otettaisiin myös paljon vakavammin.” Hyvä kysymys. Yhteistä ääntä ei tällä hetkellä voi olla, koska ei ole mitään tai ketään, joka sitä käyttäisi.

Kategoriat:Julkaisut

Informaatiotutkimus-lehti

maanantai 10.11.2008 Jätä kommentti

Blogin lehtilistasta on jäänyt puuttumaan Informaatiotutkimus-lehti, joka on alkanut ilmestyä avoimena verkkojulkaisuna vuoden 2008 alusta. Lehdessä ei ole ilmestynyt tähän mennessä arkistoihin liittyvää tutkimusta kovin paljon, mutta toivottavasti tämä korjaantuu tulevaisuudessa. Keväällä yritetään saadaan kokoon ensimmäinen pelkästään asiakirjahallinnan teemoihin keskittyvä graduryhmä. Jos Memornet-tutkijakouluhakemus tuo tulosta, myös jatkokoulutukselle olisi rahoitusta. Sekin selviää keväällä.

Kategoriat:Julkaisut

Vuoden arkistoteko 2008

lauantai 8.11.2008 Jätä kommentti

Suomalaisen arkistomaailman ikiomat pikku-Nobelit, arkistoyhdistyksen tunnustus vuoden arkistoteosta ja kunniamaininnat on jälleen jaettu. Laitan alle koko tiedotteen, koska valitettavan harva taho sen yleensä julkaisee. Julkista kunniaa ja kiitosta tahtoo tulla niukasti, vaikka se on se varsinainen palkinto. Missään ei edes taida olla listaa tähän mennessä jaetuista tunnustuksista? Nyt vuoden arkistoteko valittiin luullakseni viidennen kerran.

VUODEN ARKISTOTEKO 2008

Lounela-Lönnrot-suvun jäsenet säilyttävät ja vaalivat kulttuuriperintöä

Vuoden 2008 arkistoteon ovat tehneet Lounela-Lönnrot-suvun jäsenet. He ovat esimerkillisesti ja monipuolisesti säilyttäneet ja vaalineet yhteistä kulttuuriperintöämme. Erityisen arvokasta on aineiston luovuttajien ja arkistojen välinen yhteistyö. Sukulaisten ja aikalaisten muistitieto on korvaamatonta tietoa, joka auttaa aineistojen järjestämisessä ja saattamisessa tutkimuksen piiriin.

Lounela-Lönnrot-suvun jäsenet ovat osoittaneet syvällistä kulttuuriperintötietoisuutta lahjoittamalla suvun hallussa olevaa arkistoaineistoa Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kirjallisuusarkistoon. Yhteistyö suvun jäsenten ja arkiston välillä on ollut hedelmällistä. Suvun jäsenet ovat aineistolahjoitusten lisäksi toimittaneet arkistoon täydentäviä tietoja ja osallistuneet aineiston järjestämiseen.

Lönnrotin suvun kuva-albumia 1860-luvulta on suvussa pitkään hellitty kulttuurihistoriallisena aarteena. Kuva-albumin lahjoittaminen Kirjallisuusarkistoon osoittaa syvällistä ymmärrystä kulttuuriperinnön yhteisyydestä. Näin albumi on myös tutkimuksen käytössä.

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran perustajajäsenen Elias Lönnrotin arkistoa säilytetään Kirjallisuusarkistossa Lönnrotiana-kokoelmana. Kulttuurivaikuttaja Pekka Lounela, joka aikanaan tutki mm. Aleksis Kiveä, Hella Wuolijokea ja Arvid Järnefeltiä, valitsi Kirjallisuusarkiston käsikirjoitustensa säilytyspaikaksi.  Myös Pekka Lounelan jäämistö lahjoitettiin arkistoon, lisäksi suvun arkisto on  täydentynyt mm. Ida Lönnrotin aineistolla ja täydentyy edelleen. Suvun jäsenistä erityisesti Paavo Lounela on omaa aikaansa säästämättä avustanut veljensä Pekan arkiston järjestämisessä. Henkilökohtainen osallisuus on tuottanut korvaamatonta tietoa esimerkiksi kouluaikojen kirjeiden lähettäjien tai valokuvien tunnistamisessa.

VUODEN ARKISTOTEKO 2008 -kunniamaininta on myönnetty Helsingin kaupunginarkiston erikoistutkijalle Martti Helmiselle. Helminen on pitkän työuransa aikana hyödyntänyt taitavasti eri arkistoissa  olevaa pääkaupunkia käsittelevää kuva-aineistoa ja syventänyt erityisesti visuaalista Helsinki-tietoisuutta.

VUODEN ARKISTOTEKO 2008 -kunniamaininta on myönnetty Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran erikoistutkijalle Raija Majamaalle perehtyneisyydestä arkistotointa koskevaan julkisuus-, tietoturva- ja tekijänoikeuslainsäädäntöön sekä pitkäaikaisesta työstä arkistoalan hyväksi.

Vuoden arkistoteon valitsee Arkistojen päivän toimikunta, jossa on edustajat Kansallisarkistosta, Helsingin Sanomain Säätiöstä / Päivälehden arkistosta, Jyväskylän maakunta-arkistosta, Helsingin kaupunginarkistosta, Työväen Arkistosta ja Suomalaisen Kirjallisuuden Seurasta.

Kategoriat:Sekalaista

Tunnustuksia

maanantai 3.11.2008 1 kommentti

Lisäämäni syöte arkistoalan lehtien sisällöstä ei aukea miellyttävästi Firefoxilla. Se haluaa väistämättä tehdä syötteestä kirjanmerkin selaimeen, mikä ei ole hyvä. Explorer ei sekään suoriudu kunnolla. Mutta entäpä Opera – ehdoton suosikkini kaikista selaimista? Tässä tulos:

Eikö olekin kaunista ja luettavaa? Tässä oikein mykistyy. Tunnustan, että en pidä Firefoxista.

Kategoriat:Sekalaista

Alan lehtiä RSS-syötteenä

lauantai 1.11.2008 Jätä kommentti

Kokosin alan anglosaksisten julkaisujen uusimpien numeroiden sisällysluetteloita yhteen Yahoon Pipes-palvelun avulla. Tulos löytyy täältä. (Se on myös blogin linkkilistassa.) Mukana ovat tällä hetkellä seuraavat lehdet: Records Management Journal, Archival Science, Journal of Archival Organization, Archivaria ja The American Archivist. Kaikkien uusimmat numerot ovat vain tilaajien luettavissa. Kolme ensimmäistä löytyy Nellistä.

Aikaisemmin tallensin linkkejä syötteisiin omalle koneelle, mutta kun niitä on kolme, ja ne ovat välillä mullistusten kourissa (viimeksi eilistin yhden Vistasta XP:ksi), on helpompi laittaa ne tällä tavoin verkkoon. Samalla palvelun voi jakaa muidenkin käyttöön, aidossa Web2.0-hengessä.

Kategoriat:Julkaisut