Archive

Archive for kesäkuu 2009

Korhoselle muita töitä

sunnuntai 21.6.2009 1 kommentti

Perjantain Hesarissa kirjoitettiin näin:  ”Vanhanen ei voi Korhosta erottaa, mutta poliitikassa puheenjohtajan osoittama suora epäluottamus johtaisi käytännössä puoluesihteerin lähtöön. Vanhanen voisi osoittaa puoluesihteerin tehtäväksi vaikka arkistonhoidon, jos haluaisi.”

Toivottavasti ei halua. Sanon tämän vakavasti. Maallikon päästämisestä mellastamaan arkistoon tulee usein ikävää jälkeää. Menee vielä imagon lisäksi muisti puolueelta tärviölle.

Yliopiston henkilökuntalehdessä eläköityvä professori ilmaisi aikeensa ryhtyä eläkkeellä ensitöikseen ”perkaamaan” laitoksen arkistoa. Kauhea ajatus, mutta luotan siihen, että hallinto estää moisen laittomuuden.

Arkistoon on joskus pantu ihmisiä töihin ajatellen, että siellä saa mokailla rauhassa ja mitään osaamista ei vaadita. Informaation valikoiminen ja pitäminen käytettävissä ajasta ja paikasta toiseen ei kuitenkaan ole aivan yksinkertainen taito. Periaatteet eivät ehkä ole kovin vaikeita, mutta soveltaminen vaatii ns. arkistoälyä. Lisäksi asiakirjoihin liittyy enemmän juridiikkaa ja yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturvaa kuin ensisilmäyksellä näyttää.

Kategoriat:Sekalaista

Lyhyesti

lauantai 20.6.2009 Jätä kommentti

Kanadan yhdistetyn Kansalliskirjaston ja Kansallisarkiston johtaja  Ian Wilson on jäämässä  eläkkeelle. Siitä on tehty kahdeksan minuutin video. Hymistelyn keskeltä löytää ajatuksia arkistojen tehtävästä sekä kirjastojen ja arkistojen suhteesta. Mukana on Terry Cookin lyhyt haastattelu. Hauska nähdä mies luonnossa, kun tekstejä on tullut luettua ja jokunen sähköpostiviestikin vaihdettu.

Toinen uutisoitu asia ovat sähköisen säilyttämisen vaikeudet. NARAlla on ollut vaikeuksia ottaa Bushin kauden asiakirjat vastaan  Obaman kaudelta säilytettävien aineistojen määrä vielä moninkertaistuu.

Kategoriat:Kirjastot, Sähköiset

Moitteita arkistoinnillekin

keskiviikko 10.6.2009 Jätä kommentti

Otsikolla Julkiset it-hankkeet saivat moiteryöpyn Tietoviikko kertoo seuraavaa:

”Puutteita ei ollut ainoastaan Valviran sopimuksissa, niiden kustannuksissa ja hankintatavoissa, sillä tarkastuksen yhteydessä myös sopimusten arkistointi todettiin puutteelliseksi. Kaikkia hankintoja koskevia asiakirjoja ei löytynyt arkistosta, vaikka Valviran arkistonmuodostussuunnitelman mukaan tarjouspyyntö, tarjous ja hankintapäätös on säilytettävä 10 vuoden ajan. Valvira on käyttänyt asianhallintajärjestelmän kehittämiseen ja arkistonmuodostussuunnitelman laadintaan kaikkiaan yli 75 000 euroa vuodesta 2005 lähtien.”

Olisiko ensimmäinen kerta, kun Tietoviikossa mainitaan arkistonmuodostussuunnitelmat?

Kategoriat:Sähköiset

Organisaatio ekologisena yhteisönä

keskiviikko 10.6.2009 Jätä kommentti

Poimin tähän yhden asian Northumbrian yliopiston uusimmasta records management -podcastista, jossa keskusteltiin Web2.0:n vaikutuksesta asiakirjahallintoon: internetissä syntyy uusia ja käyttäjille yhä paremmin sopivia tapoja jakaa ja käyttää informaatiota (hakukoneet, wikit, pikaviestimet, blogit, mikroblogit jne.), koska internet on iso ja avoin yhteisö. Organisaatioissa ei tapahdu samaa kehitystä, koska ne ovat yhteisöinä pieniä ja haluavat suojella itseään ulkopuolisilta. Ongelma: miten organisaatiot silloin pystyvät vastaamaan tähän kilpailuun? Asiakirjahallinnolle on keskeistä, että informaatio säilyy jollain tavoin organisaation sisällä, ”hallinnassa”.

Kategoriat:Web2.0

Aalto tulee

sunnuntai 7.6.2009 Jätä kommentti

Valmistautukaa uuteen Aaltoon. En tarkoita yliopistoa vaan Googlen Wavea, jonka ensimmäistä, vielä keskeneräistä, versiota on juuri esitelty. Wave lupaa mullistaa tavan jolla verkossa viestitään. Suosittelen lukemaan artikkelin Tietoviikosta tai, vielä parempaa, katsomaan videon konferenssista (sekin on artikkelissa), koska demo kertoo enemmän kuin paraskaan kuvaus. Demo on puolentoista tunnin mittainen, mutta ensimmäiset 30 minuuttiakin kertovat paljon. Wave on yhdistelmä sähköpostia, pikaviestintää, bloggausta, kuvien jakamista, dokumentinkäsittelyä jne. Se on ”sähköposti, jos se keksittäisiin tänään”.

Google lupaa ällistyttää ja tekee sen. Sähköposti ja pikaviestintä ovat tähän verrattuna antiikkisia. Asiakirjahallinnan kannalta tulos on… vähintäänkin mielenkiintoinen.

Kategoriat:Sähköiset

Käytännon miehet

lauantai 6.6.2009 Jätä kommentti

Keynesin sanotaan todenneen, että itsensä kaikesta teoretisoinnista vapaaksi luulevat käytännön miehet ovat yleensä jonkin epäpätevän taloustieteilijän orjia. Tämä on tullut arkistokirjallisuutta lukiessa usein mieleen. Ero on vain siinä, etteivät teoreetikot (toivottavasti) ole epäpäteviä. Meilläkin lähestymistapojen kuvitellaan olevan pragmaattisia ja teoretisointia vieroksutaan. Silti esimerkiksi sähköisen asiakirjahallinnon suomalaiset ratkaisut rakentuvat de facto kontinuumiajattelulle ja lähinnä australialaiselle arkistoteorialle (muitakin mahdollisia juuria voitaisiin osoittaa). Pragmaattisella tasolla pysytteleminen ajattelussa rajoittaa näkökenttää. En ymmärrä, miksi halutaan olla kivenhakkaajia, kun voitaisiin keskustella rakentuvasta katedraalista.

Kategoriat:Tutkimus