Etusivu > Asiakirjahallinto > Näkemys organisaatioista

Näkemys organisaatioista

Risto Harisalon uusi kirja Organisaatioteoriat on hyvää luettavaa myös asiakirjahallinnan tutkijalle. Näin siksi, että niin meillä kuin muualla asiakirjahallinto rakentuu tietylle organisaationäkemykselle. Organisaatiota tarkastellaan työnjaollisena järjestelmänä, jota tuetaan ja ylläpidetään yleisillä säännöillä, persoonattomilla käytännöillä ja välttämättömillä prosesseilla. Organisaatiota ei katsota esimerkiksi siinä toimivien ihmisten yhteistyön, keskinäisen riippuvuuden ja kanssakäymisen järjestelmäksi. Tämän mukaisesti asiakirjahallinto on viritetty ajatellen toistuvia, ennakoitavia prosesseja, jotka perustuvat formaalisti määriteltyihin tehtäviin, ja joissa syntyy sisällöltään ja merkitykseltään ennustettavia asiakirjoja. eAMSin myötä tämä trendi on entistäkin selvempi, kun suunnitelmissa mallinnetaan tehtävien ja niissä syntyvien asiakirjatyyppien lisäksi myös prosessien käsittelyvaiheet.

En tarkoita tätä kritiikiksi. Yritän sanoa, että meidän tulisi olla asiasta tietoisia. Kun päähuomio on asiakirjahallinnan tarvitsemien työkalujen luomisessa ja soveltamisessa, piiloon jää herkästi sellainen viestintä, joka ei sovi näiden työkalujen taustalla oleviin oletuksiin. Kuitenkin sekin saattaa olla organisaation dokumentoinnille tärkeää.

Ajattelen tässä ylimmän johdon päivittäistä toimintaa ja organisaation sisäistä, epävirallista viestintää. Ensimmäinen on ad hoc yhteydenpitoa eri tahoihin, kaoottisesti muuttuvan toimintaympäristön seurantaa ja yhteisymmärryksen luomista muutosten merkityksestä yhdessä muun johdon kanssa. Jälkimmäinen on usein horisontaalista kommunikaatiota, joka ei noudata hierarkiaketjuja ja prosessien kulkua. Kumpaakaan ei voida helposti hallita AMSien avulla, koska kyse ei ole toistuvista, selvärajaisista prosesseista, joissa dokumenttien arvo, hallintatarpeet ja käsittelyvaiheet voitaisiin ennakolta määritellä.

Onko tässä jokin ongelma riippuu monestakin asiasta. Ensimmäinen kysymys on, mikä ymmärretään arkiston tehtäväksi. Minkä dokumentoimiseksi arkisto on olemassa?

Mainokset
Kategoriat:Asiakirjahallinto
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: