Etusivu > Arvonmääritys, Tutkimus > Asiakirjojen häviämisestä ja hävittämisestä

Asiakirjojen häviämisestä ja hävittämisestä

Agricolan keskustelupalstalla ja tämän blogin kommenteissa on virinnyt keskustelua historian lähteiden katoamisesta.  Tässä kommenttini.

Olisi mielenkiintoista tietää, mikä on tilanne Suomessa. Niin olisi. Tutkimusta ei ole, joten kuka voisi antaa varman vastauksen? Kuulopuheiden perusteella eri organisaatioiden asiakirjakulttuurien välillä on suuria eroja, mutten usko tilanteen olevan täällä missään niin huono kuin mitä Eduard Mark kuvaa. Näin siitä  syystä, että meillä asiakirjojen saaminen hallintaan ja talteen ei ole perustunut konekirjoittajiin vaan kirjaamiskulttuuriin, joka edelleen on hallinnossa vahva. Se ei tarkoita, etteikö täälläkin olisi tilanne muuttunut, mutta asiakirjahallinnon  ”perusinfra”  ei ole samalla tavalla täysin kadonnut.

Asiakirjoja häviää tai hävitetään jatkuvasti. Totta kai hävitetään. Jos ei hävitettäisi, voitaisiin joka vuosi rakentaa yksi maakunta-arkisto (vast.) lisää julkishallinnon sen vuoden aikana tuottamille kymmenille hyllykilometreille asiakirjoja. Olennainen kysymys on, kuka hävittää ja millä perustein?

Asiakirjojen hävittäminen ja säilyttäminen on julkishallinnossa täysin suunnitelmallista toimintaa, jonka tuloksena tutkijoita varten säilytetään Suomessa 15—20 % asiakirjoista. Luulen, että tutkijat eivät ole tätä täysin sisäistäneet. Asiakirjojen säilymistä/hävittämistä pidetään ilmeisesti joko sattumanvaraisen luonnonvalinnan tai tarkoitushakuisen pimittämisen seurauksena. Se ei ole kumpaakaan, mutta joku kuitenkin tekee tutkijoiden puolesta valintaa koko ajan.

Dokumentoinnin osalta on menty valtavasti eteenpäin.  Vastaisin, ”ehkä joiltain osin”. Digitaalisen informaation pitkäaikaissäilytyksen ongelmia ei kuitenkaan ole ratkaistu ja mahdollisesti puuttuvia asiakirja-aineistoja ei mitenkään voida korvata. Hallinto on esimerkiksi täynnä erilaisia tietokantoja, mutta niiden säilyttämiseen ei oikein ole keinoja.

On olemassa vaara, että tulevaisuuden tutkijoille säilyy päinvastoin liikaakin aineistoa. Kahden edellisen kohdan perusteella ja nimenomaan asiakirja-aineiston osalta sanon, ”enpä usko”. Asiakirja-aineisto vaatii monimutkaisia järjestelmiä ja metatietomalleja. Suurempi ongelma on saada näihin järjestelmiin aineistoa systemaattisen elinkaaren hallinnan ja metatietojen piiriin.

Mainokset
  1. Punavyö
    lauantai 7.2.2009 10:43

    Toimin arkistonhoitajana eräässä maamme yliopistoista. Sähköisen asioinnin ja etenkin sähköpostien käyttö tulee minun näkökulmastani katsottuna tuhoamaan lähes totaalisesti historiantutkimuksen ja etenkin henkilöhistorioiden lähteinä käytetyt kirjeenvaihtokokoelmat. Ei kukaan enää säästä tulevia ja lähteviä sähköposteja omiin mappeihinsa vuosikymmenien ajalta. Arkistosta löytyy kyllä kirjeenvaihtokokoelmia, jotka jatkuvat 1980-, ehkä jopa 1990-luvulle, mutta sen 2000-luvulta en usko koskaan saavani mitään vastaavaa talteen. Sähköpostit tuhotaan kun vaihdetaan työpaikkaa.

    Henkilökohtaisen ja omaan tutkimusalaan liittyvä kirjeenvaihdon katoamisen lisäksi olen hyvin huolissani siitä, miten koko organisaation historia säilyy.

    Aikaisemmin hyvinkin huolellisesti paperiversioiksi valmistellut eri työryhmien, ohjausryhmien, johtoryhmien tms. pöytäkirjat ovat nykyään lähes järjestelmällisesti kuihtuneet jossain verkkolevyn nurkalla ylläpidetyiksi muistiokokoelmiksi. Niiden talteen saaminen riippuu lähes yksinomaan organisaation asiakirjahallinnon innokkuudesta ja loppumattomasti toistamisesta, ota ne paperille, ne on määrätty pysyvään säilytykseen, ota ne paperille… Ryhmien sihteerien kiristäminen on jokaviikkoista työtä.

    Uusilla virkamiehillä ei pääosin tunnu olevan minkäänlaista käsitystä siitä, kuinka tärkeitä asiakirjoja he hoitavat, edes oman oikeusturvan ja organisaation oikeusturvan painottaminen ei tunnu juuri hetkauttavan.

    Väitän, että osasyyllinen sähköisten toimintaraporttien ja selvitysten katoamiselle on eri ministeriöiden käytännöt ottaa tietoja vastaan omien sisäisten järjestelmiensä kautta. Tiedot vain syötetään johonkin ministeriön järjestelmään ja sen jälkeen kokonaisuus katoaa. Sisäiset toimintaraportit kulkevat sähköpostien liitteinä ja katoavat, eikä asiakirjahallinto saa niistä tietoa kuin vahingossa.

    Sähköisten asiakirjojen säilyttämisen valtion tason organisointi ei tunnu olevan kovin jäsenneltyä. Oletan, että asiaan herätään jossain 2020-luvun aikana kun muillekin kuin asiakirjahallinnon ihmisille alkaa vähitellen tulla selväksi, että eihän meillä olekaan mitään koottua tietoa organisaatioiden toiminnasta viimeisen 20 vuoden ajalta.

    Eräänä esimerkkinä voi olla vaikkapa valtion yliopistoille keskitetyn taloushallinnon keskukseksi erittäin vahvoilla keinoilla markkinoima Certia. Olen alusta saakka ihmetellyt, miten siellä otetaan huomioon eri yliopistojen erilaiset AMS:t ja niiden erilaiset säilytysajat samanlaisille asiakirjoille? Täysin mahdollistahan sellainen järjestelmä on tehdä, mutta asiaa ei ole varmasti mietitty lainkaan. Asiakirjathan ovat Certiassa koottuina eri yliopistoista, mutta silti jokainen yliopisto omistaa omat asiakirjansa. Olisiko siinä tapauksessa ottaa yhteyttä Certian asiakkaisi tulevien yliopistojen asiakirjahallintoon ja keskustella asiakirjahallinnon ongelmien ratkaisuista? Olen yrittänyt tiedustella useasti Certiasta sitä, miten asia aiotaan hoitaa. Kukaan ei vastaa sähköposteihini.

    Tästä asiasta voisin kirjoittaa pitkään, mutta josko tämä riittäisi alkuun.

  2. lauantai 7.2.2009 14:01

    Samansuuntaista palautetta saa kuulla ammattilaisilta yllättävän usein. Olisiko niin, että tilanne on yleisesti huonompi kuin kuvittelemme?

  3. Punavyö
    lauantai 7.2.2009 15:49

    En näe itse mitään muuta ratkaisua sähköisen maailman saamiseksi taas asiakirjahallinnon ammattilaisten haltuun kuin kunnollinen sähköinen asianhallintajärjestelmä. Järjestelmän tulee olla valtion ”vahvasti suosittelema” muuten sitä ei oteta käyttöön. Järjestelmän käyttöönotto tarvitsee myös organisaation johdon täyden tuen. Jos johto ei näe sen merkitystä, koko hommaa on turha edes yrittää.

    Kaikki sähköinen asiointi viranomaisten kanssa tulee tehdä vastaavien järjestelmien kesken ja sähköpostiasiointi tulee kieltää lähes täysin.

    Tiedän, että järjestelmän käyttöönotto toisi itselleni tuhottamasti lisätöitä vuosien ajaksi, mutta organisaation kannalta se on ainoa ratkaisu, jos jotain halutaan säilyttää. Ei asiakirjahallinto voi enää odottaa sitä, mitä organisaatiosta sattuu syliin tippumaan.

    Yleisin vastaus tiedusteluihini sähköisten asiakirjojen säilyvyydestä on ”Kyllähän se siellä säilyy, verkkolevyllä.”

  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: