Arkisto

Archive for Touko 2009

Kiihkeä viikko

lauantai 30.5.2009 Jätä kommentti

Tämä on ollut kiihkeä viikko: IASSIST konferenssi Tampere-talossa, professoreiden Nordenstreng ja Sipilä harrastunnelmaiset, intensiivisesti seuratut jäähyväisluennot lähes täpötäydessä yliopiston juhlasalissa, sekä laitoksen tutkimusiltapäivä, jossa kaikki tutkijat — ja meitä on monta! — esittelivät tämänhetkiset projektinsa toisille. Stimuloivia hetkiä, jolloin tuntee itsensä etuoikeutetuksi ja ylpeäksi voidessaan olla tällaisessa työssä, tällaisessa yhteisössä.

Kun en työskentele tietoarkistossa, IASSISTissa antoisimpia olivat koko konferenssin yhteiset sessiot, joissa vedettiin yhteen tämän hetkistä tilannetta.  Tällaisia ei liikaa arkistokonferensseissa kuule, mutta syykin on selvä: tietoarkistot ovat eroistaan huolimatta kuitenkin melko homogeeninen joukko. Sen sijaan esim. ICAn kokouksissa erot perinteisen ja sähköisen sekä kehittyvien ja kehittyneiden maiden arkistoinnin välillä ovat liian suuret, jotta tämänhetkiset tarpeet, uhat ja mahdollisuudet voitaisiin koota yhteen.

Puhumassa Dr. Adam Farquhar (The British Library)
Puhumassa Dr. Adam Farquhar (The British Library)

FSD:lle kiitokset hienosti hoidetusta konferenssista!

Kategoriat:Ajankohtaista

IASSIST 2009 Tampereella

keskiviikko 27.5.2009 Jätä kommentti

IASSIST 2009 -konferenssi on juuri nyt menossa Tampereella. Aamupäivän perusteella tarjolla on mielenkiintoista asiaa. Tähän mennessä näkemäni esitykset ovat sivunneet mm. tutkimusaineistojen hallintaa verrattuna ja yhdistettynä kirjastojen kokoelmiin, yksilöivien tunnisteiden (DOI) luomista, kuvailutyökaluja, vajavaisesti dokumentoidun aineiston kuvailutietojen täydentämistä salapoliisityöllä, NARAn hallussa olevia tutkimusaineistoja ja niiden käyttöä internetissä. Valitettavasti en voi liittää tähän nyt kuvaa, vaikka kamera onkin matkassa.

Konferenssin Twitter-sivu on täällä.

Kategoriat:Ajankohtaista

Asiakirjajulkisuus ja tietoverkot

tiistai 26.5.2009 Jätä kommentti

Jyrki Kasvi kolumnoi Tietokone-lehdessä (5/2009) asiakirjajulkisuudesta ja kiinnittää huomiota siihen, että tietoverkot eivät ole merkinneet tässä asiassa kehitystä.  ”Käytännössä julkishallinnon läpinäkyvyys on edelleen sitä, että kansalainen saa pyytämällä julkiset asiakirjat luettavakseen, kunhan ensin tietää, että asiakirja on ylipäänsä olemassa ja minkä viranomaisen mapistosta se diaarinumeron perusteella löytyy”, sanoo Kasvi.

Toinen sitaatti: ”Emme voi piileksiä loputtomiin arkistomappien vaikeakäyttöisyyden suojissa. Hallinnon läpinäkyvyys ja palveluiden kehittäminen edellyttävät julkisten tietokantojen avointa käyttöä. Pelisääntökeskustelulla on kiire.”

Kategoriat:Yhteiskunta

Onko nimellä väliä?

maanantai 25.5.2009 Jätä kommentti

Aina välillä keskustellaan siitä, pitäisikö termit ”asiakirja”, ”arkisto” ja ”arkistonmuodostussuunnitelma” korvata toisilla, kun niin monet ymmärtävät ne väärin. Tästä voi esittää erilaisia argumentteja. Minusta tavoitteiden saavuttaminen on  käytettyä terminologiaa olennaisempaa. On kuitenkin sanottu, että pitää käyttää lainsäädännön tuntemaa kieltä: jos laki vaatii AMSia, ei pidä puhua tiedonhallintasuunnitelmasta.

Kysymys on meille sikäli ajankohtainen, että juuri nyt ollaan etsimässä tuoreen Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen sisällä mahdollisuuksia organisoida tutkimustoimintaa uudelleen.  Konkreettisesti se tarkoittaa sitä, että yritämme kukin ymmärtää, mikä toisia kiinnostaa ja mikä siinä olisi yhteistä omien tutkimusintressien kanssa. Yhteistä kieltä etsittäessä lainsäädäntö ei aseta rajoja, mutta jos käytetään muita kuin alan omia termejä, ero asiakirjojen ja ns. muun informaation välillä ei kuitenkaan saa kadota.

Oman tutkimusalueen tuominen esille ”asiakirjojen”, ”asiakirjahallinnan” tai ”asiakirjahallinnon” (jne.) tutkimuksena ei tässä selvästikään toimi. Yhteyksien näkeminen vaikkapa tiedonhankintaan, tiedonjakamiseen  ja vuorovaikutukseen työyhteisössä ei ole mahdotonta, mutta se vaatii pinnistelyä, erityisesti muilta. Se on huono juttu, kun tavoitteena on eräänlainen ideoiden spontaneous combustion, molemminpuolisesta kiinnostuksesta vapaaehtoisesti syntyvät ryhmät.

Theo Thomassen määritteli jo kymmenen vuotta sitten arkistotieteen tutkimuskohteeksi ”prosessisidonnaisen informaation – –  joka syntyy toimintaprosesseissa, saa rakenteensa niissä ja jota haetaan lähtien toimintaprosesseista liikkeelle”. Tämä antaa paremman pohjan yhteistyölle kuin alan perinteinen käsitteistö.

Kategoriat:Käsitteet, Tutkimus

PowerPoint to the People

lauantai 23.5.2009 Jätä kommentti

Käytin hyväkseni jälleen kerran maailman parasta kirjastopalvelua ja lainasin kasan lehtiä kaupunginkirjastosta. MikroBitissä 3/2009 tuli vastaan lyhyt juttu ”Katoaako historiatieto Windowsin roskakoriin?”. Se saattaa olla referaatti Fred Kaplanin artikkelista tammikuun Slate-lehdessä. Kaplan ehdottaa siinä, että Obama jatkaisi avoimen hallinnon kampanjaansa estämällä viranomaisia hävittämästä asiakirjoja. Asiakirjajulkisuudesta kun ei ole mitään iloa, jos kansalaisen pyytäessä asiakirjoja ei löydy. Erityisen pöyristynyt Kaplan on siitä, että NARA ei pysty vastaanottamaan ja säilyttämään Word ja PowerPoint -tiedostoja ennen kuin ehkä seitsemän vuoden kuluttua. Kuitenkaan Pentagonissa mikään ei nykyisin etene muuten kuin PowerPoint-esittelyn pohjalta. Siitä artikkelin nimi: PowerPoint to the People.

Kategoriat:Sähköiset, Yhteiskunta

Mitä yhteistä?

perjantai 22.5.2009 Jätä kommentti

Mitä yhteistä on Kauhajoen koulusurmilla, bordellilla afganistanilaisessa vankilassa ja sarjamurhaajaksi epäillyllä sairaanhoitajattarella? Kaikissa tapauksissa viranomaisia varoitettiin etukäteen ja heiltä odotettiin asiassa toimia. Kaikissa tapauksissa varoitus on tullut julkisuuteen niin, että viestin lähettäjä on kertonut siitä lehdille.

Asiakirjahallinnon teorian mukaan asiakirjoilla pitäisi olla tässä merkittävä rooli: varoittavat viestit ovat asiakirjoja. Niiden pitäisi siis olla viranomaisen arkistossa, jonka avulla voitaisiin seurata ja todentaa viranomaisen tekemiset tai tekemättä jättämiset. Ehkä näin on käynyt, mutta en ole huomannut uutisissa siitä viitteitä. Se on hieman huolestuttavaa. Tätä voisi joku tutkia. Ovatko asiakirjahallinnan prosessit toimineet? Jos eivät, kuinka paljon on tapauksia, jotka eivät ole tulleet julkisuuteen? Kuinka täydellisen ja oikean kuvan viranomaisten toiminnasta arkistosta saa?

Kategoriat:Yhteiskunta

Paradigman muutos

keskiviikko 20.5.2009 Jätä kommentti

Eräs kollega kommentoi siirtymistä kohti yhteistä informaatioarkkitehtuuria ja yhteisiä järjestelmiä toteamalla, että se vanhentaa toimintaparadigman, jossa ohjeet ja määräykset suunnataan organisaatioiden asiakirjahallinnan ammattilaisille. Tämä tuntuu loogiselta. Määräyksiä asiakirjajärjestelmien toiminnallisuudesta ja sisällöstä tuskin kannattaa antaa organisaatioille, jos heillä ei ole niihin päätösvaltaa. Työvälineet saattavat tulla muualta, esimerkiksi valtion IT-keskuksesta.

Toisaalta, on vaikea tässäkään uskoa vain yhteen totuuteen. Kaikki ei ole sähköistä, osa on paperilla, eikä kaikki sähköinen ole keskitettyä.

Kategoriat:Sähköiset