Arkisto

Archive for Toukokuu 2009

Kiihkeä viikko

lauantai 30.5.2009 Jätä kommentti

Tämä on ollut kiihkeä viikko: IASSIST konferenssi Tampere-talossa, professoreiden Nordenstreng ja Sipilä harrastunnelmaiset, intensiivisesti seuratut jäähyväisluennot lähes täpötäydessä yliopiston juhlasalissa, sekä laitoksen tutkimusiltapäivä, jossa kaikki tutkijat — ja meitä on monta! — esittelivät tämänhetkiset projektinsa toisille. Stimuloivia hetkiä, jolloin tuntee itsensä etuoikeutetuksi ja ylpeäksi voidessaan olla tällaisessa työssä, tällaisessa yhteisössä.

Kun en työskentele tietoarkistossa, IASSISTissa antoisimpia olivat koko konferenssin yhteiset sessiot, joissa vedettiin yhteen tämän hetkistä tilannetta.  Tällaisia ei liikaa arkistokonferensseissa kuule, mutta syykin on selvä: tietoarkistot ovat eroistaan huolimatta kuitenkin melko homogeeninen joukko. Sen sijaan esim. ICAn kokouksissa erot perinteisen ja sähköisen sekä kehittyvien ja kehittyneiden maiden arkistoinnin välillä ovat liian suuret, jotta tämänhetkiset tarpeet, uhat ja mahdollisuudet voitaisiin koota yhteen.

Puhumassa Dr. Adam Farquhar (The British Library)
Puhumassa Dr. Adam Farquhar (The British Library)

FSD:lle kiitokset hienosti hoidetusta konferenssista!

Kategoriat:Ajankohtaista

IASSIST 2009 Tampereella

keskiviikko 27.5.2009 Jätä kommentti

IASSIST 2009 -konferenssi on juuri nyt menossa Tampereella. Aamupäivän perusteella tarjolla on mielenkiintoista asiaa. Tähän mennessä näkemäni esitykset ovat sivunneet mm. tutkimusaineistojen hallintaa verrattuna ja yhdistettynä kirjastojen kokoelmiin, yksilöivien tunnisteiden (DOI) luomista, kuvailutyökaluja, vajavaisesti dokumentoidun aineiston kuvailutietojen täydentämistä salapoliisityöllä, NARAn hallussa olevia tutkimusaineistoja ja niiden käyttöä internetissä. Valitettavasti en voi liittää tähän nyt kuvaa, vaikka kamera onkin matkassa.

Konferenssin Twitter-sivu on täällä.

Kategoriat:Ajankohtaista

Asiakirjajulkisuus ja tietoverkot

tiistai 26.5.2009 Jätä kommentti

Jyrki Kasvi kolumnoi Tietokone-lehdessä (5/2009) asiakirjajulkisuudesta ja kiinnittää huomiota siihen, että tietoverkot eivät ole merkinneet tässä asiassa kehitystä.  ”Käytännössä julkishallinnon läpinäkyvyys on edelleen sitä, että kansalainen saa pyytämällä julkiset asiakirjat luettavakseen, kunhan ensin tietää, että asiakirja on ylipäänsä olemassa ja minkä viranomaisen mapistosta se diaarinumeron perusteella löytyy”, sanoo Kasvi.

Toinen sitaatti: ”Emme voi piileksiä loputtomiin arkistomappien vaikeakäyttöisyyden suojissa. Hallinnon läpinäkyvyys ja palveluiden kehittäminen edellyttävät julkisten tietokantojen avointa käyttöä. Pelisääntökeskustelulla on kiire.”

Kategoriat:Yhteiskunta

Onko nimellä väliä?

maanantai 25.5.2009 Jätä kommentti

Aina välillä keskustellaan siitä, pitäisikö termit ”asiakirja”, ”arkisto” ja ”arkistonmuodostussuunnitelma” korvata toisilla, kun niin monet ymmärtävät ne väärin. Tästä voi esittää erilaisia argumentteja. Minusta tavoitteiden saavuttaminen on  käytettyä terminologiaa olennaisempaa. On kuitenkin sanottu, että pitää käyttää lainsäädännön tuntemaa kieltä: jos laki vaatii AMSia, ei pidä puhua tiedonhallintasuunnitelmasta.

Kysymys on meille sikäli ajankohtainen, että juuri nyt ollaan etsimässä tuoreen Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen sisällä mahdollisuuksia organisoida tutkimustoimintaa uudelleen.  Konkreettisesti se tarkoittaa sitä, että yritämme kukin ymmärtää, mikä toisia kiinnostaa ja mikä siinä olisi yhteistä omien tutkimusintressien kanssa. Yhteistä kieltä etsittäessä lainsäädäntö ei aseta rajoja, mutta jos käytetään muita kuin alan omia termejä, ero asiakirjojen ja ns. muun informaation välillä ei kuitenkaan saa kadota.

Oman tutkimusalueen tuominen esille ”asiakirjojen”, ”asiakirjahallinnan” tai ”asiakirjahallinnon” (jne.) tutkimuksena ei tässä selvästikään toimi. Yhteyksien näkeminen vaikkapa tiedonhankintaan, tiedonjakamiseen  ja vuorovaikutukseen työyhteisössä ei ole mahdotonta, mutta se vaatii pinnistelyä, erityisesti muilta. Se on huono juttu, kun tavoitteena on eräänlainen ideoiden spontaneous combustion, molemminpuolisesta kiinnostuksesta vapaaehtoisesti syntyvät ryhmät.

Theo Thomassen määritteli jo kymmenen vuotta sitten arkistotieteen tutkimuskohteeksi ”prosessisidonnaisen informaation – –  joka syntyy toimintaprosesseissa, saa rakenteensa niissä ja jota haetaan lähtien toimintaprosesseista liikkeelle”. Tämä antaa paremman pohjan yhteistyölle kuin alan perinteinen käsitteistö.

Kategoriat:Käsitteet, Tutkimus

PowerPoint to the People

lauantai 23.5.2009 Jätä kommentti

Käytin hyväkseni jälleen kerran maailman parasta kirjastopalvelua ja lainasin kasan lehtiä kaupunginkirjastosta. MikroBitissä 3/2009 tuli vastaan lyhyt juttu ”Katoaako historiatieto Windowsin roskakoriin?”. Se saattaa olla referaatti Fred Kaplanin artikkelista tammikuun Slate-lehdessä. Kaplan ehdottaa siinä, että Obama jatkaisi avoimen hallinnon kampanjaansa estämällä viranomaisia hävittämästä asiakirjoja. Asiakirjajulkisuudesta kun ei ole mitään iloa, jos kansalaisen pyytäessä asiakirjoja ei löydy. Erityisen pöyristynyt Kaplan on siitä, että NARA ei pysty vastaanottamaan ja säilyttämään Word ja PowerPoint -tiedostoja ennen kuin ehkä seitsemän vuoden kuluttua. Kuitenkaan Pentagonissa mikään ei nykyisin etene muuten kuin PowerPoint-esittelyn pohjalta. Siitä artikkelin nimi: PowerPoint to the People.

Kategoriat:Sähköiset, Yhteiskunta

Mitä yhteistä?

perjantai 22.5.2009 Jätä kommentti

Mitä yhteistä on Kauhajoen koulusurmilla, bordellilla afganistanilaisessa vankilassa ja sarjamurhaajaksi epäillyllä sairaanhoitajattarella? Kaikissa tapauksissa viranomaisia varoitettiin etukäteen ja heiltä odotettiin asiassa toimia. Kaikissa tapauksissa varoitus on tullut julkisuuteen niin, että viestin lähettäjä on kertonut siitä lehdille.

Asiakirjahallinnon teorian mukaan asiakirjoilla pitäisi olla tässä merkittävä rooli: varoittavat viestit ovat asiakirjoja. Niiden pitäisi siis olla viranomaisen arkistossa, jonka avulla voitaisiin seurata ja todentaa viranomaisen tekemiset tai tekemättä jättämiset. Ehkä näin on käynyt, mutta en ole huomannut uutisissa siitä viitteitä. Se on hieman huolestuttavaa. Tätä voisi joku tutkia. Ovatko asiakirjahallinnan prosessit toimineet? Jos eivät, kuinka paljon on tapauksia, jotka eivät ole tulleet julkisuuteen? Kuinka täydellisen ja oikean kuvan viranomaisten toiminnasta arkistosta saa?

Kategoriat:Yhteiskunta

Paradigman muutos

keskiviikko 20.5.2009 Jätä kommentti

Eräs kollega kommentoi siirtymistä kohti yhteistä informaatioarkkitehtuuria ja yhteisiä järjestelmiä toteamalla, että se vanhentaa toimintaparadigman, jossa ohjeet ja määräykset suunnataan organisaatioiden asiakirjahallinnan ammattilaisille. Tämä tuntuu loogiselta. Määräyksiä asiakirjajärjestelmien toiminnallisuudesta ja sisällöstä tuskin kannattaa antaa organisaatioille, jos heillä ei ole niihin päätösvaltaa. Työvälineet saattavat tulla muualta, esimerkiksi valtion IT-keskuksesta.

Toisaalta, on vaikea tässäkään uskoa vain yhteen totuuteen. Kaikki ei ole sähköistä, osa on paperilla, eikä kaikki sähköinen ole keskitettyä.

Kategoriat:Sähköiset

Uusi tapa muistiintaa

maanantai 18.5.2009 1 kommentti

En keksi juuri nyt parempaa käännöstä termille memorialization kuin ”muistiintaminen”. Eric Ketelaar kirjoittaa eräässä artikkelissa siitä, miten se pakottaa vaihtamaan ns. arkistotieteen paradigmaa samalla tavalla kuin asiakirjojen fyysisen muodon katoaminenkin. Ketelaarin mielestä yhteiskunta muistiintaa asioita eri tavalla, koska muistiinpalauttaminen ei enää rajoitu omaan kokemukseen. Hän antaa tästä tällaisen esimerkin: kollega pyysi Ketelaaria suosittelemaan hyvää kirjaa kollektiivisesta muistista.  Ketelaar tiesi sopivan teoksen, muttei muistanut sen nimeä, vaikka kirjoittaja ja kannen värikin olivat mielessä. Haku Amazonista tuli avuksi. Kirja löytyi sieltä ja Ketelaar pystyi kertomaan sen tarkat tiedot. Kuka siis muisti kirjan? Se ei ollut Ketelaar eikä Amazon yksin. Kyse on jonkinlaisesta ”hajautetusta” muistista tai muistamisesta.

Kategoriat:Sekalaista

Aidosti palveleva hallinto

lauantai 16.5.2009 Jätä kommentti

Artikkeli Sähke2:sta on tiettävästi herättänyt hieman ”kummastelua”. Se ei ole ihme. Meillä ei ole alalla minkäänlaista julkisen keskustelun traditiota. Ehkä jo eri vaihtoehtojen toteaminen saatetaan kokea kritiikiksi, puhumattakaan jonkin vaihtoehdon arvottamista toista paremmaksi. Kun piirit ovat pienet, on vaara, että kysymykset henkilöityvät liikaa. Aletaan kysyä, mikä sitä kirjoittajaa nyt jurppii. Myös lukija ottaa nokkaansa ja itse asia lopulta jää huomiotta.

Artikkelissa esiintuodut seikat — määräysten toteuttamiskelpoisuus, organisaatioiden asiakirjahallinnon tarpeiden huomioiminen, standardien mukaisuus, kansallisen ja kansainvälisen kehityksen suhde, kustannukset, uudesta tilanteesta seuraavat riskit ja pitkän aikajänteen ylläpito ja kehitystarpeet — ovat mielestäni keskeisiä kysymyksiä. Jos huoli näistä osoitetaan keskustelussa aiheettomaksi, siitä voi olla vain iloinen: se poistaa monta pilvenhattaraa taivaalta.

Minusta on kuitenkin tärkeää ja arvo sinänsä, että tämä tapahtuu julkisessa keskustelussa. Se vie alaa eteenpäin. Yliopistolla on yhteiskunnassa erityinen rooli uusien näkemysten esittäjänä ja keskustelun avaajana, joten en katsoisi toimivani ammattieettisesti oikein, jos en kirjoittaisi tärkeinä pitämistäni asioista. Se kuuluu työhön.

Yksi puoli Sähke2:sta jäi artikkelissa käsittelemättä. Se tuli mieleen useampaa kautta. Työn alla on ollut käännös Terry Cookin artikkelista  ”What is past is prologue: a history of archival ideas since 1898 and the future paradigm shift”, joka ilmestyi v. 1997 Archivariassa. Cookin mukaan keskeiset arkistoteoreetikot

”ovat kyenneet tunnistamaan ja tuomaan julki aikansa asiakirjoissa, arkistonmuodostajissa, asiakirjajärjestelmissä ja asiakirjojen käytössä tapahtuneet muutokset sekä  ajankohdan laajemmat yhteiskunnalliset, kulttuuriset, teknologiset ja filosofiset suuntaukset ja näiden vaikutuksen arkistoteoriaan ja -käytäntöihin”.

Tästä herää kysymys, mitkä muutokset yhteiskunnassa juuri nyt vaikuttavat asiakirjoihin ja asiakirjahallintaan?

Omasta mielestäni se on siirtymä yksittäisistä tietojärjestelmistä kohti yhteisiä ratkaisuja ja palvelu- ja prosessiorientoitunutta tietoarkkitehtuuria. On esitetty huoli siitä vähäisestä liikkumatilasta, joka asiakirjahallinnolle tässä tilanteessa ehkä jää. Ratkaiseva kysymys on, miten asiakirjahallinta parhaiten yhdistetään tähän laajempaan kehykseen: mitä on sähköinen asiakirjahallinta yhteisten arkkitehtuurien ja palvelujen puristuksessa? Se, että Sähke2:ssa operoidaan juuri tässä välimaastossa, on erittäin tärkeää.

Suosittelen seuraavan esityksen katsomista. Yhteys tämän laajemman kehyksen ja asiakirjahallinnan välillä näkyy siitä selvästi:

Kategoriat:Sähköiset

Joko teillä on dokumenttistrategia?

sunnuntai 10.5.2009 2 kommenttia

Tässä statistiikkaa, jolla tavataan markkinoida alaa ja hätkähdyttää kuulijoita:

  • Dokumentit vaativat toimistotyöntekijän ajasta jopa 60 % ja aiheuttavat jopa 45 % työvoimakuluista.
  • 80 % dokumenteista ei koskaan käytetä, 50 % on duplikaatteja ja 60 % vanhentuneita.
  • Jokaista yrityksen lopulliseen dokumenttiin käyttämää dollaria kohden kuluu 10 dollaria dokumentin tuottamisprosessin hallinnointiin.

Luvut ovat Kevin Crainen kirjasta Designing a document strategy (2000). Epäilen niitä hieman, koska ne eivät minusta täysin vastaa arkikokemusta eikä teoksesta selviä, millaisilla tutkimuksilla niihin on päästy. Lisäksi tuo ensimmäinen kohta on vähän korni.  Dokumenttien käsittely lienee toimistotyöntekijän keskeisiä tehtäviä. En muista lukeneeni uutena tietona, miten ”potilaat vievät sairaanhoitajan ajasta jopa 60 % ja aiheuttavat 45 % työvoimakuluista”. Lisäksi sairaanhoitajalta kysyttäisiin seuraavaksi, miksi vain 60 % kuluu päätehtävään, mutta toimistotyöntekijältä, miksi niinkin paljon. Ymmärrän kirjan tehostamisviestin, mutta tästä voi lukea myös piilomerkityksiä.

Todellisuuden rakentaminen diskurssin kautta tulee mieleen myös kirjan nimestä:  dokumenttistrategia – onko se asiakirjahallintaa? Eipä juuri, vaikka jossain kohden tullaan lähelle asiakirjahallinnon suunnittelua.  Crainen dokumenttistrategian tarkoituksena on varmistaa, että organisaatio tuottaa tehokkaasti sen päämäärien saavuttamista tukevia dokumentteja. Tässä on kyse mm. viestinnän selkeydestä. Jos viestintä ei ole selkeää, asiakkaat kaikkoavat, työntekijät tekevät virheitä ja kustannukset nousevat.

Markkinointihenkisyytensä ja käytännönläheisyytensä vuoksi kirjaa voi asiakirjahallinnon ammattilainenkin lukea. Tosin täytyy sietää se, että kaikki selostetaan amerikkalaiseen tapaan, lässyttäen kuin pikkulapselle.

Markkinointihenkisyys, käytännönläheisyys, kustannusten ja vaihtoehtojen toteuttamiskelpoisuuden arviointi ovat minusta tärkeitä asioita myös asiakirjahallinnossa. Lait, määräykset ja standardit antavat pohjaa ja ovat välttämätön tuki, mutta silti asiakirjahallinto toimii myös julkisella sektorilla nykyisin kilpailutilanteessa. Se kilpailee johtajien ja työntekijöiden huomiosta ja tarjolla olevista resursseista. Silloin ei varmasti haittaa, jos ratkaisut ovat helposti myytäviä, organisaatiota palvelevia, taloudellisesti järkeviä ja toteuttamiskelpoisia.

Taannoin Kansallisarkiston diskurssiseminaarissa eräs puhuja totesi, ettei heidän organisaatiossaan ole haluttu käyttää asiakirjahallinnon termejä: asiakirjojen ja asiakirjahallinnan sijaan puhutaan dokumenteista ja sisällönhallinnasta. Minusta tämä on osoitus siitä, miten organisaatioissa eri ammattiryhmät käyvät myös diskurssien tasolla kamppailua. Eräs kollega valittaa säännöllisesti, että heidän virastossaan kaikesta päättävät juristit. Mikä ammattiryhmä organisaatiossa dominoikin, se tuskin koskaan on asiakirjahallinto.