Etusivu > Asiakirjahallinto > Jännitteitä asiakirjahallinnassa

Jännitteitä asiakirjahallinnassa

Northumbrian yliopiston ACerm-projektin joitain tuloksia on esitelty toisaalla blogosfäärissä.  Se on aina mukavaa, kun joku pureskelee asioita valmiiksi. Minunkaan ei tarvitse kuin kääntää tulos suomeksi.

ACermissä painiskellaan iäisyyskysymyksen parissa: miksi asiakirjahallinto on huonosti arvostettua ja resurssoitua ja se jopa välillä kokonaan puuttuu, samalla kun kukaan ei kyseenalaista kiinteistö- tai tietohallinnon tarpeellisuutta. Asiakirjahallinnon pitäisi olla yhtä itsestään selvä organisaation infrastruktuurin osa. Vuonna 1995 sähköistä toimistoa kuvattiin villiksi länneksi. Vuonna 2005 organisaatioiden tilanne ei ole juuri parempi, huolimatta hallitusten, kansallisarkistojen, järjestelmätoimittajien ja ammatillisten yhteisöjen panostuksesta. Ilmeisesti yksi syy tähän ovat asiakirjahallintaan ja sen markkinointiin sisältyvät jännitteet:

  • Sähköisen asiakirjahallinnan pitäisi olla organisaation läpitunkeva, taustalle piilotettu osa, jonka käyttäjät kohtaavat työssä käyttämiensä järjestelmien kautta. Toisaalta, jos asiakirjahallinta on liikaa taustalla, käyttäjät eivät ole tietoisia rooleistaan asiakirjahallinnassa ja tähän liittyvistä vastuista.
  • Sähköiset asiakirjahallintaprosessit häiritsevät käyttäjiä ja lisäävät heidän työmääräänsä tuomatta mitään ilmeistä hyötyä. Silloinkin kun hyöty on olemassa, lisätyö tulee tekijälle ”heti”, mutta hyöty joskus myöhemmin — ja usein jollekin toiselle.
  • Haasteena on tehdä asiakirjahallinnan prosesseista niin kiinteä osa tavallista työskentelyä että niitä tuskin huomataan, samaan tapaan kuin turha paperi työnnetään enempää ajattelematta paperinkierrätyslaatikkoon. Mutta tämä ei ole yksinkertaista, koska piilossa olevaa prosessia tukemaan tarvitaan tunnettu periaate: paperi pannaan kierrätykseen, koska jokainen tietää sen olevan ympäristölle tärkeää. Jos asiakirjahallinta on näkymätöntä, on psykologisesti vähän syytä valita yhä uudelleen oikea toimintatapa väärän sijasta, vaikka se olisi tehty kuinka helpoksi. Niinpä asiakirjahallinnan on oltava näkyvää, mutta sen prosessien piilotettuja— mikä on lähes päinvastoin kuin nyt on asianlaita.
  • Asiakirjahallinta on epäedullisessa asemassa verrattuna muihin organisaation tehtäviin: seuraukset laiminlyönneistä ovat harvoin heti nähtävissä ja yleensä niitä pystytään lyhytaikaisesti kiertämään. Asiakirjahallinnan ongelmien tunnustamista on mahdollista viivyttää kuukausia (vuosia?) samalla kun työntekijät turvautuvat vanhoihin sähköposteihinsa, tulostamiinsa papereihin ja eri paikkoihin kerääntyneisiin tiedostoihin. Parin tunnin katkos keskeisissä tietojärjestelmissä saattaa merkitä organisaatiolle suurta rahan ja asiakkaiden luottamuksen menetystä, mutta huonosta asiakirjahallinnasta ei juuri koskaan seuraa samaa, ellei se yhdisty muuten kyseenalaisiin toimiin, kuten laittomaan kirjanpitoon.

Blogin kirjoittaja ja ACerm puhuvat tilanteesta muualla, ensisijaisesti Iso-Britanniassa. Onko kuva liian pessimistinen verrattuna Suomeen? Toivottavasti on. Minusta olisi kuitenkin yllättävää, jos asiakirjahallinto olisi täällä niin ongelmaton kuin päällisin puolin näyttää.

Kategoriat:Asiakirjahallinto
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: