Etusivu > Sähköiset > Tekstiviestit talteen

Tekstiviestit talteen

Uudessa suomalaisessa blogissa  A Quest for Provenance, jossa ilahduttavasti käsitellään myös arkistoasioita,  kerrotaan, että ulkoministeriössä pidetään tekstiviestien saamista arkistoon tärkeänä.  Siinä todetaan, että SMS-messages don’t usually contain any official information, which should be preserved or handled by National Archive’s regulations — Still, a lot of unequally important information on the history of the state is found in the unofficial correspondence of presidents and other main political figures. Jälkimmäinen on aivan totta, edellinen ei, ainakaan periaatteessa. Arkistolaitoksen määräysvalta ei riipu dokumentin ”virallisuudesta”, vaan siitä, onko aineisto pysyvästi säilytettävää vai ei. Jos tekstiviestit ovat pysyvästi säilytettäviä esim. kulttuurihistoriallisen merkityksensä vuoksi, ne kuuluvat arkistolaitoksen toimivallan piiriin.

Todellisuus on tietysti tätä monimutkaisempi. Ensimmäinen kysymys on, ovatko tekstiviestit pysyvästi säilytettäviä? Se pitäisi määrittää arkistonmuodostussuunnitelmassa. Minusta tämä tuo esille asiakirjahallinnon ongelman, joka on myös AMS-ajattelumme sokea piste. Aineiston hallintakeinot perustuvat siihen, että 1) tunnistetaan ennalta tehtävät ja niissä syntyvät asiakirjatyypit, arvioidaan syntyvien asiakirjojen sisältö ja tämän perusteella määrätään elinkaaren hallinnan ja käytön edellyttämät metatiedot. Uudessa eAMS (TOJ) -maailmassa pitäisi lisäksi määrittää prosessin käsittelyvaiheet. Kun asiakirja syntyy, se vain 2) asetetaan tähän kehikkoon, jossa on jo ennalta määritetty kaikki tarvittava. Syntyneitä asiakirjoja ei käydä jälkikäteen läpi.

Tämä ei ole mitenkään realistinen skenaario tekstiviestien kohdalla. Kuka pystyy sanomaan, mistä tehtävissä tekstiviestejä lähetetään, minkä sisältöisinä, missä käsittelyvaiheissa? Tekstiviestejä ei voida luotaessa tai vastaanotettaessa teknisesti liittää AMSin tehtäväluokitukseen. Käyttäjät eivät sitä tekisi, vaikka se olisi mahdollistakin.

Jos sanotaan, ettei tästä ole haittaa, koska tekstiviestit eivät ole tärkeitä, pannaan pää puskaan ja kierretään perusongelmaa: on olemassa alueita, joilla tehtäväpohjainen, asiakirjatyyppeihin ja prosesseihin pohjautuva lähestymistapa ei näytä toimivan.

Mainokset
Aiheet:Sähköiset
  1. Antti Halonen
    tiistai 17.2.2009 11:04

    Hei!

    Esität asiallisen ja tärkeän tarkennuksen, kiitoksia siitä.

    UM:tä koskeva tieto muuten perustuu tietopalvelupäällikkö Paloposken joulukuiseen seminaarialustukseen, jossa hän korosti tekstiviestien säilymisen ongelmaa historiantutkimuksen kannalta ja kehotti asian pohtimiseen laajemminkin. Kuinka konkreettisesti ministeriössä on aiheeseen sittemmin tartuttu, minulla ei ole tietoa.

    -Antti H

  1. Ei paluuviitteitä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: