Etusivu > Sekalaista, Tutkimus > Asiakirjahallinta ja innovaatiot

Asiakirjahallinta ja innovaatiot

Googlen mukaan sana ”innovaatio” esiintyy netissä 169 000 kertaa.  Kolmessakymmenessä viidessä dokumentissa se on yhdessä ”arkistoalan” ja 347:ssä ”asiakirjahallinnon” kanssa. Se ei ole paljon. Kuitenkin innovaatioita tarvitaan myös asiakirjahallinnassa.

Tuottavuus kasvaa, kun samalla työpanoksella saadaan enemmän aikaan. Jos näin ei ole käynyt, se ei kuitenkaan pelasta leikkauksilta. Ns. tuottavuusohjelmat vievät resursseja sieltäkin, missä kehitystä ei ole tapahtunut.  Jos asiakirjahallinnassa ei tapahdu innovointia, resurssien leikkauksesta on seurauksena palvelutason lasku tai jäljellejäävien työntekijöiden uupuminen. Lisäksi asiakirjahallinta on osa hallinnon perustoimintaa. Mitä sujuvammin asiakirjojen pyörittäminen käy, sitä tehokkaampaa on hallinnon toiminta. Myös tähän vaaditaan innovaatioita.

Mistä innovaatioita sitten saataisiin lisää? Yksi vaihtoehto ovat yliopistot. 1960-luvulle saakka yliopistojen tehtäväksi nähtiin kansallisen identiteetin ja kulttuurin vaaliminen. Tämän jälkeen tavoitteeksi tuli sosiaalinen relevanssi: auttaminen hyvinvointivaltion luomisessa, demokratian vahvistamisessa ja systemaattisessa yhteiskuntasuunnittelussa. 1980-luvulla huomio siirtyi teknologian kehittämiseen ja teollisuuden tarpeisiin. Tämä laajentui 1990-luvulla innovaatiopolitiikaksi, jossa päämääränä on taloudellisen kasvun ja kansallisen kilpailukyvyn ylläpitäminen.

Silti tutkimusten mukaan yliopistot eivät synnytä kovin paljon innovaatioita, verrattuna yksityissektoriin. Se ei loppujen lopuksi ole kovin yllättävää.  Jos innovaatio ymmärretään Wikipedian määritelmän mukaisesti ”tavallisimmin uutuustuotteeksi . . . uudeksi ideaksi, käytännöksi tai esineeksi”, yliopiston tehtävä ei ole selvästikään innovaatioiden tuottaminen.  Nykyisen yliopistolain se on ”edistää vapaata tutkimusta sekä tieteellistä ja taiteellista sivistystä, antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta sekä kasvattaa opiskelijoita palvelemaan isänmaata ja ihmiskuntaa”.

Tutkimus, opetus ja kasvatus—se on jotain muuta kuin innovaatioiden luominen, mikä kuulostaa enemmän tuotekehitykseltä. Tutkimuksen kannalta mielenkiintoiset kysymyksenasettelut eivät useinkaan ole innovointia. Se että jokin ilmiö, meidän tapauksessamme asiakirjat ja niihin liittyvät käytännöt, opitaan tuntemaan paremmin, ei välttämättä suoraan johda uusien ratkaisujen kehittämiseen.

Yliopistojen mahdollisuuksiin innovoida vaikuttaa myös se, että asiakirjahallinnan alueella on resursseja kovin vähän. Asiakirjahallinnan parissa painiskelee Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksella vain kaksi henkeä lähes kuudestakymmenestä (joista kaikki eivät tosin ole tutkijoita tai opettajia). Se merkitsee sitä, että suuri osa tutkimuksista on graduja. Graduissa ei voi realistisesti odottaa innovointia. Tekijät ovat yleensä vasta uransa alussa, sekä asiakirjahallinnan ammattilaisina että tutkijoina.

Yhteiskuntatieteet menestyvät kilpailussa ulkopuolisesta rahoituksesta humanistisia tieteitä paremmin, joskin huonommin kuin luonnontieteet ja tekniikka. Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitos lienee tässä joukossa kärjessä. Meillä on tutkimuksessa vahva tekninen sivujuonne, vaikka muunkinlaistakin tutkimusta tehdään paljon. Esim. Tekes-projekteja varten tulisi vain löytää halukkaita yrityspartnereita.

Alan yritykset ovatkin seuraava mahdollinen innovaatioiden lähde. En uskalla arvioida niiden kykyä innovoida, koska tunnen tätä aluetta niin huonosti. Innovointi osana tuotekehitystä merkitsee kuitenkin riskinottoa: panostusta johonkin, mikä ei ehkä loppujen lopuksi osoittaudukaan menestykseksi. Uskoisin, että monessa alalle ratkaisuja tuottavassa yrityksessä asiakirjahallinnan ns. substanssiosaaminen on melko vähäistä. Silloin on vaikea tunnistaa ongelmia ja mahdollisuuksia. Yhteisillä Tekes-projekteilla tutkimustahojen kanssa voitaisiin vähentää omia kustannuksia ja saada testattua tietoa tuotekehityksen pohjaksi.

Myös asiakirjahallinnan ammattilaisten pitää etsiä innovaatioita. Ainakin heidän tulisi osoittaa kohtia, joissa niitä tarvittaisiin. Kukaan ei voi tuntea ongelmakohtia ja pullonkauloja paremmin. Mutta miten saada ideat esille? Miten löytää todelliset tarpeet?

Meidän pitäisikin miettiä, millaisin mekanismein voitaisiin parhaiten tunnistaa ne alueet, joissa tutkimus, tuotekehitys, innovointi ja muut tarpeet kohtaavat.  Pitäisikö tätä varten olla keskustelufoorumi? Eräänlainen kansallinen DLM-Forum, jossa mukana olisivat tutkijat, asiakirjahallinnan ammattilaiset, käyttäjät ja järjestelmätoimittajat? Siellä voitaisiin heitellä ideoita ja kysymyksiä sekä panna kehityshankkeita vireille.

(Julk. Faili 2/2009, s. 23)

Mainokset
Kategoriat:Sekalaista, Tutkimus
  1. Ei kommentteja.
  1. No trackbacks yet.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

%d bloggers like this: