Arkisto

Archive for helmikuu 2009

Arkistokaavan malja

keskiviikko 25.2.2009 Jätä kommentti

Tukholman yliopistossa arkistotiedettä opiskelleiden seura ”Emil Hildebrands vänner” on laatinut aika hauskan sarjan arkistojuomalauluja. Tässä pari esimerkkiä. Miten olisi yleisen arkistokaavan malja? Emil Hildebrandin v. 1903 laatima kaava on muunnettuna takavuosina ollut meilläkin yleisessä käytössä:

Allmänna arkivschemats skål

Text: Stefan Högberg, Melodi: Kungssången

År nittonhundratre det va’, då Hildebrand slog till och sa
”Viss ordning vore allt bra!”
Hans schema blev en riktig träff, fast allting hamnar under F
har det satt spår i relief – vi dricker schemats skål!

Seulojalle sopii seuraava laulu, joka tosin vaikuttaa hieman itseironiselta:

Gallringsvisa

Text: Rolf Vallerö, Melodi: En sockerbagare…

En arkivarie här bor i staden
Han arkiverar mest hela dagen
Han ordnar stort och han ordnar smått
och sedan gallrar han allting bort.
Och i förteckningen det är givet
står allt det gallrade väl beskrivet.
Där kan du se vad du ej får se
Tack vare vår arkivarie.

Mainokset
Kategoriat:Kevyempää

Kansallinen sähköpostiarkisto

tiistai 24.2.2009 2 kommenttia

Huomasin, että Microsoft on kerännyt yhdessä British Libraryn kanssa sähköpostia talteen kuukauden ajalta: kansalaiset saattoivat lähettää kokoelmaan haluamansa viestit ja luokitella ne sopivaan kategoriaan. Nyt kampanja on kauan sitten päättynyt,  se oli toukokuussa 2007. Idea on vähän kuin SKS:n ja yhteistyökumppaneiden helmikuun 2. -keräyksessä: yritetään saada talteen kansakunnan koko kuva tietyltä hetkeltä.

Silmään pistää se, että liikkeellä on kansalliskirjasto, ei kansallisarkisto. Hyvä tietysti, että joku tarttuu toimeen — mutta vahvistaako tämä epäilyt arkistojen vapaaehtoisesta marginalisoitumista: niillä kun on mielessä vain se yksi, viranomaisten asiakirjat ERMS-järjestelmissä.

Kategoriat:Sähköiset

Uudet valtiaat

sunnuntai 22.2.2009 Jätä kommentti

Vilkaisin pitkästä aikaa mitä arkistoblogosfäärissä on tekeillä. Steve Bailey on blogissaan edelleen huolestunut asiakirjahallinnon tulevaisuudesta. Nyt Iso-Britannian hallituksen tilaaman raportin vuoksi. Siinä sanotaan suurin piirtein näin: ”Suositamme, että sähköisten asiakirjojen talteenotto olisi kiinteä osa hallinnon tietoteknistä infrastruktuuria eikä siihen lisätty erillinen toiminto.  On nopeasti kehitettävä IT-strategia, jonka avulla asiakirjat syntyvät automaattisesti.”

Baileystä viesti vaikuttaa selvältä. Alan ydintehtäviä, asiakirjojen talteenottoa, hallintaa ja säilyttämistä ei enää nähdä asiakirjahallinnon omiksi vaan ne  ovat yksi tietoteknisisen infrastruktuurin tarjoamista palveluista. Yhteiskunta tarvitsee edelleen asiakirjoja, mutta se ei odota saavansa niitä asiakirjahallinnan ammattilaisilta.  ”Niinpä, hyvät  ammattilaiset, on aika ojentaa asiakirjahallinnon valtikka IT-osaston pomolle ja palata itse papereiden pariin.”

Toinen hajahuomio: Venäjällä nykyhallinto hamuaa kansalaisjärjestön Stalinin vainoista keräämiä tietoja. Ei hyvä merkki sekään.

Kategoriat:Ajankohtaista

Arkistotutkimus 20 vuoden päästä

lauantai 21.2.2009 Jätä kommentti

Tekstiviestien arkistointi kiinnostaa pilapiirtäjiäkin.

The Other Coast

Kategoriat:Kevyempää, Sekalaista

Tekstiviestit talteen

tiistai 17.2.2009 1 kommentti

Uudessa suomalaisessa blogissa  A Quest for Provenance, jossa ilahduttavasti käsitellään myös arkistoasioita,  kerrotaan, että ulkoministeriössä pidetään tekstiviestien saamista arkistoon tärkeänä.  Siinä todetaan, että SMS-messages don’t usually contain any official information, which should be preserved or handled by National Archive’s regulations — Still, a lot of unequally important information on the history of the state is found in the unofficial correspondence of presidents and other main political figures. Jälkimmäinen on aivan totta, edellinen ei, ainakaan periaatteessa. Arkistolaitoksen määräysvalta ei riipu dokumentin ”virallisuudesta”, vaan siitä, onko aineisto pysyvästi säilytettävää vai ei. Jos tekstiviestit ovat pysyvästi säilytettäviä esim. kulttuurihistoriallisen merkityksensä vuoksi, ne kuuluvat arkistolaitoksen toimivallan piiriin.

Todellisuus on tietysti tätä monimutkaisempi. Ensimmäinen kysymys on, ovatko tekstiviestit pysyvästi säilytettäviä? Se pitäisi määrittää arkistonmuodostussuunnitelmassa. Minusta tämä tuo esille asiakirjahallinnon ongelman, joka on myös AMS-ajattelumme sokea piste. Aineiston hallintakeinot perustuvat siihen, että 1) tunnistetaan ennalta tehtävät ja niissä syntyvät asiakirjatyypit, arvioidaan syntyvien asiakirjojen sisältö ja tämän perusteella määrätään elinkaaren hallinnan ja käytön edellyttämät metatiedot. Uudessa eAMS (TOJ) -maailmassa pitäisi lisäksi määrittää prosessin käsittelyvaiheet. Kun asiakirja syntyy, se vain 2) asetetaan tähän kehikkoon, jossa on jo ennalta määritetty kaikki tarvittava. Syntyneitä asiakirjoja ei käydä jälkikäteen läpi.

Tämä ei ole mitenkään realistinen skenaario tekstiviestien kohdalla. Kuka pystyy sanomaan, mistä tehtävissä tekstiviestejä lähetetään, minkä sisältöisinä, missä käsittelyvaiheissa? Tekstiviestejä ei voida luotaessa tai vastaanotettaessa teknisesti liittää AMSin tehtäväluokitukseen. Käyttäjät eivät sitä tekisi, vaikka se olisi mahdollistakin.

Jos sanotaan, ettei tästä ole haittaa, koska tekstiviestit eivät ole tärkeitä, pannaan pää puskaan ja kierretään perusongelmaa: on olemassa alueita, joilla tehtäväpohjainen, asiakirjatyyppeihin ja prosesseihin pohjautuva lähestymistapa ei näytä toimivan.

Kategoriat:Sähköiset

Mitä vanhalla aineistolla voi tehdä?

sunnuntai 8.2.2009 1 kommentti

Mitä vanhalla aineistolla voi tehdä? Vastaan tuli kaksi esimerkkiä. Ensimmäinen on venäläiseltä sivustolta, jossa on yhdistetty Leningradin piirityksen aikaisia kuvia tämän hetken valokuviin. Hyvä idea. Kuten yksi kommentaattori sanoo, ”tässä Photoshopia käytetään oikein”.  (Esimerkkejä toisenlaisista ja vähemmän onnistuneista photoshoppauksista löytyisi täältä.) Minua ovat aina viehättäneet paikat ja valokuvat, joissa historia tulee näkyväksi.

Toinen esimerkki on Hiidenkivi-lehdestä, jonka numerossa 1/2009 Riitta Raatikainen kirjoittaa otsikolla ”Paikat, nimet ja tarinat”. En malta olla lainaamatta:

”Voiko kansallisiin keskusarkistoihin koottuja aineistoja palauttaa niiden ihmisten ulottuville, joiden elämänpiiriin ne liittyvät? Tervo-seura ry päätti, että voi – ja sytytti henkisen paikkatiedon palon. —

Kansallisarkistoon kootut isonjaon kartat, Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kansanrunousarkistoon kauan sitten kootut tarinat sekä Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen nimiarkiston nimilappukopiot toimivat kyläilloissa taikasauvan tavoin. Kun miehet aikansa tuijottivat valkoiselle rullaverholle projisoitua 1700-luvun lopun karttaa, joka saattoi sanoa:  ’Katoppas, se on tuossa ollu se vanaha paekka, jossa Tossavaeset ol enne asuneet. Minnoonnii aena ihmetelly ihmetelly niitä isoja petäjiä siinä mäillä”. Hiljaisuudesta puhkesi sorina. – –

Massiiviset kuvatiedostot käsiteltiin ammattilaisten talkoilla projisoitavaan kuntoon ja heijastettiin ensimmäisessä kyläillassa seinälle kaikkien halukkaiden tutkittavaksi. Aito hämmästys täytti ilman, kun ihmiset alkoivat tunnistaa yli 200 vuotta sitten piirretyltä kartalta itselleen tuttuja paikkoja. Koskaan ennen, minkään entisen tekniikan aikana, ei tällainen ’yhdessä näkeminen’ olisi ollut mahdollista.”

Hyvin puhuttelevaa!

Kategoriat:Sekalaista

Asiakirjojen häviämisestä ja hävittämisestä

lauantai 7.2.2009 3 kommenttia

Agricolan keskustelupalstalla ja tämän blogin kommenteissa on virinnyt keskustelua historian lähteiden katoamisesta.  Tässä kommenttini.

Olisi mielenkiintoista tietää, mikä on tilanne Suomessa. Niin olisi. Tutkimusta ei ole, joten kuka voisi antaa varman vastauksen? Kuulopuheiden perusteella eri organisaatioiden asiakirjakulttuurien välillä on suuria eroja, mutten usko tilanteen olevan täällä missään niin huono kuin mitä Eduard Mark kuvaa. Näin siitä  syystä, että meillä asiakirjojen saaminen hallintaan ja talteen ei ole perustunut konekirjoittajiin vaan kirjaamiskulttuuriin, joka edelleen on hallinnossa vahva. Se ei tarkoita, etteikö täälläkin olisi tilanne muuttunut, mutta asiakirjahallinnon  ”perusinfra”  ei ole samalla tavalla täysin kadonnut.

Asiakirjoja häviää tai hävitetään jatkuvasti. Totta kai hävitetään. Jos ei hävitettäisi, voitaisiin joka vuosi rakentaa yksi maakunta-arkisto (vast.) lisää julkishallinnon sen vuoden aikana tuottamille kymmenille hyllykilometreille asiakirjoja. Olennainen kysymys on, kuka hävittää ja millä perustein?

Asiakirjojen hävittäminen ja säilyttäminen on julkishallinnossa täysin suunnitelmallista toimintaa, jonka tuloksena tutkijoita varten säilytetään Suomessa 15—20 % asiakirjoista. Luulen, että tutkijat eivät ole tätä täysin sisäistäneet. Asiakirjojen säilymistä/hävittämistä pidetään ilmeisesti joko sattumanvaraisen luonnonvalinnan tai tarkoitushakuisen pimittämisen seurauksena. Se ei ole kumpaakaan, mutta joku kuitenkin tekee tutkijoiden puolesta valintaa koko ajan.

Dokumentoinnin osalta on menty valtavasti eteenpäin.  Vastaisin, ”ehkä joiltain osin”. Digitaalisen informaation pitkäaikaissäilytyksen ongelmia ei kuitenkaan ole ratkaistu ja mahdollisesti puuttuvia asiakirja-aineistoja ei mitenkään voida korvata. Hallinto on esimerkiksi täynnä erilaisia tietokantoja, mutta niiden säilyttämiseen ei oikein ole keinoja.

On olemassa vaara, että tulevaisuuden tutkijoille säilyy päinvastoin liikaakin aineistoa. Kahden edellisen kohdan perusteella ja nimenomaan asiakirja-aineiston osalta sanon, ”enpä usko”. Asiakirja-aineisto vaatii monimutkaisia järjestelmiä ja metatietomalleja. Suurempi ongelma on saada näihin järjestelmiin aineistoa systemaattisen elinkaaren hallinnan ja metatietojen piiriin.