Arkisto

Archive for helmikuu 2009

Arkistokaavan malja

keskiviikko 25.2.2009 Jätä kommentti

Tukholman yliopistossa arkistotiedettä opiskelleiden seura ”Emil Hildebrands vänner” on laatinut aika hauskan sarjan arkistojuomalauluja. Tässä pari esimerkkiä. Miten olisi yleisen arkistokaavan malja? Emil Hildebrandin v. 1903 laatima kaava on muunnettuna takavuosina ollut meilläkin yleisessä käytössä:

Allmänna arkivschemats skål

Text: Stefan Högberg, Melodi: Kungssången

År nittonhundratre det va’, då Hildebrand slog till och sa
”Viss ordning vore allt bra!”
Hans schema blev en riktig träff, fast allting hamnar under F
har det satt spår i relief – vi dricker schemats skål!

Seulojalle sopii seuraava laulu, joka tosin vaikuttaa hieman itseironiselta:

Gallringsvisa

Text: Rolf Vallerö, Melodi: En sockerbagare…

En arkivarie här bor i staden
Han arkiverar mest hela dagen
Han ordnar stort och han ordnar smått
och sedan gallrar han allting bort.
Och i förteckningen det är givet
står allt det gallrade väl beskrivet.
Där kan du se vad du ej får se
Tack vare vår arkivarie.

Kategoriat:Kevyempää

Kansallinen sähköpostiarkisto

tiistai 24.2.2009 2 kommenttia

Huomasin, että Microsoft on kerännyt yhdessä British Libraryn kanssa sähköpostia talteen kuukauden ajalta: kansalaiset saattoivat lähettää kokoelmaan haluamansa viestit ja luokitella ne sopivaan kategoriaan. Nyt kampanja on kauan sitten päättynyt,  se oli toukokuussa 2007. Idea on vähän kuin SKS:n ja yhteistyökumppaneiden helmikuun 2. -keräyksessä: yritetään saada talteen kansakunnan koko kuva tietyltä hetkeltä.

Silmään pistää se, että liikkeellä on kansalliskirjasto, ei kansallisarkisto. Hyvä tietysti, että joku tarttuu toimeen — mutta vahvistaako tämä epäilyt arkistojen vapaaehtoisesta marginalisoitumista: niillä kun on mielessä vain se yksi, viranomaisten asiakirjat ERMS-järjestelmissä.

Kategoriat:Sähköiset

Uudet valtiaat

sunnuntai 22.2.2009 Jätä kommentti

Vilkaisin pitkästä aikaa mitä arkistoblogosfäärissä on tekeillä. Steve Bailey on blogissaan edelleen huolestunut asiakirjahallinnon tulevaisuudesta. Nyt Iso-Britannian hallituksen tilaaman raportin vuoksi. Siinä sanotaan suurin piirtein näin: ”Suositamme, että sähköisten asiakirjojen talteenotto olisi kiinteä osa hallinnon tietoteknistä infrastruktuuria eikä siihen lisätty erillinen toiminto.  On nopeasti kehitettävä IT-strategia, jonka avulla asiakirjat syntyvät automaattisesti.”

Baileystä viesti vaikuttaa selvältä. Alan ydintehtäviä, asiakirjojen talteenottoa, hallintaa ja säilyttämistä ei enää nähdä asiakirjahallinnon omiksi vaan ne  ovat yksi tietoteknisisen infrastruktuurin tarjoamista palveluista. Yhteiskunta tarvitsee edelleen asiakirjoja, mutta se ei odota saavansa niitä asiakirjahallinnan ammattilaisilta.  ”Niinpä, hyvät  ammattilaiset, on aika ojentaa asiakirjahallinnon valtikka IT-osaston pomolle ja palata itse papereiden pariin.”

Toinen hajahuomio: Venäjällä nykyhallinto hamuaa kansalaisjärjestön Stalinin vainoista keräämiä tietoja. Ei hyvä merkki sekään.

Kategoriat:Ajankohtaista

Arkistotutkimus 20 vuoden päästä

lauantai 21.2.2009 Jätä kommentti

Tekstiviestien arkistointi kiinnostaa pilapiirtäjiäkin.

The Other Coast

Kategoriat:Kevyempää, Sekalaista

Tekstiviestit talteen

tiistai 17.2.2009 1 kommentti

Uudessa suomalaisessa blogissa  A Quest for Provenance, jossa ilahduttavasti käsitellään myös arkistoasioita,  kerrotaan, että ulkoministeriössä pidetään tekstiviestien saamista arkistoon tärkeänä.  Siinä todetaan, että SMS-messages don’t usually contain any official information, which should be preserved or handled by National Archive’s regulations — Still, a lot of unequally important information on the history of the state is found in the unofficial correspondence of presidents and other main political figures. Jälkimmäinen on aivan totta, edellinen ei, ainakaan periaatteessa. Arkistolaitoksen määräysvalta ei riipu dokumentin ”virallisuudesta”, vaan siitä, onko aineisto pysyvästi säilytettävää vai ei. Jos tekstiviestit ovat pysyvästi säilytettäviä esim. kulttuurihistoriallisen merkityksensä vuoksi, ne kuuluvat arkistolaitoksen toimivallan piiriin.

Todellisuus on tietysti tätä monimutkaisempi. Ensimmäinen kysymys on, ovatko tekstiviestit pysyvästi säilytettäviä? Se pitäisi määrittää arkistonmuodostussuunnitelmassa. Minusta tämä tuo esille asiakirjahallinnon ongelman, joka on myös AMS-ajattelumme sokea piste. Aineiston hallintakeinot perustuvat siihen, että 1) tunnistetaan ennalta tehtävät ja niissä syntyvät asiakirjatyypit, arvioidaan syntyvien asiakirjojen sisältö ja tämän perusteella määrätään elinkaaren hallinnan ja käytön edellyttämät metatiedot. Uudessa eAMS (TOJ) -maailmassa pitäisi lisäksi määrittää prosessin käsittelyvaiheet. Kun asiakirja syntyy, se vain 2) asetetaan tähän kehikkoon, jossa on jo ennalta määritetty kaikki tarvittava. Syntyneitä asiakirjoja ei käydä jälkikäteen läpi.

Tämä ei ole mitenkään realistinen skenaario tekstiviestien kohdalla. Kuka pystyy sanomaan, mistä tehtävissä tekstiviestejä lähetetään, minkä sisältöisinä, missä käsittelyvaiheissa? Tekstiviestejä ei voida luotaessa tai vastaanotettaessa teknisesti liittää AMSin tehtäväluokitukseen. Käyttäjät eivät sitä tekisi, vaikka se olisi mahdollistakin.

Jos sanotaan, ettei tästä ole haittaa, koska tekstiviestit eivät ole tärkeitä, pannaan pää puskaan ja kierretään perusongelmaa: on olemassa alueita, joilla tehtäväpohjainen, asiakirjatyyppeihin ja prosesseihin pohjautuva lähestymistapa ei näytä toimivan.

Kategoriat:Sähköiset

Mitä vanhalla aineistolla voi tehdä?

sunnuntai 8.2.2009 1 kommentti

Mitä vanhalla aineistolla voi tehdä? Vastaan tuli kaksi esimerkkiä. Ensimmäinen on venäläiseltä sivustolta, jossa on yhdistetty Leningradin piirityksen aikaisia kuvia tämän hetken valokuviin. Hyvä idea. Kuten yksi kommentaattori sanoo, ”tässä Photoshopia käytetään oikein”.  (Esimerkkejä toisenlaisista ja vähemmän onnistuneista photoshoppauksista löytyisi täältä.) Minua ovat aina viehättäneet paikat ja valokuvat, joissa historia tulee näkyväksi.

Toinen esimerkki on Hiidenkivi-lehdestä, jonka numerossa 1/2009 Riitta Raatikainen kirjoittaa otsikolla ”Paikat, nimet ja tarinat”. En malta olla lainaamatta:

”Voiko kansallisiin keskusarkistoihin koottuja aineistoja palauttaa niiden ihmisten ulottuville, joiden elämänpiiriin ne liittyvät? Tervo-seura ry päätti, että voi – ja sytytti henkisen paikkatiedon palon. —

Kansallisarkistoon kootut isonjaon kartat, Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kansanrunousarkistoon kauan sitten kootut tarinat sekä Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen nimiarkiston nimilappukopiot toimivat kyläilloissa taikasauvan tavoin. Kun miehet aikansa tuijottivat valkoiselle rullaverholle projisoitua 1700-luvun lopun karttaa, joka saattoi sanoa:  ’Katoppas, se on tuossa ollu se vanaha paekka, jossa Tossavaeset ol enne asuneet. Minnoonnii aena ihmetelly ihmetelly niitä isoja petäjiä siinä mäillä”. Hiljaisuudesta puhkesi sorina. – –

Massiiviset kuvatiedostot käsiteltiin ammattilaisten talkoilla projisoitavaan kuntoon ja heijastettiin ensimmäisessä kyläillassa seinälle kaikkien halukkaiden tutkittavaksi. Aito hämmästys täytti ilman, kun ihmiset alkoivat tunnistaa yli 200 vuotta sitten piirretyltä kartalta itselleen tuttuja paikkoja. Koskaan ennen, minkään entisen tekniikan aikana, ei tällainen ’yhdessä näkeminen’ olisi ollut mahdollista.”

Hyvin puhuttelevaa!

Kategoriat:Sekalaista

Asiakirjojen häviämisestä ja hävittämisestä

lauantai 7.2.2009 3 kommenttia

Agricolan keskustelupalstalla ja tämän blogin kommenteissa on virinnyt keskustelua historian lähteiden katoamisesta.  Tässä kommenttini.

Olisi mielenkiintoista tietää, mikä on tilanne Suomessa. Niin olisi. Tutkimusta ei ole, joten kuka voisi antaa varman vastauksen? Kuulopuheiden perusteella eri organisaatioiden asiakirjakulttuurien välillä on suuria eroja, mutten usko tilanteen olevan täällä missään niin huono kuin mitä Eduard Mark kuvaa. Näin siitä  syystä, että meillä asiakirjojen saaminen hallintaan ja talteen ei ole perustunut konekirjoittajiin vaan kirjaamiskulttuuriin, joka edelleen on hallinnossa vahva. Se ei tarkoita, etteikö täälläkin olisi tilanne muuttunut, mutta asiakirjahallinnon  ”perusinfra”  ei ole samalla tavalla täysin kadonnut.

Asiakirjoja häviää tai hävitetään jatkuvasti. Totta kai hävitetään. Jos ei hävitettäisi, voitaisiin joka vuosi rakentaa yksi maakunta-arkisto (vast.) lisää julkishallinnon sen vuoden aikana tuottamille kymmenille hyllykilometreille asiakirjoja. Olennainen kysymys on, kuka hävittää ja millä perustein?

Asiakirjojen hävittäminen ja säilyttäminen on julkishallinnossa täysin suunnitelmallista toimintaa, jonka tuloksena tutkijoita varten säilytetään Suomessa 15—20 % asiakirjoista. Luulen, että tutkijat eivät ole tätä täysin sisäistäneet. Asiakirjojen säilymistä/hävittämistä pidetään ilmeisesti joko sattumanvaraisen luonnonvalinnan tai tarkoitushakuisen pimittämisen seurauksena. Se ei ole kumpaakaan, mutta joku kuitenkin tekee tutkijoiden puolesta valintaa koko ajan.

Dokumentoinnin osalta on menty valtavasti eteenpäin.  Vastaisin, ”ehkä joiltain osin”. Digitaalisen informaation pitkäaikaissäilytyksen ongelmia ei kuitenkaan ole ratkaistu ja mahdollisesti puuttuvia asiakirja-aineistoja ei mitenkään voida korvata. Hallinto on esimerkiksi täynnä erilaisia tietokantoja, mutta niiden säilyttämiseen ei oikein ole keinoja.

On olemassa vaara, että tulevaisuuden tutkijoille säilyy päinvastoin liikaakin aineistoa. Kahden edellisen kohdan perusteella ja nimenomaan asiakirja-aineiston osalta sanon, ”enpä usko”. Asiakirja-aineisto vaatii monimutkaisia järjestelmiä ja metatietomalleja. Suurempi ongelma on saada näihin järjestelmiin aineistoa systemaattisen elinkaaren hallinnan ja metatietojen piiriin.

DPC/PADI What’s new in digital preservation

Lisäsin lehdet kohtaan DPC/PADIn What’s new in digital preservation-tiedotteen, vaikkei se varsinaisesti ole julkaisu vaan usemman postituslistan pohjalta laadittu kooste siitä, mitä sähköisen säilyttämisen alueella tapahtuu. Vilkkaalta näyttää. Vähän huolestuttaa, miten me Suomessa pysymme kaikessa mukana. Muistiorganisaatioista Kansalliskirjastolla lienee parhaat edellytykset seurata tätä kenttää. Mielestäni tarvittaisiin myös yliopisto tai korkeakoulu, joka kouluttaisi alueen asiantuntijoita. Mikkelin ammattikorkeakoulu lienee tässä pisimmällä – onko edes muita ehdokkaita? Osa alueen tutkimuksesta kyllä sopii meilläkin tehtäväksi, mutta monilta osin siinä mennään syvälle tekniikkaan.

Kategoriat:Koulutus, Sähköiset

Asiakirjahallinnan harmoniaa

keskiviikko 4.2.2009 Jätä kommentti

Uusimmassa Archives & Social Studies -lehdessä on Adrian Cunninghamin kirjoitus kehityksestä kohti globaalisti yhdenmukaisia asiakirjajärjestelmiä. Se perustuu hänen esitykseensä ICAn kokouksessa Kuala Lumpurissa viime heinäkuussa.

Kuten tunnettua, maailmassa on asiakirjajärjestelmien määrityksiä jo niin paljon, että järjestelmätoimittajat alkavat tuskastua. Kuten myös on tunnettua, ICA päätti korjata asian tekemällä yhden lisää. Tuloksena syntyneille ICAn määrityksille MoReq2 on selvä vertailukohta, koska MoReq2:lla on suuri vaikutus ohjelmistoihin myös Euroopan ulkopuolella, minkä Cunningham myöntää. Hänen mukaansa ICA tarvitsi kuitenkin oman määrityksen, koska MoReq2 ei sovi ICAn jäseninä olevien vähemmän kehittyneiden ja varakkaiden maiden realiteetteihin ja tarpeisiin.

ICA harkitsee nyt mm. määrityksensä kehittämistä ISO-standardiksi, järjestelmien testausmahdollisuuden lisäämistä ja ICAn määritysten mappaamista MoReq2:teen ja US DoD 5015.2:teen. Paino tässä lienee sanalla ”harkitsee”, sillä ilmeisesti mistään näistä ei ole tehty päätöstä.

Kategoriat:Sähköiset

Historian lähteet ovat vaarassa

tiistai 3.2.2009 2 kommenttia

Törmäsin verkossa ilmavoimien historiaa tutkivan Eduard Markin valitukseen siitä, mitä historiantutkijan lähteille on käynyt. Sitä lyhennellen siteeraa Terry Cook uusi-seelantilaisessa arkistojulkaisussa.

”Liittovaltion asiakirjojen tila on lyhyesti sellainen, etten voi hyvällä omalla tunnolla vaieta siitä silloin, kun on tilaisuus puhua. Asiakirjajärjestelmät ovat monissa virastoissa —  itse asiassa kaikissa tietämissäni virastoissa — romahtaneet täydellisesti.

Tärkein syy siihen on, että tietokoneet ja sähköiset asiakirjat tulivat 1980-luvulla hallintoon tavalla, joka tuhosi vanhan järjestelmän. Ennen tietokoneita konekirjoittajat tekivät asiakirjoista kopiot, ensin hiilipaperia käyttäen ja  sitten valokopioina. Kopiot koottiin yhteen ja arkistoitiin. Tietokoneiden tultua lähes kaikki alkoivat huolehtia itse kirjeiden kirjoittamisesta. Konekirjoittajat hävisivät eikä tilalle tullut mitään muuta tapaa koota asiakirjoja, sanoivat määräykset tästä  tahansa. Sähköposti on vain pahentanut ongelmaa tavalla, jota ei tarvitse selittää.  Ilmavoimien osastolla (Department of the Air Force) käytännöllisesti katsoen mitään asiakirjoja ei jää talteen lukuunottamatta niitä, jotka käyvät esikuntapäällikön ja hänen sihteerinsä pöydällä tai jotka viraston historioitsijat saavat pelastettua tehdessään vuotuista katsaustaan. Sikäli kun tiedän, tilanne on sama kaikkialla puolustushallinnossa.

Olen kirjoittanut maihinnoususta Panamaan historiikin, joka on toistaiseksi salainen. Aloitin kirjoittamisen muutaman viikon kuluttua operaatiosta ja huomasin jo silloin että monet asiakirjat oli hävitetty tietokoneista.  Ei suinkaan tahallisesti laskelmoiden tai pahantahtoisuudesta, vaan koska asiakirjakullttuuri on niin kadonnut ettei henkilökunnalla ollut mitään käsitystä siitä, että heidän oletettiin tuottavan asiakirjoja. Tämän jälkeisinä vuosina useat virastot ovat kääntyneet puoleeni kysyäkseen, onko minulla tallessa asiakirjoja Panamasta tai muista asioista, koska he ovat hävittäneet omansa.

En säästä sanojani. Tulee olemaan mahdotonta kirjoittaa viime aikojen sotilaallisten ja diplomaattisten tapahtumien historiaa samalla tavalla kuin olemme kirjoittaneet sitä II maailmansodasta tai kylmän sodan alusta. – – Olen kauan sitten kyllästynyt historioitsijoihin, jotka jatkuvasti vaahtoavat pääsystä vielä salaisiin 1950-luvun asiakirjoihin, mutta ovat täysin kuuroja tämän hetken asiakirjojen päivittäiselle tuholle. Kun he tulevaisuudessa saavat arkistossa vuosikymmenten tapahtumat tiivistettynä yhteen arkistokansioon, kukaan ei voi ainakaan sanoa, ettei heitä olisi varoitettu. Historia sellaisena kuin me olemme sen tunteneet on kuolemassa, ja sen mukana hallinnon rationaalisuus ja vastuunalaisuus teoistaan.”

Kategoriat:Tutkimus