Etusivu > Asiakirjahallinto, Käsitteet > Joko teillä on dokumenttistrategia?

Joko teillä on dokumenttistrategia?

Tässä statistiikkaa, jolla tavataan markkinoida alaa ja hätkähdyttää kuulijoita:

  • Dokumentit vaativat toimistotyöntekijän ajasta jopa 60 % ja aiheuttavat jopa 45 % työvoimakuluista.
  • 80 % dokumenteista ei koskaan käytetä, 50 % on duplikaatteja ja 60 % vanhentuneita.
  • Jokaista yrityksen lopulliseen dokumenttiin käyttämää dollaria kohden kuluu 10 dollaria dokumentin tuottamisprosessin hallinnointiin.

Luvut ovat Kevin Crainen kirjasta Designing a document strategy (2000). Epäilen niitä hieman, koska ne eivät minusta täysin vastaa arkikokemusta eikä teoksesta selviä, millaisilla tutkimuksilla niihin on päästy. Lisäksi tuo ensimmäinen kohta on vähän korni.  Dokumenttien käsittely lienee toimistotyöntekijän keskeisiä tehtäviä. En muista lukeneeni uutena tietona, miten ”potilaat vievät sairaanhoitajan ajasta jopa 60 % ja aiheuttavat 45 % työvoimakuluista”. Lisäksi sairaanhoitajalta kysyttäisiin seuraavaksi, miksi vain 60 % kuluu päätehtävään, mutta toimistotyöntekijältä, miksi niinkin paljon. Ymmärrän kirjan tehostamisviestin, mutta tästä voi lukea myös piilomerkityksiä.

Todellisuuden rakentaminen diskurssin kautta tulee mieleen myös kirjan nimestä:  dokumenttistrategia – onko se asiakirjahallintaa? Eipä juuri, vaikka jossain kohden tullaan lähelle asiakirjahallinnon suunnittelua.  Crainen dokumenttistrategian tarkoituksena on varmistaa, että organisaatio tuottaa tehokkaasti sen päämäärien saavuttamista tukevia dokumentteja. Tässä on kyse mm. viestinnän selkeydestä. Jos viestintä ei ole selkeää, asiakkaat kaikkoavat, työntekijät tekevät virheitä ja kustannukset nousevat.

Markkinointihenkisyytensä ja käytännönläheisyytensä vuoksi kirjaa voi asiakirjahallinnon ammattilainenkin lukea. Tosin täytyy sietää se, että kaikki selostetaan amerikkalaiseen tapaan, lässyttäen kuin pikkulapselle.

Markkinointihenkisyys, käytännönläheisyys, kustannusten ja vaihtoehtojen toteuttamiskelpoisuuden arviointi ovat minusta tärkeitä asioita myös asiakirjahallinnossa. Lait, määräykset ja standardit antavat pohjaa ja ovat välttämätön tuki, mutta silti asiakirjahallinto toimii myös julkisella sektorilla nykyisin kilpailutilanteessa. Se kilpailee johtajien ja työntekijöiden huomiosta ja tarjolla olevista resursseista. Silloin ei varmasti haittaa, jos ratkaisut ovat helposti myytäviä, organisaatiota palvelevia, taloudellisesti järkeviä ja toteuttamiskelpoisia.

Taannoin Kansallisarkiston diskurssiseminaarissa eräs puhuja totesi, ettei heidän organisaatiossaan ole haluttu käyttää asiakirjahallinnon termejä: asiakirjojen ja asiakirjahallinnan sijaan puhutaan dokumenteista ja sisällönhallinnasta. Minusta tämä on osoitus siitä, miten organisaatioissa eri ammattiryhmät käyvät myös diskurssien tasolla kamppailua. Eräs kollega valittaa säännöllisesti, että heidän virastossaan kaikesta päättävät juristit. Mikä ammattiryhmä organisaatiossa dominoikin, se tuskin koskaan on asiakirjahallinto.

Advertisements
  1. maanantai 11.5.2009 11:20

    ”Mikä ammattiryhmä organisaatiossa dominoikin, se tuskin koskaan on asiakirjahallinto.”

    Luojan kiitos.

    • ERDMS
      keskiviikko 13.5.2009 18:36

      Ajatella, että jossain organisaatioissa taas käyttäjät marisevat sitä, että tietojärjestelmät valitaan asiakirjahallinnon ehdoilla ja asiakirjahallinto puuttuu joka asiaan.

      Että näin.

  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: